Factures uniques ( Basique ) : créer, envoyer et configurer des rappels
Cette page est pour TaxDome Utilisateurs Pro uniquement. Mise à niveau à tout moment !
Envoyez des factures uniques aux clients, une par une ou en masse, et accélérez le processus en créant des modèles et en utilisant des automatisations. Pour le temps suivi, TaxDome vous permet de créer des factures directement à partir de vos saisies de temps !
Couvert ici :
- Création et envoi de factures uniques
- Configurer des rappels de factures
- Comment les numéros de facture sont générés
- Sélection de votre premier numéro de facture
- Ce que les clients voient lorsque vous créez des factures
Création et envoi de factures uniques
Des factures uniques peuvent être créées et envoyées par une entreprise patron ou tout membre de l'équipe affecté au compte avec des droits d'accès pour gérer les factures .
Il existe trois façons de créer et d'envoyer des factures uniques :
- Créer et envoyer une facture unique
- Créez un modèle et envoyez des factures via automatisation
- Envoyer une facture unique à plusieurs clients
Créer et envoyer une facture unique
Pour créer et envoyer une facture unique, procédez comme suit :
1. Cliquez sur le bouton + NOUVEAU dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
2. Saisissez le montant de la facture ou sélectionnez le modèle.
3. Cliquez ensuite sur Créer pour créer et envoyer la facture.
En plus du montant, il y a d'autres détails que vous voudrez peut-être inclure. Consultez les éléments numérotés pour voir ce que vous pouvez ajouter :
1. Lien vers projets : Associez votre facture à une facture existante projet pour le rendre rapidement disponible dans votre flux de travail. Cliquez sur Lien vers projets , puis sélectionnez le projets . Une fois lié, la section Travaux s'affiche et vous pouvez voir le projets et les pipelines auxquels ils appartiennent.
2. Type de facture : sélectionnez si vous souhaitez créer une facture unique ou récurrente .
3. Nom du compte, ID ou e-mail : Sélectionnez un compte auquel la facture sera envoyée.
4. Modèle de facture : cliquez sur et sélectionnez l'un des modèles de facture que vous avez créés dans le menu déroulant. Les modèles de facture sont particulièrement utiles pour les factures que vous envoyez fréquemment aux clients.
5. Numéro de facture : Vous pouvez choisir un numéro de facture ou laisser le champ vide et TaxDome en générera un pour vous.
6. Choisissez un mode de paiement : c'est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (soit par carte de crédit, soit par prélèvements bancaires, soit les deux). Nous prenons en charge un certain nombre de méthodes de paiement .
7. Date : Entrez la date de la facture. Vous pouvez émettre une facture pour la date actuelle (qui est définie par défaut), ainsi qu'une date passée ou future.
8. Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui recevra le paiement (par défaut, la personne qui crée la facture le reçoit).
9. Description : Ajoutez une description décrivant ce qui est inclus dans la facture (facultatif).
10, 13. Ajouter un shortcode : incluez des données dynamiques pour individualiser vos factures. Vous pouvez utiliser des codes abrégés de compte basés sur des champs personnalisés , ainsi que des codes abrégés de date. En savoir plus sur les shortcodes .
12. Facture envoyée par e-mail au client : activez cette option si vous souhaitez que le client soit informé par e-mail sur une facture et la payer sans autorisation. Le e-mail contiendra un lien de paiement. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé au e-mail . Si la facture électronique au client n'est pas activée, les clients recevront uniquement la facture sur leur portail.
14. Rappels : activez cette option envoyer un e-mail notification au client lorsqu'il ne paie pas la facture dans un nombre de jours spécifié ( plus de détails ci-dessous ).
15. Éléments de ligne : détaillez les services effectués et les remises appliquées.
- Élément de campagne : cliquez sur Élément de campagne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un nouveau. Remplissez le champ Taux , définissez le nombre de services et de taxes (en savoir plus sur les taux de taxes dans les factures ), et saisissez la Description (facultatif et peut être rempli automatiquement si créé à partir des entrées de temps ).
- Remise : pour ajouter un élément de ligne, cliquez sur Remise , puis renseignez le champ Tarif .
Vous pouvez également modifier les mêmes champs d'élément de campagne à partir de la page Modifier l'élément en cliquant sur les trois points à droite de l'élément de campagne, en sélectionnant Modifier , puis en cliquant sur Sauvegarder lorsque vos modifications sont terminées.
16. Résumé :
- Sous-total : Il s'agit de la somme des montants des services fournis avant taxes.
- Taux de taxe : une fois la taxe de vente ajoutée, elle est reflétée dans le total (en savoir plus sur la taxe de vente ).
17. Créer : Cliquez pour envoyer la facture.
Envoyer une facture unique à plusieurs clients
Pour envoyer la même facture à plusieurs clients, accédez à Clients dans le menu latéral de gauche, cochez les cases à côté des clients auxquels vous souhaitez envoyer la questionnaire , puis cliquez sur Créer une facture .
Vous pouvez envoyer des factures aux clients dont les comptes sont actifs ou hors ligne . Par exemple, vous souhaiterez peut-être envoyer une facture aux clients hors ligne s'ils effectuent des paiements hors ligne, mais vous souhaitez stocker ces informations dans votre portail.
Ici, vous avez les mêmes options que ci-dessus.
Configurer des rappels de factures
Lors de la création d'une facture unique ou de l'ajout d'un Créer une facture automatisation , activez Rappels . Lorsque vous le faites, le client reçoit un rappel concernant la facture si elle n'a pas été payée dans un certain délai ; le nombre de jours par défaut est de trois, mais vous pouvez le modifier :
-
Jours jusqu'au prochain rappel : Il s'agit du nombre de jours avant que le client ne reçoive un rappel. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'émission d'une facture, mais vous pouvez le modifier à votre guise.
-
Nombre de relances : C'est le nombre de relances envoyées au client. Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également le modifier selon vos préférences.
Les rappels s'arrêtent quand...
- ...le client n'a pas payé la facture, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
- ...le client a payé la facture.
Comment les numéros de facture sont générés
- Si vous ne saisissez pas de numéro de facture mais laissez le champ vide lorsque vous créez une facture, un numéro est généré pour vous.
- Une fois TaxDome et QuickBooks sont synchronisés , les numéros de facture sur QuickBooks correspondent.
- Une fois synchronisés, les numéros de facture modifiés sont automatiquement mis à jour sur QuickBooks.
- Chaque facture à l'intérieur de votre entreprise a un numéro unique.
- Lorsque les numéros de facture sont générés automatiquement, ils sont séquentiels.
- Par nécessité, il n'y a pas deux numéros de facture identiques.
Sélection de votre premier numéro de facture
Vous pouvez choisir le premier numéro de facture sur TaxDome si tu es ferme patron ou administrateur . Ceci est utile si votre entreprise, par exemple, a déjà 1 500 factures et que vous ne voulez pas commencer au n ° 1, car cela entraînera la synchronisation de QuickBooks.
Pour cela, rendez-vous dans Paramètres , puis Paramètres du cabinet . Dans la section Séquencement des numéros de facture , renseignez le champ, puis cliquez sur Sauvegarder . À présent, TaxDome commencera à numéroter les factures à partir de ce numéro spécifié.
Conseil! Pour éviter les erreurs de numéro en double, activez l'option Synchroniser les numéros de facture avec QuickBooks en ligne .
Ce que voient les clients lorsque vous créez des factures uniques
Votre client peut consulter et payer ses factures uniques de différentes manières :
- En cliquant sur la notification sur leur tableau de bord
- En cliquant sur le lien sur la page Factures de leur portail
- En cliquant sur le lien dans leur e-mail notification (pas besoin de se connecter au portail client)
Si tu veux voir quoi TaxDome du point de vue d'un client, accédez à une vue en lecture seule de son portail .
