Paramètres ( Basique ): Signatures

Lors de la gestion des signatures électroniques, il est important de trouver un équilibre entre sécurité, commodité et conformité légale. Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez améliorer la sécurité de vos signatures électroniques en activant l'authentification basée sur les connaissances ( KBA ), signatures électroniques qualifiées ou avancées ( QES / AdES ) et personnaliser le format de date par défaut. Nous examinerons également la possibilité d'autoriser la signature électronique sans connexion pour la commodité du client ou de lui demander de se connecter pour plus de sécurité.

Exiger connexion pour la signature électronique

Par défaut, tous vos clients qui utilisent le portail client doivent s'y connecter lorsque vous leur demandez de signer un document. De cette façon, personne d'autre ne peut utiliser leur lien pour signer un document sans leurs identifiants. 

Cependant, si vous souhaitez offrir à vos clients une expérience de signature électronique plus simple, vous pouvez leur permettre de signer des documents sans se connecter. Ensuite, ils n'auront plus qu'à cliquer sur un lien dans le e-mail et signer un document immédiatement. S'ils le souhaitent, ils pourront se connecter au portail depuis la page du document.

Pour activer ou désactiver ce paramètre :

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu latéral.
2. Dans la section Signatures , activez/désactivez l' option Exiger connexion pour la signature électronique .

Remarque ! Si vous ajoutez des non-clients en tant que signataires lors de la demande de signatures, ils n'ont pas besoin de se connecter pour signer, sans tenir compte de ce paramètre. 

Activer/désactiver l'authentification basée sur les connaissances ( KBA )

L'authentification basée sur les connaissances ( KBA ) ajoute une couche de sécurité supplémentaire à la signature électronique en vérifiant l'identité du signataire à l'aide de ses réponses à des questions basées sur les connaissances (pour vos clients américains uniquement). Par défaut, il est activé pour toutes les entreprises américaines et désactivé pour les entreprises non américaines. Toutefois, si vous fournissez des services à des clients américains, vous pouvez les activer ou les désactiver, quel que soit l'emplacement de votre entreprise.  

Faire cela:

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu de la barre latérale.

2. Dans la section Signatures , activez/désactivez le bouton bascule Afficher la vérification KBA .

Lorsque cette bascule est activée, vous pouvez exiger KBA lors de la demande de signature.

Remarque ! Après avoir activé l'option Afficher la vérification KBA , vous devrez ajouter des fonds à votre solde d'entreprise, car chaque KBA tentative sera facturée (voici les prix par tentative dans différentes devises). Pour ce faire, rendez-vous sur Paramètres > Solde ferme dans la barre de menu de gauche. Ici, vous pouvez vérifier l'historique du solde/la piste d'audit. Pour plus de détails, consultez l'article sur le Solde ferme .   

Activer/désactiver la signature électronique qualifiée ( QES / AdES )

Signatures électroniques qualifiées et avancées ( QES / AdES ) garantissent le respect des normes les plus élevées en matière de signature électronique (pour vos clients de l'UE uniquement), répondant aux exigences énoncées par les organismes de réglementation européens (eIDAS). Par défaut, il est activé pour toutes les entreprises de l'UE et désactivé pour les entreprises non européennes. Toutefois, si vous fournissez des services à des clients de l'UE, vous pouvez les activer ou les désactiver, quel que soit l'emplacement de votre entreprise.

Faire cela:

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu latéral.
2. Dans la section Signatures , activez/désactivez le bouton bascule Afficher la vérification QES / AdES .

Lorsque cette bascule est activée, vous pouvez activer QES / AdES lors de la demande de signature.

Remarque ! Après avoir activé la vérification Afficher QES / AdES , vous devrez ajouter des fonds au solde de votre entreprise, car chaque QES / AdES La signature sera facturée (voici les prix par signature). Pour ce faire, allez dans Paramètres > Solde de l'entreprise dans la barre de menu de gauche. Ici, vous pouvez vérifier l'historique du solde/la piste d'audit. Pour plus de détails, consultez l'article sur le Solde de l'entreprise .  

QES / AdES fournisseurs

Une fois que vous avez allumé le QES / AdES options dans la section Signatures de la page des paramètres de votre cabinet , vous pouvez sélectionner les fournisseurs disponibles pour que vos clients puissent continuer. QES / AdES . Vos clients pourront choisir l'un des prestataires que vous avez sélectionnés. Suivez ces étapes:

1. Cliquez sur le lien Modifier les fournisseurs QES / AdES sous l' option Afficher la vérification QES / AdES comme option . Vous verrez la liste des QES / AdES fournisseurs avec couverture des pays et prix par signature électronique.

2. Sélectionnez les fournisseurs et cliquez sur Sauvegarder . Nous vous recommandons de sélectionner uniquement les prestataires disponibles dans la zone géographique de vos clients.

Note! Les fournisseurs d'édition n'auront aucun impact QES / AdES signatures que vous avez déjà demandées. Pour changer de fournisseur pour l'envoi QES / AdES demande de signature, annulez-la d'abord, puis modifiez les fournisseurs et demandez le QES / AdES signature à nouveau.

Changez votre format de date par défaut pour les signatures électroniques

Vous devrez peut-être sélectionner un format de date spécifique pour les signatures électroniques (à l'exclusion du QES / AdES signature) dans des documents pour diverses raisons juridiques. Dans TaxDome , vous avez la possibilité de choisir le format de date par défaut qui sera appliqué à toutes les signatures électroniques.

Pour modifier le format de date par défaut, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu de la barre latérale.

2. Dans la section Signatures , sélectionnez le format de date dans la liste déroulante Format de date par défaut pour la signature électronique .

Vous pouvez sélectionner l'un des formats de date suivants :

• MMM-JJ-AAAA — ce format est sélectionné par défaut pour toutes les entreprises
• MM-JJ-AAAA
• MM.JJ.AAAA
• JJ-MM-AAAA
• JJ/MM/AAAA
• JJ.MM.AAAA
• AAAA/MM/JJ
• AAAA/JJ/MM

Après avoir sélectionné le format de date par défaut, celui-ci sera automatiquement affiché pour toutes les nouvelles demandes de signature.

Note! La modification du format de date par défaut n'affecte pas les formats de date précédemment sélectionnés dans vos modèles de signature .