Pipelines : Aperçu

Pipelines sont une partie essentielle de votre workflow Il s'agit d'une représentation visuelle d'un processus qui conduit un client du point A (début) au point B (fin) le long d'une série de étapes définies. étapes Vous pouvez les utiliser pour gérer divers services, tels que la comptabilité mensuelle, la préparation des impôts, la paie hebdomadaire, etc. 

Dans cet article, vous apprendrez les principales étapes pour commencer à travailler avec pipelines dans TaxDome . 

Cartographiez vos processus

Depuis pipelines dans TaxDome représentez vos processus, vous devez les cartographier avant de pouvoir commencer à les utiliser pipelines Voici comment vous pouvez y parvenir.

Tout d’abord, déterminez quels sont les processus et les étapes impliquées. Répondez aux questions suivantes :

1. Quelles sont les entrées et les sorties de chaque étape ?

2. Que devez-vous faire à chaque étape ?

3. Comment savez-vous que l’étape est terminée ?

Nous vous recommandons de cartographier vos processus de cette manière :

1. Commencez par identifier les première et dernière étapes de votre processus, qui serviront de points finaux. étapes sont cruciales car elles fournissent une compréhension initiale de l’ensemble du processus.

Par exemple:

1. Envoyez la lettre de mission.

...

5. Envoyez les documents préparés. 

2. Ajoutez étapes au milieu qui guident le client du début à la fin, en fonction des activités que vous effectuez et des résultats que vous recevez.

Par exemple:

1. Envoyez la lettre de mission.

2. Rassemblez tous les documents requis.

3. Préparez une déclaration.

4. Faites examiner la déclaration

5. Envoyez les documents préparés. 

Aussi:

• Pour les services de comptabilité , vous pourriez avoir étapes pour collecter les factures, saisir les données dans le logiciel de comptabilité, rapprocher les comptes et générer des rapports. TaxDome , cela ressemblera à quelque chose comme :

• Pour la paie , vous devrez recevoir les feuilles de temps des employés, préparer la paie, obtenir la confirmation, traiter la paie et télécharger tous les documents nécessaires. TaxDome , cela ressemblera à quelque chose comme :

Comprendre pipeline structure 

Notre pipelines sont conçus pour ressembler à un tableau kanban. La fonction globale d'un pipeline est de vous aider à suivre facilement la progression de projets similaires projets pour différents clients tout en leur permettant de progresser en douceur vers l'achèvement.

Que se passe-t-il à l'intérieur d'un pipeline :   

1. Les étapes sont les étapes d'une procédure de travail globale. Une fois que tout le travail impliqué dans une étape est terminé, un projet passe à la suivante étape .
2. Les emplois , les projets individuels pour lesquels un client vous paie (comme une déclaration de revenus ou une paie de janvier), sont présentés à un pipeline spécialement conçu pour cela. Chaque projet associé à un compte client se déplace à travers le pipeline du premier au dernier étape , ou l'achèvement. 
3. Automatisations , les mécanismes qui automatisent une pipeline , font en sorte que les choses se produisent de manière indépendante. Une fois déclenchés, ils créent des tâches pour les membres de l'équipe ou envoient questionnaires et des propositions aux clients, par exemple.

You can explore pipeline structure further.

Configurez votre pipeline

Une fois que vous avez compris les étapes de votre processus, vous êtes prêt à créer votre premier pipeline . Bien que cela puisse être fait à partir de zéro, le moyen le plus rapide est de le construire à partir d'un modèle prêt à l'emploi. Vous pouvez en obtenir plusieurs gratuitement sur la Marketplace .

Une fois que vous l'aurez fait, vous pourrez les ajuster pour répondre à vos besoins. Cela comprend : 

• Ajouter/modifier étapes : Les étapes que vous avez identifiées dans votre processus correspondent aux étapes du pipeline , alors n'hésitez pas à en ajouter ou à renommer ceux que vous avez dans le modèle téléchargé.
• Review pipeline automations and templates used. Every stage of your pipeline can include one or several automated actions performed at the needed time. When you copy the pipeline template, you get all templates used in automations, such as emails, proposals, organizers and more. Take your time to review and make changes to them. 

• Adjust pipeline settings: In pipeline settings, you can decide to which team members this pipeline will be available to, adjust the kanban view to your liking and speed up further job creation by selecting a default job template.

Ajouter projets

Une fois votre pipeline est configuré, vous pouvez commencer à ajouter projets à cela. Un projet dans un pipeline est un projet que vous réalisez pour votre client. Donc, votre pipeline ne commencera vraiment à fonctionner pour vous que lorsque vous ajouterez un projet . 

Les tâches peuvent contenir toutes les informations nécessaires pour fournir un service, telles que des documents liés, des tâches pour différents membres de l'équipe, des postes pourvus questionnaires , et plus encore. 

Pour automatiser le travail avec projets et passer moins de temps à les créer, vous pouvez : 

• Utilisez des modèles projet pour pré-remplir des données générales, telles que le nom du service, la description ou la date d'échéance.
• Configurer des récurrences projet pour créer automatiquement projets pour les services récurrents. 

Déplacer et terminer projets

Lorsque vous avez terminé l'étape sur laquelle vous travaillez, vous pouvez déplacer le projet vers l' étape suivante . Cela peut être fait manuellement ou automatiquement. Un déplacement automatique se produit lorsque tous les éléments en attente pour une étape donnée sont terminés. étape sont terminés. Par exemple, si le client paie une facture, cela peut déplacer automatiquement le projet à la prochaine étape de la préparation des documents.

Lorsque le projet passe au suivant étape , d'autres actions automatisées peuvent se produire, telles que la création de tâches pour les membres de l'équipe, la notification au client de projet progression, envoi d'une facture, etc. 

Une fois votre projet atteint la finale étape et tout est fait, vous pouvez l' archiver pour qu'il disparaisse de la vue kanban mais qu'il soit toujours accessible à tout moment.