Gérer l'équipe ( Basique ): Rôles du compte
Tâche et projet Les tâches peuvent être épuisantes, surtout si l'équipe compte plus de trois personnes. C'est pourquoi vous devriez plutôt envisager d'utiliser des rôles de compte. Découvrez ici comment configurer des rôles de compte dans votre portail et, ainsi, simplifier les tâches/ projet missions.
Rôles des comptes, expliqués
Attribution de tâches/ projets L'affectation automatique des membres de l'équipe appropriés est l'une des étapes les plus importantes de votre workflow , en veillant à ce que les bons employés commencent à travailler sur leurs tâches en temps opportun. Cependant, si vous avez de nombreux employés, vous ne pouvez pas simplement ajouter le responsable à la tâche/ projet modèle car lorsqu'il est utilisé dans pipeline Les automatisations dont le responsable dépendra non seulement du type de tâche mais aussi du client. C'est là que les rôles de compte entrent en jeu.
Avec les rôles de compte, vous pouvez attribuer projets et les tâches non pas au membre spécifique de l'équipe, mais au rôle du compte, comme préparateur de déclarations fiscales, consultant, comptable, gestionnaire de compte, réviseur, etc. La liste de ces rôles est entièrement personnalisable et peut être configurée au niveau du portail par entreprise patron ou administrateurs.
Une fois les rôles de compte créés, vous pouvez définir quels membres de l'équipe seront responsables de quels clients. Par exemple, vous pouvez définir le membre de l'équipe 1 comme comptable pour certains clients, tandis que pour d'autres clients, ce rôle sera attribué au membre de l'équipe 2.
De cette façon, lorsque la tâche/ projet est créé automatiquement, le cessionnaire sera défini en fonction de la sélection du rôle de compte pour le compte client spécifique.
En général, le processus d’utilisation des rôles de compte est le suivant :
1. Vous définissez les rôles du compte et les ajoutez au portail.
2. Vous mettez à jour tous les comptes clients pour inclure le ou les membres de l'équipe qui exécutent chaque rôle pour le client. Cette opération peut être effectuée en masse.
3. Vous ajoutez des rôles de compte à la tâche/ projet des modèles au lieu de membres d'équipe spécifiques.
4. Lors de l'utilisation de modèles de tâches dans pipeline automatismes et projet modèles en automatique projet création, tâches/ projets sont automatiquement attribués aux membres de l'équipe affectés à ces rôles pour des clients particuliers.
Les rôles de compte sont conçus pour aider à répartir les tâches en offrant une visibilité sur qui est responsable de quoi. Cependant, il est important de noter que les rôles de compte n'influencent pas les rôles système , tels qu'Administrateur ou Employé. De plus, ils n'influencent pas les droits d'accès de l'employé concerné.
Étape 1. Ajouter des rôles de compte
Pour commencer à utiliser les rôles de compte, vous devez d'abord définir les rôles de compte dont vous aurez besoin et les ajouter à votre portail. Vous pouvez les ajouter de deux manières :
- Depuis les paramètres : Accédez à Paramètres > Équipe et plans et passez à l'onglet Rôles . Cliquez sur Nouveau rôle ou Créer un rôle . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder .
- Depuis les comptes clients : Ouvrez un compte client et passez à l'onglet Infos . Dans la section Rôles du compte , cliquez sur Créer un rôle . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder . Ce rôle sera disponible pour tous les comptes clients.
Étape 2. Affecter les membres de l'équipe à des rôles pour chaque client
Une fois les rôles de votre compte créés, vous devez attribuer des rôles aux membres de l'équipe pour chaque client. Un même membre de l'équipe peut se voir attribuer différents rôles en fonction du client, un membre de l'équipe peut occuper plusieurs rôles simultanément et plusieurs membres de l'équipe peuvent être affectés à un rôle.
Vous pouvez le faire pour chaque client individuellement ou en masse :
- Individuellement : ouvrez le compte client et accédez à l'onglet Informations . Dans la section Rôles du compte , sélectionnez un ou plusieurs membres de l'équipe à affecter à des rôles spécifiques.
- En masse : si vous devez ajouter des rôles de compte à plusieurs clients à la fois (par exemple, vous souhaitez commencer à utiliser cette fonctionnalité avec une base de clients existante), vous pouvez utiliser l'outil d'importation (voir ci-dessous)
Affecter les membres de l'équipe à des rôles en masse via l'outil d'importation
Cette méthode permet de gagner un temps considérable, car vous pouvez attribuer des rôles aux membres de l’équipe en masse, à la fois sur vos comptes nouveaux et existants.
Pour ajouter des rôles à de nouveaux comptes, suivez la procédure d'importation courante et assurez-vous d'inclure une colonne pour chaque rôle de compte.
Si vous souhaitez attribuer des rôles aux membres de votre équipe pour vos comptes existants, procédez comme suit :
1. Tout d'abord, exportez tous vos comptes. Pour ce faire, accédez à Clients > Comptes dans le menu latéral, puis cliquez sur l'icône d'exportation. Vous recevrez un e-mail avec le lien de téléchargement.
2. Ouvrez le fichier CSV exporté et supprimez toutes les colonnes de la feuille de calcul à l'exception de la colonne du nom du compte. Ajoutez des colonnes pour chaque rôle de compte que vous souhaitez ajouter, remplissez les données, puis enregistrez le fichier. Notez les points suivants :
- Vérifiez si les colonnes des rôles de compte correspondent aux rôles de compte dans le système (de cette façon, les colonnes seront mappées automatiquement).
- Vérifiez deux fois les noms des membres de l'équipe. Si un employé n'existe pas dans la feuille de calcul, il ne sera pas affecté au rôle.
3. Téléchargez la feuille de calcul sur TaxDome en cliquant sur le bouton Importer sur la page Clients > Comptes .
4. Pour le type de compte, sélectionnez Ignorer afin que ce champ ne soit pas mis à jour.
5. Sélectionnez le champ Compte de rôle pour chaque colonne de rôle de compte. Si les titres des colonnes de votre feuille de calcul correspondent aux rôles de compte dans le système, ils seront mappés automatiquement.
6. Ignorez les autres étapes de l'importation. Assurez-vous de sélectionner Ignorer pour tous les champs de contact.
7. Cliquez sur Démarrer l'importation à la dernière étape. Aucun nouveau compte ou contact ne sera créé. Au lieu de cela, les membres de l'équipe se verront attribuer des rôles de compte dans vos comptes clients existants.
8. Vérifiez les membres de l'équipe affectés dans les comptes des clients.
Étape 3. Commencez à utiliser les rôles de compte dans votre workflow
Une fois que vous avez créé des rôles de compte et que les membres de l'équipe leur sont attribués pour chaque client, vous pouvez commencer à les utiliser dans votre workflow Pour l'instant, cela est possible de deux manières :
- By adding account roles to the task template instead of assignees and then using this template in pipeline automations (e.g., automatically assign the review task to the team members set as reviewers for particular clients)
- En ajoutant des rôles de compte à la projet modèle au lieu des cessionnaires, puis l'utiliser dans les récurrences projet (par exemple, récurrentes projet toujours attribué au comptable affecté au client)
3.1. Ajouter un rôle de compte à un projet /modèle de tâche
Pour commencer à utiliser les rôles de compte dans votre workflow , vous devez configurer un modèle :
1. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise et passez à l'onglet Tâches ou Emplois . Cliquez sur Créer un modèle ou sélectionnez un modèle existant que vous souhaitez ajuster.
2. Dans la section Cessionnaire , sélectionnez Rôles . Dans le champ Rôles attribués , ajoutez un rôle que vous souhaitez associer à ce modèle.
3.2a Configuration pipeline automatisations avec modèle de tâche
Now, you can use the task template you created in pipeline automations:
1. Ouvrez le pipeline vous avez besoin pour éditer et sélectionner un étape où vous souhaitez ajouter le automatisation .
2. Ajoutez la tâche Créer automatisation et sélectionnez le modèle que vous avez configuré à l'étape précédente.
Maintenant, quand projets entrez ceci étape , les personnes chargées des tâches seront automatiquement affectées en fonction des rôles de compte dans le compte client.
3.2b. Mise en place projet récidives avec projet modèle
Vous pouvez utiliser le projet modèle que vous avez créé dans projet recurrences :
1. Ouvrez le projet récurrence dont vous avez besoin pour l'édition.
2. Dans le champ modèle projet , sélectionnez le modèle que vous avez configuré à l'étape précédente.
Maintenant, quand c'est nouveau projets sont créés à partir de cette récurrence, projet les personnes affectées seront automatiquement affectées en fonction des rôles du compte.
Qui peut faire ça ?
Seuls les propriétaires et administrateurs de l'entreprise peuvent créer des rôles de compte et les modifier. Cependant, l'attribution/réattribution de rôles existants aux comptes peut également être effectuée par les membres de l'équipe disposant des droits d'accès Gérer les comptes et Affecter les membres de l'équipe .
