CRM ( Basique ) : Profils de comptes clients

TaxDome vous permet de conserver sans effort les informations personnelles de vos clients. D’un simple coup d’œil, vous pouvez voir tout ce que vous devez savoir sur un compte client sur une seule page bien organisée. De plus, vous pouvez facilement modifier les informations personnelles de votre client.

Accéder aux informations du compte

L'accès au profil d'un client est offert au cabinet patron , l'administrateur et tout employé chargé de travailler sur le compte de ce client ou qui a reçu des droits d'accès pour afficher tous les comptes .

Pour accéder au profil d'un client, cliquez sur l'icône de recherche en haut de la barre latérale gauche, puis saisissez le nom du client ou une partie de son e-mail dans le champ de recherche.

Vous pouvez également accéder à un compte en accédant à Clients dans la barre latérale gauche, puis en cliquant sur le nom du client dans la liste.

Vous saurez toujours à quel profil client vous appartenez, car vous verrez le nom du compte sur le côté gauche de la barre de menu.

Dans l'onglet Aperçu , vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur le compte client sur une seule page avec des informations organisées par catégorie.

Ici, vous pourrez voir tout cela (avec l'option Tout afficher pour voir encore plus dans chaque section) :

• Documents : cinq derniers documents téléchargés par votre client ou partagés avec lui. Tous les documents invisibles reçoivent automatiquement une étiquette Nouveau , afin que vous puissiez toujours voir ceux que vous ou un membre du cabinet n'avez pas encore consultés.
• Tâches : cinq dernières tâches planifiées et/ou en cours pour le client
• Email : les cinq derniers emails du client et leur statut
• Emplois : le courant projets pour le compte, pipelines les clients projets êtes là, et quoi étapes ils sont dans
• Chats : les derniers messages envoyés au client et qui a répondu et quand
• Factures impayées : les factures impayées et partiellement payées du client et si elles peuvent être réglées avec le crédit existant
• Approbations : les derniers documents nécessitant l'approbation et la signature du client
• Signatures : les documents envoyés au client pour être signés et ceux qui nécessitent encore une signature
• Organisateurs : cinq derniers questionnaires envoyés au client et leur statut
• Activité de connexion : quand le client s'est connecté pour la dernière fois
• Notes : cinq dernières notes enregistrées pour le client
• Suivi du temps : cinq dernières entrées de temps saisies pour le client
• Propositions & EL : cinq dernières propositions ou lettres de mission envoyées au client

Détails du compte et des contacts 

Chaque compte client sur TaxDome doit être lié à un ou plusieurs contacts. Certaines informations d'un compte client font référence au compte lui-même, tandis que d'autres informations font référence à ses contacts. 

Sur l'onglet Informations du profil du client, vous pouvez accéder et modifier à la fois les informations sur le compte et ses contacts liés.

• Section Détails du compte
• Section Contacts

Section Détails du compte

La section Détails du compte est l'endroit où vous pouvez consulter et modifier les données du compte : nom du compte, type, photo, tags appliqué, membres de l'équipe responsables de travailler sur ce compte, etc. 

Ci-dessous, voir les descriptions détaillées pour chaque champ :

a. Nom du compte. Les comptes sont les entités pour lesquelles vous travaillez et facturez. Ils peuvent être configurés manuellement ou générés automatiquement. (Plus d'informations sur les noms de compte .)

b. Photo de profil du compte. La photo téléchargée sur le profil soit par le client, soit par l'entreprise.

c. Type de compte. Il existe trois types de comptes sur TaxDome : Particulier , Entreprise et Autre . Si votre client est une entreprise, sélectionnez Entreprise . S'il s'agit d'une personne ou d'une famille, vous pouvez sélectionner Particulier . En savoir plus sur les types de comptes .

d. Balises. Utilisées pour classer les comptes. Plus d'informations sur tags .

e. Membres de l'équipe. Votre personnel qui a accès au compte client. Vous pouvez également savoir quels membres de l'équipe ont eu accès dans le passé en cliquant sur le lien Historique des modifications . Plus d'informations sur l'accès au compte .

f. Champs personnalisés du compte. Si vous avez créé et rempli des champs personnalisés pour le compte, ils sont affichés ici. Plus d'informations sur les champs CRM personnalisés .

g. Connexion QuickBooks . QuickBooks Statut de synchronisation du compte. Par défaut, seuls les comptes avec des factures ou des paiements sont synchronisés. Plus d'informations sur les options de synchronisation des comptes .

h. Application mobile client. Indique si un contact associé au compte a téléchargé l'application mobile et s'est connecté. Plus d'informations sur l' application mobile client .

i. Comptes associés. Vous trouverez ici tous les comptes avec des contacts partagés. Plus d'informations sur les comptes associés .

Rubrique Contacts

La section Contacts est l'endroit où vous pouvez consulter et modifier les données sur les contacts (e-mails) liés au compte actuel : gérer l'accès au portail, les notifications, e-mail synchronisation, paramètres de signature. Vous pouvez également dissocier et lier des contacts. Pour modifier le contact e-mail ou toute autre donnée, cliquez sur le nom du contact dans la liste.

Ci-dessous, voir les descriptions de chaque champ :

a. Contact lié. Les noms de tous les contacts sont affichés dans l'ordre alphabétique.

b. Description du contact lié. La description peut être modifiée en cliquant sur le lien c . Modifier la description . Elle est valable uniquement pour le compte courant, donc si un contact est lié à plusieurs comptes, les descriptions peuvent être différentes pour chaque compte (par exemple, contact principal pour le compte familial et PDG pour le compte professionnel).

d. Adresse e-mail supplémentaire. Autre e-mail les adresses du contact peuvent être ajoutées en tant que champ personnalisé de contact . Tous e-mail les champs de contact sont affichés ici. 

e. Connexion. Vous pouvez donner accès au portail à chaque e-mail adresse ajoutée à un contact. Si l'utilisateur a déjà été invité à utiliser le portail client, mais n'a pas accepté l'invitation, vous pouvez l'envoyer à nouveau en cliquant sur le lien i . Envoyer l'invitation .

f. Notifier. Pour chaque e-mail adresse ajoutée à un contact, vous pouvez décider s'il recevra des notifications sur les événements du système (par exemple, un nouveau message ou questionnaire envoyé). Pour chaque e-mail , vous pouvez modifier les types de notification en cliquant sur le lien j. Préférences de notification .

g. Synchronisation des e-mails. Pour chaque e-mail adresse ajoutée à un contact, vous pouvez décider si vous souhaitez recevoir des e-mails et y répondre depuis TaxDome .

h. Priorité des signataires. Cette option est utilisée avec les modèles de signature. Elle détermine l'ordre par défaut des signataires. Comment configurer la priorité des signataires . 

k. Désactiver l'autorité de signature. Cette option est utilisée lors de l'envoi de propositions et de factures récurrentes à vos clients. Par défaut, la proposition est considérée comme signée lorsque tous les contacts avec connexion accéder à la signature. L'autorisation de signature activée permet également de signer des factures récurrentes. Cependant, vous pouvez désactiver l'autorisation de signature pour n'importe quelle e-mail adresse.

l. Dissocier. Si vous ne souhaitez pas que le contact soit lié au compte, vous pouvez le dissocier. Notez que chaque compte doit avoir au moins un contact lié, vous ne pourrez donc pas dissocier le dernier.

Certaines informations d'un compte client font référence au compte lui-même tandis que d'autres informations font référence à ses contacts :

• Le nom du compte client (c'est-à-dire le nom de l'entreprise, de l'organisation ou de l'individu), les photos sont stockées dans leur compte.
• Les informations personnelles d'un client, telles que e-mail adresse, numéro de téléphone, adresse postale – sont stockés dans leur contact. Pour modifier ces informations, vous devez modifier le contact .
• Pour chaque e-mail adresse ajoutée à un contact, vous pouvez donner à la personne le e-mail appartient à l'accès au portail, activez e-mail synchronisez-les et inscrivez-les pour recevoir des notifications. En savoir plus sur l'activation des bascules .
• Il existe des champs CRM personnalisés dans vos comptes qui sont différents des champs personnalisés CRM champs dans vos contacts. Par exemple, si vous travaillez avec différentes organisations, vous souhaiterez peut-être stocker leurs adresses et autres détails les concernant dans leur compte.

Modification des détails du compte 

Une firme patron , l'administrateur ou tout employé disposant de droits d'accès pour gérer les comptes peuvent modifier les détails d'un compte. 

Pour ce faire, accédez à l’onglet Informations du profil du client, puis cliquez sur Modifier à droite de Détails du compte . 

À partir de là, vous pouvez :

• Changer le type de compte
• Changer le nom du compte
• Attribuer/supprimer tags au compte
• Ajouter/supprimer des membres de l'équipe qui ont accès au compte
• Modifier l'adresse de l'entreprise
• Remplissez les champs personnalisés du compte
• Modifier les contacts associés à un compte : lier et dissocier des contacts, en ajouter de nouveaux, modifier les détails du contact, modifier l'accès au portail, les notifications et les options de synchronisation des e-mails des contacts