Migrer les documents vers TaxDome :Exporter depuis FileCabinet

Cependant, à l'heure actuelle, FileCabinet CS ne prend pas en charge l'importation automatique de documents vers TaxDome , un membre de notre communauté Facebook a développé une solution pour accélérer et automatiser partiellement le processus de transfert, afin que vous n'ayez pas à imprimer chaque document individuellement sur TaxDome . Avec le consentement du participant, nous avons décrit cette solution et nous le remercions de sa volonté de partager ces connaissances avec d'autres propriétaires d'entreprise.

Importer des documents

FileCabinet présente une limitation lors de l'exportation de fichiers : il ne peut pas conserver la structure des dossiers de chaque client. Pour contourner cette limitation, vous pouvez exporter les fichiers de chaque client sans la structure, puis exécuter une   .exe fichier pour créer automatiquement des dossiers et trier les fichiers en fonction de leurs noms de fichiers.

Remarque ! Pour importer des documents de FileCabinet vers TaxDome , vous devez gérer chaque client séparément. Cela signifie que vous devrez répéter les étapes ci-dessous pour chaque client.

Étape 1. Exporter tous les fichiers d'un client

Exporter tous les fichiers PDF d'un client individuel dans un dossier temporaire, tel que C:\temp\TD Docs. 

Par exemple, supposons que la structure de votre dossier d'origine pour John Doe (un client imaginaire) ressemble à ceci :

├── John Doe/ ├── Déclarations de revenus/ │ ├── 2022/ │ │ ├── tax_return_2022_john. pdf
│ ├── 2021/ │ │ ├── déclaration_de_revenus_2021_john. pdf
├── Contrats/ │ ├── contrat_2022. pdf
├── Rapports/ │ ├── rapport_2022. pdf

Après l'exportation vers un dossier temporaire, C:\temp\TD Docs contiendra les fichiers suivants sans aucune structure de dossier :

    ├── déclaration_d'impôts_2022_john. pdf
├── déclaration_d'impôts_2021_john. pdf
├── contrat_2022. pdf
├── rapport_2022. pdf

Étape 2. Exécutez mon script.exe

mon.exe est un script qui effectue les actions suivantes :

• Accède au répertoire (C:\temp\TD Docs\) contenant les fichiers.
• Recherche des fichiers avec des modèles spécifiques dans leurs noms.
• Crée des dossiers pour chaque modèle.
• Déplace les fichiers correspondants dans les dossiers appropriés.

1. Téléchargez le fichier my.exe créé par un TaxDome Membre de la communauté.

2. Exécutez  mon.exe depuis votre ordinateur local (double-cliquez simplement dessus) pour créer automatiquement les dossiers appropriés et y déplacer les PDF exportés.

Par exemple, avec les quatre fichiers mentionnés ci-dessus, après l'exécution du script, la structure des dossiers sur votre ordinateur sera restaurée comme suit :

    ├── Déclarations de revenus/ │ ├── 2022/ │ │ ├── tax_return_2022_john. pdf
│ ├── 2021/ │ │ ├── déclaration_de_revenus_2021_john. pdf
├── Contrats/ │ ├── contrat_2022. pdf
├── Rapports/ │ ├── rapport_2022. pdf

Étape 3. Déplacer les dossiers vers le client TaxDome dossier

1. Créez le compte client avec les mêmes noms que dans la structure du dossier. En continuant l'exemple ci-dessus, nous devons créer un compte John Doe dans TaxDome .

Attention ! Si vous souhaitez appliquer la structure de l'étape 2, désactivez un modèle de dossier (article 6) en créant.  

2. Téléchargez les dossiers créés par le script dans le dossier client à l'aide du portail Web.  

La structure des dossiers dans le portail Web sera la suivante. Notez que le dossier des documents téléchargés par le client sera créé automatiquement lors de la création du client et ne pourra pas être supprimé.  

Après avoir terminé avec un client, effacez le C:\temp\TD Docs dossier et répétez le processus pour le client suivant.