Factures ( Basique ): Modifier, imprimer, télécharger, supprimer

Apprenez tout ce qu'il faut savoir sur la gestion de vos factures : comment les télécharger, les imprimer et les modifier. Apprenez également à vérifier rapidement si vos clients ont payé, et bien plus encore !

Savoir quand une facture a été payée ou prépayée

Si vous avez activé le prépaiement pour les clients , ils peuvent soit prépayer n'importe quel montant, soit payer à l'échéance d'une facture. Dans le compte du client, les acomptes apparaissent sous forme de crédits à utiliser pour de futures factures.

You’ll always receive an email when a client makes a prepayment, pays an invoice in full or partially or has an invoice that has become overdue. This email will also include the invoice as an attachment. You’ll also get a notification in your Inbox+. Click Go to... to get to the client’s Invoices page.

Remarque : Vous pouvez modifier vos préférences de notification à tout moment.

Afficher l'historique des paiements d'une facture

Pour consulter l'historique des paiements d'une facture, cliquez sur son numéro dans la liste des factures . L'historique s'affichera dans la barre latérale.

Astuce ! La date du dernier paiement est indiquée dans la liste des factures (colonne « Dernier paiement » ). Si votre client paie en plusieurs fois, vous pouvez ouvrir la facture et consulter tous les paiements effectués.

L'historique des paiements indique la source, la date, le montant et le remboursement, le cas échéant. Cliquez sur le type de paiement dans la colonne Source pour accéder aux informations de paiement. Si des crédits ont été appliqués au paiement des factures, l'historique des paiements inclura ces informations.

Afficher l'historique de la facture

Vous pourrez toujours voir ce qui s'est passé avec n'importe quelle facture. TaxDome Le flux d'activité de est trié chronologiquement par événement le plus récent et vous permet de savoir quand...

...une facture a été envoyée manuellement ou via automatisation .
.. .a une facture programmée a été créée.
...une facture a été modifiée.
...le statut d'une facture a été modifié.
...des crédits ont été appliqués pour payer une facture.
...une facture a été supprimée.
...une facture a été renvoyée par e-mail ou un rappel automatique.
...une facture a été téléchargée.
...une facture a été imprimée.
...une facture a été exportée.

Pour afficher l'historique d'une facture :

1. Accédez à Facturation > Factures , cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom de la facture ou à l'intérieur de la facture elle-même, puis cliquez sur Activité .

2. Cela affichera les événements liés à cette facture. Filtrez le flux d'activité par type = Factures pour voir tous les événements liés aux factures.

Imprimer ou télécharger PDF factures

Pour imprimer des factures impayées , accédez à Factures , cliquez sur trois points à l'extrême droite de la facture et sélectionnez Imprimer dans la liste déroulante. Pour imprimer des factures payées ou en retard , accédez à Factures , cliquez sur trois points et Afficher la facture . Dans la barre latérale, cliquez sur trois points et sélectionnez Imprimer .

Ou, si vous souhaitez enregistrer une facture pour vos dossiers, téléchargez un PDF sur votre bureau en sélectionnant Télécharger dans le menu déroulant.

L'apparence visuelle de la facture dépend de la façon dont vous personnalisez son apparence dans les paramètres . Vous pouvez entièrement mettre en marque blanche vos factures et garantir que vos clients ne voient que ce que vous voulez.

Les factures impayées contiennent un lien Payer maintenant pour effectuer un paiement.

Factures payées : un lien Afficher la facture pour afficher les détails et le tampon rouge Payé .

Modifier les factures

Les factures uniques et récurrentes sont modifiables.

Modifier les factures ponctuelles

Pour modifier la facture, cliquez sur les trois points à l’extrême droite de la facture et cliquez sur Modifier .

Pour les factures impayées , vous pouvez modifier tous les détails de la facture, y compris ses détails financiers.
Pour les factures dont le statut est autre que Payé , Partiellement payé et En cours de traitement , vous pouvez modifier tous les détails, à l'exception des détails financiers. Si la facture est Payée ou Partiellement payée , vous ne pouvez modifier ses détails financiers que si vous effectuez un remboursement et émettez une nouvelle facture ou si vous supprimez un paiement hors ligne et modifiez la facture après qu'elle soit devenue Impayée .

Remarque : Lorsque vous modifiez un numéro de facture, il est automatiquement mis à jour dans QuickBooks .

Factures en double

Pour créer une copie d'une facture existante, allez dans l'onglet Factures ou Factures d'un compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la facture et sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant.

Vous verrez la barre latérale Créer une facture avec tous les détails de votre facture originale déjà renseignés. Cliquez sur le bouton Créer ou modifiez-le comme bon vous semble.

Supprimer les factures

Remarque : vous ne pouvez pas supprimer les factures payées et partiellement payées, car ce sont des enregistrements.

Vous pouvez supprimer les factures une par une ou en masse :

Pour supprimer une seule facture, cliquez sur les trois points à l'extrême droite, puis sélectionnez Supprimer et confirmez l'action dans la fenêtre contextuelle.

Pour supprimer plusieurs factures, cochez les cases à côté d'elles, cliquez sur Supprimer en haut de la page et confirmez l'action dans la fenêtre contextuelle.