Factures (avancées) : planifiez à l'avance
Dans les grandes entreprises, la gestion des factures peut être une tâche fastidieuse. Pour éviter le stress d'une facturation de dernière minute et offrir une meilleure expérience à vos clients, TaxDome propose une fonctionnalité Planifier la facturation . Grâce à lui, vous pouvez créer plusieurs factures à l'avance et les planifier aux heures de votre choix.
- Planification des factures
- Comment les factures planifiées se synchronisent avec QuickBooks
- Affichage des factures programmées
- Modification des factures planifiées
- Supprimer les factures programmées
Planification des factures
Si vous devez envoyer une facture un jour particulier, vous pouvez la planifier à l'avance et la retirer de votre grande liste de tâches. Lorsque vous créez une facture , activez Planifier la facture . Précisez la date et l'heure d'envoi de la facture, puis cliquez sur Créer .
Note!
- Les options Envoyer la facture par e-mail , Payer la facture et Copier le lien de paiement ne sont pas disponibles pour les factures programmées jusqu'à leur émission.
- Si vous souhaitez que les factures planifiées soient synchronisées avec QuickBooks, activez-le dans les paramètres d'intégration de QuickBook .
Comment les factures planifiées se synchronisent avec QuickBooks
Vous pouvez choisir de synchroniser ou non les factures planifiées avec QuickBooks. Pour faire ça:
1. Accédez à l'onglet Intégrations de la page Paramètres . Ensuite, passez au sous-onglet QuickBooks .
2. Dans la section Paramètres de synchronisation , activez Synchroniser les factures planifiées .
3. Cliquez sur Sauvegarder .
Une fois la synchronisation activée, toutes les factures programmées seront émises avec un numéro de facture en raison des règles de synchronisation de QuickBooks.
Note! Les factures précédemment planifiées ne seront pas synchronisées avec QuickBooks après avoir activé la synchronisation, car aucun numéro de facture ne leur est attribué.
Affichage des factures programmées
Une fois que vous avez créé une facture programmée, vous souhaiterez peut-être la prévisualiser pour vous assurer que tout semble correct. Vous pouvez trouver toutes les factures programmées dans la liste des factures. Ces factures auront le statut Planifié .
Pour faciliter le processus de recherche, filtrez votre liste de factures par statut Planifié .
Vous souhaiterez peut-être envoyer la facture avant le jour prévu. Pour ce faire, cliquez sur trois points à l'extrême droite de la facture programmée et sélectionnez Envoyer maintenant dans la liste déroulante.
Modification des factures planifiées
Toutes les factures programmées qui ne sont pas encore payées peuvent être modifiées à partir de la page Factures . Pour ce faire, cliquez sur trois points à l'extrême droite de la facture et sélectionnez Modifier .
Après cela, vous pourrez modifier toutes les informations nécessaires.
Remarque : Lorsque vous modifiez un numéro de facture programmé, il est automatiquement mis à jour dans QuickBooks si la synchronisation est activée.
Astuce : Vous ne pouvez pas modifier une facture une fois que le client a payé. À ce stade, la facture constitue un enregistrement et ne peut être modifiée. Vous pouvez cependant procéder à un remboursement si vous avez accidentellement surfacturé le client, par exemple.
Lorsque vous avez apporté des modifications à la facture planifiée, vous souhaiterez peut-être l'envoyer maintenant. Pour ce faire, cliquez sur Envoyer maintenant en bas de la barre latérale Modifier la facture . Une fois cliqué, toutes les modifications seront enregistrées et la facture sera envoyée au client.
Supprimer les factures programmées
Si vous devez supprimer une facture programmée, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la facture, sélectionnez Supprimer et confirmez-la en cliquant à nouveau sur Supprimer .
Vous pouvez également supprimer la facture programmée depuis l'onglet Factures du client. Pour cela recherchez la facture planifiée que vous souhaitez supprimer dans la liste des factures du client, puis cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la facture, sélectionnez Supprimer et confirmez-la en cliquant à nouveau sur Supprimer .