Signatures (avancées) : authentification basée sur les connaissances (KBA)

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L'authentification basée sur les connaissances (KBA) est requise pour IRS Formulaire 8879. TaxDome répond pleinement aux IRS exigences à un faible coût par signature.

Couvert ici:

• KBA
• Tarifs KBA
• Ajouter KBA à une demande de signature
• Demander KBA depuis l'application Windows
• Un client peut-il utiliser un ITIN au lieu d'un NIR pour KBA ?
• Un contrôle de crédit est-il effectué pendant KBA ?
• Que faire si un client échoue avec KBA

KBA

KBA is used to verify the identity of a taxpayer in order to get IRS-compliant electronic signatures. Clients are verified through a combination of ID document and consumer data verification. 

KBA ne fonctionnera pas pour les ITIN, alors assurez-vous que vos clients ont leur SSN à portée de main avant d'activer KBA.

Astuce : plus d'informations dans notre blog sur KBA et comment les prix se comparent pour différents fournisseurs

Voici comment cela fonctionne:

1. Tout d'abord, vous devez vérifier si la bascule Afficher KBA dans la section Signatures de la page Paramètres > Paramètres de l'entreprise est activée .

2. Deuxièmement, ajoutez des fonds au solde de votre entreprise . Voici le prix pour la tentative de chaque signataire.

3. Ensuite, téléchargez le document qui doit être signé, demandez les signatures , puis activez Exiger KBA .

4. Lors de la signature, il sera demandé à votre client de vérifier son numéro de sécurité sociale et de répondre à cinq questions générées aléatoirement à partir de ses dossiers publics. Il s'agit généralement de questions à choix multiples, telles que le nom de leur prêteur hypothécaire, le type de voiture, une ancienne adresse ou un ancien numéro de téléphone. Il ne s'agit pas d'une vérification de crédit mais d'un moyen de vérifier numériquement leur identité.

5. Le client ne dispose que de deux tentatives pour répondre aux questions KBA. Ils doivent répondre correctement à au moins trois réponses sur cinq lors de chaque tentative.

Vous recevrez une notification lorsqu'un client réussit ou échoue à KBA.

Tarifs KBA

Si vous décidez d'utiliser KBA, vous êtes facturé pour chaque tentative de signature du document unique. Cela se produit une fois que le client essaie de signer avec KBA. Vous êtes facturé quelle que soit la tentative (réussie ou non).

Cependant, avant l'envoi du document à KBA, nous vérifions s'il y a suffisamment de fonds sur votre solde ferme. Lorsque vous demandez un KBA, vous êtes toujours informé du montant des fonds déjà utilisés pour les signatures KBA en attente, du montant qui sera utilisé pour le document en cours et du montant dont vous disposez sur votre solde. 

Le prix de la tentative KBA de chaque signataire est basé sur la devise nationale du pays indiqué par votre entreprise lors de la création de votre TaxDome compte. 

Par exemple, si l'entreprise est enregistrée aux États-Unis et que vous demandez la signature de deux conjoints, un total de 2 $ vous sera facturé (1 $ pour chaque vérification de signature). Mais s’ils ne réussissent pas KBA et tentent une nouvelle fois, un total de 4 $ vous sera facturé.

Selon vos besoins, vous avez la possibilité d'ajouter différents montants au solde de votre entreprise. Accédez à Paramètres > Solde ferme dans la barre de menu de gauche, sélectionnez le montant, puis cliquez sur Acheter . Cela peut être fait par une entreprise patron , administrateur ou tout employé disposant des droits d'accès au solde de l'entreprise de facturation .

Vous pouvez toujours consulter vos statistiques d'utilisation de KBA en cliquant sur le lien Piste d'audit en haut à droite de la page Solde ferme .

Ajouter KBA à une demande de signature

Pour envoyer une demande de signature avec KBA :

1. Téléchargez le document dans les documents du cabinet partagés avec le client dossier, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du document, puis cliquez sur Demander une signature dans le menu déroulant.

2. Activez Exiger KBA , puis ajoutez les champs de signature requis.

Gardez à l'esprit:

• Un document peut contenir autant de champs de signature que nécessaire. Mais si vous fusionnez des documents (par exemple, déclarations nationales et fédérales) en un seul fichier, chaque champ de signature KBA sera facturé séparément en fonction de ces prix .
• Lorsque vous demandez une signature avec KBA pour un compte client qui a deux adresses e-mail ou plus dans leurs contacts liés , indiquez quel utilisateur doit signer le document en sélectionnant son e-mail adresse sous les signataires .
• Si votre solde ferme est nul ou si vous avez des signatures KBA en attente égales à votre solde, vous serez invité à ajouter des fonds.

Un client peut-il utiliser un ITIN au lieu d'un NIR pour KBA ?

Non. Un numéro d’identification de contribuable individuel (ITIN) est délivré à un particulier à des fins fiscales uniquement. Les ITIN ne sont pas destinés à être utilisés comme identification pour obtenir un crédit. Les systèmes de crédit ne les reconnaîtront que comme un numéro de sécurité sociale incorrect, ils ne peuvent donc pas être utilisés pour KBA.

Une vérification de solvabilité est-elle effectuée pendant le KBA ? 

Non. Pendant KBA, le crédit n'est pas vérifié, donc pas de vérification de crédit.

Que faire si un client échoue avec KBA

Un client dispose de deux tentatives pour réussir KBA. S'ils ne répondent pas correctement à un nombre suffisant de questions à chaque fois, vous recevrez une notification et l'échec de KBA sera également noté dans la piste d'audit du document.

Vous pouvez réinitialiser les tentatives échouées et renvoyer la demande de signature aux clients qui n'ont pas réussi KBA. Pour cela, allez cliquer sur les trois points à l'extrême droite du nom du document, puis sélectionnez Réinitialiser KBA et renvoyer la demande de signature .

Après avoir cliqué dessus, la demande de signature sera renvoyée aux clients qui ont échoué avec KBA. Notez que vous serez facturé selon ces prix pour chaque tentative de vérification. Les clients qui ont signé avec succès les documents ne seront pas affectés. 

Note! Toutes les réinitialisations de KBA se trouvent dans la piste d'audit des documents .

Vous pouvez également utiliser l'une de ces solutions de contournement :

• Téléchargez à nouveau le document et demandez une signature comme vous l'avez fait la première fois
• Demandez au client d'imprimer le document, de le signer à la main, puis de le télécharger sur son portail client