Actions avec les factures

Découvrez tout ce qu'il faut savoir pour gérer vos factures : comment les télécharger, les imprimer et les modifier. Apprenez également à vérifier rapidement si vos clients ont payé, et bien plus encore !

Savoir quand une facture a été payée ou prépayée

Si vous avez activé le paiement anticipé pour vos clients , ils peuvent soit payer d'avance le montant de leur choix, soit régler leur facture à son échéance. Sur le compte du client, les paiements anticipés apparaissent comme un crédit utilisable pour les factures futures.

You’ll always receive an email when a client makes a prepayment, pays an invoice in full or partially or has an invoice that has become overdue. This email will also include the invoice as an attachment. You’ll also get a notification in your Inbox+ . Click Go to… to get to the client’s Invoices page.

Note

Tu peux modifier vos préférences de notification à tout moment.

Consultez une facture du point de vue du client.

Vous pouvez prévisualiser l'affichage de la facture pour votre client avant de l'envoyer ou à tout moment après sa création. Cela vous permet de vérifier la mise en page, les montants et le formatage exactement tels que votre client les verra.

Pour prévisualiser une facture :

1. Allez dans Facturation > Factures .

2. Cliquez sur les trois points à droite de la facture et sélectionnez Aperçu .

   

La facture s'ouvre dans une barre latérale, affichant la PDF version que votre client reçoit lorsqu'il consulte ou télécharge la facture.

Afficher l'historique des paiements d'une facture

Pour consulter l'historique des paiements d'une facture, cliquez sur son numéro dans la liste des factures . L'historique s'affichera dans la barre latérale.

Conseil

La dernière date de paiement est reflétée dans la liste des factures (la colonne Dernier paiement), mais si votre client paie en plusieurs fois, vous pouvez ouvrir la facture et voir tous les paiements effectués.

L'historique des paiements affiche le mode de paiement, la date, le montant et le remboursement éventuel. Cliquez sur le numéro dans la colonne « Numéro de paiement » pour accéder aux informations de paiement. 

Si un crédit a été utilisé pour régler la facture, cette information figurera dans l'historique des paiements.

Afficher l'historique de la facture

Vous pourrez toujours consulter l'historique de chaque facture. TaxDome Le fil d'actualité de [Nom de l'entreprise] est trié chronologiquement par événement le plus récent et vous permet de savoir quand…

• …une facture a été envoyée manuellement ou via automatisation
• …une facture programmée a été créée
• …une facture a été modifiée
• …le statut d’une facture a été modifié
• …un crédit a été appliqué pour régler une facture
• …une facture a été supprimée
• …une facture a été renvoyée par e-mail ou un rappel automatique
• …une facture a été téléchargée
• …une facture a été imprimée
• …une facture a été exportée.

Pour afficher l'historique d'une facture :

1. Allez dans Facturation > Factures , cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom de la facture ou à l'intérieur de la facture elle-même, puis cliquez sur Activité . 

2. Cela affichera les événements liés à cette facture. Filtrez le flux d'activité par type = Factures pour voir tous les événements liés aux factures.

Consulter la source de la facture

Vous pouvez toujours savoir ce qui a déclenché la création d'une facture en consultant sa source . Cela vous permet d'identifier rapidement l'origine d'une facture sans avoir à la vérifier. pipelines , propositions, projets ou les factures récurrentes une par une.

Les informations relatives à la source de la facture sont disponibles dans Facturation > Factures et dans Compte > Factures , et sont également visibles lors de la modification d'une facture.

Cela indique d'où provient la facture :

• Proposition — la proposition qui a généré la facture
• Facture récurrente — la facture récurrente principale
• projet - le projet qui a généré la facture

Le champ sera vide si la facture a été créée manuellement ou si la proposition originale, projet , ou la facture récurrente a été supprimée.

Imprimer ou télécharger PDF factures

Pour imprimer une facture, accédez à la section Factures , cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite de la facture, puis sélectionnez Imprimer dans le menu déroulant. Vous pouvez également ouvrir la facture, cliquer sur les trois points en haut à droite, puis sélectionner Imprimer .

Vous pouvez également imprimer les factures directement depuis le projet carte en cliquant sur les trois points à côté de la facture liée et en sélectionnant Imprimer .

Ou, si vous souhaitez enregistrer une facture pour vos archives, téléchargez un PDF sur votre bureau en sélectionnant Télécharger dans le menu déroulant.

L'apparence de la facture dépend des paramètres de personnalisation . Vous pouvez la personnaliser entièrement et garantir que vos clients ne voient que les informations souhaitées. 

Les factures impayées contiennent un lien « Payer maintenant » permettant d'effectuer un paiement. 

Factures payées — un lien « Voir la facture » permet d’en consulter les détails et le tampon rouge « Payé » .

Lorsque des crédits sont appliqués à une facture, le montant appliqué est affiché à la fois dans le portail client et dans le PDF facture détaillant les crédits utilisés.

Modifier les factures

Les factures uniques et récurrentes sont modifiables. 

• Modification de factures uniques

• Modification des factures récurrentes

Modifier les factures ponctuelles

Pour modifier la facture, cliquez sur les trois points à l’extrême droite de la facture et cliquez sur Modifier . 

• Pour les factures impayées , vous pouvez modifier tous les détails de la facture, y compris ses détails financiers. 

• Pour les factures ayant d'autres statuts ( Payée , Partiellement payée et En cours ), vous pouvez modifier tous les détails à l'exception des informations financières. Si la facture est Payée ou Partiellement payée , vous ne pouvez modifier ses informations financières que si vous effectuez un remboursement et émettez une nouvelle facture, ou si vous supprimez un paiement hors ligne et modifiez la facture une fois qu'elle est passée à l'état Impayé .

Note

Lorsque vous modifiez un numéro de facture, il est automatiquement mis à jour dans QuickBooks .

Factures en double

Pour créer une copie d'une facture existante, accédez à l'onglet Factures ou Factures d'un compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la facture et sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant.

Vous verrez la barre latérale Créer une facture avec tous les détails de votre facture d'origine déjà remplis. Cliquez sur le bouton Créer ou modifiez-le comme bon vous semble.

Supprimer les factures

Note

Vous ne pouvez pas supprimer les factures payées et partiellement payées car ce sont des enregistrements.

Vous pouvez supprimer les factures une par une ou en masse :

• Pour supprimer une seule facture, cliquez sur les trois points à l'extrême droite, puis sélectionnez Supprimer et confirmez l'action dans la fenêtre contextuelle.

• Pour supprimer plusieurs factures, cochez les cases correspondantes, cliquez sur Supprimer en haut de la page et confirmez l'action. 

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