Factures uniques ( Basique ): Créez, envoyez et configurez des rappels

Envoyez des factures uniques aux clients, une à la fois, ou en masse, et accélérez le processus en créant des modèles et en utilisant des automatisations. Pour le temps suivi, TaxDome vous permet de créer des factures directement à partir de vos entrées de temps !

Webinaire : Découvrez comment TaxDome Les fonctionnalités de facturation de permettent à vos clients de payer facilement leurs factures et à vous d'être payé avec Soyez payé : lettres de mission, propositions, factures

Façons d'envoyer des factures ponctuelles

Des factures uniques peuvent être créées et envoyées par une entreprise patron ou tout membre de l'équipe affecté au compte avec des droits d'accès pour gérer les factures .

Vous pouvez créer des factures seules ou les inclure dans vos propositions ou modèles de proposition .

Il existe différentes manières de créer et d'envoyer des factures uniques :

Créer et envoyer des factures ponctuelles

Pour créer et envoyer une facture unique, procédez comme suit :

Créez une facture de l'une des manières suivantes :
- Cliquez sur Nouveau et sélectionnez Facture .
- Ouvrez le compte client, passez à l'onglet Factures et cliquez sur Nouvelle facture . Le compte courant sera automatiquement renseigné.
Saisissez le montant de la facture ou sélectionnez un modèle.
Cliquez ensuite sur Créer pour créer et envoyer la facture (sauf si le bouton bascule Planifier la facture est activé, auquel cas vous devrez planifier la facture).

En plus du montant, vous souhaiterez peut-être inclure d’autres détails. La fenêtre Créer une facture est divisée en plusieurs sections :

Type de facture
Général
QuickBooks paramètres
Supplémentaire
Éléments de campagne et récapitulatif
Note au client
Aperçu
Lié à projets

Type de facture

La fenêtre Créer une facture est courante pour les factures uniques et récurrentes. Choisissez si vous souhaitez créer une facture unique ou récurrente .

Général

Nom du compte, ID ou Email : Sélectionnez un compte auquel la facture sera envoyée.
Modèle de facture : cliquez et sélectionnez l'un des modèles de facture que vous avez créés dans la liste déroulante. Les modèles de facture sont particulièrement utiles pour les factures que vous envoyez fréquemment aux clients.
Numéro de facture : Vous pouvez choisir un numéro de facture ou laisser le champ vide, et TaxDome en générera un pour vous.
Choisir le mode de paiement : Choisissez comment vous souhaitez que vos clients paient leurs factures (soit par carte de crédit, soit par débit bancaire, soit par les deux). Nous prenons en charge un certain nombre de méthodes de paiement .
Date : saisissez la date de la facture. Vous pouvez émettre une facture à la date du jour (définie par défaut) et à n'importe quelle date passée.
Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui recevra le paiement (par défaut, la personne créant la facture le reçoit).
Description: Add a description outlining what's included in the invoice or turn it off in your Settings > Invoice page. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

QuickBooks paramètres

Sélectionnez l'emplacement et la classe auxquels la facture doit être envoyée. QuickBooks . Les clients ne verront pas ce champ.

Notez que la section des paramètres QuickBooks ne s'affiche que si vous l'activez dans QuickBooks . Pour ce faire, accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des emplacements et/ou des classes.

Supplémentaire

Dans le Supplémentaire section, vous devez ajouter des détails uniquement si vous activez les boutons :

1. Payer la facture avec les crédits client : activez cette option si vous souhaitez que la facture soit automatiquement marquée comme payée. Cette option n'est disponible que lorsque les clients disposent de crédits suffisants pour payer la facture.

2. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won't be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

3. Rappels : activez cette option pour envoyer un e-mail notification au client s'il n'a pas payé la facture dans un nombre de jours spécifié. En savoir plus sur les rappels .

4. Planifier la facture : Planifiez l'envoi de la facture. En savoir plus sur la planification des factures .

Éléments de campagne et récapitulatif

Les éléments de ligne et le résumé affichent le montant de la facture. Si vous ne souhaitez pas inclure une description détaillée de vos services et du tarif, vous pouvez vous rendre directement dans la section Récapitulatif et renseigner le montant.

Sinon, vous pouvez créer une liste détaillée destinée aux clients des produits et services que vous fournissez dans la section Éléments de campagne . Toutes les données de cette section seront également automatiquement ajoutées à la section Résumé .

Éléments de campagne vous aider à détailler la liste des services et à rendre votre facturation plus transparente au cas où votre travail comprend, par exemple, non seulement un dossier de déclaration de revenus « tout-en-un », mais également des consultations ou d'autres services facturés séparément.

Dans la section Éléments de campagne , vous pouvez :

Ajouter un élément de campagne : cliquez sur Élément de campagne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un nouveau. Remplissez le champ Taux , définissez le nombre de services et la taxe (en savoir plus sur les taux de taxe dans les factures ) et saisissez la description (facultatif). Sélectionnez la classe à laquelle envoyer QuickBooks (les clients ne verront pas ce champ).
Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif .
Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.
Paramètres : Cliquez sur Paramètres pour déterminer quelles colonnes seront affichées dans votre facture.
Si les champs Description et Date de prestation sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués de la facture. Il existe une logique différente pour les colonnes Tarifs & Quantité et Taxes : vous devez les masquer dans Paramètres afin qu'elles ne soient pas affichées dans la facture, même si la valeur est définie sur 0.

Le résumé vous permet de voir :

Sous-total : Il s'agit de la somme des montants des services rendus avant taxes. Vous pouvez le modifier si vous n'avez aucun élément de campagne. Une fois que vous les avez ajoutés, ils sont calculés automatiquement et ne peuvent plus être modifiés.
Taux de TVA : si vous n'avez pas d'éléments de campagne, vous pouvez le modifier. Si vous avez des éléments de campagne, pour modifier le taux de TVA, vous devez activer la colonne TVA pour les éléments de campagne (en savoir plus sur la taxe de vente ).
Montant de TVA : Calculé automatiquement à partir du Sous-total x Taux de TVA .
Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de la TVA .

Note au client

Vous pouvez ajouter Note au client et personnalisez-le en utilisant shortcodes . Il peut s'agir soit d'une note avec les détails du paiement, soit simplement d'un message. Cette note sera affichée dans le portail client et dans le PDF facture.

Aperçu

Cliquez sur Aperçu en haut à droite pour voir à l'avance le détail exact PDF votre client obtiendra. Si vous êtes satisfait de ce que vous voyez, cliquez sur Créer et fermer à partir du mode aperçu.

Si vous souhaitez personnaliser l'apparence de vos factures et les mettre en marque blanche, cliquez sur Paramètres de facture dans le mode aperçu et effectuez les ajustements requis. Découvrez comment personnaliser l'apparence de la facture .

Lié à projets

Liez votre facture à une facture existante projet pour le rendre disponible dans votre workflow . Cliquez sur Lien vers projets , puis sélectionnez le projets . Une fois lié, la section projets liés s'affiche ci-dessous, et vous pouvez voir le projets et le pipelines ils appartiennent à.

Envoyer des factures uniques à plusieurs clients

Pour envoyer la même facture à plusieurs clients, allez dans Compte > Clients dans la barre de menu de gauche, cochez les cases à côté des clients auxquels vous souhaitez envoyer la même facture. questionnaire , puis cliquez sur Créer une facture .

Vous pouvez envoyer des factures aux clients dont les comptes sont actifs ou hors ligne . Par exemple, vous souhaiterez peut-être envoyer une facture à des clients hors ligne s'ils effectuent des paiements hors ligne, mais vous souhaitez stocker ces informations dans votre portail.

Ici, vous disposez des mêmes options que ci-dessus .

Vue du client

Si les notifications pour le client sont activées, celui-ci est informé qu'il a reçu une facture. Vos clients peuvent voir et ouvrir les factures de différentes manières :

Depuis le portail client ou l'application mobile : Cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Facturation .
À partir de la notification e-mail : Cliquez sur Payer la facture dans le e-mail . Il n'est pas nécessaire de se connecter au portail client pour payer. La facture dans le PDF le format sera joint au e-mail .

Ensuite, les clients interagiront avec votre facture.

Lorsqu'ils paient la facture, son statut passe de Impayé à Payé et vous recevez une notification .

Pour voir la facture envoyée du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule .

Configurer des rappels de factures

Chaque fois que vous envoyez des factures à des clients, ils sont avertis. Tous les utilisateurs liés au compte (avec l'option Notifier activée) reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en consultant la colonne Notifier dans la liste des comptes.

Lors de la création d'une facture unique ou de l'ajout d'une facture Créer automatisation , activez Rappels . Ce faisant, le client reçoit un rappel concernant la facture si celle-ci n'a pas été payée dans un certain délai ; le nombre de jours par défaut est de trois, mais vous pouvez le modifier :

Jours jusqu'au prochain rappel : Il s'agit du nombre de jours avant que le client reçoive un rappel. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'émission d'une facture, mais vous pouvez le modifier comme bon vous semble.
Nombre de relances : Il s'agit du nombre de relances envoyées au client. Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Les rappels s'arrêtent lorsque :

Le client n'a pas payé la facture, mais le nombre de rappels fixé a été envoyé.
Le client a payé la facture.