Profils de comptes clients

TaxDome vous permet de gérer les informations personnelles de vos clients sans effort. En un coup d'œil, vous pouvez voir tout ce que vous devez savoir sur un compte client sur une seule page bien organisée. De plus, vous pouvez facilement modifier les informations personnelles de votre client.

Accéder aux informations du compte

L'accès au profil d'un client est offert à la firme patron , l'administrateur et tout employé affecté au travail sur le compte de ce client ou ayant reçu des droits d'accès pour consulter tous les comptes .

Pour accéder au profil d'un client, cliquez sur l'icône de recherche en haut de la barre latérale gauche, puis saisissez le nom du client ou une partie de son e-mail dans le champ de recherche.

Vous pouvez également accéder à un compte en accédant à Clients dans la barre latérale gauche, puis en cliquant sur le nom du client dans la liste.

Vous saurez toujours à quel profil client vous appartenez, car vous verrez le nom du compte sur le côté gauche de la barre de menu.

Dans l'onglet Aperçu , vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur le compte client sur une seule page avec des informations organisées par catégorie.

Ici, vous pourrez voir tout cela (avec l'option Tout afficher pour voir encore plus dans chaque section) :

• Documents : Cinq derniers documents téléchargés par votre client ou partagés avec lui. Tous les documents non consultés reçoivent automatiquement une étiquette « Nouveau » , vous permettant ainsi de toujours voir ceux que vous ou un membre du cabinet n'avez pas encore consultés.

• Tâches : Cinq dernières tâches prévues et/ou en cours pour le client.

• E-mail : les cinq derniers e-mails du client et leur statut.

• Emplois : Le courant projets pour le compte, pipelines le client projets sont dedans, et quoi étapes ils sont dedans.

• Chats : les derniers messages envoyés au client et qui a répondu et quand.

• Factures impayées : les factures impayées et partiellement payées du client et si elles peuvent être payées avec le crédit existant.

• Approbations : Les derniers documents nécessitant l'approbation et la signature du client.

• Signatures : Les documents envoyés au client pour être signés et ceux qui nécessitent encore une signature.

• Organisateurs : Cinq derniers questionnaires envoyé au client et son statut.

• Activité de connexion : quand le client s'est connecté pour la dernière fois.

• Remarques : cinq dernières notes enregistrées pour le client.

• Suivi du temps : cinq dernières entrées de temps saisies pour le client.

• Propositions et EL : Cinq dernières propositions ou lettres de mission envoyées au client.

Informations sur le compte et contacts

Chaque compte client sur TaxDome Doit être lié à un ou plusieurs contacts. Certaines informations d'un compte client concernent le compte lui-même, tandis que d'autres concernent ses contacts. Dans l'onglet « Informations » du profil du client, vous pouvez accéder aux informations du compte et des contacts qui lui sont liés et les modifier.

• Section Informations du compte

• Rubrique Contacts

Section Informations du compte

La section « Informations du compte » vous permet de consulter et de modifier les données de votre compte : nom du compte, type de compte, photo, etc. tags application, membres de l'équipe responsables de ce compte, etc. 

Ci-dessous, voir les descriptions détaillées pour chaque champ :

a. Informations principales sur le compte :

• Nom du compte : Les comptes sont les entités pour lesquelles vous travaillez et que vous facturez. Ils peuvent être créés manuellement ou générés automatiquement. 

• Photo de profil du compte : La photo téléchargée sur le profil par le client ou l'entreprise.

• Type de compte : Il existe trois types de comptes sur TaxDome - Particulier , Entreprise et Autre . Si votre client est une entreprise, sélectionnez Entreprise . S'il s'agit d'une personne ou d'une famille, vous pouvez sélectionner Particulier . 

b. Adresse : L'adresse légale. 

c. Étiquettes : Utilisées pour catégoriser les comptes.

d. Membres de l'équipe : Vos employés qui ont accès au compte client.

e. Champs personnalisés du compte : Si vous avez créé et rempli des champs personnalisés pour le compte, ils s’affichent ici.

f. Historique des modifications : Affiche un journal des membres de l'équipe qui ont été affectés ou retirés du compte client, ainsi que la date de chaque modification.

g. Rôles liés au compte : Attribuez des rôles spécifiques (par exemple, comptable, réviseur) aux membres de votre équipe afin de définir leurs responsabilités au sein du compte client. Cela leur donne non seulement accès au compte, mais vous aide également à identifier clairement leur rôle et leur contribution. workflow .

h. Membres de l'équipe : Cliquez sur les noms des membres de l'équipe auxquels vous souhaitez donner accès au compte client. 

i. Nouveau rôle : Cliquez pour créer un nouveau rôle directement dans la barre latérale, sans quitter la page. Une fois le rôle créé, vous pouvez l’attribuer aux membres de l’équipe.

j. Synchronisation QuickBooks pour la facturation : Affiche le QuickBooks Synchronisation du statut de facturation du compte. Par défaut, seuls les comptes ayant des factures ou des paiements sont synchronisés. 

k. Connexion à QuickBooks GL : Indique si ce compte est connecté à QuickBooks En ligne pour la synchronisation des transactions avec le grand livre (GL).

l. Application mobile client : Indique si un contact associé au compte a téléchargé l'application mobile et s'est connecté. 

m. Comptes liés : Vous trouverez ici tous les comptes ayant des contacts partagés. 

Rubrique Contacts

Dans la section Contacts , vous pouvez consulter et modifier les données des contacts (e-mails) liés au compte actuel : gérer l'accès au portail, les notifications, e-mail Synchronisation et paramètres de signature. Vous pouvez également dissocier et lier des contacts. Pour modifier les informations d'un contact, e-mail ou toute autre donnée, cliquez sur le nom du contact dans la liste.

a. Nom du contact : Les noms de tous les contacts sont affichés par ordre alphabétique. Vous pouvez dissocier un contact du compte en cliquant sur le menu à trois points situé à droite de son nom. 

b. Numéro de téléphone : Le numéro de téléphone du contact.

c. Courriel : Le e-mail Adresse spécifiée comme principale lors de la création du contact. Autre e-mail Les adresses des contacts peuvent être ajoutées en tant que champ personnalisé de contact .

d. Paramètres de contact (Connexion, Notifications, Synchronisation des e-mails, Signataire) : Les paramètres de contact gèrent l’accès du contact au portail, les notifications, e-mail Paramètres de synchronisation et de signature :

• Connexion : Vous pouvez accorder l'accès au portail à chaque e-mail Adresse ajoutée à un contact. Si l'utilisateur a déjà été invité à utiliser le portail client mais n'a pas accepté l'invitation, vous pouvez la lui renvoyer en suivant les instructions ci-dessous .

• Notifier : Pour chaque e-mail Une adresse ajoutée à un contact permet de décider si ce dernier recevra des notifications concernant les événements système (par exemple, un nouveau message ou questionnaire envoyé). Vous pouvez personnaliser les types de notification pour chaque e-mail en utilisant les instructions ci-dessous .

• Synchronisation des e-mails : Pour chaque e-mail Une fois l'adresse ajoutée à un contact, vous pouvez choisir de recevoir ou non des e-mails et d'y répondre depuis cette adresse. TaxDome .

• Signataire : Pour chaque e-mail Une fois l'adresse ajoutée à un contact, vous pouvez décider si ce contact est autorisé à signer des propositions, des lettres de recommandation et des factures récurrentes. Par défaut, tous les contacts avec cette adresse sont autorisés à le faire. connexion J'y ai accès.

e. Description : Brève description du contact. Vous pouvez la modifier en cliquant sur le menu à trois points à droite du nom du contact ou la laisser vide. Cette description est valable uniquement pour le compte actuel. Si un contact est associé à plusieurs comptes, la description peut différer d’un compte à l’autre (par exemple, contact principal pour le compte familial et PDG pour le compte professionnel).

f. Priorité des signataires : Cette option est utilisée avec les modèles de signature. Elle détermine l’ordre par défaut des signataires. 

g. Créer un contact : Cette option permet de créer un contact pour le compte. 

h. Lier : Cette option vous permet de lier des contacts existants au compte. 

Certaines informations relatives à un compte client concernent le compte lui-même, tandis que d'autres informations concernent ses contacts :

• Le nom du compte client (c’est-à-dire le nom de l’entreprise, de l’organisation ou de la personne), l’adresse et les photos sont stockés dans leur compte.

• Les informations personnelles d'un client, telles que e-mail L'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse de contact sont enregistrés dans leur profil de contact. Pour modifier ces informations, vous devez modifier le contact .

• Vos comptes contiennent des champs CRM personnalisés qui diffèrent des champs personnalisés. CRM champs de vos contacts. Par exemple, si vous travaillez avec différentes organisations, vous pouvez enregistrer leurs adresses et autres informations les concernant dans leurs comptes.

Contact e-mail actes

Certaines actions importantes pour les contacts sont disponibles pour le contact principal ou supplémentaire e-mail adresse. Vous pouvez y accéder à partir de la e-mail lignes en cliquant sur le menu à trois points :

• Préférences de notification : Pour chaque utilisateur dont la case « Notifier » est cochée, vous pouvez choisir les notifications qu’il recevra en cliquant sur ce lien.

• Réinitialisation du mot de passe : Envoyez au client un lien pour réinitialiser son mot de passe.

• Envoyer une invitation : Si l’utilisateur a déjà été invité à utiliser le portail client mais n’a pas accepté l’invitation, vous pouvez la lui renvoyer en cliquant sur ce lien. 

Modifier les informations du compte

Une entreprise patron Seuls l'administrateur ou tout employé ayant reçu les droits d'accès pour gérer les comptes peuvent modifier les informations du compte. 

Pour ce faire, accédez à l'onglet Info du profil du client, puis cliquez sur Modifier à droite de Informations du compte . 

À partir de là, vous pouvez :

• Compte archivé.

• Changer le type de compte.

• Changer le nom du compte.

• Attribuer/supprimer tags au compte.

• Ajoutez/supprimez des membres de l’équipe qui ont accès au compte.

• Modifier l'adresse.

• Remplissez les champs personnalisés du compte.