Flux d'activité

Le flux d'activité est un audit centralisé de tous les événements système survenant sur votre portail. Il vous permet de suivre l'activité des membres de votre équipe et les connexions de vos clients au portail. Cet article vous explique quels événements suivre et comment les interpréter.

Le fil d'activité, expliqué

Le flux d'activité est une page destinée aux propriétaires et administrateurs d'entreprise. Il vous permet de vérifier qui a effectué telle ou telle action sur le portail et quand. Son objectif principal est de vous aider à contrôler l'activité des membres de votre équipe, à garantir l'intégrité des données du portail et à connaître la fréquence des visites des clients. Voici quelques exemples :

• Suivi de l'activité de l'équipe : voyez quand vos employés se connectent au système pour comprendre à quel point ils travaillent réellement.

• Fuite de données : En période de forte activité, vous pourriez embaucher des employés saisonniers, mais veillez à ce qu'ils n'utilisent pas les données du portail à mauvais escient. Dans le flux d'activité, vous pouvez vérifier si des données ont été exportées depuis le portail.

• Assister vos clients : Si vos clients ont des difficultés à utiliser le portail pour la première fois, le flux d'activité vous permet de voir s'ils ont réussi à se connecter au portail.

• Contrôle des changements dans la structure de l'équipe/les droits d'accès : soyez informé de toutes les mises à jour de rôle, des droits d'accès accordés à chaque membre de l'équipe, des changements de mot de passe, etc. 

Conseil

La page de flux d'activité affiche le nombre d'entités exportées pour tous les événements d'exportation, tels que l'exportation d'un compte ou projets liste. Si ce nombre semble élevé, cela pourrait signifier que quelqu'un tente de voler vos données. Soyez donc particulièrement vigilant dans ce genre de cas.

Accéder au flux d'activité

Sélectionnez Flux d’activité dans le menu latéral pour ouvrir la page avec tous les événements système.

Sur la page du flux d'activité, vous verrez ces en-têtes de colonnes :

• Date : La date à laquelle l'événement a eu lieu. Le tableau est trié par date dans l'ordre décroissant, les événements les plus récents étant en haut.

• Compte : Le compte client/membre de l'entreprise lié à l'événement, le cas échéant. 

• Type: The event type. Learn more about the event types.

• Élément : Entité particulière qui a été mise à jour.

• Action : le résumé de l'événement. Si une seule action s'est produite, elle est affichée dans la liste. Pour les actions groupées, passez la souris sur un numéro pour voir les détails. Cliquez sur l'action pour ouvrir la description détaillée de l'événement.

• Utilisateur : nom de la personne ayant effectué l'action. S'il a changé (par exemple, si le nom d'utilisateur du membre de l'équipe a été modifié), le tableau affiche le nom au moment de l'événement.

  Cliquez sur le nom de l'action dans la colonne Action pour afficher les détails de l'événement, tels que l'adresse IP, le navigateur, le système d'exploitation et la date de l'événement. Si des champs (par exemple, les droits d'accès des employés) ont été modifiés, ils seront également affichés.

  

Partager des événements

Pour partager un événement particulier avec toute personne pouvant accéder au flux d'activité, ouvrez les détails de l'événement, copiez l'URL depuis votre navigateur et envoyez-la à votre collègue en utilisant n'importe quelle méthode pratique.

Types d'événements

Il existe différents types d'événements que vous pouvez suivre sur la page du flux d'activité. Ci-dessous, nous les expliquons en détail : 

• Compte

• Contact

• Paramètres fermes

• Intégrations

• Facture

• projet

• projet récurrence

• Se connecter

• Organisateur

• Paiement

• Paramètres de paiement

• Proposition

• Facture récurrente

• Tâche

• Gestion d'équipe

Compte

Le flux d'activité affiche :

• Exportation de la liste des comptes.

• Importation de comptes.

• Enabling/disabling the Login toggle for contacts.

• Envoi d'un lien d'invitation.

• Accepter l'invitation du portail par un client.

  

Contact

Le flux d'activité affiche l'exportation de la liste de contacts et l'importation de contacts.

Paramètres fermes

Le flux d'activité affiche toutes les mises à jour sur la page Paramètres > Paramètres de l'entreprise . La colonne Élément affiche la section Paramètres.

Intégrations

The activity feed displays connecting and disconnecting all integrations available in TaxDome (Stripe, QuickBooks, Zapier, and more).

Facture

Le flux d'activité affiche :

• Envoi d'une facture manuellement ou via automatisation .
• Création d'une facture programmée.
• Modifier une facture.
• Modification du statut d'une facture.
• Appliquer des crédits pour payer une facture.
• Suppression d'une facture.
• Renvoyer une facture par e-mail ou un rappel automatique.
• Téléchargement d'une facture.
• Imprimer une facture.
• Exporting an invoice. Viewing invoice by a client.

projet

Le flux d'activité affiche :

• Creating a job.
• Updating a job.
• Moving a job.
• Status changing.
• Exporting the job list.
• Deleting a job.

projet récurrence

Le flux d'activité affiche l'exportation de l' projet liste de récurrence.

Se connecter

Le flux d'activité affiche les identifiants de connexion au portail des membres de l'équipe et des clients.

Organisateur

Le flux d'activité affiche :

• Créer un questionnaire par un membre de l'équipe, un client ou via automatisation .
• Affichage d'un questionnaire par un client.
• Commencer à remplir un questionnaire par un client.
• Renvoyer un questionnaire .
• Soumettre/annuler une soumission questionnaire .
• Sceller/désceller un questionnaire .
• Mise à jour du statut Révisé.
• Exporter un questionnaire .

Paiement

Le flux d'activité affiche l'exportation de la liste des paiements.

Paramètres de paiement

Le flux d'activité affiche :

• Mise à jour du fournisseur de paiement par défaut.
• Mise à jour des méthodes de paiement activées.
• Activation/désactivation des prépaiements.

Proposition

Le flux d'activité affiche :

• Création de propositions, y compris celles créées automatiquement par proposition automatisation .
• Propositions d'édition.
• Renvoyer les propositions.
• Propositions de visualisation.
• Propositions de signature.
• Suppression des propositions.
• Envoi de rappels de propositions.
• Propositions d'impression.
• Téléchargement des propositions.

Facture récurrente

Le flux d'activité affiche :

• Envoi d'une facture récurrente manuellement ou via automatisation (à l'intérieur d'une proposition).
• Transformer un brouillon en une véritable facture récurrente.
• Modifier une facture récurrente.
• Désactiver/activer une facture récurrente.
• Modification du statut d'une facture récurrente.
• Signer une facture récurrente soit manuellement, soit en signant une proposition qui l'inclut.
• Deleting a recurring invoice. Viewing a recurring invoice by a client.

Tâche

Le flux d'activité affiche :

• Creating tasks, including the ones created automatically by task automation or recurring ones
• Modification des tâches (modification du responsable, du nom, de la description, des sous-tâches, de la priorité, du statut, de la date de début, de la date d'échéance, tags )
• Suppression de tâches.
• Exportation de la liste des tâches.

Gestion d'équipe

Le flux d'activité vous fournit des informations sur :

• Mises à jour des rôles des membres de l'équipe. Par exemple : Employé → Administrateur .

• Mises à jour des droits d'accès des membres de l'équipe. Par exemple : Gérer les factures : Désactivé → Activé .

• Création/désactivation d'un membre de l'équipe.

• Modification du nom du membre de l'équipe ou e-mail adresse.

• Réinitialisation du mot de passe.

Personnaliser la liste des événements

Vous pouvez personnaliser votre flux d'activités de différentes manières. Vous pouvez redimensionner, activer, désactiver et déplacer les colonnes à votre guise. Vous pouvez personnaliser la taille de chaque colonne, à l'exception de celle des dates . La taille de ces colonnes ne peut être personnalisée qu'ensemble. Pour personnaliser toutes les autres colonnes, cliquez longuement sur le séparateur entre les noms de colonnes et redimensionnez-le en déplaçant la souris.

Pour configurer les colonnes que vous souhaitez afficher sur la page du flux d’activité, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite du tableau.

Here you can select the columns you want to be displayed. You can display, hide or move any columns you want. Action, Item, and Date columns cannot be hidden. 

After clicking  Apply, the table will be rebuilt with new columns. Clicking Reset will display all columns.

Filtrer la liste des événements

Filters help you find specific events within your Activity feed based on certain criteria. For example, you can find all events that happened on a specific date, performed by a specific team member, or contained a specific action (e.g., account creation or password change). Here’s more about filters .

Click Filter to filter the event list by account, action, date, type , item or user. You can also click the entity name in the Item column to apply a quick filter by item.

If you use some filters regularly, add them to your favorites . This may be helpful if you consider some unwanted activity (such as exporting data) and want to monitor it.

Qui peut faire ça ?

Les propriétaires et administrateurs de l'entreprise peuvent consulter le flux d'activité. Si vous souhaitez que d'autres membres de l'équipe y aient accès, activez le droit d'accès « Voir le flux d'activité » pour eux. Notez qu'aucun événement ne peut être supprimé.

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