Ajouter et attribuer des rôles de compte

Les rôles du compte vous permettent d'attribuer des tâches, projets Les communications sont désormais basées sur les rôles plutôt que sur les membres de l'équipe, ce qui permet une mise à jour automatique des affectations en fonction de l'évolution de votre équipe. Ce guide vous explique comment ajouter des rôles de compte à votre portail et y affecter des membres de l'équipe pour chaque client.

Étape 1. Ajouter des rôles de compte

Pour commencer à utiliser les rôles de compte, vous devez d'abord définir les rôles de compte dont vous aurez besoin et les ajouter à votre portail. Vous pouvez les ajouter de deux manières :

• Depuis les paramètres : Accédez à Paramètres > Équipe et forfaits et accédez à l’onglet Rôles . Cliquez sur Nouveau rôle ou Créer un rôle . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder .

  

• Depuis les comptes clients : ouvrez un compte client et accédez à l'onglet « Informations » . Dans la section « Rôles du compte » , cliquez sur « Créer un rôle » . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder . Ce rôle sera disponible pour tous les comptes clients.

• Depuis la barre latérale d'actions groupées : accédez à « Clients » > « Comptes » dans le menu latéral et sélectionnez plusieurs comptes ou tous les comptes de la liste. Cliquez sur « Plus d'actions » et sélectionnez « Gérer les rôles » . Dans la barre latérale d'attribution de rôles groupés, cliquez sur « Nouveau rôle » . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder . Ce rôle sera disponible pour tous les comptes clients.

Étape 2. Affecter les membres de l'équipe à des rôles pour chaque client

Une fois les rôles de votre compte créés, vous devez affecter les membres de votre équipe à ces rôles pour chaque client. Un même membre peut se voir attribuer différents rôles selon le client, plusieurs rôles simultanément, et plusieurs membres peuvent être affectés à un même rôle. Vous pouvez effectuer cette opération individuellement pour chaque client ou en masse.

• Individuellement : ouvrez le compte client et accédez à l'onglet « Informations » . Dans la section « Rôles du compte » , sélectionnez un ou plusieurs membres de l'équipe à affecter à des rôles spécifiques. 

  

• En masse : si vous devez ajouter des rôles de compte à plusieurs clients à la fois (par exemple, vous souhaitez commencer à utiliser cette fonctionnalité avec une base de clients existante), vous pouvez le faire en masse à partir de la page Comptes ou utiliser l'outil d'importation (voir ci-dessous).

Affecter les membres de l'équipe à des rôles en masse à partir de la page Comptes

Pour configurer simultanément les mêmes rôles de membre d'équipe pour plusieurs comptes existants :

1. Accédez à Clients > Comptes dans le menu latéral. Cochez les cases correspondant aux comptes à mettre à jour. Le plus simple est d'appliquer un filtre approprié à la liste des comptes et de cocher la case « Tout sélectionner ». Si vous n'avez pas de filtre, sélectionnez les clients manuellement.

2. Cliquez sur Plus d’actions au-dessus de la liste et sélectionnez Gérer les rôles .

3. Dans la barre latérale, sélectionnez « Attribuer des rôles » dans la colonne « Actions » pour chaque membre de l'équipe auquel vous souhaitez attribuer des rôles. Sélectionnez ensuite les rôles à attribuer et cliquez sur « Terminé » . Une fois terminé, cliquez sur Sauvegarder . Vous recevrez un message. e-mail lorsque les rôles sont mis à jour.

Affecter les membres de l'équipe à des rôles en masse via l'outil d'importation

Pour attribuer des rôles aux membres de votre équipe pour vos comptes existants via l'importation, suivez les étapes décrites dans l'article « Mise à jour en masse des informations de compte via l'importation » .

Étape 3. Commencez à utiliser les rôles de compte dans votre workflow

Une fois que vous avez créé des rôles de compte et que les membres de l'équipe leur sont attribués pour chaque client, vous pouvez commencer à les utiliser dans votre workflow :

• Vous pouvez attribuer des rôles à des attributaires dans des modèles de tâches et les utiliser pour pipeline automatismes. 

• Vous pouvez avoir des attributions de rôles dans votre projet modèles et les utiliser lors de la création projet récidives. 

• Ou vous pouvez utiliser des rôles lors de la création d'éléments uniques, basés ou non sur des modèles. 

• Vous pouvez utiliser les rôles comme expéditeurs dans e-mail et l'automatisation des conversations, afin que les messages soient envoyés par le membre de l'équipe affecté à ce rôle pour chaque client.

  Pour en savoir plus, consultez l' article détaillé sur l'utilisation des rôles de compte dans votre workflow .