Paramètres ( Basique ): Signatures

When managing e-signatures, it's important to balance security, convenience and legal compliance. In this article, we’ll explore how you can enhance the security of your e-signatures by enabling knowledge-based authentication (KBA), qualified or advanced electronic signatures (QES/AdES) and customizing the default date format. We’ll also look at allowing e-signing without logging in for the client's convenience or requiring them to log in for added security.

Require login for e-signature

By default, all your clients who use the client portal must log into it when you request them to sign a document. This way, nobody else can use their link to sign a document without their credentials. 

However, if you want to allow your clients an easier e-signature experience, you can allow them to sign documents without logging in. Then, they'll just need to click a link in the email and sign a document right away. If they want to, they'll be able to log into the portal from the document page.

To enable or disable this setting:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Require login for e-signature toggle.

Note! If you add non-clients as signers when requesting signatures, they don't need to log in to sign, disregarding this setting. 

Activer/désactiver l'authentification basée sur les connaissances ( KBA )

L'authentification basée sur les connaissances ( KBA ) ajoute une couche de sécurité supplémentaire à la signature électronique en vérifiant l'identité du signataire à l'aide de ses réponses à des questions basées sur les connaissances (pour vos clients américains uniquement). Par défaut, il est activé pour toutes les entreprises américaines et désactivé pour les entreprises non américaines. Toutefois, si vous fournissez des services à des clients américains, vous pouvez les activer ou les désactiver, quel que soit l'emplacement de votre entreprise.  

Faire cela:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. In the Signatures section, enable/disable the Show KBA verification toggle.

When this toggle is enabled, you can require KBA when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show KBA verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each KBA attempt will be charged (here are the prices per attempt in different currencies). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.   

Activer/désactiver la signature électronique qualifiée ( QES / AdES )

Signatures électroniques qualifiées et avancées ( QES / AdES ) garantissent le respect des normes les plus élevées en matière de signature électronique (pour vos clients de l'UE uniquement), répondant aux exigences énoncées par les organismes de réglementation européens (eIDAS). Par défaut, il est activé pour toutes les entreprises de l'UE et désactivé pour les entreprises non européennes. Toutefois, si vous fournissez des services à des clients de l'UE, vous pouvez les activer ou les désactiver, quel que soit l'emplacement de votre entreprise.

Faire cela:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Show QES/AdES verification toggle.

When this toggle is enabled, you can activate QES/AdES when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show QES/AdES verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each QES/AdES signature will be charged (here are the prices per signature). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.  

QES / AdES fournisseurs

Une fois que vous avez allumé le QES / AdES options dans la section Signatures de la page des paramètres de votre cabinet , vous pouvez sélectionner les fournisseurs disponibles pour que vos clients puissent continuer. QES / AdES . Vos clients pourront choisir l'un des prestataires que vous avez sélectionnés. Suivez ces étapes:

1. Cliquez sur le lien Modifier les fournisseurs QES / AdES sous l' option Afficher la vérification QES / AdES comme option . Vous verrez la liste des QES / AdES fournisseurs avec couverture des pays et prix par signature électronique.

2. Sélectionnez les fournisseurs et cliquez sur Sauvegarder . Nous vous recommandons de sélectionner uniquement les prestataires disponibles dans la zone géographique de vos clients.

Note! Les fournisseurs d'édition n'auront aucun impact QES / AdES signatures que vous avez déjà demandées. Pour changer de fournisseur pour l'envoi QES / AdES demande de signature, annulez-la d'abord, puis modifiez les fournisseurs et demandez le QES / AdES signature à nouveau.

Changez votre format de date par défaut pour les signatures électroniques

Vous devrez peut-être sélectionner un format de date spécifique pour les signatures électroniques (à l'exclusion du QES / AdES signature) dans des documents pour diverses raisons juridiques. Dans TaxDome , vous avez la possibilité de choisir le format de date par défaut qui sera appliqué à toutes les signatures électroniques.

Pour modifier le format de date par défaut, procédez comme suit :

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. Dans la section Signatures , sélectionnez le format de date dans la liste déroulante Format de date par défaut pour la signature électronique .

Vous pouvez sélectionner l'un des formats de date suivants :

• MMM-JJ-AAAA — ce format est sélectionné par défaut pour toutes les entreprises
• MM-JJ-AAAA
• MM.JJ.AAAA
• JJ-MM-AAAA
• JJ/MM/AAAA
• JJ.MM.AAAA
• AAAA/MM/JJ
• AAAA/JJ/MM

Après avoir sélectionné le format de date par défaut, celui-ci sera automatiquement affiché pour toutes les nouvelles demandes de signature.

Note! La modification du format de date par défaut n'affecte pas les formats de date précédemment sélectionnés dans vos modèles de signature .