Reporting (avancé) : création de rapports personnalisés

Créez vos propres rapports avec un puissant concepteur de rapports. Dans cet article, vous apprendrez comment transformer n'importe quelle donnée en rapport, quels mots-clés utiliser et comment utiliser les rapports que vous générez.

Concepteur de rapports, expliqué

Pour créer vos propres rapports détaillés, utilisez le concepteur de rapports, qui intègre les données des factures, des entrées de temps, des travaux, des tâches et Pipelines .

Le concepteur de rapports fonctionne sur la base des mots-clés vous entrez. Chaque mot-clé correspond à une colonne du rapport et filtre les données de la source sélectionnée. Une fois que vous avez configuré tous les paramètres et saisi les mots-clés nécessaires pour les données souhaitées, le rapport sera généré.

Les rapports générés sont entièrement personnalisables. Vous pouvez ajuster le type de visualisation, modifier les mots-clés utilisés et appliquer des filtres. Une fois votre rapport prêt, enregistrez-le pour une utilisation ultérieure et épinglez-le sur un tableau de bord.

Conseil! Pour générer rapidement des rapports, utilisez la recherche AI , un outil convivial conçu pour comprendre le langage naturel.

Analyser les données

Pour créer un rapport basé sur les données dont vous avez besoin, procédez comme suit :

1. Accédez à Rapports > Concepteur de rapports dans le menu latéral. Sur la gauche, vous verrez le champ de recherche et la barre latérale Données .

2. Cliquez sur la flèche dans le champ de recherche et sélectionnez une source de données, en fonction des données dont vous aurez besoin :

• Temps et facturation (factures de votre entreprise, entrées de temps)
• Workflow (les emplois, les tâches et les Pipelines )

Par défaut, la dernière source utilisée est sélectionnée. Si vous souhaitez sélectionner les deux sources de données, activez l'option Activer plusieurs sources . Cependant, n'oubliez pas que vous ne pouvez pas combiner des noms de données provenant de sources différentes dans un même rapport.

3. Saisissez vos mots-clés dans le champ de recherche, par exemple, Nom du compte de revenus impayés mois de l'année=1 , puis cliquez sur Accéder . Vous pouvez accéder à cette page pour en savoir plus sur les mots-clés et les sources de données.

Vous verrez un rapport généré comme résultat de recherche .

Personnaliser les résultats

Une fois qu'un rapport est généré, vous pouvez le personnaliser selon vos besoins, l'enregistrer pour une utilisation ultérieure, l'épingler sur un tableau de bord et bien plus encore. Le concepteur de rapports contient les fonctionnalités suivantes :

a. Champ de recherche : affiche les mots-clés utilisés pour générer le rapport. Modifiez-les et cliquez sur OK pour réessayer. Utilisez les flèches avant et arrière à droite pour annuler ou rétablir votre requête.

b. Sources : Modifiez la source de données que vous avez utilisée. Consultez tous les noms de données disponibles ici .

c. Vues : les vues définissent la manière dont les noms de données sont affichés dans le menu latéral. Vous pouvez choisir de les trier par popularité ou par ordre alphabétique, ou de les regrouper selon leur type.

d. Ajouter : Ajouter une formule ou un paramètre.

e. Formules : Utilisez des fonctions logiques, mathématiques et autres pour une analyse complète des données.

f. Paramètres : utilisez des paramètres, tels que des entiers, des booléens, des chaînes, etc., pour filtrer vos données.

g. Nom et description du rapport : modifiez le titre du rapport ou ajoutez des informations supplémentaires.

h. Filtre : cliquez pour modifier le filtre appliqué ou passez la souris dessus et cliquez sur X à droite pour le supprimer.

i. Graphique/Tableau : cliquez pour basculer entre les types de visualisation graphique et tableau.

j. Sauvegarder : Sauvegarder le rapport et le partager.

k. Menu Rapport à trois points : ouvre un menu avec des options pour Sauvegarder , Afficher les données sous-jacentes et Télécharger le rapport.

l. Épingler : cliquez pour épingler le rapport sur un tableau de bord.

m. Visualisation : Choisissez un type de visualisation, tel que Barre, Donut, Entonnoir, etc. 

n. Configuration du graphique/tableau : modifiez les paramètres du graphique/tableau, tels que les axes, les lignes, le quadrillage, les étiquettes, les colonnes, l'habillage du texte et d'autres détails.

o. Détails de la requête : affiche des informations supplémentaires sur les données calculées, les attributs combinés et les filtres.

p. Rapport : Le rapport généré. Cliquez sur les noms des axes pour trier, affichez les détails des données en survolant les lignes et travaillez avec des colonnes dans le cas de la vue tableau. Pour plus de détails, consultez l' article sur l'exploration des rapports .

Créer des formules

TaxDome Reporting propose un ensemble de types de données que vous pouvez utiliser pour personnaliser un rapport. Cependant, si vous êtes intéressé par des détails plus spécifiques (par exemple, vous souhaitez utiliser la comparaison dans vos rapports ou filtrer les informations non pertinentes), vous pouvez créer des formules.

Les formules vous permettent d'appliquer différents opérateurs, tels que des fonctions logiques (si, alors, sinon), mathématiques, de date et de chaîne de texte à vos données.

Lors de la création d'un rapport, cliquez sur Ajouter > Formule dans le menu latéral pour ouvrir l' éditeur de formules .

Lorsque vous commencez à saisir la formule, notre système la validera automatiquement et vous proposera des options de saisie semi-automatique. Vous pouvez parcourir les suggestions à l'aide des touches fléchées du clavier et accepter les suggestions à l'aide de Tab ou Entrée. Le meilleur cabinet consiste à suivre attentivement les suggestions pour garantir la validité de la syntaxe de votre formule.

Dans le champ de saisie de la formule, vous pouvez utiliser soit des fonctions, soit des noms de données :

• Noms des données : pour tous les noms de données disponibles, veuillez consulter le guide de référence des données . 
• Fonctions de formule : à droite du champ de saisie de la formule, vous trouverez la liste de toutes les fonctions de formule. Cette liste est là pour vous aider à comprendre quelles fonctions vous pouvez utiliser, comment elles fonctionnent et quelle est leur syntaxe. Parcourez les catégories et cliquez sur les noms des fonctions pour voir leur description, leurs exemples d'utilisation et leur syntaxe.

Formules personnalisées et idées de rapports

Efficacité de l'exécution des tâches :

• Formula: (count(Task Completed Date <= Task Due Date ) / count(Task Status = "completed")) * 100
• Description : Évalue l'efficacité de l'exécution des tâches en comparant le nombre de tâches terminées à temps au nombre total de tâches terminées.
• Rapport : le rapport sur l'efficacité des tâches peut fournir des informations sur le pourcentage de tâches terminées à temps chaque mois.

Pourcentage de factures en souffrance :

• Formule : (count(Statut de la facture = 'en retard') / count(Statut de la facture)) * 100
• Description : Détermine le pourcentage de factures en retard sur le nombre total de factures.
• Rapport : le rapport sur les factures en retard indique le pourcentage de factures en retard mensuellement et vous aide à suivre les problèmes de recouvrement des paiements.

Fiabilité des paiements :

• Formule : moyenne ( diff_days ( Date de publication de la facture , Date de paiement de la facture ) )
• Description : Calcule la durée moyenne de paiement.
• Rapport : Le rapport sur la fiabilité des paiements des clients met en évidence les clients en fonction de leur durée moyenne de paiement, identifiant les payeurs fiables et retardés. 

Impact du retard de paiement :

• Formule : sum_if (Statut de la facture = 'en retard', Montant de la facture)
• Description : Calcule le montant de tous les paiements en souffrance
• Rapport : Le rapport sur l'impact des retards de paiement met en évidence l'impact financier des factures en souffrance.