Pipelines explication

Table des matières

Pipelines en un coup d'œil
Pipelines contre projets tâches par rapport
Comment pipelines travail
Accès et autorisations
Automatisez les processus avec pipelines
Vue du client

Pipelines sont visuels, étape Représentation numérique du travail effectué par votre cabinet pour ses clients, du début à la fin. Elle vous permet de suivre chaque client. projet En un coup d'œil, répartissez les tâches entre les membres de l'équipe et automatisez les étapes répétitives pour que rien ne soit laissé au hasard.

Pipelines en un coup d'œil

UN pipeline est réutilisable, étape - un plan directeur pour un service que votre entreprise fournit — préparation des déclarations de revenus, comptabilité mensuelle, paie, onboarding . Chaque pipeline est composé d' étapes ordonnées ; chaque mission client s'y déroule comme un projet ; et chaque étape peut déclencher des automatisations qui envoient des e-mails, créent des tâches, émettent des factures, envoient questionnaires et plus encore.

Voici ce que vous pouvez faire avec pipelines :

Créez un workflow par étape — concevez les étapes que traverse chaque mission client, avec des limites de temps optionnelles étape afin de signaler les travaux en retard.
Automatisez le travail à chaque étape : déclenchez des e-mails, des tâches, des factures, etc. questionnaires , des propositions, et plus encore lorsqu'un projet entre dans un étape Découvrez comment fonctionnent les automatisations .
Avancer automatiquement projets — Déplacer automatiquement un projet au suivant étape lorsque toutes ses actions sont terminées.
Gestion par type de client — exécutez étapes ou des automatisations spécifiques uniquement pour certains clients en fonction de leur compte. tags .
Planifiez les tâches récurrentes — pour la comptabilité mensuelle ou les déclarations trimestrielles, définissez la récurrence projet afin de projets sont créées à un rythme régulier.
Suivre les exceptions avec les statuts projet — chaque projet Le statut par défaut est Actif , Terminé ou Archivé ; vous pouvez créer des statuts personnalisés comme En attente sans ajouter de texte. étapes .

Pipelines contre projets tâches par rapport

Ces trois termes sont souvent confondus :

Pipeline — the template: ordered stages, the automations attached to each stage, and the rules (recurrences, conditional logic, time limits) that govern how work flows. A pipeline exists once and is reused across clients.
projet — un exemple de travail en cours de réalisation pipeline pour un compte client. Un seul pipeline peut contenir des centaines de projets à différents étapes immédiatement.
Tâche — une tâche distincte à faire à l'intérieur d'un projet , attribué à un membre de l'équipe.

Pour un vocabulaire plus approfondi, voir les explications étapes , projets et des tâches .

Comment pipelines travail

UN pipeline devient utile dès que vous commencez à pousser projets à travers cela. En résumé, le flux est le suivant :

You create a pipeline , either from scratch or from a Marketplace template, and tailor its stages and automations to your firm’s process.
Vous ajoutez un projet pour un compte client — manuellement, en masse ou automatiquement via une planification de récurrence.
Quand un projet entre dans un étape , toutes les automatisations qui y sont rattachées étape Les étapes se déroulent dans l'ordre : par exemple, une lettre de mission est envoyée, une tâche est créée pour le préparateur, puis un suivi est effectué. e-mail est en file d'attente.
Le projet Le passage à l' étape suivante se fait soit manuellement, lorsque votre équipe clique, soit automatiquement via la fonction Automove une fois que tout le monde a cliqué. étape Les actions sont terminées.
Quand le projet atteint la finale étape Une fois le travail terminé, il est marqué comme « Terminé » et peut être archivé afin de garder la vue Kanban propre tout en préservant l'enregistrement complet.

Accès et autorisations

L'entreprise patron et les administrateurs peuvent voir et gérer chaque pipeline dans l'entreprise par défaut.

Les autres membres de l'équipe ont besoin de deux choses :

Le droit d'accès « Gérer pipelines , qui leur permet de créer et de modifier pipelines .
À ajouter à la liste des disponibilités dans le pipeline les paramètres de l'équipe, qui contrôlent la visibilité de chaque membre.

projet visibilité de niveau à l'intérieur d'un pipeline est géré séparément par l'accès au compte et les personnes assignées projet — un membre de l'équipe peut voir un pipeline mais seulement le projets liés aux comptes auxquels ils ont accès.

Note

Octroi Gérer pipelines accorde également des droits de modification à chaque pipeline Le membre de l'équipe peut y accéder. Utilisez le Disponible pour liste à portée laquelle pipelines cela s'applique à.

Automatisez les processus avec pipelines

Pipelines sont là où la plupart des entreprises automatisation vies. Plutôt que d'envoyer les mêmes e-mails, de créer les mêmes tâches et de générer les mêmes résultats questionnaires Pour chaque client, vous associez manuellement ces actions à un étape une fois, et ils courent à chaque fois qu'un projet entre dans ce étape .

Commun automatisation scénarios :

Client onboarding — when a new client’s job enters the first stage, automatically send an engagement letter, create an intake organizer, and notify the account manager.
Collecte de documents — lorsqu'un projet passe dans la section « Documents en attente » étape , envoyez un questionnaire et programmer des rappels automatiques jusqu'à ce que le client réponde.
Facturation et paiement — émettez une facture une fois les travaux terminés et utilisez Automove pour avancer les paiements. projet une fois que le client a payé.
Services récurrents — pour la comptabilité mensuelle ou les déclarations trimestrielles, les récurrences projet créent les projet automatiquement, et étape Les automatisations s'occupent du reste.

Vue du client

Les clients ne voient jamais le pipeline , étapes , ou projets — c'est votre vue back-office. Ils ne voient que ce que les automatisations envoient : notifications, questionnaires , propositions, factures, documents et demandes de signature électronique. projet Le progrès reste de votre côté, sauf si vous choisissez de le faire émerger.

Si vous souhaitez que vos clients puissent suivre l'avancement de leurs travaux, attribuez un statut projet visible par le client au projet Le statut apparaît sur le portail client et peut être mis à jour manuellement, en masse ou automatiquement par pipeline automatisations.