QuickBooks intégration ( Basique ): Synchroniser les paiements et les factures
Si vous facturez vos clients via TaxDome , soyez payé via QuickBooks En ligne, puis ajoutez des paiements manuels sur TaxDome , gérer les choses correctement est crucial pour éviter de se retrouver avec des paiements en double. De plus, vous avez la possibilité de synchroniser manuellement vos paiements et factures spécifiques.
Remarque ! Pour que les factures et les paiements soient correctement synchronisés, il est recommandé de synchroniser d'abord les comptes clients. Cela vous aidera à éviter les erreurs.
Configurer le paramètre par défaut pour la synchronisation des paiements hors ligne
Si votre flux de facturation et de paiement est constant, c'est une bonne idée de configurer un paramètre de synchronisation pour les paiements hors ligne qui pourrait être utilisé par défaut pour tous les futurs paiements créés. Voici comment:
1. Accédez à Paramètres > Intégrations dans la barre de menu de gauche.
2. Sélectionnez l’onglet QuickBooks .
3. Faites défiler la page jusqu'au paramètre Paiements et activez Par défaut, synchroniser les paiements créés manuellement avec QuickBooks ou désactivez cette fonctionnalité selon vos préférences.
Lorsque le bouton est désactivé, les paiements créés manuellement dans TaxDome ne se synchronisera pas avec QuickBooks En ligne, évitant les entrées de paiement en double. Juste au cas où, vous pouvez toujours synchroniser et désynchroniser les paiements manuellement .
Sélectionnez le paramètre de synchronisation pour la création de paiement hors ligne
Vous pouvez également modifier les paramètres de synchronisation pour chaque paiement hors ligne que vous créez :
1. Assurez-vous que la case à cocher Synchroniser ce paiement avec QuickBooks Online est cochée.
2. Par défaut, cette case à cocher suivra la configuration définie dans les paramètres QuickBooks .
3. Si vous souhaitez modifier le statut de synchronisation du paiement, vous pouvez cocher/décocher manuellement la case lors de la création du paiement.
Vous pouvez toujours vérifier l' état de synchronisation des paiements dans la colonne QuickBooks de la liste des paiements. Si vous supprimez un paiement de TaxDome , il sera également supprimé de QuickBooks En ligne.
Astuce ! Si vous avez reçu un paiement via QuickBooks En ligne, vous pouvez le noter dans le champ Description . Cela permet de fournir un contexte pour le paiement et la manière dont il a été reçu.
Synchroniser les numéros de facture
Une fois activé :
- TaxDome vérifiera le dernier numéro de facture dans QuickBooks et continuer la séquence lors de la génération de nouvelles factures.
- Les numéros de facture modifiés sont automatiquement mis à jour sur QuickBooks .
Synchroniser et désynchroniser les paiements manuellement
Vous pouvez synchroniser manuellement les paiements avec le statut Non synchronisé , Échec et Ignoré , et désynchroniser ces paiements synchronisés .
Pour ce faire, accédez à l’onglet Paiements de la page Factures , puis cliquez sur les trois points à droite du paiement et sélectionnez Synchroniser le paiement avec QuickBooks ou Désynchroniser le paiement de QuickBooks , selon le cas.
Remarque ! La désynchronisation du paiement supprimera également tous les remboursements émis pour celui-ci. QuickBooks .
Définir le compte par défaut pour les paiements synchronisés
Par défaut, tous les paiements synchronisés sont affichés dans QuickBooks dans le compte Fonds non déposés . Vous pouvez choisir n'importe quel autre QuickBooks compte en utilisant le type Autre actif courant ou Banque . Pour ce faire :
1. Accédez à Paramètres > Intégrations dans la barre de menu de gauche.
2. Sélectionnez l’onglet QuickBooks .
3. Dans le Dépôt sur le compte section, activez la Définir le compte « Dépôt sur » pour les paiements.
4. Sélectionnez le compte par défaut dans la liste déroulante Compte pour les paiements et cliquez sur Sauvegarder .
Synchroniser les factures manuellement
Si le statut QuickBooks de votre facture est Non synchronisé , Ignoré ou Échec , mais que le compte client est synchronisé avec succès, vous pouvez synchroniser cette facture manuellement.
Pour ce faire, accédez à la page Factures et cliquez sur les trois points à droite de la facture, puis sélectionnez Synchroniser la facture avec QuickBooks . Si le bouton Synchroniser la facture avec QuickBooks est grisé, synchronisez d'abord le compte client.
Tester la synchronisation
Pour tester la synchronisation des factures :
- Synchroniser un compte client .
- Ouvrir les factures du client.
- Pour les factures dont le statut est Non synchronisé , cliquez sur les trois points et sélectionnez Synchroniser la facture avec QuickBooks . Ensuite, une fois le statut modifié en Synchronisé , cliquez sur le statut.
- Pour les factures avec le statut Synchronisé , cliquez sur le statut de la facture.
- Cela devrait ouvrir la facture dans QuickBooks . Comparez le montant de la facture, le numéro, le client et les services répertoriés dans TaxDome et QuickBooks pour garantir que la synchronisation soit réussie.
Si le résultat ne répond pas à vos attentes (par exemple, les données ne correspondent pas ou la facture ne se synchronise pas), essayez la étapes de dépannage.