Paramètres de signature électronique

Lors de la gestion des signatures électroniques, il est important de trouver le juste équilibre entre sécurité, praticité et conformité légale. Dans cet article, nous verrons comment renforcer la sécurité de vos signatures électroniques en activant l'authentification basée sur les connaissances ( KBA ), signatures électroniques qualifiées ou avancées ( QES / AdES ) et la personnalisation du format de date par défaut. Nous examinerons également la possibilité d'autoriser la signature électronique sans connexion pour le confort du client ou de l'obliger à se connecter pour plus de sécurité.

Note

All changes made to the signature settings will be reflected on the Flux d'activité page.

Exiger connexion pour la signature électronique

Par défaut, tous vos clients qui utilisent le portail client doivent s'y connecter lorsque vous leur demandez de signer un document. De cette façon, personne d'autre ne peut utiliser leur lien pour signer un document sans leurs identifiants. 

Cependant, si vous souhaitez offrir à vos clients une expérience de signature électronique plus simple, vous pouvez leur permettre de signer des documents sans se connecter. Ensuite, ils n'auront qu'à cliquer sur un lien dans le e-mail et signer un document immédiatement. S'ils le souhaitent, ils pourront se connecter au portail depuis la page du document.

Pour activer ou désactiver ce paramètre :

• Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu latéral.

• Dans la section Signatures , activez/désactivez l' option Exiger connexion pour la signature électronique .

Note

If you include non-clients as signers when requesting signatures, they can sign without logging in, regardless of this setting.

Activer/désactiver l'authentification basée sur les connaissances ( KBA )

Knowledge-Based Authentication (KBA) adds an extra layer of security to e-signing by verifying the signer’s identity using their answers to knowledge-based questions (for your US clients only). By default, it is enabled for all US firms and disabled for non-US firms. However, if you provide services to US customers, you can turn it on or off, regardless of your firm’s location.  

Faire cela:

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu latéral.

2. Dans la section Signatures , activez/désactivez le bouton Afficher la vérification KBA .

Lorsque cette bascule est activée, vous pouvez exiger KBA lors de la demande de signature.

Note

After toggling on the toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each KBA attempt will be charged (here are the prices per attempt in different currencies). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance and history/audit trail. For details, see the article on Firm balance: Top-up and audit trail .

Activer/désactiver la signature électronique qualifiée ( QES / AdES )

Signatures électroniques qualifiées et avancées ( QES / AdES ) garantit la conformité aux normes les plus strictes en matière de signatures électroniques (pour vos clients de l'UE uniquement), conformément aux exigences des organismes de réglementation européens (eIDAS). Par défaut, cette fonctionnalité est activée pour toutes les entreprises de l'UE et désactivée pour les entreprises hors UE. Cependant, si vous fournissez des services à des clients de l'UE, vous pouvez l'activer ou la désactiver, quel que soit le lieu d'implantation de votre entreprise.

Faire cela:

• Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu latéral.

• Dans la section Signatures, activez/désactivez le bouton bascule Afficher la vérification QES / AdES .

Lorsque cette bascule est activée, vous pouvez activer QES / AdES lors de la demande de signature.

Note

After toggling on the Show QES/AdES verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each QES/AdES signature will be charged (here are the prices per signature ). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance and history/audit trail. Read the article on Firm balance: Top-up and audit trail pour plus de détails.

QES / AdES fournisseurs

Une fois que vous avez allumé le QES / AdES options dans la section Signatures de votre page de paramètres d'entreprise , vous pouvez sélectionner les fournisseurs disponibles pour que vos clients puissent continuer avec QES / AdES Vos clients pourront choisir l'un des prestataires que vous avez sélectionnés. Suivez ces étapes :

1. Cliquez sur le lien « Modifier les fournisseurs QES / AdES sous l' option « Afficher la vérification QES / AdES comme ». La liste des fournisseurs s'affichera. QES / AdES fournisseurs avec couverture des pays et prix par signature électronique.

2. Sélectionnez les prestataires et cliquez sur Sauvegarder . Nous vous recommandons de sélectionner uniquement les prestataires disponibles dans la région de vos clients.

Note

Les fournisseurs d'édition n'auront aucun impact QES / AdES les signatures que vous avez déjà demandées. Pour changer de fournisseur pour les envois QES / AdES demande de signature, annulez-la d'abord, puis modifiez les fournisseurs et demandez le QES / AdES signature à nouveau.

Changez votre format de date par défaut pour les signatures électroniques

Vous devrez peut-être sélectionner un format de date spécifique pour les signatures électroniques (à l'exclusion du QES / AdES signature) dans des documents pour diverses raisons juridiques. Dans TaxDome , vous avez la possibilité de choisir le format de date par défaut qui sera appliqué à toutes les signatures électroniques.

Note

Changing the default date format for e-signatures also affects the default date format for invoices, but it doesn’t affect date formats previously selected in your existing signature templates.

Pour modifier le format de date par défaut, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu latéral.

2. Dans la section Signatures , sélectionnez le format de date dans la liste déroulante Format de date par défaut pour la signature électronique .

Vous pouvez sélectionner l'un des formats de date suivants :

• MMM-JJ-AAAA — ce format est sélectionné par défaut pour toutes les entreprises
• MM-JJ-AAAA
• MM.JJ.AAAA
• JJ-MM-AAAA
• JJ/MM/AAAA
• JJ.MM.AAAA
• AAAA/MM/JJ
• AAAA/JJ/MM

Après avoir sélectionné le format de date par défaut, celui-ci sera automatiquement affiché pour toutes les nouvelles demandes de signature.

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