Inviter des clients

Bien qu'il soit possible d'inviter des clients lors de l'importation, la plupart TaxDome Les entreprises préfèrent le faire une fois que tout est configuré et prêt. Découvrez ici vos options pour accorder aux clients l'accès au portail (en masse ou individuellement) et envoyer des invitations, en déterminant si les clients ont déjà accès et comment renvoyer les invitations si nécessaire.

Avant de commencer

Accorder l'accès au portail aux clients est différent de les y inviter. Lorsque vous leur accordez l'accès en cochant la case « Connexion » , vous pouvez également leur envoyer des messages. e-mail invitation. 

Une fois qu'un client reçoit un e-mail invitation à leur TaxDome portail, ils devront activer le compte. Le client clique sur le lien dans le e-mail , puis crée un mot de passe.

Gardez à l’esprit les points suivants avant d’inviter vos clients sur le portail client :

• Invitez toujours votre client de test à tester lui-même toutes les fonctionnalités du portail client. En savoir plus sur les comptes de test .

• L'ajout d'un accès au portail en masse appliquera les mêmes paramètres à tous les contacts liés à vos comptes sélectionnés. Par exemple, si un compte comporte deux contacts et que vous accordez l'accès au portail en masse, les deux recevront les invitations. 

• Si vous souhaitez accorder l'accès aux contacts du compte sélectionné, faites-le individuellement via le profil client.

• Vous pouvez configurer votre portail pour autoriser certaines actions — telles que la consultation, la signature, le téléchargement de documents, le paiement de factures et le traitement des demandes clients — sans nécessiter d'accès au portail.

Ajouter un accès au portail

Vous pouvez ajouter l'accès au portail client et inviter vos clients en masse ou individuellement pour certains clients :

• En vrac pour tous les contacts

• Individuellement pour les contacts sélectionnés

Note

Toutes les actions d'ajout/modification de l'accès au portail seront reflétées sur le Flux d'activité page.

En vrac pour tous les contacts

Pour ajouter l'accès au portail client en masse, accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche et suivez ces étapes :

1. Filtrez votre liste de comptes en cliquant sur « Filtre » , puis « Dernière connexion , puis « Hors ligne » . Seuls les clients sans accès au portail s'afficheront.

2. Choisissez les clients, cliquez sur Plus d'actions , puis sélectionnez Modifier connexion , notifier, synchronisation e-mail .

3. Sélectionnez « Activer pour tous les contacts » dans le menu déroulant à droite de « Connexion » pour autoriser l’accès au portail. Sélectionnez les autres paramètres de contact si nécessaire. En savoir plus sur les paramètres de contact .  

4. Cochez la case Envoyer des invitations .

5. Ajouter un message pour l'invitation e-mail (facultatif).

6. Cliquez sur Sauvegarder pour inviter vos clients en masse. Les invitations seront envoyées à tous les contacts des comptes sélectionnés.

   

Individuellement pour les contacts sélectionnés

Parfois, il n'est pas nécessaire d'activer l'accès au portail pour tous les utilisateurs des comptes ; vous pouvez ainsi le faire directement depuis le profil client pour certains contacts. Pour ce faire :

1. Accédez à l'onglet Info du profil client (disponible une fois que vous avez créé un compte).

2. Si vous avez déjà associé le compte à un ou plusieurs contacts , vous les verrez dans la section Contacts . Cochez la case Connexion à côté de chaque contact auquel vous souhaitez donner accès au portail.

3. Pour ajouter un message personnalisé à votre invitation, saisissez-le dans le champ Message personnalisé dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur Envoyer . 

   

Note

Si un contact est lié à plusieurs comptes, vous devrez autoriser l'accès au portail à chacun de ces comptes séparément. Ils pourront alors basculer entre les comptes une fois qu'ils se connectent.

Envoyer des invitations aux utilisateurs en attente d'activation

L'utilisateur est considéré comme en attente d'activation si :

• La case « Connexion » est cochée, mais la notification n'a pas été envoyée. 

• si la notification a été envoyée mais que l'utilisateur n'est pas encore connecté

Vous pouvez vérifier si l'utilisateur est en attente d'activation dans l'onglet « Informations » du profil client. Cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du profil de l'utilisateur. e-mail , puis cliquez sur Envoyer l'invitation pour envoyer/renvoyer l' e-mail .

Une autre façon de définir les utilisateurs qui n’ont pas encore activé leurs comptes est d’aller dans Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis de sélectionner l’onglet Activation en attente .

Ici, vous verrez également…

• Courriel : le e-mail adresse de la personne qui n'a pas encore activé son compte. Un point d'exclamation rouge à côté signifie que l'adresse n'est pas valide.

• Compte(s) : le nom du compte. Si un utilisateur possède plusieurs comptes, ils sont tous affichés.

• Invitation envoyée : date à laquelle l'invitation à activer le compte a été envoyée. Cliquez sur la flèche haut/bas pour trier la colonne par date.

• Invité par : le nom de la personne (le membre de l’équipe ou le client) qui a invité la personne.

Si une invitation a été envoyée mais que l'utilisateur ne l'a pas encore acceptée, vous pouvez renvoyer une invitation : sélectionnez les cases à cocher à gauche des utilisateurs, puis cliquez sur Renvoyer pour sélectionner .

Vous pouvez également utiliser l'onglet « Activation en attente » pour trouver les clients pour lesquels la case « Connexion » a été cochée, mais pour lesquels aucune invitation n'a été envoyée. Triez la liste par la colonne « Invitation envoyée » et sélectionnez les comptes pour lesquels cette colonne est vide, puis cliquez sur « Renvoyer à la sélection » .

Vous pouvez également annuler les invitations si elles ne sont plus nécessaires. Pour cela, cliquez sur Annuler les invitations aux éléments sélectionnés . Ainsi, l'utilisateur ne pourra pas se connecter via le lien de l'invitation. e-mail .

Comment savoir quand de nouveaux clients se sont inscrits sur TaxDome ?

Once a client sets up a TaxDome account, all assigned team members receive a notification in their Inbox+ and an email. Click on the Go to link to review the new client profile.

Note

Toutes les nouvelles inscriptions de clients seront reflétées sur le Flux d'activité page.

Mes clients ont-ils accès au portail ?

Vous pouvez facilement vérifier si le client a été invité à utiliser son portail en accédant à « Clients » > « Comptes » dans le menu de gauche. La colonne ID de votre liste de comptes indique si le client a activé son compte. 

• Vert signifie que le compte client est ActivéLe compte possède au moins un utilisateur pouvant se connecter.

• Jaune signifie que le compte client est Activation en attenteL'invitation a été envoyée, mais le client n'a pas encore activé son compte.

• Gris signifie que le compte client est Non activéLe compte existe sur TaxDome mais l'invitation n'a pas été envoyée et le compte ne possède aucun utilisateur pouvant se connecter.

Pour vérifier si un contact a accès au portail, consultez l'onglet « Infos » de son profil. Le client n'a pas accès si : 

• La case « Connexion » n'est pas cochée. 

• La case « Connexion » est cochée, mais l’activation est toujours en attente (l’invitation a été envoyée mais n’a pas encore été acceptée par le client).

  

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