Profils de comptes clients

Table des matières

Accéder aux informations du compte
Account info & contacts
Edit account info

TaxDome vous permet de gérer les informations personnelles de vos clients sans effort. En un coup d'œil, vous pouvez voir tout ce que vous devez savoir sur un compte client sur une seule page bien organisée. De plus, vous pouvez facilement modifier les informations personnelles de votre client.

Accéder aux informations du compte

Access to a client’s profile is available to firm owner, admin, and any employee assigned to work on that client’s account or who has been given access rights to view all accounts .

Pour accéder au profil d'un client, cliquez sur l'icône de recherche en haut de la barre latérale gauche, puis saisissez le nom du client ou une partie de son e-mail dans le champ de recherche.

Vous pouvez également accéder à un compte en accédant à Clients dans la barre latérale gauche, puis en cliquant sur le nom du client dans la liste.

Vous saurez toujours à quel profil client vous appartenez, car vous verrez le nom du compte sur le côté gauche de la barre de menu.

Dans l'onglet Aperçu , vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur le compte client sur une seule page avec des informations organisées par catégorie.

Ici, vous pourrez voir tout cela (avec l'option Tout afficher pour voir encore plus dans chaque section) :

Documents : Cinq derniers documents téléchargés par votre client ou partagés avec lui. Tous les documents non consultés reçoivent automatiquement une étiquette « Nouveau » , vous permettant ainsi de toujours voir ceux que vous ou un membre du cabinet n'avez pas encore consultés.
Tâches : Cinq dernières tâches prévues et/ou en cours pour le client.
E-mail : les cinq derniers e-mails du client et leur statut.
Emplois : Le courant projets pour le compte, pipelines le client projets sont dedans, et quoi étapes ils sont dedans.
Chats : les derniers messages envoyés au client et qui a répondu et quand.
Factures impayées : les factures impayées et partiellement payées du client et si elles peuvent être payées avec le crédit existant.
Approbations : Les derniers documents nécessitant l'approbation et la signature du client.
Signatures : Les documents envoyés au client pour être signés et ceux qui nécessitent encore une signature.
Organisateurs : Cinq derniers questionnaires envoyé au client et son statut.
Activité de connexion : quand le client s'est connecté pour la dernière fois.
Remarques : cinq dernières notes enregistrées pour le client.
Suivi du temps : cinq dernières entrées de temps saisies pour le client.
Propositions et EL : Cinq dernières propositions ou lettres de mission envoyées au client.

Account info & contacts

Chaque compte client sur TaxDome Doit être lié à un ou plusieurs contacts. Certaines informations d'un compte client concernent le compte lui-même, tandis que d'autres concernent ses contacts. Dans l'onglet « Informations » du profil du client, vous pouvez accéder aux informations du compte et des contacts qui lui sont liés et les modifier.

Account info section
Rubrique Contacts

Account info section

Account info section is where you can review and edit account data: account name, type, photo, tags applied, team members responsible for working on this account, etc.

Ci-dessous, voir les descriptions détaillées pour chaque champ :

a. Informations principales sur le compte :

Account name : Accounts are the entities you work for and bill. They could be set up manually or generated automatically.
Photo de profil du compte : La photo téléchargée sur le profil par le client ou l'entreprise.
Account type : There are three account types on TaxDome-Individual, Company and Other. If your client is a firm, select Company. If it’s a person or a family, you can select Individual.

b. Address: The legal address.

c. Tags : Used to categorize accounts.

d. Team members : Your employees who have access to the client account.

e. Account custom fields : If you have created and filled out custom fields for the account, they’re displayed here.

f. History of changes : Shows a log of team members who have been assigned to or removed from the client account, along with the date of each change.

g. Account roles: Assign specific account roles (e.g., bookkeeper, reviewer) to your team members to define their responsibilities within a client’s account. This not only gives them access to the account but also helps you clearly identify their role and contribution to the client’s workflow.

h. Team members: Click on the names of the team members you want to give them access to the client account.

i. New role: Click to create a new role directly in the sidebar without leaving the page. Once the role is created, you can assign it to team members.

j. QuickBooks sync for invoicing : Shows the QuickBooks sync for invoicing status of the account. By default, only accounts with invoices or payments are synced.

k. QuickBooks GL connection : Shows whether this account is connected to QuickBooks Online for syncing transactions with the general ledger (GL).

l. Client mobile app : Shows whether any contact associated with the account has downloaded the mobile app and logged in.

m. Linked accounts : Here, you can find all accounts with shared contacts.

Rubrique Contacts

Dans la section Contacts , vous pouvez consulter et modifier les données des contacts (e-mails) liés au compte actuel : gérer l'accès au portail, les notifications, e-mail Synchronisation et paramètres de signature. Vous pouvez également dissocier et lier des contacts. Pour modifier les informations d'un contact, e-mail ou toute autre donnée, cliquez sur le nom du contact dans la liste.

a. Сontact’s name: The names of all contacts are displayed in alphabetical order. You can Unlink the contact from the account by clicking the three-dots menu at the right of the contact name line.

b. Phone number: The contact’s phone number.

c. Email: The email address specified as the main one during the contact creation. Other email addresses for the contact can be added as a contact custom field .

d. Contact settings (Login, Notify, Email sync, Signatory): Contact settings manage the contact’s portal access, notifications, email sync and signatory settings:

Login : You can give portal access to each email address added to a contact. If the user has already been invited to use the client portal but hasn’t accepted the invitation, you can send it once again using the instructions below .
Notify : For each email address added to a contact, you can decide if they will receive notifications on system events (e.g., a new message or organizer sent). You can tweak the notification types for each email using the instructions below .
Email sync : For each email address added to a contact, you can decide if you want to receive emails and reply to them from TaxDome.
Signatory : For each email address added to a contact, you can decide if they can sign proposals & ELs and recurring invoices. By default, all contacts with login access have it.

e. Description: The short info you want to add about the contact. You can Edit the description by clicking the three-dot menu at the right of the contact name line or just leave the description empty. It is valid for the current account only, so if a contact is linked to several accounts, the descriptions could be different for each account (e.g., primary contact for the family account and CEO for the business account).

f. Signer priority : This option is used with signature templates. It determines the default order of signers.

g. Create contact : This option can be used to create a contact to the account.

h. Link : This option allows you to link existing contacts to the account.

Certaines informations relatives à un compte client concernent le compte lui-même, tandis que d'autres informations concernent ses contacts :

The name of the client account (i.e., the name of the business, organization, or individual), address, and photos are stored within their account.
A client’s personal details—such as email address, phone number, contact address—are stored within their contact profile. To change this info, you have to edit the contact .
There are custom CRM fields in your accounts that are different from the custom CRM fields in your contacts. For instance, if you work with different organizations, you may want to store addresses and other details about them inside their account.

Contact e-mail actes

Certaines actions importantes pour les contacts sont disponibles pour le contact principal ou supplémentaire e-mail adresse. Vous pouvez y accéder à partir de la e-mail lignes en cliquant sur le menu à trois points :

Notification preferences : For each user for whom the Notify box is checked, you can decide which notifications they will receive by clicking this link.
Reset password : Send the client a link to reset their password.
Send invitation : If the user has already been invited to use the client portal but hasn’t accepted the invitation, you can send it once again by clicking this link.