Pipelines : Aperçu

Pipelines sont une partie essentielle de votre workflow Il s'agit d'une représentation visuelle d'un processus qui conduit un client du point A (début) au point B (fin) le long d'une série de étapes définies. étapes Vous pouvez les utiliser pour gérer divers services, tels que la comptabilité mensuelle, la préparation des impôts, la paie hebdomadaire, etc. 

Dans cet article, vous apprendrez les principales étapes pour commencer à travailler avec pipelines dans TaxDome . 

Comprendre pipeline structure

Our pipelines are designed to look like a kanban board . The overall function of a pipeline is to help you easily track the progress of similar jobs for different clients while allowing them to flow smoothly toward completion.

Que se passe-t-il à l'intérieur d'un pipeline :   

• Les étapes sont les étapes d'une procédure de travail globale. Une fois que tout le travail impliqué dans une étape est terminé, un projet passe au suivant étape .

• Les emplois , les projets individuels pour lesquels un client vous paie (comme une déclaration de revenus ou une paie de janvier), sont présentés à un pipeline spécialement conçu pour cela. Chaque projet associé à un compte client se déplace à travers le pipeline du premier au dernier étape , ou l'achèvement. 

• Automatisations , les mécanismes qui automatisent une pipeline , font en sorte que les choses se produisent de manière indépendante. Une fois déclenchés, ils créent des tâches pour les membres de l'équipe ou envoient questionnaires et des propositions aux clients, par exemple.

You can explore pipeline structure further .

Get your first pipeline

Once you understand pipeline structure, you’re ready to set up your first pipeline. While it’s possible to build a pipeline from scratch, the fastest way is to start with a ready-made template.

If you don’t currently have any templates, you can find popular options in Templates > Pipelines and get started with pre-built options designed for common workflows. You can also get templates from the Marketplace for free.

Conseil

You can request a pipeline template you need by clicking Complete request form.

Configurez votre pipeline

Once you have downloaded a pipeline template, you can fine-tune it to fit your needs. This includes:

• Rename or adjust stages: Customize the stages included in the pipeline template—rename them or reorder them to match your firm’s workflow. This lets the template fit your team’s style while keeping it ready for use in TaxDome.

• Review pipeline automations and templates used. Each stage can include one or more automated actions, such as emails, proposals, organizers, and tasks. When you copy the template, all automations are included—take time to review and adjust them as needed.

• Adjust pipeline settings: In pipeline settings , you can decide which team members can access the pipeline, configure the kanban view, and select default job templates to speed up job creation.

Conseil

Explore setting up pipelines in practice further

Cartographiez vos processus

Pipelines in TaxDome represent your business processes, so before you start using them, it’s important to map out how your work flows. Mapping your processes helps you understand what’s included in a pipeline template and what might need to be customized.

Here’s a simple way to do it:

1. Understand your own process: Compare the template you’ve downloaded to how you actually work. Identify the steps your team takes from start to finish. Ask yourself:

   • Quelles sont les entrées et les sorties de chaque étape ?
   • What actions are required at each step?
   • How do I know when a step is complete?

2. Identify gaps and adjust: Mapping your process makes it clear what’s missing in the template. Add, remove, or rearrange stages so the pipeline reflects your actual workflow.

   • For tax return services, the stages typically include sending the engagement letter, collecting documents, preparing the return, reviewing it, and sending the completed documents. At TaxDome, it will look something like:

• Pour les services de comptabilité , vous pourriez avoir étapes pour collecter les factures, saisir les données dans le logiciel de comptabilité, rapprocher les comptes et générer des rapports. TaxDome , cela ressemblera à quelque chose comme :

• For payroll, you will need to receive the employee timesheets, prepare the payroll, obtain the confirmation, process the payroll and upload all necessary documents. At TaxDome, it will look something like:

Ajouter projets

Once your pipeline is set up, you can start adding jobs to it. One job in a pipeline is one project you are doing for your client. So, your pipeline will really start working for you only when you add a job . 

Les tâches peuvent contenir toutes les informations nécessaires pour fournir un service, telles que des documents liés, des tâches pour différents membres de l'équipe, des postes pourvus questionnaires , et plus encore. 

Pour automatiser le travail avec projets et passer moins de temps à les créer, vous pouvez : 

• Use job templates to pre-fill general data, such as service name, description or due date.

• Set up job recurrences to automatically create jobs for recurring services. 

Déplacer et terminer projets

When you finish the step you are working on, you can move the job to the next stage . This can be done either manually or automatically. An automated move happens when all pending items for a stage are completed. For example, if the client pays an invoice, this may automatically move the job to the next stage of document preparation.

Lorsque le projet passe au suivant étape , d'autres actions automatisées peuvent se produire, telles que la création de tâches pour les membres de l'équipe, la notification au client de projet progression, envoi d'une facture, etc. 

Once your job reaches the final stage and everything is done, you can archive it so it disappears from the kanban view but can still be accessed at any time.

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