Factures ( Basique ) : créer, envoyer et configurer des rappels

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Envoyez des factures à vos clients, soit manuellement, soit par le biais de l'automatisation des processus. Si vous avez beaucoup à envoyer, accélérez le processus en créant des modèles et en utilisant des automatismes !

Couvert ici :

Créer et envoyer des factures

Les factures peuvent être créées et envoyées par une entreprise patron ou tout membre de l'équipe affecté au compte avec des droits d'accès pour gérer les factures .

Il existe deux façons de créer et d'envoyer des factures :

Créer et envoyer une seule facture

Pour créer et envoyer une facture, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton + NOUVEAU dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez Facture dans le menu déroulant.

2. Entrez le montant de la facture et une description.

3. Cliquez ensuite sur Soumettre pour créer et envoyer la facture.

En plus du montant, il y a d'autres détails que vous voudrez peut-être inclure. Consultez les éléments numérotés pour voir ce que vous pouvez également ajouter :

1. Lien vers projets : Associez votre facture à une facture existante projet pour le rendre rapidement disponible dans votre flux de travail. Cliquez sur Lien vers projets , puis sélectionnez le projets . Une fois lié, la section Travaux s'affiche et vous pouvez voir le projets et les pipelines auxquels ils appartiennent.

2. Numéro de facture : Vous pouvez choisir un numéro de facture ou laisser le champ vide pour TaxDome en génère un pour vous.

3. Choisissez un mode de paiement : Sélectionnez le mode de paiement ; cette option est disponible uniquement lorsque votre service de traitement des paiements par défaut est CPACharge (pour en savoir plus, cliquez ici ).

4. Date : Entrez la date de la facture. Vous pouvez émettre une facture pour la date actuelle (par défaut) ou pour une date passée, mais pas pour une date future.

5. Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui recevra le paiement (par défaut, la personne qui crée la facture le reçoit).

6. Description : Ajoutez une description décrivant ce qui est inclus dans la facture (facultatif).

7. Payer la facture en utilisant les crédits client : activez cette option si vous souhaitez que la facture soit automatiquement marquée comme payée. Cette option est disponible uniquement lorsque les clients ont suffisamment de crédits pour couvrir la facture.

8. Envoyer e-mail facture au client : activez cette option si vous souhaitez que le client soit averti par e-mail sur une facture.

9. Rappels : activez cette option envoyer un e-mail notification au client lorsqu'il ne paie pas la facture dans les trois jours ou un nombre spécifié de jours ( plus de détails ci-dessous ).

10. Postes : Détaillez les services effectués et les remises éventuelles.

  • Élément de campagne : cliquez sur Élément de campagne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un nouveau. Remplissez le champ Tarif , définissez la quantité du service et la taxe (pour en savoir plus, rendez-vous ici ).
  • Remise : pour ajouter un élément de ligne, cliquez sur Remise , puis renseignez le champ Tarif

11. Résumé :

  • Sous-total : somme des services fournis avant taxes.
  • Taux de taxe : Une fois la taxe de vente ajoutée, elle est reflétée dans le total (pour en savoir plus sur la taxe de vente, rendez-vous ici ).

12. Créer : Cliquez pour envoyer la facture.

Créer un modèle et envoyer des factures via Automatisations

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Utilisez des automatisations pour vous assurer que les factures sortent automatiquement lorsque projets passer à un endroit précis étape dans une canalisation. Pour automatiser l'envoi des factures aux clients, vous aurez besoin d'un modèle (pour plus de détails, rendez-vous ici ). Une fois que vous en avez un, suivez ces étapes :

1. Allez dans Paramètres, sélectionnez Pipelines, puis cliquez sur le nom du pipeline ou sur le bouton CRÉER UN PIPELINE.

2. Choisissez le étape vous voulez ajouter le automatisation à, puis cliquez sur + Ajouter automatisation . Dans le menu déroulant, sélectionnez Créer une facture .

3. Choisissez le modèle, puis activez les rappels si vous souhaitez un e-mail pour contacter le client lorsqu'il ne paie pas dans un certain délai (pour en savoir plus sur les rappels, rendez-vous ici ).

4. Cliquez sur Sauvegarder .

Une fois par projet se déplace vers un étape dans un pipeline avec la fonction Créer une facture automatisation tu as ajouté, le automatisation la liste s'affiche. Si vous ne souhaitez pas qu'une facture automatique soit envoyée, décochez la case automatisation , puis cliquez sur Déplacer .

Configurer des rappels de factures

Lors de la création d'une facture ou de l'ajout d'un Créer une facture automatisation , activez Rappels . Lorsque vous le faites, le client reçoit un rappel concernant la facture si elle n'a pas été payée dans un certain délai ; le nombre de jours par défaut est de trois, mais vous pouvez le modifier :

  • Seuil d'inactivité, jours : Il s'agit du nombre de jours avant que le client reçoive un rappel. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'émission d'une facture, mais vous pouvez le modifier à votre guise.

  • Limiter à : Il s'agit du nombre de relances envoyées au client. Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également le modifier selon vos préférences.

Les rappels s'arrêtent quand...

  • ...le client n'a pas payé la facture, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
  • ...le client a payé la facture.

Comment les numéros de facture sont générés

  • Si vous ne saisissez pas de numéro de facture mais laissez le champ vide lorsque vous créez une facture, un numéro est généré pour vous.

  • Une fois que TaxDome et Quickbooks sont synchronisés , les numéros de facture sur QuickBooks correspondent. 
  • Une fois synchronisés , les numéros de facture modifiés sont automatiquement mis à jour sur QuickBooks.
  • Chaque facture à l'intérieur de votre entreprise a un numéro unique.
  • Lorsque les numéros de facture sont générés automatiquement, ils sont séquentiels.
  • Par nécessité, il n'y a pas deux numéros de facture identiques. 

Sélection de votre premier numéro de facture

Vous pouvez choisir le premier numéro de facture sur TaxDome si vous êtes l'entreprise patron ou un administrateur . Ceci est utile si votre entreprise, par exemple, a déjà 1 500 factures et que vous ne voulez pas commencer au n ° 1 car cela entraînera la synchronisation de QuickBooks.

Pour cela, rendez-vous dans Paramètres , puis Paramètres du cabinet . Dans la section Séquencement des numéros de facture , renseignez le champ, puis cliquez sur Sauvegarder . À présent, TaxDome commencera à numéroter les factures à partir de ce numéro spécifié.

Ce que les clients voient lorsque vous créez des factures

Votre client peut consulter et payer des factures en cliquant sur la notification sur son tableau de bord, en cliquant sur le lien dans son e-mail notification ou en cliquant sur le lien sur la page Factures de leur portail.

Si vous voulez voir TaxDome du côté du client, accédez à une vue en lecture seule de son portail.

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