Tâches ( Basique ) : Afficher, Filtrer, Modifier

Cette page est destinée aux utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Mise à niveau à tout moment ! *ce plan tarifaire n'est pas disponible en Europe

TaxDome dispose d'une page Insights unique et facile à utiliser qui affiche toutes les tâches en cours dans votre entreprise. Découvrez comment les filtrer et les modifier pour votre équipe, et bien plus encore.

Couvert ici :

• À propos des tâches
• La liste des tâches
• Filtrer une liste de tâches
  
• Affichage des comptes clients avec des tâches en retard
• Tâches d'édition
• Tâches d'édition en masse
• La piste d'audit des tâches
• Utilisation des commentaires de tâche
  
• Impression d'une liste de tâches
• Exportation de tâches
• Suppression de tâches

À propos des tâches

Une fois qu'une tâche est créée, elle se trouve sur votre page Insights . Si vous sélectionnez Tous les membres dans le widget Tâches : à faire , vous verrez une liste des comptes clients et des tâches pour chacun. De cette façon, vous êtes toujours au courant des besoins des clients et de l'avancement des travaux :

Lorsqu'une tâche arrive à échéance ou qu'une nouvelle tâche vous a été attribuée, vous recevez une notification dans votre Inbox+ et e-mail . Cliquez sur le nom de la tâche ou sur Aller à... pour y accéder.

Remarque : vous pouvez modifier vos préférences de notification à tout moment.

Lorsque vous avez des tâches assignées en attente, un cercle de notification vert apparaît à côté de Flux de travail dans le menu latéral de gauche. Pour voir vos tâches, allez dans Flux de travail, puis ouvrez l'onglet Tâches.

Par défaut, seules vos tâches assignées sont affichées. Pour voir toutes les tâches de votre entreprise, cliquez sur le menu déroulant Mes tâches en haut à gauche et sélectionnez Toutes les tâches .

Pour voir les tâches qui n'ont pas encore été attribuées, sélectionnez Non attribuées.

Les tâches qui nécessitent du travail ou qui sont planifiées en tant qu'éléments de tâche futurs sont affichées dans l'onglet En attente .

Une fois qu'une tâche est terminée ou annulée, cliquez sur son statut et changez-le en Terminé ou Annulé , selon le cas. Une fois que le statut de la tâche a été modifié, elle passe à l'onglet Terminé . 

Remarque : Les tâches terminées et annulées peuvent toujours être modifiées. Remettez la tâche dans l'onglet En attente en changeant son statut en Planifié , En révision , En cours , En attente , Prolongé , En attente de client , En attente de signatures ou En attente d'agence .

Pour voir toutes les tâches d'un client, allez dans Clients, cliquez sur le nom du client, puis allez dans Flux de travail. Allez dans Tâches en attente et Tâches complétées pour voir toutes les tâches de ce compte, ainsi que leurs statuts, les tags attribués, la progression, les dates de début, les dates d'échéance et si elles vous ont été attribuées ou à un autre membre de l'équipe.

Vous pouvez également afficher toutes les tâches sur la page Calendrier . Cliquez sur Tâches pour passer à une vue de tâches uniquement. En savoir plus sur les vues d'agenda . 

La liste des tâches

Dans la liste des tâches, vous verrez ces icônes :

Cela signifie que le statut de la tâche est récurrent.

Cela signifie que la tâche est en retard : la date d'échéance est passée et le statut n'a pas encore été changé en Complété ou Annulé.

Vous verrez également ces en-têtes de colonne :

• COMPTE : cliquez sur le nom du compte pour accéder instantanément à ses détails.

• NOM DE LA TÂCHE: Il s'agit du nom que vous ou un membre de l'équipe avez donné à la tâche.

• DATE D'ÉCHÉANCE : il s'agit de la date limite d'achèvement de la tâche.

• STATUT : Les tâches peuvent être affectées Planifiées , En révision , En cours , En attente , Prolongées , En attente de signatures , En attente de client ou En attente d'agence, ou aucun statut du tout. Pour changer le statut d'une tâche sans la modifier, passez votre souris sur cette colonne pour afficher les statuts, puis sélectionnez celui dont vous avez besoin.

• SOUS- TACHES : le premier chiffre est le nombre de sous-tâches terminées ; le second est le nombre total de sous-tâches.

• PERSONNE(S) ASSIGNÉE(S) : cela vous indique qui est affecté à la tâche.

• PRIORITÉ : les tâches ont une priorité faible , élevée , moyenne ou urgente . Les balises vous aident à hiérarchiser les tâches. Pour modifier la priorité d'une tâche sans modifier la tâche, passez votre souris sur la colonne pour afficher les niveaux de priorité, puis sélectionnez celui dont vous avez besoin.

• projet NOM : C'est le nom du projet auquel la tâche est liée . Clique sur le projet pour afficher ses détails et apporter des modifications, si nécessaire.

• DESCRIPTION : La rédaction d'une description est facultative et peut être utile.
• PIPELINE : Si une tâche est liée à un projet , vous verrez dans quel pipeline il se trouve. Cliquez sur le nom du pipeline pour accéder au pipeline.
• ETAPE : Si une tâche est liée à un projet , tu verras quoi étape c'est dans. Cliquez sur le nom du étape pour naviguer jusqu'au pipeline.
• TAGS : Coloré tags peuvent être ajoutés aux tâches afin que vous puissiez filtrer plus tard.

Si vous ouvrez le sous-onglet Terminé , vous verrez également deux autres en-têtes de colonne à l'extrême droite :

• DATE D'ACHÈVEMENT : Il s'agit de la date à laquelle le statut de la tâche a été changé en Terminé .
• DATE D'ANNULATION : Il s'agit de la date à laquelle le statut de la tâche a été modifié en Annulé .

Pour rechercher des tâches, saisissez un mot-clé dans le champ de recherche. 

Utilisez le tri pour trouver certaines tâches, et vous pouvez également le faire pendant le filtrage et la recherche.

Pour trier une liste de tâches dans la colonne Nom de la tâche ou Date d'échéance, cliquez sur la flèche haut-bas à côté de l'en-tête de colonne.

Filtrer une liste de tâches

Les filtres sont utiles lorsque vous souhaitez afficher les tâches par type. Par exemple, filtrez pour trouver toutes les tâches en retard. Il existe différentes manières de filtrer les tâches :

• Par personne assignée : afficher uniquement les tâches attribuées à une certaine personne. Pour afficher uniquement les tâches non attribuées, sélectionnez Non attribuées dans le menu déroulant de gauche.

• Par compte : afficher uniquement les tâches appartenant à des comptes spécifiques.

• Par pipelines et étapes : afficher uniquement les tâches dans des pipelines spécifiques. Sélectionner une étape ou des étapes de différents pipelines pour affiner encore plus les résultats. 

• Par date de début : Affichez uniquement les tâches dont la date de début se situe dans une période spécifiée.

• Par date d'échéance : Affichez uniquement les tâches dont la date d'échéance se situe dans un laps de temps spécifié.

• Partags : afficher uniquement les tâches avec des tags.

• Par statut en retard : Affichez uniquement les tâches en retard (la date d'échéance a expiré et le statut n'a pas encore été modifié en Terminé ou Annulé ).

• Par priorité : Affichez uniquement les tâches avec un niveau de priorité spécifique ( Faible , Élevé , Moyen ou Urgent ).

• Par statut : Voir uniquement les tâches avec un statut spécifique ( Planifié , En révision , En cours , En attente , Prolongé , En attente de signatures , En attente de Client ou En attente d' agence ) ou pas de statut du tout.

Pour affiner une liste de tâches :

1. Allez dans la section Flux de travail, puis dans Tâches.

2. Cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit, sélectionnez un ou plusieurs filtres, puis cliquez sur Appliquer . Voici plus d'informations sur l'utilisation des filtres .

Affichage des comptes clients avec des tâches en retard

Filtrez votre liste de comptes clients afin qu'elle n'affiche que les clients avec des tâches en retard :

1. Accédez à Clients , puis cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit.

2. Dans la section Tâches , sélectionnez En retard , puis cliquez sur Appliquer .

Vous verrez maintenant une liste avec tous les clients qui ont des tâches en retard et incomplètes, et exactement combien de ces tâches restent pour chaque compte.

Tâches d'édition

Modifiez une tâche pour changer son statut ou son compte, cochez des sous-tâches ou réécrivez la description. Les tâches peuvent être modifiées une par une ou en masse .

Il existe cinq façons de modifier une tâche :

• Cliquez sur le nom de la tâche sur le tableau de bord
• Cliquez sur la tâche liée dans le projet carte ou à partir de la page Lier les tâches
• Cliquez sur le nom de la tâche à partir de la page Calendrier
• Sélectionnez le nom de la tâche dans votre liste de tâches , puis cliquez sur Modifier

• Modifier le destinataire, la date de début, la date d'échéance, la priorité ou le statut dans la liste des tâches

Remarque : Lorsque vous changez le compte d'une tâche liée à un projet , il se dissocie automatiquement.

Tâches d'édition en masse

Pour apporter des modifications à plusieurs tâches :

1. Sélectionnez les noms des tâches dans une liste de tâches , puis cliquez sur Modifier.

2. Apportez vos modifications, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Lorsque vous modifiez des tâches en bloc, gardez à l'esprit :

• Vous ne pouvez pas joindre ou supprimer des fichiers
• Vous ne pouvez pas modifier les sous-tâches
• Vous ne pouvez pas modifier, supprimer ou ajouter des commentaires
• Les données dans tous les champs inchangés restent les mêmes

Modifiez une tâche individuellement si vous devez effectuer l'une des actions ci-dessus.

Piste d'audit des tâches

Vous devrez peut-être revoir l'historique d'une tâche, c'est-à-dire voir tous les événements qui se sont produits concernant cette tâche.

TaxDome Le journal d'audit de vous permet de savoir quand quelqu'un a effectué l'une des actions suivantes sur une tâche :

• Changé le cessionnaire
• Changé le nom
• Modification de la description
• Sous-tâches ajoutées ou supprimées
• Modification de la priorité
• Changé le statut
• Définir ou modifier la date de début
• Définir ou modifier la date d'échéance
• Attribué ou modifié tags

Pour afficher l'historique d'une tâche, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la tâche dans la liste des tâches , puis cliquez sur Audit Trail , ou cliquez sur le lien Audit Trail à l'intérieur de la tâche elle-même.

Utilisation des commentaires de tâche

Pendant que vous travaillez, vous pouvez tomber sur des informations dont vous avez besoin pour une tâche spécifique. Notez-les dans les commentaires de la tâche. De cette façon, les membres de l'équipe affectés à la tâche les verront.

Pour ajouter un commentaire à une tâche :

1. Cliquez sur le nom de la tâche ou sur les trois points à l'extrême droite, puis sélectionnez Modifier.

2. Dans la section Commentaires, cliquez sur Ajouter un commentaire, cliquez sur le champ de texte, puis saisissez la note.

3. Cliquez sur ENREGISTRER pour conserver vos modifications. Le commentaire, ainsi que la date et le nom du membre de l'équipe qui l'a rédigé, est ensuite enregistré dans la tâche. Lorsque le commentaire n'est plus nécessaire, cliquez sur l'icône de la corbeille à sa droite pour le supprimer.

Impression d'une liste de tâches

Pour imprimer une liste de tâches, cliquez sur l'icône d'impression dans le coin supérieur droit.

Par défaut, une liste de tâches affiche 25 éléments par page. Si vous souhaitez en imprimer davantage, sélectionnez le nombre d'impressions dans le menu Lignes par page en bas à gauche.

Votre navigateur vous invitera à imprimer la liste, qui comprendra la date et l'heure actuelle.

Suppression de tâches

Pour supprimer complètement une tâche, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la tâche, puis cliquez sur Supprimer.

2. Cliquez sur SUPPRIMER dans la fenêtre contextuelle Confirmation de suppression.