Importer des documents à l'aide de l'outil de migration Web

TaxDome L'outil de migration web de [Nom de l'entreprise] vous permet de télécharger un grand nombre de documents clients directement depuis votre ordinateur, sans installation d'application. Il analyse un dossier local et associe automatiquement les sous-dossiers à votre système. TaxDome Il permet de créer des comptes par nom et de télécharger des fichiers par lots pouvant être repris, ce qui vous permet de mettre en pause et de reprendre à tout moment.

Note

L'outil de migration est disponible uniquement dans Google Chrome .

Avant de commencer

S'assurer:

• Vos fichiers clients sont accessibles à Chrome, qu'ils soient enregistrés sur votre ordinateur, dans un dossier synchronisé avec le cloud (OneDrive, Dropbox ou Google Drive avec la synchronisation hors ligne activée) ou dans un environnement RDP où vous exécuterez Chrome. Si vos fichiers se trouvent uniquement sur un lecteur réseau ou un serveur partagé, téléchargez-les d'abord sur votre ordinateur.

• TaxDome Des comptes existent déjà pour chaque client que vous prévoyez de migrer. L'outil associe les noms de dossiers aux noms de comptes ; tout dossier sans correspondance est signalé et peut être attribué manuellement lors de l'étape de mappage.

Conseil

Consultez notre guide sur la migration de votre liste de clients pour transférer l'intégralité de votre base de données clients en une seule fois.

Étape 1 : Ouvrez l’outil de migration

1. Ouvrez Google Chrome et connectez-vous à TaxDome .

2. Dans la barre de menu de gauche, accédez à Documents > Documents client et sélectionnez Migrer les documents .

Étape 2 : Sélectionnez un dossier

1. Cliquez sur Sélectionner un dossier .

2. Dans le sélecteur de fichiers du navigateur, accédez au dossier de niveau supérieur qui contient vos dossiers clients (un sous-dossier par client) et cliquez sur Sélectionner .

L'outil analyse le dossier et affiche tous les sous-dossiers trouvés, ainsi que les TaxDome compte auquel chacun a été associé.

Étape 3 : Examiner et ajuster la cartographie

Avant tout chargement de fichiers, l'outil affiche un aperçu complet du mappage : une ligne par dossier client. Vérifiez chaque ligne et apportez les corrections nécessaires avant de lancer le chargement.

• Lignes correspondantes : veuillez confirmer que le compte affiché est correct.

• Lignes non appariées : cliquez sur la liste déroulante de recherche dans cette ligne et sélectionnez le compte approprié.

• Pas encore de compte : créez un compte dans TaxDome d'abord, puis revenez pour l'assigner

Une fois que vous avez vérifié toutes les lignes, cliquez sur Démarrer le téléchargement .

Conseil

Il n'est pas nécessaire d'associer tous les comptes avant de commencer. Vous pouvez ignorer les dossiers non associés pour le moment, lancer la migration, puis créer les comptes manquants ultérieurement. Lorsque vous relancerez la migration avec le même dossier, les fichiers déjà importés seront automatiquement ignorés ; seuls les dossiers précédemment ignorés seront traités.

Étape 4 : Surveiller le chargement

L'outil télécharge les fichiers par lots d'environ 500 Mo. La progression est affichée pour chaque dossier client.

• Les fichiers surdimensionnés sont signalés dans l'outil et dans le rapport de migration et ne seront pas téléchargés.

• Les types de fichiers non pris en charge et les dossiers vides sont automatiquement ignorés. Consultez cet article pour obtenir la liste complète.

Note

Si le transfert est interrompu (par exemple, si vous fermez l'onglet ou si votre connexion est perdue), rouvrez l'outil de migration et sélectionnez le même dossier. L'outil détecte les fichiers déjà transférés et reprend le transfert là où il s'était arrêté.

Vous pouvez télécharger le rapport de migration (fichier CSV) à tout moment pendant ou après le chargement. Il indique l'état de chaque fichier, y compris ceux qui ont été ignorés ou signalés.

Que se passera-t-il après le téléchargement ?

Une fois la migration terminée, l'onglet Documents de chaque compte client contient un dossier Importé dont la structure de sous-dossiers d'origine est préservée.

Le dossier Importé est masqué par défaut pour les clients ; seuls les utilisateurs de l’entreprise peuvent le voir. Pour partager des fichiers ou des dossiers spécifiques avec les clients, modifiez manuellement les paramètres de visibilité .

Si vous devez relancer la migration (par exemple, pour charger un deuxième lot ou corriger une erreur de mappage), sélectionnez à nouveau le même dossier. Les fichiers déjà chargés sont détectés et ignorés, évitant ainsi la création de doublons.

Note

Sous Windows, le chargement de certains fichiers peut échouer si leur nom contient des caractères spéciaux comme « ' » ou « & », ou s'ils sont stockés dans un trop grand nombre de sous-dossiers. Renommez les fichiers concernés ou simplifiez l'arborescence des dossiers, puis relancez la migration.

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