Ajouter et attribuer des rôles de compte

Table des matières

Rôles des comptes, expliqués
Étape 1. Ajouter des rôles de compte
Étape 2. Affecter les membres de l'équipe à des rôles pour chaque client
Étape 3. Commencez à utiliser les rôles de compte dans votre workflow
Qui peut faire ça ?

Tâche et projet Les tâches peuvent être épuisantes, surtout si l'équipe compte plus de trois personnes. C'est pourquoi vous devriez plutôt envisager d'utiliser des rôles de compte. Découvrez ici comment configurer des rôles de compte dans votre portail et, ainsi, simplifier les tâches/ projet missions.

Rôles des comptes, expliqués

Attribution de tâches/ projets L'affectation automatique aux membres appropriés de l'équipe est l'une des étapes les plus importantes de votre workflow , garantissant que les employés concernés commencent à travailler sur leurs tâches dans les délais. Cependant, si vous avez de nombreux employés, vous ne pouvez pas simplement ajouter le responsable à la tâche. projet modèle car lorsqu'il est utilisé dans pipeline Les automatisations dépendront non seulement du type de tâche, mais aussi du client. C'est là qu'interviennent les rôles de compte.

Avec les rôles de compte, vous pouvez attribuer projets et les tâches non pas au membre spécifique de l'équipe, mais au rôle du compte, comme préparateur de déclarations fiscales, consultant, comptable, gestionnaire de compte, réviseur, etc. La liste de ces rôles est entièrement personnalisable et peut être configurée au niveau du portail par entreprise patron ou administrateurs.

Une fois les rôles de compte créés, vous pouvez définir quels membres de l'équipe seront responsables de quels clients. Par exemple, vous pouvez définir le membre de l'équipe 1 comme comptable pour certains clients, tandis que pour d'autres clients, ce rôle sera attribué au membre de l'équipe 2.

De cette façon, lorsque la tâche/ projet est créé, le cessionnaire sera défini en fonction de la sélection du rôle de compte pour le compte client spécifique.

En général, le processus d’utilisation des rôles de compte est le suivant :

Vous définissez les rôles du compte et les ajoutez au portail.
Vous pouvez mettre à jour tous les comptes clients pour inclure le ou les membres de l'équipe qui exercent chaque rôle pour le client. Cette opération peut être effectuée en bloc.

Vous sélectionnez des rôles au lieu de membres d'équipe spécifiques lors de la création de tâches/ projets manuellement ou en configurant les modèles.
Lorsque la tâche ou projet est créé avec un cessionnaire comme rôle (soit dans pipeline automatismes, projet récurrence ou via tâche manuelle/ projet (création), il est automatiquement attribué aux membres de l'équipe affectés à ces rôles pour des clients particuliers.
Vous pouvez consulter l'attribution des rôles dans la liste des comptes et la filtrer en fonction de ces informations :

Le filtre « Rôle sans responsable » affiche les comptes pour lesquels aucun membre de l'équipe ne détient de rôle spécifique ;
filtre Rôle avec le/la titulaire affiche les comptes auxquels est affecté un membre d'équipe spécifique.

Les rôles des comptes sont conçus pour faciliter la répartition des tâches en indiquant clairement qui est responsable de quoi. Il est important de noter que les rôles des comptes n'ont aucune incidence sur les rôles système , tels qu'administrateur ou employé. De même, ils n'affectent pas les droits d'accès de l'employé concerné.

Note

Lorsqu'un membre d'équipe est ajouté à un compte via les rôles du compte, il est automatiquement obtenir l'accès à ce compte client. Cependant, cela ne se fait pas automatiquement. suivre le compte Si un membre de l'équipe est ultérieurement retiré du compte client, son rôle sur ce compte sera également supprimé.

Étape 1. Ajouter des rôles de compte

Pour commencer à utiliser les rôles de compte, vous devez d'abord définir les rôles de compte dont vous aurez besoin et les ajouter à votre portail. Vous pouvez les ajouter de deux manières :

Depuis les paramètres : Accédez à Paramètres > Équipe et forfaits et accédez à l’onglet Rôles . Cliquez sur Nouveau rôle ou Créer un rôle . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder .
Depuis les comptes clients : ouvrez un compte client et accédez à l'onglet « Informations » . Dans la section « Rôles du compte » , cliquez sur « Créer un rôle » . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder . Ce rôle sera disponible pour tous les comptes clients.
Depuis la barre latérale d'actions groupées : accédez à « Clients » > « Comptes » dans le menu latéral et sélectionnez plusieurs comptes ou tous les comptes de la liste. Cliquez sur « Plus d'actions » et sélectionnez « Gérer les rôles » . Dans la barre latérale d'attribution de rôles groupés, cliquez sur « Nouveau rôle » . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder . Ce rôle sera disponible pour tous les comptes clients.

Étape 2. Affecter les membres de l'équipe à des rôles pour chaque client

Une fois les rôles de votre compte créés, vous devez affecter les membres de votre équipe à ces rôles pour chaque client. Un même membre peut se voir attribuer différents rôles selon le client, plusieurs rôles simultanément, et plusieurs membres peuvent être affectés à un même rôle. Vous pouvez effectuer cette opération individuellement pour chaque client ou en masse.

Individuellement : ouvrez le compte client et accédez à l'onglet « Informations » . Dans la section « Rôles du compte » , sélectionnez un ou plusieurs membres de l'équipe à affecter à des rôles spécifiques.
En masse : si vous devez ajouter des rôles de compte à plusieurs clients à la fois (par exemple, vous souhaitez commencer à utiliser cette fonctionnalité avec une base de clients existante), vous pouvez le faire en masse à partir de la page Comptes ou utiliser l'outil d'importation (voir ci-dessous).

Affecter les membres de l'équipe à des rôles en masse à partir de la page Comptes

Pour configurer simultanément les mêmes rôles de membre d'équipe pour plusieurs comptes existants :

Accédez à Clients > Comptes dans le menu latéral. Cochez les cases correspondant aux comptes à mettre à jour. Le plus simple est d'appliquer un filtre approprié à la liste des comptes et de cocher la case « Tout sélectionner ». Si vous n'avez pas de filtre, sélectionnez les clients manuellement.
Cliquez sur Plus d’actions au-dessus de la liste et sélectionnez Gérer les rôles .

Dans la barre latérale, sélectionnez « Attribuer des rôles » dans la colonne « Actions » pour chaque membre de l'équipe auquel vous souhaitez attribuer des rôles. Sélectionnez ensuite les rôles à attribuer et cliquez sur « Terminé » . Une fois terminé, cliquez sur Sauvegarder . Vous recevrez un message. e-mail lorsque les rôles sont mis à jour.

Affecter les membres de l'équipe à des rôles en masse via l'outil d'importation

Cette méthode permet un gain de temps considérable, car elle vous permet d'attribuer des rôles aux membres de votre équipe en masse, aussi bien à vos nouveaux comptes qu'à vos comptes existants. Pour ajouter des rôles à de nouveaux comptes, suivez la procédure d'importation habituelle et veillez à inclure une colonne pour chaque rôle.

Si vous souhaitez attribuer des rôles aux membres de votre équipe pour vos comptes existants, suivez ces étapes : 1. Exportez d'abord tous vos comptes. Pour cela, accédez à Clients > Comptes dans le menu latéral, puis cliquez sur l'icône d'exportation. Vous recevrez un message. e-mail avec le lien de téléchargement.

Ouvrez le fichier CSV exporté et supprimez toutes les colonnes de la feuille de calcul, à l’exception de la colonne du nom du compte.

Note
Assurez-vous de ne pas avoir de colonnes liées aux contacts. Ainsi, les étapes d'importation groupée ne modifieront pas les options de contact ni les autres paramètres liés aux contacts.
Ajoutez des colonnes pour chaque rôle de compte souhaité, renseignez les données, puis enregistrez le fichier. Notez les points suivants :

Vérifiez si les colonnes des rôles de compte correspondent aux rôles de compte dans le système (de cette façon, les colonnes seront mappées automatiquement).
Vérifiez les noms des membres de l'équipe. Si un employé n'existe pas dans la feuille de calcul, il ne sera pas affecté au rôle.

Téléchargez la feuille de calcul sur TaxDome en cliquant sur le bouton Importer sur la page Clients > Comptes .
Pour le type de compte , sélectionnez Ignorer afin que ce champ ne soit pas mis à jour.
Sélectionnez le champ « Compte de rôle » pour chaque colonne de rôle de compte. Si les titres des colonnes de votre feuille de calcul correspondent aux rôles de compte dans le système, le mappage sera automatique.
Ignorez les autres étapes de l'importation. Assurez-vous de sélectionner « Ignorer » pour tous les champs de contact.
Cliquez sur « Démarrer l'importation » à la dernière étape. Aucun nouveau compte ni contact ne sera créé. Les membres de l'équipe se verront attribuer des rôles dans vos comptes clients existants.
Vérifiez les membres de l'équipe affectés dans les comptes des clients.

Étape 3. Commencez à utiliser les rôles de compte dans votre workflow

Une fois que vous avez créé des rôles de compte et que les membres de l'équipe leur sont attribués pour chaque client, vous pouvez commencer à les utiliser dans votre workflow :

Vous pouvez attribuer des rôles à des attributaires dans des modèles de tâches et les utiliser pour pipeline automatismes.
Vous pouvez avoir des attributions de rôles dans votre projet modèles et les utiliser lors de la création projet récidives.
Ou vous pouvez utiliser des rôles lors de la création d'éléments uniques, basés ou non sur des modèles.
Vous pouvez utiliser les rôles comme expéditeurs dans e-mail et l'automatisation des conversations, afin que les messages soient envoyés par le membre de l'équipe affecté à ce rôle pour chaque client.

Pour en savoir plus, consultez l' article détaillé sur l'utilisation des rôles de compte dans votre workflow .

Qui peut faire ça ?

Seuls les propriétaires et administrateurs de l'entreprise peuvent créer et modifier les rôles des comptes. Cependant, les membres de l'équipe peuvent également attribuer ou réattribuer des rôles existants aux comptes s'ils disposent des droits d'accès « Afficher tous les comptes » (ou, à défaut, accéder aux comptes sur lesquels ils mettent à jour les rôles attribués), « Gérer les comptes » et « Attribuer des droits d'accès aux membres de l'équipe » .