Réconcilier TaxDome Paiements avec votre logiciel comptable

Si votre entreprise utilise QuickBooks Ordinateur de bureau, Xero, Wave, FreshBooks, Sage ou une plateforme similaire, TaxDome Les paiements ne seront pas synchronisés automatiquement. Vous devrez enregistrer manuellement vos transactions, mais la procédure est simple une fois effectuée.

Cet article présente deux méthodes de comptabilisation des revenus, selon la façon dont votre entreprise les enregistre. Le résultat est le même : le revenu brut est comptabilisé, les frais de traitement sont passés en charges et votre solde bancaire correspond à vos dépôts. La différence réside dans le moment où vous enregistrez l’opération : lors du paiement du client ou lors de l’encaissement sur votre compte bancaire.

Avant de commencer

Vous aurez besoin de :

• Accès administrateur ou comptable à votre logiciel comptable, avec autorisations de saisie de journaux.
• Access to TaxDome Payments payout reports in the Stripe dashboard via Settings > Integrations > Payments or at dashboard.stripe.com

Choisissez votre approche

• Méthode A – Comptabilité de trésorerie (au niveau des décaissements). Enregistrez une écriture comptable par décaissement dès son encaissement. La plupart des petits cabinets comptables fonctionnent selon la méthode de la trésorerie ; si c’est votre cas, il s’agit de la méthode appropriée, et non simplement de la plus simple.

• Méthode B — Comptabilisation au niveau de la facture (comptabilité d’exercice). Enregistrez une écriture comptable à chaque paiement d’une facture par un client, puis une seconde écriture lors de l’encaissement. Utilisez cette méthode si votre entreprise comptabilise le chiffre d’affaires au moment du paiement de la facture plutôt qu’à l’encaissement.

Si vous n'êtes pas sûr de ce qui s'applique à votre entreprise, demandez à votre CPA.

Configuration du compte

Avant de commencer, créez les comptes suivants dans votre plan comptable.

• Les deux options consistent à créer un compte de dépenses TaxDome Payments Processing Expense » pour enregistrer les frais de traitement.

• Voie B uniquement : créez également un compte bancaire de compensation des paiements TaxDome pour les fonds collectés mais pas encore versés.

Voie A : Enregistrement au niveau du paiement

Étape 1 : Obtenir les détails du paiement

Votre déclencheur d'enregistrement est le dépôt bancaire ; n'enregistrez rien lors du paiement de factures individuelles.

Log in to the Stripe dashboard . Open the payout that matches your bank deposit and note the gross collected, total fees deducted, and net payout amount.

Vérifiez que le résultat net est égal au résultat brut moins les frais avant toute saisie. Si les chiffres ne correspondent pas, recherchez l'écart dans le tableau. Stripe tableau de bord d'abord.

Étape 2 : Enregistrer une entrée de journal

Créez une écriture comptable datée du jour du dépôt du paiement :

Dans le champ « Mémo » ou « Notes », saisissez le montant du versement. ID et une brève description, par exemple : « Paiement TDP PO_abc123 — 14 factures — voir pièce jointe. »

Étape 3 : Sauvegarder votre journal d'audit

Dans le Stripe Dans le tableau de bord, ouvrez la page de détails des paiements et exportez la liste des transactions sous forme de fichier CSV ou PDF Joignez-le à l'écriture comptable ou enregistrez-le dans vos documents comptables sous un nom de fichier correspondant au versement. ID et la date. Cela vous permet de retracer chaque dépôt bancaire jusqu'aux factures individuelles des clients.

Étape 4 : Associez-la à votre flux bancaire.

Si votre logiciel dispose d'une synchronisation bancaire, faites correspondre l'écriture comptable à la ligne de dépôt. Si vous effectuez le rapprochement manuellement, vérifiez que la date et le montant de l'écriture correspondent à votre relevé bancaire.

Voie B : Enregistrement au niveau de la facture

Entrée 1 : Lorsqu’un client paie une facture

Check payments notifications in Inbox+ or the Payments section to catch invoice payments as they come in. For each payment, record:

Dans le champ « Mémo ou notes », saisissez le nom du client, le numéro de facture et la date de la facture, par exemple : « Smith CPA — INV-0042 — 30 décembre ».

Dater chaque entrée à la date de paiement de la facture. TaxDome — et non la date de versement. Cela permet de comptabiliser les revenus dans la bonne période comptable.

Entrée 2 : Lorsque le paiement arrive

Connectez-vous à Stripe Accédez au tableau de bord et ouvrez le détail du paiement. Vérifiez que chaque facture de l'entrée 1 pour cette période figure bien dans le paiement, puis enregistrez :

Dans le champ « Mémo » ou « Notes », saisissez le montant du versement. ID , la date et le nombre de factures, par exemple : « TDP Payout PO_abc123 — 2 janvier — 14 factures — voir pièce jointe. »

Après cette saisie, le solde du compte de compensation pour ce lot est remis à zéro. Exportez la liste des transactions de paiement depuis le Stripe tableau de bord et joignez-le à cette entrée comme journal d'audit.

Liste de contrôle de clôture mensuelle

À la fin du mois, extrayez le rapport des paiements de Stripe tableau de bord et confirmer :

• Le total brut de vos écritures comptables correspond au total brut du rapport.

• Le total des frais figurant dans vos écritures comptables correspond au total des frais indiqué dans le rapport.

• Le total des débits nets sur votre compte bancaire correspond au total net indiqué sur le rapport.

Si les totaux ne correspondent pas, les causes les plus fréquentes sont un versement effectué en fin de mois et enregistré sur la mauvaise période, des frais saisis d'un montant incorrect ou un versement non encore enregistré. Consultez le détail du versement dans le… Stripe tableau de bord et corrigez l'entrée.

Où trouver les numéros

Tous les chiffres sont dans le Stripe tableau de bord.