QuickBooks Intégration pour la facturation : gérer les problèmes de synchronisation

Ce guide traite des problèmes de synchronisation courants dans le QuickBooks Intégration de la facturation, y compris la manière d'identifier et de résoudre les problèmes.

Note

Cet article traite des problèmes de synchronisation avec QuickBooks Intégration pour la facturation (factures, paiements, services). Pour tout problème avec QuickBooks intégration pour les transactions comptables, voir Gérer les problèmes de synchronisation avec QuickBooks intégration pour les transactions comptables .

Réparer QuickBooks problèmes de synchronisation dans TaxDome

Juste après la connexion QuickBooks En ligne TaxDome , TaxDome L'analyse de l'état de la synchronisation se poursuit en continu. En cas de problème, le message d'erreur suivant s'affichera en haut de la page :

Cliquez sur le lien dans le message ou accédez à Paramètres depuis le menu latéral, puis ouvrez Intégrations > QuickBooks . Dans la section Erreurs QuickBooks , vous verrez le nombre d'erreurs par catégorie. Vous pouvez consulter les erreurs dans chaque onglet et choisir comment les traiter.

Types d'erreurs :

• Comptes : Il s'agit d'erreurs causées par TaxDome et QuickBooks Les données client ne correspondent pas.

• Factures : Il s'agit d'erreurs causées par TaxDome Factures et QuickBooks Les données des factures ne correspondent pas. Par exemple, si vous avez modifié manuellement un numéro de facture TaxDome , vous devrez peut-être le dupliquer dans QuickBooks .

• Paiements : Il s'agit d'erreurs causées par TaxDome et QuickBooks Les données de paiement ne correspondent pas.

• Remboursements : Il s'agit d'erreurs dues à TaxDome et QuickBooks Les données relatives aux remboursements ne correspondent pas.

• Frais : Il s'agit d'erreurs causées par Stripe Frais de transaction et QuickBooks Les données relatives aux dépenses ne correspondent pas.

• Services : Il s'agit d'erreurs causées par TaxDome et QuickBooks Les données relatives aux produits/services ne correspondent pas.

Prévenir QuickBooks problèmes de synchronisation

Pour prévenir QuickBooks En cas de problèmes de synchronisation, il faut comprendre que le système fonctionne principalement dans un seul sens : de la source à la racine. TaxDome à QuickBooks En ligne. Cela signifie que le système est conçu de manière à ce que les factures et les paiements soient envoyés de TaxDome à QuickBooks , et non l'inverse . Donc :

• Si votre facture TaxDome se trouve dans QuickBooks , vous devez la modifier uniquement dans TaxDome . La modifier dans QuickBooks entraînera des erreurs de synchronisation dans TaxDome .

• Suppression d'une facture ou d'un paiement synchronisé depuis TaxDome dans QuickBooks Les activités en ligne peuvent entraîner des erreurs.

• Si vous créez une facture ou enregistrez un paiement dans QuickBooks , cette information n'apparaîtra pas dans TaxDome . Pour l'ajouter manuellement à TaxDome après l'avoir enregistrée dans QuickBooks , vous devez copier le numéro de facture de QuickBooks vers TaxDome . Un message d'erreur s'affichera, mais cela n'entraînera pas la création d'une entrée en double. Pour ignorer cette erreur, accédez à Paramètres depuis le menu latéral, puis ouvrez Intégrations > QuickBooks . Repérez l'erreur et sélectionnez Ignorer . 

Problèmes courants et leurs solutions

La facture/le paiement/le compte/le service n'a pas été synchronisé.

Raison : 

• Si une facture n'est plus synchronisée, il est possible que la facture, le service ou le compte associé ait été supprimé. QuickBooks En ligne. 

• Si un paiement n'est plus synchronisé, la facture, le paiement, le service ou le compte associé a peut-être été supprimé. QuickBooks En ligne. 

• Si un service n'est plus synchronisé, il se peut que le service associé ait été supprimé. QuickBooks En ligne.

• Si un compte n'est plus synchronisé , il est possible que le compte associé ait été supprimé. QuickBooks En ligne.

  Solution : 

• Pour les factures/paiements : ouvrez le menu à trois points situé à côté de « Facture/Paiement » dans la liste et survolez « Synchroniser avec QuickBooks . Vous verrez alors précisément ce qui a été supprimé. Accédez à cette entité, resynchronisez-la et créez une nouvelle entité correspondante dans QuickBooks. QuickBooks .

• Pour les services/comptes : Accédez au service/compte, resynchronisez-le et créez une nouvelle entité correspondante dans QuickBooks .

Impossible de trouver une correspondance exacte pour le nom du compte dans votre compte. QuickBooks compte

Raison 1 : Vous n’avez pas créé ce client dans QuickBooks encore.

Solution : Dans QuickBooks sous Erreurs > Comptes , sélectionnez « Créer un nouveau client dans QuickBooks pour tous les comptes manquants ». QuickBooks et cliquez sur Soumettre .

Raison 2 : Vous avez créé ce client manuellement dans QuickBooks après la synchronisation TaxDome avec QuickBooks .

Solution : Synchronisez manuellement le compte dans TaxDome . 

Des factures/paiements en double apparaissent

Raison 1 : Lors du rapprochement des transactions bancaires dans QuickBooks En ligne, création manuelle d'entrées telles que des factures, des paiements et des dépenses pour Stripe Des frais peuvent entraîner des doublons si la création automatique est activée dans les paramètres.

Solution : Évitez de créer manuellement ces entrées dans QuickBooks Utilisez plutôt les transactions générées automatiquement par l'intégration.

Raison 2 : Une duplication peut se produire si les deux Stripe et TaxDome sont directement intégrés à QuickBooks En ligne, car les deux systèmes effectuent des transactions de paiement indépendamment.

Solution : Pour éviter les doublons, désactivez le Stripe intégration dans QuickBooks ou désactiver la synchronisation des transactions de paiement à partir de Stripe Cela garantit uniquement TaxDome Gère la synchronisation des transactions de paiement.

Raison 3 : La duplication peut apparaître en raison des spécificités du traitement des paiements bancaires.

Solution : Supprimez manuellement les paiements en double dans QBO ou contactez Intuit pour résoudre le problème.

Paiement réussi TaxDome est «échoué» dans QuickBooks

Motif : Une erreur de traitement du paiement a pu se produire si votre prestataire de services de paiement est CPACharge et que le paiement a été effectué par prélèvement bancaire.

Solution : Supprimez le paiement dans TaxDome Ensuite, payez à nouveau la facture ou supprimez-la et créez-en une nouvelle. C'est sans risque, car le paiement précédent n'a pas été effectué.

Le paiement ne parvient pas à se synchroniser avec une facture de période clôturée dans QuickBooks

Raison : QuickBooks Le système en ligne ne permet pas de modifier les transactions appartenant à une période comptable clôturée.

Solution : Dans QuickBooks En ligne, accédez à Paramètres > Compte et paramètres > Avancé , sélectionnez Modifier dans la section Comptabilité , puis décochez Clôturer les comptes ou modifiez la date de clôture pour une date antérieure à la date de la facture. Une fois cette opération effectuée, resynchronisez le paiement depuis TaxDome .

Erreur de nom déjà existant : Le nom fourni existe déjà.

• En cas d'erreurs de synchronisation des paiements :

  Motif : Le mode de paiement dans QuickBooks est sélectionné incorrectement. 

  Solution : Dans QuickBooks Accédez à Comptabilité > Toutes les listes > Modes de paiement > Paiement SEPA . Décochez la case « Ceci est une carte de crédit ou de débit » si elle est cochée. Ensuite, connectez-vous à TaxDome en tant que la firme patron et resynchronisez les erreurs de synchronisation dans l'onglet QuickBooks de la page Paramètres > Intégrations .

• En cas d'erreurs de synchronisation de compte :

  Raison 1 : Lorsque vous essayez de synchroniser manuellement un compte depuis la section des erreurs de QuickBooks , vous sélectionnez « Créer un nouveau client dans QuickBooks , mais un client portant ce nom existe déjà dans QuickBooks. QuickBooks .

  Solution : Si le client portant le même nom dans QuickBooks est le client que vous souhaitez synchroniser dans TaxDome Dans la section Erreurs QuickBooks , saisissez leur nom dans la colonne Action du champ de recherche et sélectionnez-le. Cliquez ensuite sur Soumettre . 

  Si le client portant le même nom dans QuickBooks n'est pas votre client dans TaxDome Vous devrez modifier leur nom car les deux TaxDome et QuickBooks N'autorisez pas les noms en double pour les clients.

  Raison 2 : Un autre fournisseur utilise déjà ce nom. 

  Solution : Avant de créer un compte, vérifiez si un fournisseur portant ce nom existe déjà dans votre base de données QBO. Si c’est le cas, créez une convention pour les distinguer et attribuez-leur un nouveau nom. Par exemple, John Doe peut être à la fois client et fournisseur : enregistrez son nom dans l’objet client sous le nom « John Doe (client) » et dans l’objet fournisseur sous le nom « John Doe (fournisseur) » .

Client invalide : le client que vous avez indiqué a été supprimé. Vous ne pouvez pas créer ni modifier une transaction avec un client supprimé.

Motif : Le compte a été supprimé. QuickBooks Il se peut que vous ayez eu un client portant le même nom, mais que vous l'ayez supprimé. 

Solution : Essayez de vous reconnecter à QuickBooks . 

Erreur de numéro de document en double : vous devez indiquer un numéro différent. Ce numéro a déjà été utilisé.

Raison 1 : Une facture portant le même numéro existe déjà. QuickBooks .

Solution 2 : Modifier le numéro de facture dans TaxDome et resynchronisez la facture. 

Pour éviter de tels problèmes à l'avenir, il est recommandé de :

• Définissez manuellement la séquence numérique dans TaxDome après avoir vérifié les numéros inutilisés dans QuickBooks Pour en savoir plus, cliquez ici .

• Activer les numéros de transaction personnalisés dans QuickBooks paramètres permettant de saisir des numéros spécifiques pour les transactions.

• Activez l'option « Synchroniser le numéro de facture avec QuickBooks dans l'onglet QuickBooks de la page Paramètres > Intégrations .

  Raison 2 : Le numéro de facture est identique au numéro d'avoir dans QBO, ce qui provoque cette erreur. 

  Solution 2 : Attribuez un numéro de note de crédit unique et réessayez la synchronisation. 

ID de référence invalide : Line.SalesItemLineDetail.ItemRef

Motif : Un service ou un élément utilisé dans une transaction a été supprimé. QuickBooks .

Solution : Restaurez le service ou l'élément supprimé dans QuickBooks (Ne pas en créer une nouvelle). Après la restauration, resynchronisez les entités présentant cette erreur.

Erreur de validation commerciale : le montant reçu (crédit inclus) ne peut pas être inférieur aux frais sélectionnés. De même, les frais sélectionnés ne peuvent pas être inférieurs au crédit sélectionné.

Raison : Cette erreur se produit lorsqu'un crédit fournisseur est appliqué à la facture. TaxDome et cette application tente de se synchroniser avec QuickBooks En ligne, mais le solde impayé de la facture dans QuickBooks Le montant en ligne est inférieur au montant du crédit appliqué.

Solution : Si la facture est déjà marquée comme payée dans QuickBooks En ligne, consultez les paiements dans les deux QuickBooks En ligne et TaxDome pour garantir leur concordance. Annuler le paiement et/ou supprimer le crédit. QuickBooks En ligne si nécessaire.

Type de compte invalide : veuillez vérifier les détails de votre compte avant de continuer. Vous devrez peut-être sélectionner un autre type de compte pour votre transaction.

Motif : Un compte incorrect est sélectionné dans les paramètres des dépenses . QuickBooks .

Solution : Modifiez le type de compte de dépenses dans QuickBooks à la carte de crédit. Ensuite, dans TaxDome , sélectionnez Resynchroniser pour l'erreur dans la section des erreurs QuickBooks et cliquez sur Soumettre .

Type de compte non valide : vous ne pouvez pas associer un produit ou un service à certains types de comptes (tels que les comptes clients et les comptes fournisseurs).

Raison : Cette erreur se produit lorsqu'un élément tente de se synchroniser depuis TaxDome à QuickBooks En ligne, mais le type de compte associé au service fourni n'est pas correct.

Solution : Dans TaxDome Modifiez le service fourni en choisissant le type de compte approprié, puis synchronisez à nouveau. S'il s'agit d'un produit ou d'un service que vous vendez, choisissez un compte de revenus ; s'il s'agit d'un achat, choisissez un compte de dépenses. En savoir plus ici .

La longueur de la chaîne est inférieure ou supérieure à celle spécifiée : la longueur spécifiée ne correspond pas à la longueur prise en charge. Min : 0 Max : 100

Raison : Ce message d'erreur apparaît lorsque le texte d'un champ est trop long pour QuickBooks En ligne. Cela se produit généralement dans des domaines comme la facturation. ID , Nom de l'article, Notes, ou tout autre champ qui envoie des informations à QuickBooks En ligne.

Solution : Lisez le texte du message et ajustez la valeur du champ en conséquence. Notez que les valeurs maximales peuvent varier selon le champ. Ensuite, sélectionnez « Resynchroniser » pour corriger l’erreur. QuickBooks section erreurs et cliquez sur Soumettre .

Erreurs de service différentes

Raison : Ces erreurs peuvent avoir diverses causes. Par exemple, elles peuvent être dues à des problèmes techniques.

Solution : Supprimez le service de l’onglet QuickBooks de la page Paramètres > Intégrations . Modifiez ensuite le compte de revenus du service , puis créez un nouveau service et synchronisez-le . QuickBooks .

Le nom du service apparaît dans la description de l'élément de ligne

Raison : Cela se produit lorsque les services ne sont pas synchronisés avec QuickBooks En ligne ou lorsque le nom du service est saisi manuellement dans les factures TaxDome .

Solution : Vérifiez les paramètres de synchronisation pour vous assurer que les services sont correctement synchronisés avec QuickBooks Utilisez la liste des services dans TaxDome plutôt que de saisir manuellement les noms de service pour éviter ce problème.

La description de la facture est synchronisée avec le champ Mémo.

Motif : La description de la facture dans TaxDome Ce document sert de note de service pour identifier le contenu de la facture, et non de service.

Solution : Utilisez des lignes de facturation détaillées pour préciser les services. Personnalisez ces lignes pour simplifier leur saisie et garantir la synchronisation correcte des informations. QuickBooks .

Les boutons sont indisponibles

Raison 1 : Vous pourriez ne pas être en mesure d’effectuer certaines actions car vous ne disposez pas des autorisations requises .

Solution : Vérifiez les autorisations et demandez à votre entreprise patron ou un administrateur pour effectuer les actions requises.

Raison 2 : Il se peut que vous ne puissiez pas effectuer certaines actions en raison de votre navigateur.

Solution : Essayez les étapes de dépannage générales .

Aucune possibilité de resynchroniser une facture après l'avoir supprimée. QuickBooks

Solution : Supprimez la facture de TaxDome et en créer un nouveau.

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