Pipelines : Aperçu

Pipelines sont une partie essentielle de votre workflow Il s'agit d'une représentation visuelle d'un processus qui conduit un client du point A (début) au point B (fin) le long d'une série de étapes définies. étapes Vous pouvez les utiliser pour gérer divers services, tels que la comptabilité mensuelle, la préparation des impôts, la paie hebdomadaire, etc. 

Dans cet article, vous apprendrez les principales étapes pour commencer à travailler avec pipelines dans TaxDome . 

Comprendre pipeline structure

Notre pipelines sont conçus pour ressembler à un tableau Kanban . La fonction globale d'un pipeline son rôle est de vous aider à suivre facilement la progression de projets similaires. projets pour différents clients, tout en leur permettant de progresser sans heurts jusqu'à la finalisation.

Que se passe-t-il à l'intérieur d'un pipeline :   

• Les étapes sont les étapes d'une procédure de travail globale. Une fois que tout le travail impliqué dans une étape est terminé, un projet passe au suivant étape .

• Les emplois , les projets individuels pour lesquels un client vous paie (comme une déclaration de revenus ou une paie de janvier), sont présentés à un pipeline spécialement conçu pour cela. Chaque projet associé à un compte client se déplace à travers le pipeline du premier au dernier étape , ou l'achèvement. 

• Automatisations , les mécanismes qui automatisent une pipeline , font en sorte que les choses se produisent de manière indépendante. Une fois déclenchés, ils créent des tâches pour les membres de l'équipe ou envoient questionnaires et des propositions aux clients, par exemple.

You can explore pipeline structure further .

Obtenez votre premier pipeline

Une fois que vous comprenez pipeline structure, vous êtes prêt à mettre en place votre première pipeline Bien qu'il soit possible de construire un pipeline Pour partir de zéro, la méthode la plus rapide consiste à utiliser un modèle prêt à l'emploi.

Si vous n'avez pas encore de modèles, vous trouverez des options populaires dans Modèles > Pipelines et pourrez commencer à utiliser les modèles prédéfinis conçus pour les flux de travail courants. Vous pouvez également télécharger gratuitement des modèles depuis la Marketplace .

Conseil

Vous pouvez demander un pipeline modèle dont vous avez besoin en cliquant Formulaire de demande à remplir.

Configurez votre pipeline

Une fois que vous avez téléchargé un pipeline Vous pouvez adapter ce modèle à vos besoins. Cela inclut :

• Renommer ou ajuster étapes : Personnaliser étapes inclus dans le pipeline modèle — renommez-les ou réorganisez-les pour qu’ils correspondent à l’architecture de votre entreprise. workflow Cela permet au modèle de s'adapter au style de votre équipe tout en restant prêt à l'emploi. TaxDome .

• Review pipeline automations and templates used. Each stage can include one or more automated actions, such as emails, proposals, organizers, and tasks. When you copy the template, all automations are included—take time to review and adjust them as needed.

• Adjust pipeline settings: In pipeline settings , you can decide which team members can access the pipeline, configure the kanban view, and select default job templates to speed up job creation.

Conseil

Explorer mise en place pipelines dans cabinet plus loin

Cartographiez vos processus

Pipelines dans TaxDome Les processus métier sont essentiels. Avant de les utiliser, il est donc important de cartographier le flux de travail. Cette cartographie vous aide à comprendre ce qu'ils incluent. pipeline modèle et éléments susceptibles de nécessiter une personnalisation.

Voici une façon simple de procéder :

1. Analysez votre propre processus : comparez le modèle que vous avez téléchargé à votre façon de travailler réelle. Identifiez les étapes suivies par votre équipe du début à la fin. Posez-vous les questions suivantes :

   • Quelles sont les entrées et les sorties de chaque étape ?
   • Quelles actions sont requises à chaque étape ?
   • Comment savoir quand une étape est terminée ?

2. Identifiez les lacunes et apportez les ajustements nécessaires : la cartographie de votre processus permet de mettre en évidence les éléments manquants dans le modèle. Ajoutez, supprimez ou réorganisez. étapes donc le pipeline reflète votre réalité workflow .

   • Pour les services de déclaration de revenus , le étapes Les étapes comprennent généralement l'envoi de la lettre de mission, la collecte des documents, la préparation de la déclaration, sa vérification et l'envoi des documents complétés. TaxDome Cela ressemblera à ceci :

• Pour les services de comptabilité , vous pourriez avoir étapes pour collecter les factures, saisir les données dans le logiciel de comptabilité, rapprocher les comptes et générer des rapports. TaxDome , cela ressemblera à quelque chose comme :

• Pour la paie , vous devrez recevoir les feuilles de temps des employés, préparer la paie, obtenir la confirmation, traiter la paie et télécharger tous les documents nécessaires. TaxDome Cela ressemblera à ceci :

Ajouter projets

Une fois votre pipeline Une fois la configuration terminée, vous pouvez commencer à ajouter projets à cela. Un projet dans un pipeline est un projet que vous réalisez pour votre client. Donc, votre pipeline ne commencera vraiment à fonctionner pour vous que lorsque vous ajouterez un projet . 

Les tâches peuvent contenir toutes les informations nécessaires pour fournir un service, telles que des documents liés, des tâches pour différents membres de l'équipe, des postes pourvus questionnaires , et plus encore. 

Pour automatiser le travail avec projets et passer moins de temps à les créer, vous pouvez : 

• Utilisez des modèles projet pour préremplir les données générales, telles que le nom du service, sa description ou sa date d'échéance.

• Configurez les récurrences projet pour créer automatiquement projets pour les services récurrents. 

Déplacer et terminer projets

Une fois l'étape en cours terminée, vous pouvez projet à l' étape suivante . Cette opération peut être effectuée manuellement ou automatiquement. Le passage automatique se produit lorsque tous les éléments en attente d'une étape sont traités. étape sont terminées. Par exemple, si le client paie une facture, cela peut automatiquement déplacer le projet au suivant étape préparation des documents.

Lorsque le projet passe au suivant étape , d'autres actions automatisées peuvent se produire, telles que la création de tâches pour les membres de l'équipe, la notification au client de projet progression, envoi d'une facture, etc. 

Une fois votre projet atteint la finale étape Une fois que tout est terminé, vous pouvez l' archiver pour qu'il disparaisse de la vue Kanban, mais qu'il reste accessible à tout moment.

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