Créez des factures, envoyez et configurez des rappels

Table des matières

Façons d'envoyer des factures ponctuelles
Vue du client
Configurer des rappels de factures

Envoyez des factures ponctuelles à vos clients, une par une ou en masse, et accélérez le processus en créant des modèles et en utilisant des automatisations. Pour le suivi du temps, TaxDome vous permet de créer des factures directement à partir de vos entrées de temps !

Façons d'envoyer des factures ponctuelles

Une entreprise peut créer et envoyer des factures ponctuelles. patron ou tout membre de l'équipe affecté au compte et disposant des droits d'accès pour gérer les factures .

Vous pouvez créer des factures seules ou les inclure dans vos propositions ou modèles de propositions .

Il existe différentes manières de créer et d'envoyer des factures uniques :

Créer et envoyer des factures ponctuelles

Pour créer et envoyer une facture unique, procédez comme suit :

Créez une facture de l'une des manières suivantes :
- Cliquez sur Nouveau et sélectionnez Facture .
- Ouvrez le compte client, accédez à l'onglet « Factures » et cliquez sur « Nouvelle facture » . Le compte courant sera automatiquement renseigné.
Saisissez le montant de la facture ou sélectionnez un modèle.
Cliquez ensuite sur Créer pour créer et envoyer la facture (sauf si le bouton bascule Planifier la facture est activé, auquel cas vous devrez planifier la facture).

Outre le montant, vous pouvez également inclure d'autres informations. La fenêtre « Créer une facture » est divisée en plusieurs sections :

Type de facture
Général
QuickBooks paramètres
Supplémentaire
Éléments de ligne et récapitulatif
Note au client
Aperçu
Lié à projets

Type de facture

La fenêtre « Créer une facture » est commune aux factures ponctuelles et récurrentes. Choisissez le type de facture que vous souhaitez créer : ponctuelle ou récurrente .

Général

Nom du compte, ID ou Email : Sélectionnez un compte auquel la facture sera envoyée.
Numéro de facture : Ce champ est prérempli avec le prochain numéro de facture disponible. Vous pouvez le conserver tel quel ou le modifier manuellement. Si l’intégration avec QuickBooks (QBO) est activé, le numéro sera généré en fonction du dernier numéro de facture de QBO.
Date : saisissez la date de la facture. Vous pouvez émettre une facture à la date du jour (définie par défaut) et à n'importe quelle date passée.

Note

Le format de date par défaut des factures suit le format de date par défaut défini pour la signature électronique dans Paramètres de l'entreprise > Signatures.

Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui recevra le paiement (par défaut, la personne créant la facture le reçoit).
Modèle de facture : cliquez et sélectionnez l'un des modèles de facture que vous avez créés dans la liste déroulante. Les modèles de facture sont particulièrement utiles pour les factures que vous envoyez fréquemment aux clients.
Description: Add a description outlining what’s included in the invoice or turn it off in your Settings > Invoice page. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .
Choisissez le mode de paiement : Choisissez comment vous souhaitez que vos clients règlent leurs factures (par carte de crédit, par prélèvement bancaire ou les deux).

QuickBooks paramètres

Sélectionnez l'emplacement et la classe auxquels la facture doit être envoyée QuickBooks Les clients ne verront pas ce champ.

Notez que la section des paramètres QuickBooks ne s'affiche que si vous l'activez dans QuickBooks Pour ce faire, accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des emplacements et/ou des classes.

Supplémentaire

Dans la section Supplémentaire , vous devez ajouter des détails uniquement si vous activez les boutons :

Paiement de la facture par crédit client : activez cette option pour que la facture soit automatiquement marquée comme payée. Cette option est disponible uniquement si le client dispose d’un solde créditeur suffisant pour régler la facture.
Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.
Rappels : Activez cette option pour envoyer un e-mail Notification au client s'il n'a pas réglé la facture dans le délai imparti. En savoir plus sur les rappels .
Planifier la facturation : Programmez la date d’envoi de la facture. En savoir plus sur la planification des factures .

Éléments de ligne et récapitulatif

Le montant de la facture figure à la fois dans les lignes de détail et dans le récapitulatif. Si vous ne souhaitez pas inclure une description détaillée de vos services et tarifs, vous pouvez saisir directement le montant dans le récapitulatif.

Sinon, vous pouvez créer une liste détaillée des produits et services que vous proposez, destinée à vos clients, dans la section « Articles » . Toutes les données de cette section seront automatiquement ajoutées au récapitulatif.

Les éléments de ligne vous aident à détailler la liste des services et à rendre votre facturation plus transparente dans le cas où votre travail comprend, par exemple, non seulement un package de déclaration de revenus « tout-en-un », mais également des consultations ou d'autres services facturés séparément.

Dans la section Éléments de ligne , vous pouvez :

Ajouter un élément de ligne : Cliquez sur Élément de ligne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un. Renseignez le champ Tarif , indiquez le nombre de services et la taxe (plus d’informations sur les taux de taxe sur les factures ici), et saisissez la description (facultatif). Sélectionnez la classe à envoyer. QuickBooks (Ce champ ne sera pas visible par les clients).
Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif .
Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.
Paramètres : Cliquez sur « Paramètres » pour déterminer les colonnes à afficher sur votre facture. Si les champs « Description » et « Date de service » sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués sur la facture. La logique est différente pour les colonnes « Tarifs et quantité » et « Taxes » : vous devez les masquer dans « Paramètres » afin qu'elles ne s'affichent pas sur la facture, même si leur valeur est définie sur 0.

La section récapitulative vous permet de voir :

Sous-total : Il s'agit de la somme des montants hors taxes des prestations fournies. Vous pouvez le modifier si vous n'avez pas de ligne. Une fois ajoutée, elle est calculée automatiquement et ne peut pas être modifiée.
Taux de taxe/TVA/TPS : Si vous n’avez pas de lignes de commande, vous pouvez modifier le taux. Si vous avez des lignes de commande, pour modifier le taux de taxe, vous devez activer la colonne Taxe pour ces lignes (plus d’informations sur la taxe de vente ici).
Montant de la taxe/TVA/TPS : calculé automatiquement à partir du sous-total multiplié par le taux de taxe . Le pourcentage et le montant de la taxe sont affichés dans cette section.
Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de la taxe .

Note au client

Vous pouvez ajouter une note au client et la personnaliser en utilisant shortcodes Il peut s'agir d'une note avec les détails du paiement ou d'un simple message. Cette note sera affichée sur le portail client et dans la section PDF facture.

Aperçu

Cliquez sur Aperçu en haut à droite pour voir à l'avance l'exact PDF Votre client obtiendra. Si vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur « Créer et fermer » depuis le mode aperçu.

Pour personnaliser l'apparence de vos factures et les mettre à votre marque, cliquez sur « Paramètres de la facture » en mode aperçu et effectuez les modifications nécessaires. Découvrez comment personnaliser l'apparence de vos factures .

Lié à projets

Liez votre facture à une facture existante projet pour le rendre disponible dans votre workflow . Cliquez sur Lien vers projets , puis sélectionnez le projets . Une fois lié, la section projets liés s'affiche ci-dessous, et vous pouvez voir le projets et le pipelines ils appartiennent à.

Envoyer des factures uniques à plusieurs clients

Pour envoyer la même facture à plusieurs clients, allez dans Compte > Clients dans la barre de menu de gauche, cochez les cases à côté des clients auxquels vous souhaitez envoyer la facture. questionnaire , puis cliquez sur Créer une facture .

Vous pouvez envoyer des factures aux clients dont les comptes sont actifs ou inactifs . Par exemple, vous pouvez envoyer une facture aux clients inactifs s'ils effectuent des paiements hors ligne, mais vous souhaitez conserver ces informations dans votre portail.

Vous disposez ici des mêmes options que ci-dessus .

Vue du client

Si les notifications sont activées pour le client, celui-ci est informé de la réception d'une facture. Vos clients peuvent consulter et ouvrir leurs factures de différentes manières :

Depuis le portail client ou l'application mobile : Cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Facturation .
À partir de la notification e-mail : Cliquez sur Payer la facture dans le e-mail . Il n'est pas nécessaire de se connecter au portail client pour payer. La facture dans le PDF le format sera joint au e-mail .

Ensuite, les clients interagiront avec votre facture.

Lorsque le client règle la facture, son statut passe de « Impayée » à « Payée » , et vous recevez une notification .

Pour consulter la facture envoyée du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule .

Configurer des rappels de factures

Dès que vous envoyez des factures à vos clients, ils sont notifiés. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.

Lors de la création d'une facture unique ou de l'ajout d'une facture Créer automatisation Activez l'option Rappels . Le client reçoit alors un rappel concernant la facture si celle-ci n'a pas été payée dans un certain délai ; le délai par défaut est de trois jours, mais vous pouvez le modifier :

Jours avant le prochain rappel : il s'agit du nombre de jours avant l'envoi d'un rappel au client. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'émission d'une facture, mais vous pouvez modifier ce délai à votre convenance.
Nombre de rappels : nombre de rappels envoyés au client. Par défaut, le client n'en reçoit qu'un seul. e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.