Tâches ( Basique ): Créer des tâches et des choses à faire
Notre fonctionnalité Tâches vous aide à gérer vos tâches pour garantir que tout le monde, y compris vous-même, reste concentré, ce qui est crucial pour toute fiscalité. cabinet Les tâches vous permettent non seulement de savoir ce qui va suivre sur votre agenda mais aussi ce qui est géré par le reste de votre équipe. De plus, vous pouvez automatiser les tâches à l'intérieur pipelines ; de cette façon, ils sont générés automatiquement exactement au moment où vous en avez besoin.
Webinaire : Découvrez comment gérer vos processus, améliorer l'efficacité et suivre l'avancement de votre travail en automatisant la plupart de vos tâches répétitives avec Tirer parti de automatisation workflow dans TaxDome
Créer des tâches
Sur TaxDome , nous considérons les tâches comme des étapes que vous devez suivre pour mener à bien un projet . UN projet peut impliquer une variété de tâches à la fois pour votre équipe et pour le client : messages, factures, saisies de temps, propositions, etc. En savoir plus sur la différence entre nos fonctionnalités Pipelines , Tâches et Tâches .
Parce qu'il y a tellement d'éléments mobiles dans une taxe cabinet , nous avons conçu un système où vous pouvez automatiser les tâches au sein de votre pipelines . De cette façon, les tâches sont automatiquement générées sous forme de projet se déplace de étape à étape dans un pipeline . Et si vous souhaitez créer manuellement une tâche, vous pouvez également la lier à un projet . Il y a beaucoup de flexibilité !
Les tâches peuvent être créées par une entreprise patron , administrateur ou tout employé ayant reçu l'accès au compte ou les droits d'accès pour afficher tous les comptes .
Vous pouvez créer des tâches de plusieurs manières :
- Ajouter des tâches autonomes
- Ajouter des tâches pour plusieurs clients
- Ajouter des détails aux tâches
- Créer des tâches à partir d'e-mails
- Automatiser les tâches à l'intérieur pipeline étapes
Ajouter des tâches autonomes
Pour créer une seule tâche, procédez comme suit :
1. Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Tâche dans le menu déroulant.
2. Ajoutez des détails à la tâche dans la barre latérale droite.
3. C'est tout ! Cliquez sur Créer une tâche .
Ajouter des tâches pour plusieurs clients
Si vous devez créer la même tâche pour plusieurs clients différents, utilisez notre fonctionnalité groupée :
1. Accédez à Clients > Comptes , cochez les cases en regard des comptes clients, puis cliquez sur Plus d'actions et sélectionnez Créer une tâche dans la liste déroulante.
2. Ajoutez des détails à la tâche dans la barre latérale droite.
3. C'est tout ! Cliquez sur Créer une tâche .
Ajouter des détails aux tâches
Ajoutez plus de détails à la tâche si nécessaire :
a. Compte(s). Ajoutez un compte client ou laissez le champ Client vide si la tâche ne concerne pas un client spécifique.
b. projet . Si vous n'avez sélectionné qu'un seul compte à l'étape précédente, vous pourrez en sélectionner un. projet auquel vous souhaitez lier la tâche. Une tâche peut être liée à une autre projet seulement.
c. Modèle. Remplissez la tâche avec l'un de vos modèles enregistrés. Cliquez sur la liste des modèles pour en sélectionner un (en savoir plus sur les modèles de tâches ici ).
d. Personnes affectées : sélectionnez une ou plusieurs personnes affectées à la tâche. Vous pouvez sélectionner des membres de l'équipe ou des rôles .
- Membres de l'équipe : Sélectionnez le nom d'un ou plusieurs membres de l'équipe.
-
Rôles : Sélectionnez un ou plusieurs rôles de compte . Une fois le projet est créé à partir du modèle, tous les membres de l'équipe affectés aux rôles pertinents dans un compte client seront affectés au projet .
e. Nom de la tâche. Ce champ est obligatoire et correspondra au nom affiché dans la liste des tâches et dans le projet .
f. Statut. Les statuts vous aident à suivre ce qui se passe étape une tâche est en cours. Une fois la tâche terminée, vous ou le membre de l'équipe affecté pouvez modifier le statut en Terminé.
g. Priorité. Choisissez le niveau de priorité : Faible, Élevé, Moyen ou Urgent . La priorité par défaut est Moyenne .
h. Description. Utilisez la description pour documenter la progression actuelle ou les éléments ouverts. Ainsi, lorsque vous ouvrez la liste des tâches , vous pouvez visualiser leur forme. Vous pouvez utiliser du texte, des emojis, des puces, des listes numérotées et insérer des liens. Vous pouvez également mentionner les membres de votre équipe pour les informer de la tâche sans avoir à la leur attribuer.
i. Étiquettes. Elles permettent de catégoriser et de trier vos tâches. Pour en savoir plus, consultez la section « Utiliser tags de compte et de tâche » .
j. Date de début, date d'échéance. La définition des dates est facultative, mais peut être un outil utile de gestion du temps. Vous recevrez un e-mail Un rappel s'affichera trois jours avant la date d'échéance de la tâche. Vous pourrez identifier les tâches en retard grâce au point d'exclamation situé à côté de leur nom dans la liste des tâches.
k. Répéter. Répétez automatiquement votre tâche (pour savoir comment, cliquez ici ). Non disponible si la tâche est affectée à un rôle. Bien que vous puissiez toujours définir une tâche récurrente chaque mois, vous tirerez encore plus de bénéfices de l'intégration de tâches dans votre agenda. projets (voir Automatisation des tâches à l'intérieur pipelines ).
l. Joindre des documents. Si vous n'avez sélectionné qu'un seul compte à l'étape 1, vous pouvez joindre des documents sur lesquels vous ou d'autres membres de l'équipe devez travailler (détails ci-dessous ).
m. Sous-tâches. Votre tâche peut inclure des tâches plus petites (détails ci-dessous ).
n. Lier les notes de compte. Si vous n'avez sélectionné qu'un seul compte à l'étape 1, vous pouvez lier les notes de compte qui pourraient vous être utiles. collègues pour terminer la tâche. Une fois la note liée, vous pouvez la voir sous « Notes du compte » . (Détails dans l'article ).
o. Créer une tâche. Cliquez pour terminer la création de la tâche.
Créer des tâches à partir d'e-mails
You may find that you want to create a task from an email you received from a client. This is easily done from your Inbox+ notification center. Here’s how:
1. From the Inbox+ page, click on the email notification bar to expand it, then click on the Create task link. If the email address is linked to several accounts, you will be able to select the one you want.
2. La barre latérale Créer une tâche s'ouvrira. Les champs seront déjà renseignés à partir du client e-mail :
- Client : le client qui a envoyé le e-mail .
- Nom de la tâche : le e-mail la ligne d'objet de.
- Description : le e-mail corps.
3. Click the Create task button to save the task. After the task is created, the notification automatically moves to the Archived tab in Inbox+.
Automatiser les tâches à l'intérieur pipeline étapes
Pour savoir comment automatiser les tâches à l'intérieur pipelines , allez ici sur la page Tâches dans les tâches .
Créer des sous-tâches
Une tâche peut avoir des sous-tâches, qui fonctionnent comme une liste de tâches à effectuer. Vous pouvez ajouter des sous-tâches lors de la création ou de la modification d'une tâche.
Remarque ! Les sous-tâches incomplètes n'empêchent pas la tâche d'être marquée comme terminée.
Pour créer une sous-tâche, suivez ces étapes :
1. Une fois que vous avez activé la bascule Sous-tâches , une case à cocher avec un champ pour une tâche à faire apparaît. Remplissez le nom de la sous-tâche ou de la tâche.
2. Cliquez sur Ajouter une sous-tâche pour créer d'autres éléments sur la liste de contrôle.
3. Cliquez sur Créer une tâche ou Sauvegarder pour conserver vos modifications.
Une fois qu'une sous-tâche est terminée, vous pouvez cocher la case à côté d'elle.
Vous verrez le nombre de sous-tâches terminées et le nombre total de sous-tâches restantes dans la colonne S UBTASKS de la liste des tâches.
Ajouter des fichiers aux tâches
Vous aurez besoin d'un dossier avec le niveau d'accès privé pour joindre des fichiers à une tâche pour un client spécifique (vous ne pouvez pas le faire pour plus d'un client à la fois).
- Pour joindre des fichiers depuis votre bureau, cliquez sur Joindre des documents , sélectionnez Depuis mon ordinateur , puis localisez les fichiers que vous souhaitez télécharger. Vous pouvez télécharger des fichiers PDF, Word, Excel ou des images. Pour plus de détails, allez ici . Les fichiers joints aux tâches sont enregistrés dans le dossier sélectionné sous l'onglet Documents du sous-onglet Privé .
- Pour joindre des fichiers de TaxDome , cliquez sur Joindre , sélectionnez Depuis TaxDome , puis cliquez sur le dossier et sélectionnez les fichiers. Vous pouvez ajouter tous les fichiers déjà téléchargés sur TaxDome .
Créer des tâches récurrentes
Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .
Les tâches récurrentes sont celles que vous effectuez régulièrement : par exemple, appeler un client une fois par semaine, vérifier le courrier tous les trois jours, préparer certaines fiches fiscales annuellement.
Lorsque vous créez une tâche récurrente, les attributs suivants sont copiés de la première tâche :
- Le nom du client
- Le nom de la tâche
- La description de la tâche
- Les tâches tags
- L'historique de la tâche
- Les responsables de la tâche
- Les sous-tâches (avec toutes les cases décochées)
- Le planning de répétition (nombre de répétitions choisi moins une)
Note! Le statut, les commentaires et les pièces jointes ne sont pas copiés de la première tâche.
Pour configurer une tâche récurrente, suivez les mêmes étapes que pour créer une tâche, mais activez le bouton Répéter . Vous pourrez ensuite créer un planning de tâches.
1. Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la tâche se répète. Par défaut, une tâche est répétée une fois par semaine. Il peut être répété tous les x jours, semaines, mois ou années.
2. Décidez quand vous souhaitez que la tâche expire. Vous pouvez sélectionner une date spécifique ou le nombre de fois où vous souhaitez qu'elle se reproduise.
Une fois qu'une tâche récurrente est configurée, vous verrez ses dates de début et d'échéance ainsi que le nombre de tâches dans votre file d'attente.
Vous pourrez également identifier les tâches qui seront récurrentes grâce à l'icône d'horloge à côté des noms dans la liste des tâches.
Note! Les heures de début des tâches récurrentes sont affectées par les paramètres de votre fuseau horaire .