CRM ( Basique ) : Profils de comptes clients
TaxDome vous permet de gérer les informations personnelles de vos clients sans effort. En un coup d'œil, vous pouvez voir tout ce que vous devez savoir sur un compte client sur une seule page bien organisée. De plus, vous pouvez facilement modifier les informations personnelles de votre client.
Accéder aux informations du compte
L'accès au profil d'un client est offert au cabinet patron , l'administrateur et tout employé chargé de travailler sur le compte de ce client ou qui a reçu des droits d'accès pour afficher tous les comptes .
Pour accéder au profil d'un client, cliquez sur l'icône de recherche en haut de la barre latérale gauche, puis saisissez le nom du client ou une partie de son e-mail dans le champ de recherche.
Vous pouvez également accéder à un compte en accédant à Clients dans la barre latérale gauche, puis en cliquant sur le nom du client dans la liste.
Vous saurez toujours à quel profil client vous appartenez, car vous verrez le nom du compte sur le côté gauche de la barre de menu.
Dans l'onglet Aperçu , vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur le compte client sur une seule page avec des informations organisées par catégorie.
Ici, vous pourrez voir tout cela (avec l'option Tout afficher pour voir encore plus dans chaque section) :
- Documents : cinq derniers documents téléchargés par votre client ou partagés avec lui. Tous les documents non consultés reçoivent automatiquement une étiquette Nouveau , afin que vous puissiez toujours voir ceux que vous ou un membre du cabinet n'avez pas encore consultés.
- Tâches : Cinq dernières tâches planifiées et/ou en cours pour le client.
- E-mail : les cinq derniers e-mails du client et leur statut.
- Emplois : Le courant projets pour le compte, pipelines le client projets sont dedans, et quoi étapes ils sont dedans.
- Chats : les derniers messages envoyés au client et qui a répondu et quand.
- Factures impayées : les factures impayées et partiellement payées du client et si elles peuvent être payées avec le crédit existant.
- Approbations : Les derniers documents nécessitant l'approbation et la signature du client.
- Signatures : Les documents envoyés au client pour être signés et ceux qui nécessitent encore une signature.
- Organisateurs : Cinq derniers questionnaires envoyé au client et son statut.
- Activité de connexion : quand le client s'est connecté pour la dernière fois.
- Remarques : les cinq dernières notes enregistrées pour le client.
- Suivi du temps : cinq dernières entrées de temps saisies pour le client.
- Propositions et EL : Cinq dernières propositions ou lettres de mission envoyées au client.
Détails du compte et des contacts
Chaque compte client sur TaxDome doit être lié à un ou plusieurs contacts. Certaines informations relatives à un compte client se rapportent au compte lui-même, tandis que d'autres informations se rapportent à ses contacts.
Dans l'onglet Informations du profil du client, vous pouvez accéder et modifier à la fois les informations sur le compte et ses contacts liés.
Section Détails du compte
La section Détails du compte est l'endroit où vous pouvez consulter et modifier les données du compte : nom du compte, type, photo, tags appliqué, membres de l'équipe responsables de travailler sur ce compte, etc.
Ci-dessous, voir les descriptions détaillées pour chaque champ :
a. Informations sur le compte principal :
- Nom du compte : les comptes sont les entités pour lesquelles vous travaillez et facturez. Ils peuvent être configurés manuellement ou générés automatiquement.
- Photo de profil du compte : la photo téléchargée sur le profil par le client ou l'entreprise.
- Type de compte : Il existe trois types de comptes sur TaxDome – Individu , Entreprise et Autre . Si votre client est une entreprise, sélectionnez Entreprise . S'il s'agit d'une personne ou d'une famille, vous pouvez sélectionner Individu .
b. Tags : utilisés pour catégoriser les comptes.
c. Membres de l'équipe : vos employés qui ont accès au compte client. Vous pouvez également savoir quels membres de l'équipe y ont eu accès dans le passé en cliquant sur le lien Historique des modifications .
d. Champs personnalisés du compte : si vous avez créé et rempli des champs personnalisés pour le compte, ils sont affichés ici.
e. Connexion QuickBooks : QuickBooks Statut de synchronisation du compte. Par défaut, seuls les comptes avec des factures ou des paiements sont synchronisés.
f. Application mobile client : indique si un contact associé au compte a téléchargé l'application mobile et s'est connecté.
g. Comptes associés : Ici, vous pouvez trouver tous les comptes avec des contacts partagés.
Rubrique Contacts
Dans la section Contacts , vous pouvez consulter et modifier les données des contacts (e-mails) liés au compte actuel : gérer l'accès au portail, les notifications, e-mail synchronisation et les paramètres de signature. Vous pouvez également dissocier et lier des contacts. Pour modifier les paramètres du contact e-mail ou toute autre donnée, cliquez sur le nom du contact dans la liste.
a. Coordonnées principales :
- Contact lié : les noms de tous les contacts sont affichés par ordre alphabétique. Dans l'exemple, Charles Burnes et Lisa Burns sont des contacts liés au compte. Vous pouvez dissocier le contact du compte en cliquant sur le menu à trois points à droite de la ligne du nom du contact.
- Description du contact lié : les brèves informations que vous souhaitez ajouter sur le contact. Vous pouvez modifier la description en cliquant sur le menu à trois points à droite de la ligne du nom du contact ou simplement laisser la description vide. Elle n'est valable que pour le compte actuel. Ainsi, si un contact est lié à plusieurs comptes, les descriptions peuvent être différentes pour chaque compte (par exemple, contact principal pour le compte familial et PDG pour le compte professionnel).
b. Courriel : Ceci e-mail l'adresse est spécifiée comme adresse principale lors de la création du contact. Elle est affichée en premier.
c. (Facultatif ) e-mail supplémentaire : Autre e-mail les adresses du contact peuvent être ajoutées en tant que champ personnalisé de contact . Tous les e-mails des champs personnalisés sont affichés ici.
d. Bascules de contact (connexion, notification, synchronisation des e-mails) : les bascules de contact gèrent l'accès au portail du contact, les notifications et e-mail paramètres de synchronisation:
- Connexion : Vous pouvez donner accès au portail à chaque e-mail adresse ajoutée à un contact. Si l'utilisateur a déjà été invité à utiliser le portail client mais n'a pas accepté l'invitation, vous pouvez l'envoyer à nouveau en suivant les instructions ci-dessous .
- Notifier : Pour chaque e-mail adresse ajoutée à un contact, vous pouvez décider s'il recevra des notifications sur les événements du système (par exemple, un nouveau message ou questionnaire envoyé). Vous pouvez modifier les types de notification pour chaque e-mail en suivant les instructions ci-dessous .
- Synchronisation des e-mails : pour chaque e-mail adresse ajoutée à un contact, vous pouvez décider si vous souhaitez recevoir des e-mails et y répondre à partir de TaxDome .
e. Priorité des signataires : cette option est utilisée avec les modèles de signature. Elle détermine l'ordre par défaut des signataires.
f. Ajouter un contact : Cette option peut être utilisée pour ajouter les contacts existants au compte ou en créer un nouveau.
Certaines informations relatives à un compte client concernent le compte lui-même, tandis que d'autres informations concernent ses contacts :
- Le nom du compte client (c'est-à-dire le nom de l'entreprise, de l'organisation ou de l'individu) et les photos sont stockés dans leur compte.
- Les données personnelles d'un client, telles que e-mail adresse, numéro de téléphone, adresse postale — sont stockées dans leur contact. Pour modifier ces informations, vous devez modifier le contact .
- Il existe des champs CRM personnalisés dans vos comptes qui sont différents des champs personnalisés CRM champs dans vos contacts. Par exemple, si vous travaillez avec différentes organisations, vous souhaiterez peut-être stocker leurs adresses et autres détails les concernant dans leur compte.
Contact e-mail actes
Certaines actions importantes pour les contacts sont disponibles pour le contact principal ou supplémentaire e-mail adresse. Vous pouvez y accéder à partir de la e-mail lignes en cliquant sur le menu à trois points :
a. Envoyer une invitation : Si l'utilisateur a déjà été invité à utiliser le portail client mais n'a pas accepté l'invitation, vous pouvez l'envoyer à nouveau en cliquant sur ce lien.
b. Préférences de notification : pour chaque utilisateur pour lequel le bouton de notification est activé, vous pouvez décider quelles notifications il recevra en cliquant sur ce lien.
c. Désactiver l'autorité de signature : Cette option est utilisée lors de l'envoi de propositions et de factures récurrentes à vos clients. Par défaut, la proposition est considérée comme signée lorsque tous les contacts avec connexion accéder à la signature. L'autorisation de signature activée permet également de signer des factures récurrentes. Cependant, vous pouvez désactiver l'autorisation de signature pour n'importe quelle e-mail adresse.
Modifier les détails du compte
Une entreprise patron , l'administrateur ou tout employé disposant de droits d'accès pour gérer les comptes peut modifier les détails d'un compte.
Pour ce faire, accédez à l’onglet Informations du profil du client, puis cliquez sur Modifier à droite de Détails du compte .
À partir de là, vous pouvez :
- Changer le type de compte.
- Changer le nom du compte.
- Attribuer/supprimer tags au compte.
- Ajoutez/supprimez des membres de l’équipe qui ont accès au compte.
- Modifier l'adresse de l'entreprise.
- Remplissez les champs personnalisés du compte.
- Modifier les contacts associés à un compte : lier et dissocier des contacts, en ajouter de nouveaux, modifier les détails des contacts, modifier l'accès au portail, les notifications et les options de synchronisation des e-mails des contacts.
