Inviter des clients

Bien qu'il soit possible d'inviter des clients lors de l'importation, la plupart TaxDome Les entreprises préfèrent le faire une fois que tout est configuré et prêt. Découvrez ici vos options pour accorder aux clients l'accès au portail (en masse ou individuellement) et envoyer des invitations, en déterminant si les clients ont déjà accès et comment renvoyer les invitations si nécessaire.

Avant de commencer

Granting clients portal access is different from inviting them to the portal. When you grant your clients access by checking the Login box , you can also send email invitation. 

Une fois qu'un client reçoit un e-mail invitation à leur TaxDome portail, ils devront activer le compte. Le client clique sur le lien dans le e-mail , puis crée un mot de passe.

Gardez à l’esprit les points suivants avant d’inviter vos clients sur le portail client :

• Always invite your test client first to test all client portal features yourself. Find out more about testing accounts .

• L'ajout d'un accès au portail en masse appliquera les mêmes paramètres à tous les contacts liés à vos comptes sélectionnés. Par exemple, si un compte comporte deux contacts et que vous accordez l'accès au portail en masse, les deux recevront les invitations. 

• Si vous souhaitez accorder l'accès aux contacts du compte sélectionné, faites-le individuellement via le profil client.

• You can configure your portal to allow certain actions —such as viewing, signing, uploading documents, paying invoices and completing client requests—without requiring portal access.

Ajouter un accès au portail

You can add client portal access and invite your clients either in bulk or individually for specific clients:

• En vrac pour tous les contacts

• Individuellement pour les contacts sélectionnés

Note

Toutes les actions d'ajout/modification de l'accès au portail seront reflétées sur le Flux d'activité page.

En vrac pour tous les contacts

Pour ajouter l'accès au portail client en masse, accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche et suivez ces étapes :

1. Filtrez votre liste de comptes en cliquant sur « Filtre » , puis « Dernière connexion , puis « Hors ligne » . Seuls les clients sans accès au portail s'afficheront.

2. Choose the clients, click More actions, then select Edit login, notify, email sync.

3. Select Enable for all contacts from the drop-down to the right of Login to enable portal access. Select the other contact settings if needed. Learn more about contact settings .  

4. Cochez la case Envoyer des invitations .

5. Ajouter un message pour l'invitation e-mail (facultatif).

6. Cliquez sur Sauvegarder pour inviter vos clients en masse. Les invitations seront envoyées à tous les contacts des comptes sélectionnés.

   

Individuellement pour les contacts sélectionnés

Parfois, il n'est pas nécessaire d'activer l'accès au portail pour tous les utilisateurs des comptes ; vous pouvez ainsi le faire directement depuis le profil client pour certains contacts. Pour ce faire :

1. Accédez à l'onglet Info du profil client (disponible une fois que vous avez créé un compte).

2. If you’ve already linked the account to one or more contacts , you’ll see them in the Contacts section. Check the Login box next to each contact to whom you want to give portal access.

3. Pour ajouter un message personnalisé à votre invitation, saisissez-le dans le champ Message personnalisé dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur Envoyer . 

   

Note

Si un contact est lié à plusieurs comptes, vous devrez autoriser l'accès au portail à chacun de ces comptes séparément. Ils pourront alors basculer entre les comptes une fois qu'ils se connectent.

Envoyer des invitations aux utilisateurs en attente d'activation

L'utilisateur est considéré comme en attente d'activation si :

• The Login box is checked, but the notification hasn’t been sent 

• si la notification a été envoyée mais que l'utilisateur n'est pas encore connecté

Vous pouvez vérifier si l'utilisateur est en attente d'activation dans l'onglet « Informations » du profil client. Cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du profil de l'utilisateur. e-mail , puis cliquez sur Envoyer l'invitation pour envoyer/renvoyer l' e-mail .

Une autre façon de définir les utilisateurs qui n’ont pas encore activé leurs comptes est d’aller dans Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis de sélectionner l’onglet Activation en attente .

Ici, vous verrez également…

• Courriel : le e-mail adresse de la personne qui n'a pas encore activé son compte. Un point d'exclamation rouge à côté signifie que l'adresse n'est pas valide.

• Compte(s) : le nom du compte. Si un utilisateur possède plusieurs comptes, ils sont tous affichés.

• Invitation envoyée : date à laquelle l'invitation à activer le compte a été envoyée. Cliquez sur la flèche haut/bas pour trier la colonne par date.

• Invité par : le nom de la personne (le membre de l’équipe ou le client) qui a invité la personne.

If an invite was sent but the user hasn’t accepted it yet, you can resend an invitation: select the checkboxes to the left of the users, then click Resend to select.

You can also use the Pending activation tab to find clients for whom the Login box was checked but invites were not sent. Sort the list by the Invite sent column and select the accounts for which the column is empty, then click Resend to selected.

Vous pouvez également annuler les invitations si elles ne sont plus nécessaires. Pour cela, cliquez sur Annuler les invitations aux éléments sélectionnés . Ainsi, l'utilisateur ne pourra pas se connecter via le lien de l'invitation. e-mail .

Comment savoir quand de nouveaux clients se sont inscrits sur TaxDome ?

Once a client sets up a TaxDome account, all assigned team members receive a notification in their Inbox+ and an email. Click on the Go to link to review the new client profile.

Note

Toutes les nouvelles inscriptions de clients seront reflétées sur le Flux d'activité page.

Mes clients ont-ils accès au portail ?

Vous pouvez facilement vérifier si le client a été invité à utiliser son portail en accédant à « Clients » > « Comptes » dans le menu de gauche. La colonne ID de votre liste de comptes indique si le client a activé son compte. 

• Vert means the client account is Activated. The account has at least one user that can log on.

• Yellow means the client account is Pending activation. The invitation was sent, but the client hasn’t activated their account yet.

• Gray means the client account is Not activated. The account exists on TaxDome, but the invitation was not sent, and the account doesn’t have users that can log in.

If you want to check if the specific contact has portal access, go to the Info tab of the client profile. The client doesn’t have an access if: 

• The Login box is unchecked 

• The Login box is checked, but it is still pending activation (the invite was sent but not accepted by the client)

  

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