QuickBooks intégration (avancé) : gérer les problèmes de synchronisation

Ce guide couvre les problèmes de synchronisation courants entre TaxDome et QuickBooks , y compris comment les identifier et les résoudre.

Couvert ici:

Réparer QuickBooks problèmes de synchronisation dans TaxDome
Prévenir QuickBooks problèmes de synchronisation
Problèmes courants et leurs solutions

Réparer QuickBooks problèmes de synchronisation dans TaxDome

Juste après vous être connecté QuickBooks En ligne dans TaxDome , TaxDome commence à analyser en continu l'état de synchronisation. Si quelque chose ne va pas, vous verrez le message d'erreur suivant en haut :

Cliquez sur le lien dans le message ou accédez à Paramètres dans le menu latéral et ouvrez Intégrations > QuickBooks . Dans la section Erreurs QuickBooks , vous verrez le nombre d'erreurs par catégorie. Vous pouvez consulter les erreurs sur chaque onglet et sélectionner comment les gérer.

Types d'erreurs :

Comptes : Ce sont des erreurs causées par TaxDome et QuickBooks les données client ne correspondent pas.
Factures : Ce sont des erreurs causées par TaxDome Factures et QuickBooks Les données des factures ne correspondent pas. Par exemple, si vous avez modifié manuellement un numéro de facture TaxDome , vous devrez peut-être dupliquer le numéro de facture dans QuickBooks .
Paiements : Ce sont des erreurs causées par TaxDome et QuickBooks Les données de paiement ne correspondent pas.
Remboursements : Ce sont des erreurs causées par TaxDome et QuickBooks Les données de remboursement ne correspondent pas.
Dépenses : Ce sont des erreurs causées par Stripe Frais de traitement des paiements et QuickBooks Les données de dépenses ne correspondent pas.
Services : Ce sont des erreurs causées par TaxDome et QuickBooks Les données produit/services ne correspondent pas.

Prévenir QuickBooks problèmes de synchronisation

Pour prévenir QuickBooks problèmes de synchronisation, vous devez comprendre que cela fonctionne principalement dans un sens : de TaxDome à QuickBooks En ligne.

Cela signifie qu'il est conçu de manière à ce que les factures et les paiements soient envoyés de TaxDome à QuickBooks , et non en sens inverse . Donc :

Si votre facture de TaxDome se trouve dans QuickBooks , vous ne devez la modifier que dans TaxDome . La modifier dans QuickBooks entraînera des erreurs de synchronisation dans TaxDome .
Supprimer une facture ou un paiement synchronisé depuis TaxDome dans QuickBooks en ligne entraînera des erreurs.
Si vous créez une facture ou enregistrez un paiement dans QuickBooks , elle n'apparaîtra pas dans TaxDome . Si vous souhaitez l'ajouter manuellement à TaxDome après l'avoir ajouté à QuickBooks , vous devez copier le numéro de facture de QuickBooks vers TaxDome . Le message d'erreur s'affichera, mais il n'entraînera pas la création d'une entrée en double. Pour ignorer l'erreur, accédez à Paramètres dans le menu latéral et ouvrez Intégrations > QuickBooks . Recherchez l'erreur à cet endroit et sélectionnez Ignorer .

Problèmes courants et leurs solutions

La facture/le paiement/le compte/le service n'est pas synchronisé

Raison :

Si une facture est devenue non synchronisée , la facture/le service/le compte associé a peut-être été supprimé de QuickBooks En ligne.
Si un paiement est devenu non synchronisé , la facture/le paiement/le service/le compte associé peut avoir été supprimé de QuickBooks En ligne.
Si un service est devenu non synchronisé , le service associé a peut-être été supprimé de QuickBooks En ligne.
Si un compte est devenu non synchronisé , le compte associé a peut-être été supprimé de QuickBooks En ligne.

Solution :

Pour les factures/paiements : ouvrez le menu à trois points à côté de la facture/du paiement dans la liste et passez la souris sur Synchroniser avec QuickBooks . Vous verrez exactement ce qui a été supprimé. Accédez à cette entité, resynchronisez-la et créez une nouvelle entité correspondante dans QuickBooks .
Pour les services/comptes : Accédez au service/compte, resynchronisez-le et créez une nouvelle entité correspondante dans QuickBooks .

Impossible de trouver une correspondance exacte pour Nom du compte dans votre QuickBooks compte

Raison 1 : Vous n'avez pas créé ce client dans QuickBooks encore.

Solution : Dans Erreurs QuickBooks > Comptes , sélectionnez Créer un nouveau client dans QuickBooks pour tous les comptes manquants dans QuickBooks et cliquez sur Soumettre .

Raison 2 : Vous avez créé manuellement ce client dans QuickBooks après la synchronisation TaxDome avec QuickBooks .

Solution : Synchronisez manuellement le compte dans TaxDome .

Des factures/paiements en double apparaissent

Raison 1 : Lors du rapprochement des transactions bancaires dans QuickBooks En ligne, création manuelle d'entrées telles que des factures, des paiements et des dépenses pour Stripe les frais peuvent entraîner des doublons si la création automatique est activée dans les paramètres.

Solution : évitez de créer manuellement ces entrées dans QuickBooks Au lieu de cela, faites correspondre les transactions générées automatiquement par l'intégration.

Raison 2 : Une duplication peut se produire si les deux Stripe et TaxDome sont intégrés directement avec QuickBooks En ligne, car les deux systèmes créent des transactions de paiement indépendamment.

Solution : Pour éviter les doublons, désactivez le Stripe intégration dans QuickBooks ou désactiver la synchronisation des transactions de paiement à partir de Stripe . Cela garantit uniquement TaxDome gère la synchronisation des transactions de paiement.

Raison 3 : Des doublons peuvent apparaître en raison des spécificités du traitement des paiements bancaires.

Solution : supprimez manuellement les paiements en double dans QBO ou contactez Intuit pour résoudre le problème.

Paiement réussi en TaxDome est « échoué » dans QuickBooks

Raison : Une erreur de traitement de paiement peut s'être produite si votre fournisseur de services de paiement est CPACharge et que le paiement a été effectué à l'aide de débits bancaires.

Solution : Supprimer le paiement dans TaxDome . Ensuite, payez à nouveau la facture ou supprimez-la et créez une nouvelle facture. C'est sûr car le paiement précédent n'a pas été effectué.

Erreur : le nom fourni existe déjà

Raison 1 : Le mode de paiement dans QuickBooks est sélectionné de manière incorrecte.

Solution : Dans QuickBooks , accédez à Comptabilité > Toutes les listes > Modes de paiement > Mode de paiement SEPA . Décochez la case Il s'agit d'une carte de crédit ou de débit si elle est sélectionnée. Connectez-vous ensuite à TaxDome en tant que société patron et resynchronisez les erreurs de synchronisation dans l'onglet QuickBooks de la page Paramètres > Intégrations .

Raison 2 : lorsque vous essayez de synchroniser un compte manuellement à partir de la section Erreurs QuickBooks , vous sélectionnez Créer un nouveau client dans QuickBooks , mais un client portant ce nom existe déjà dans QuickBooks .

Solution : Si le client portant le même nom dans QuickBooks est le client que vous souhaitez synchroniser TaxDome , dans la section Erreurs QuickBooks , saisissez leur nom dans la colonne Action du champ de recherche et sélectionnez-le. Cliquez ensuite sur Soumettre .

Si le client porte le même nom dans QuickBooks n'est pas votre client dans TaxDome , vous devrez modifier leur nom car les deux TaxDome et QuickBooks n'autorisez pas les noms en double pour les clients.

Raison 3 : Un autre fournisseur utilise déjà ce nom.

Solution : Avant de créer un nouveau compte, vérifiez si un fournisseur portant ce nom existe dans votre base de données QBO. S'il existe, créez un schéma pour les distinguer et créez un nouveau nom. Par exemple, John Doe peut être un client et un fournisseur : stockez leurs noms dans l'objet client sous le nom John Doe (client) et dans l'objet fournisseur sous le nom John Doe (fournisseur) .

Client non valide : le client que vous avez spécifié a été supprimé. Vous ne pouvez pas créer ou modifier une transaction avec un client supprimé

Raison : Le compte a été supprimé de QuickBooks Vous aviez peut-être un client portant le même nom mais vous l'avez supprimé.

Solution : Essayez de vous reconnecter à QuickBooks .

Erreur de numéro de document en double : vous devez spécifier un numéro différent. Ce numéro a déjà été utilisé.

Raison 1 : Une facture avec le même numéro existe déjà dans QuickBooks .

Solution 2 : Modifiez le numéro de facture dans TaxDome et resynchroniser la facture.

Pour éviter de tels problèmes à l'avenir, il est recommandé de :

Définissez manuellement l'ordre des numéros dans TaxDome après avoir vérifié les numéros inutilisés dans QuickBooks . En savoir plus ici .
Activer les numéros de transaction personnalisés dans QuickBooks paramètres pour saisir des numéros spécifiques pour les transactions.
Activer Synchronisez le numéro de facture avec QuickBooks dans l’onglet QuickBooks de la page Paramètres > Intégrations .

Raison 2 : Le numéro de facture est identique au numéro de note de crédit dans QBO, ce qui provoque cette erreur.

Solution 2 : attribuez un numéro de note de crédit unique et réessayez la synchronisation.

ID de référence non valide : Line.SalesItemLineDetail.ItemRef

Raison 1 : Le client affecté à cette transaction a été supprimé.

Raison 2 : Erreur de synchronisation du service.

Solution : Dans la section Erreurs QuickBooks , sélectionnez Resynchroniser pour toutes les entités avec cette erreur et cliquez sur Soumettre .

Erreur de validation commerciale : le montant reçu (plus les crédits) ne peut pas être inférieur aux frais sélectionnés. De plus, les frais sélectionnés ne peuvent pas être inférieurs aux crédits sélectionnés.

Raison : Cette erreur se produit lorsqu'un crédit fournisseur est appliqué à la facture dans TaxDome , et cette application essaie de se synchroniser avec QuickBooks En ligne, mais le solde ouvert de la facture en QuickBooks Le montant en ligne est inférieur au montant du crédit appliqué.

Solution : Si la facture est déjà marquée comme payée en QuickBooks En ligne, consultez les paiements dans les deux sens QuickBooks En ligne et TaxDome pour s'assurer qu'ils correspondent. Annulez le paiement et/ou supprimez les crédits dans QuickBooks En ligne si nécessaire.

Type de compte non valide : vérifiez les informations de votre compte avant de continuer. Vous devrez peut-être sélectionner un autre type de compte pour votre transaction.

Raison : Un mauvais compte est sélectionné dans les paramètres de dépenses dans QuickBooks .

Solution : modifiez le type de compte de dépenses dans QuickBooks à la carte de crédit. Ensuite, dans TaxDome , sélectionnez Resynchroniser pour l’erreur dans la section Erreurs QuickBooks et cliquez sur Soumettre .

Type de compte non valide : vous ne pouvez pas associer un produit ou un service à des comptes de certains types (tels que les comptes clients et les comptes fournisseurs)

Raison : cette erreur se produit lorsqu'un élément tente de se synchroniser à partir de TaxDome à QuickBooks En ligne, mais le type de compte associé au service fourni n'est pas correct.

Solution : Dans TaxDome , modifiez le service fourni avec le type de compte approprié et synchronisez à nouveau. Si le produit ou le service est quelque chose que vous vendez, choisissez un compte de revenus ; s'il s'agit de quelque chose que vous achetez, choisissez un compte de dépenses. En savoir plus ici .

La longueur de la chaîne est soit plus courte, soit plus longue que celle prise en charge par la spécification : la longueur de chaîne spécifiée ne correspond pas à la longueur prise en charge. Min : 0 Max : 100 pris en charge

Raison : Ce message d'erreur apparaît lorsque le texte d'un champ est trop long pour QuickBooks En ligne. Cela se produit généralement dans des domaines tels que la facturation ID Nom de l'élément, Notes ou tout autre champ qui envoie des informations à QuickBooks En ligne.

Solution : Lisez le texte du message et ajustez la valeur du champ en conséquence. Notez que les valeurs maximales peuvent être différentes selon le champ. Ensuite, sélectionnez Resynchroniser pour l'erreur dans le QuickBooks section erreurs et cliquez sur Soumettre .

Différentes erreurs de service

Raison : Ces erreurs peuvent avoir plusieurs causes. Elles peuvent par exemple être dues à des problèmes techniques.

Solution : supprimez le service de l'onglet QuickBooks de la page Paramètres > Intégrations . Modifiez également le compte de revenus du service , puis créez un nouveau service et synchronisez-le avec QuickBooks .

Le nom du service apparaît dans la description de la ligne

Raison : cela se produit lorsque les services ne sont pas synchronisés avec QuickBooks En ligne ou lorsque le nom du service est saisi manuellement dans les factures TaxDome .

Solution : Vérifiez les paramètres de synchronisation pour vous assurer que les services sont correctement synchronisés avec QuickBooks . Utilisez la liste des services dans TaxDome plutôt que de saisir manuellement les noms de service pour éviter ce problème.

La description de la facture est synchronisée avec le champ Mémo

Raison : La description de la facture dans TaxDome est destiné à servir de mémo pour identifier le contenu de la facture, et non de service.

Solution : utilisez des éléments de ligne pour spécifier les services sur les factures. Personnalisez les éléments de ligne pour simplifier leur remplissage et garantir que les informations correctes sont synchronisées avec QuickBooks .

Les boutons ne sont pas disponibles

Raison 1 : Vous ne pourrez peut-être pas effectuer certaines actions car vous ne disposez pas des autorisations requises .

Solution : Vérifiez les autorisations et demandez à votre entreprise patron ou administrateur pour effectuer les actions requises.

Raison 2 : Vous ne pourrez peut-être pas effectuer certaines actions en raison de votre navigateur.

Solution : essayez les étapes de dépannage générales .

Aucune option pour resynchroniser une facture après l'avoir supprimée QuickBooks

Solution : Supprimer la facture de TaxDome et en créer un nouveau.