Add and allocate account roles

Table des matières

Rôles des comptes, expliqués
Étape 1. Ajouter des rôles de compte
Étape 2. Affecter les membres de l'équipe à des rôles pour chaque client
Étape 3. Commencez à utiliser les rôles de compte dans votre workflow
Qui peut faire ça ?

Tâche et projet Les tâches peuvent être épuisantes, surtout si l'équipe compte plus de trois personnes. C'est pourquoi vous devriez plutôt envisager d'utiliser des rôles de compte. Découvrez ici comment configurer des rôles de compte dans votre portail et, ainsi, simplifier les tâches/ projet missions.

Rôles des comptes, expliqués

Attribution de tâches/ projets L'affectation automatique aux membres appropriés de l'équipe est l'une des étapes les plus importantes de votre workflow , garantissant que les employés concernés commencent à travailler sur leurs tâches dans les délais. Cependant, si vous avez de nombreux employés, vous ne pouvez pas simplement ajouter le responsable à la tâche. projet modèle car lorsqu'il est utilisé dans pipeline Les automatisations dépendront non seulement du type de tâche, mais aussi du client. C'est là qu'interviennent les rôles de compte.

Avec les rôles de compte, vous pouvez attribuer projets et les tâches non pas au membre spécifique de l'équipe, mais au rôle du compte, comme préparateur de déclarations fiscales, consultant, comptable, gestionnaire de compte, réviseur, etc. La liste de ces rôles est entièrement personnalisable et peut être configurée au niveau du portail par entreprise patron ou administrateurs.

Une fois les rôles de compte créés, vous pouvez définir quels membres de l'équipe seront responsables de quels clients. Par exemple, vous pouvez définir le membre de l'équipe 1 comme comptable pour certains clients, tandis que pour d'autres clients, ce rôle sera attribué au membre de l'équipe 2.

De cette façon, lorsque la tâche/ projet est créé, le cessionnaire sera défini en fonction de la sélection du rôle de compte pour le compte client spécifique.

En général, le processus d’utilisation des rôles de compte est le suivant :

Vous définissez les rôles du compte et les ajoutez au portail.
Vous pouvez mettre à jour tous les comptes clients pour inclure le ou les membres de l'équipe qui exercent chaque rôle pour le client. Cette opération peut être effectuée en bloc.

Vous sélectionnez des rôles au lieu de membres d'équipe spécifiques lors de la création de tâches/ projets manuellement ou en configurant les modèles.
Lorsque la tâche ou projet est créé avec un cessionnaire comme rôle (soit dans pipeline automatismes, projet récurrence ou via tâche manuelle/ projet (création), il est automatiquement attribué aux membres de l'équipe affectés à ces rôles pour des clients particuliers.
You can view role assignment in the Accounts list, and filter it based on this information:

filter Role without assignee shows accounts where no team member holds a specific role;
filter Role with assignee shows accounts with a specific team member assigned.

Account roles are designed to help distribute tasks by providing visibility into who is responsible for what. However, it’s important to note that account roles do not influence system roles , such as admin or employee. Also, they do not influence access rights of the particular employee.

Note

When a team member is added to an account using account roles, they are automatically getting access to that client account. If a team member is later unassigned from the client account, their role assignment on the account will also be cleared.

Étape 1. Ajouter des rôles de compte

Pour commencer à utiliser les rôles de compte, vous devez d'abord définir les rôles de compte dont vous aurez besoin et les ajouter à votre portail. Vous pouvez les ajouter de deux manières :

Depuis les paramètres : Accédez à Paramètres > Équipe et forfaits et accédez à l’onglet Rôles . Cliquez sur Nouveau rôle ou Créer un rôle . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder .
Depuis les comptes clients : ouvrez un compte client et accédez à l'onglet « Informations » . Dans la section « Rôles du compte » , cliquez sur « Créer un rôle » . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder . Ce rôle sera disponible pour tous les comptes clients.
Depuis la barre latérale d'actions groupées : accédez à « Clients » > « Comptes » dans le menu latéral et sélectionnez plusieurs comptes ou tous les comptes de la liste. Cliquez sur « Plus d'actions » et sélectionnez « Gérer les rôles » . Dans la barre latérale d'attribution de rôles groupés, cliquez sur « Nouveau rôle » . Saisissez le nom du rôle et cliquez sur Sauvegarder . Ce rôle sera disponible pour tous les comptes clients.

Étape 2. Affecter les membres de l'équipe à des rôles pour chaque client

Once you have your account roles created, you need to allocate team members to roles for each client. A single team member can be assigned different roles depending on the client, one team member can hold multiple roles simultaneously, and several team members can be allocated to one role. You can do it for each client individually or in bulk:

Individuellement : ouvrez le compte client et accédez à l'onglet « Informations » . Dans la section « Rôles du compte » , sélectionnez un ou plusieurs membres de l'équipe à affecter à des rôles spécifiques.
En masse : si vous devez ajouter des rôles de compte à plusieurs clients à la fois (par exemple, vous souhaitez commencer à utiliser cette fonctionnalité avec une base de clients existante), vous pouvez le faire en masse à partir de la page Comptes ou utiliser l'outil d'importation (voir ci-dessous).

Affecter les membres de l'équipe à des rôles en masse à partir de la page Comptes

To set up the same team member roles for several existing accounts at once :

Go to Clients > Accounts from the sidebar menu. Select checkboxes next to the accounts you want to update. The fastest way to do this is to apply an appropriate filter to the account list and select the Select All checkbox. If you don’t have an appropriate filter, just select clients manually.
Cliquez sur Plus d’actions au-dessus de la liste et sélectionnez Gérer les rôles .

Dans la barre latérale, sélectionnez « Attribuer des rôles » dans la colonne « Actions » pour chaque membre de l'équipe auquel vous souhaitez attribuer des rôles. Sélectionnez ensuite les rôles à attribuer et cliquez sur « Terminé » . Une fois terminé, cliquez sur Sauvegarder . Vous recevrez un message. e-mail lorsque les rôles sont mis à jour.

Affecter les membres de l'équipe à des rôles en masse via l'outil d'importation

This method is a huge time-saver as you can allocate team members to roles in bulk, both to your new and existing accounts. For adding roles to new accounts, follow the common import procedure and make sure to include a column for each account role.

Si vous souhaitez attribuer des rôles aux membres de votre équipe pour vos comptes existants, suivez ces étapes : 1. Exportez d'abord tous vos comptes. Pour cela, accédez à Clients > Comptes dans le menu latéral, puis cliquez sur l'icône d'exportation. Vous recevrez un message. e-mail avec le lien de téléchargement.

Ouvrez le fichier CSV exporté et supprimez toutes les colonnes de la feuille de calcul, à l’exception de la colonne du nom du compte.

Note
Assurez-vous de ne pas avoir de colonnes liées aux contacts. Ainsi, les étapes d'importation groupée ne modifieront pas les options de contact ni les autres paramètres liés aux contacts.
Ajoutez des colonnes pour chaque rôle de compte souhaité, renseignez les données, puis enregistrez le fichier. Notez les points suivants :

Vérifiez si les colonnes des rôles de compte correspondent aux rôles de compte dans le système (de cette façon, les colonnes seront mappées automatiquement).
Vérifiez les noms des membres de l'équipe. Si un employé n'existe pas dans la feuille de calcul, il ne sera pas affecté au rôle.

Téléchargez la feuille de calcul sur TaxDome en cliquant sur le bouton Importer sur la page Clients > Comptes .
Pour le type de compte , sélectionnez Ignorer afin que ce champ ne soit pas mis à jour.
Sélectionnez le champ « Compte de rôle » pour chaque colonne de rôle de compte. Si les titres des colonnes de votre feuille de calcul correspondent aux rôles de compte dans le système, le mappage sera automatique.
Ignorez les autres étapes de l'importation. Assurez-vous de sélectionner « Ignorer » pour tous les champs de contact.
Cliquez sur « Démarrer l'importation » à la dernière étape. Aucun nouveau compte ni contact ne sera créé. Les membres de l'équipe se verront attribuer des rôles dans vos comptes clients existants.
Vérifiez les membres de l'équipe affectés dans les comptes des clients.

Étape 3. Commencez à utiliser les rôles de compte dans votre workflow

Une fois que vous avez créé des rôles de compte et que les membres de l'équipe leur sont attribués pour chaque client, vous pouvez commencer à les utiliser dans votre workflow :

Vous pouvez attribuer des rôles à des attributaires dans des modèles de tâches et les utiliser pour pipeline automatismes.
Vous pouvez avoir des attributions de rôles dans votre projet modèles et les utiliser lors de la création projet récidives.
Ou vous pouvez utiliser des rôles lors de la création d'éléments uniques, basés ou non sur des modèles.

To learn more, go the detailed article on using account roles in your workflow.

Qui peut faire ça ?

Only firm owners and admins can create account roles and change them. However, assigning/reassigning existing roles to accounts could also be done by team members with the View all accounts (or, instead, have access to accounts where they are updating the role assignees), Manage accounts and Assign team members access rights granted .