Configurer les processus de paie dans TaxDome

Table des matières

Automatisez les tâches de routine
Utiliser pipelines pour automatiser les tâches récurrentes workflow
Onboarding nouveaux clients de paie

Ici, nous allons vous expliquer comment configurer votre paie workflow dans TaxDome : comment gérer les tâches récurrentes, automatiser les routines, mettre en place des plannings récurrents projets , intégrez facilement de nouveaux clients et travaillez avec des clients qui ont des échéanciers de rémunération différents.

Conseil

Téléchargez ceci Liste de contrôle simple pour suivre vos progrès dans la configuration TaxDome pour la paie et gagnez du temps !

Automatisez les tâches de routine

Nous vous recommandons vivement d'utiliser pipelines , qui constituent la fonctionnalité la plus productive pour automatiser les tâches récurrentes. workflow Toutefois, pour le traitement de la paie, vous pouvez également vous limiter à l'utilisation de tâches récurrentes .

TaxDome propose trois options pour les tâches récurrentes. Choisissez celui qui vous convient le mieux :

Créez des tâches récurrentes vides — le membre de l'équipe désigné devra ajouter des éléments à faire pour chaque nouvelle tâche.
Créez des tâches récurrentes avec toutes les étapes possibles pour les réaliser : le membre de l'équipe affecté pourra supprimer les étapes inutiles une fois qu'il aura commencé à travailler sur la tâche.
Créez des tâches récurrentes à partir d'un modèle — similaire à la deuxième option, mais plus pratique pour l'entreprise patron , étant donné que les modèles de tâches pourraient également être utilisés dans pipelines (Regardez cette vidéo pour en savoir plus).

Vous pouvez également consulter quelques modèles de tâches dans notre bibliothèque :

Traitement de la paie hebdomadaire
Paie bihebdomadaire
Déclarations de paie trimestrielles
Paie de fin d'année

Utiliser pipelines pour automatiser les tâches récurrentes workflow

A pipeline is the most productive feature for recurring payroll processes. Here’s how to use it for your payroll practice:

Mettre en place une paie pipeline
Configurer des plannings récurrents projets
Travailler avec des clients qui ont des horaires de paie différents ou des tâches spécifiques

Mettre en place une paie pipeline

Découvrez notre formule de paie hebdomadaire de base (étendue) pipeline modèle de la bibliothèque .

Vous pouvez également configurer un modèle à l'aide des fonctionnalités suivantes pour automatiser votre processus. workflow :

Utilisez des automatisations pour créer et envoyer :
- Organisateurs ayant des demandes de données et de documents
- Messages et courriels à vos clients concernant leur statut de paie
- Attribution automatique des tâches aux membres de votre équipe
- Factures pour vos clients
- Et plus encore
Lier les données à projets (comme les factures, les feuilles de temps, les instructions pour vos employés ou tout autre document, afin que votre équipe ait toujours tout au même endroit).

Utilisez des tâches distinctes à l’extérieur pipelines pour des processus spécifiques, tels que des audits internes ou des tâches régulières pour le client qui ne font pas partie de leurs tâches habituelles workflow .

View tasks inside the pipeline to see the whole workflow, manage and optimize it to your needs.
Afficher les tâches dans le calendrier .

Vous voulez voir comment vous pouvez convertir vos processus de paie en pipelines ? On y va:

Configurer des plannings récurrents projets

Si vous décidez d'utiliser pipelines Pour vos processus de paie, vous pouvez configurer des calendriers pour projets récurrents, individuellement pour chaque client ou pour un groupe de clients simultanément. À l'approche de la date de début, pipeline créera automatiquement projets pour toutes les personnes que vous avez ajoutées à la liste de récurrence.

Pour configurer des horaires, procédez comme suit :

Create a job template . Add shortcodes into the job name to automatically input specific information (i.e. payroll type and job creation date) and link guidelines for your team.
Ajouter les comptes clients à la planification de récurrence.

Nous vous montrons ici comment établir un calendrier de paie récurrente projets :

Travailler avec des clients qui ont des horaires de paie différents ou des tâches spécifiques

Vous avez peut-être des clients avec des calendriers de paie différents (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel). Si vous devez effectuer des modifications ponctuelles pour certains d'entre eux, utilisez une configuration flexible pour tous vos clients. pipeline Voici comment :

Utilisez des paramètres de récurrence différents pour chaque groupe de clients (hebdomadaire, trimestriel, etc.).

Utilisez des paramètres de récurrence différents pour un même client (le client paie le vendredi et non le mercredi). Modifiez temporairement les paramètres de récurrence (les clients hebdomadaires soumettent leurs paiements plus tôt en raison des jours fériés).

Découvrez comment vous pouvez gérer les clients de paie avec différents échéanciers de paie :

Ajustez vos processus pour les types de clients exceptionnels :

Créez les modèles de tâches pour un groupe de clients particulier (ou copiez les modèles de la bibliothèque ).
Ajoutez des automatisations conditionnelles à la section « En préparation ». étape et les configurer pour qu'ils créent des tâches différentes pour des clients spécifiques.

Cette vidéo vous aidera à mieux comprendre comment créer un ensemble différent de tâches pour les clients avec des échéanciers de paie différents :

Onboarding nouveaux clients de paie

Quels que soient vos processus de paie, tous les nouveaux clients sont intégrés de la même manière. Parfaitement automatisé onboarding facilite votre paie workflow .

Vous devez collecter des informations générales sur leur entreprise, préparer une proposition en fonction de leurs besoins, obtenir le premier paiement, puis les ajouter à votre paie principale. pipeline .