💰 Paie : Configurer les processus dans TaxDome

Ici, nous allons vous expliquer comment configurer votre paie workflow dans TaxDome : comment gérer les tâches récurrentes, automatiser les routines, mettre en place des plannings récurrents projets , intégrez facilement de nouveaux clients et travaillez avec des clients qui ont des échéanciers de rémunération différents.

Astuce : Téléchargez cette liste de contrôle simple pour suivre vos progrès dans la configuration. TaxDome pour la Paie et gagnez du temps !

Couvert ici:

• Automatisez les tâches de routine
• Utiliser pipelines pour automatiser les tâches récurrentes workflow
• Mettre en place une paie pipeline
• Configurer des plannings récurrents projets
• Gérer des clients avec des échéanciers de paie différents
• Intégrer de nouveaux clients de paie

Automatisez les tâches de routine

Nous vous recommandons fortement d'utiliser pipelines comme fonctionnalité la plus productive pour automatiser les tâches récurrentes. workflow . Toutefois, pour le traitement de la paie, vous pouvez également vous limiter à utiliser des tâches récurrentes .

TaxDome propose trois options pour les tâches récurrentes. Choisissez celui qui vous convient le mieux :

• Créez des tâches récurrentes vierges : le membre de l'équipe affecté devra ajouter des tâches à effectuer pour chaque nouvelle tâche.
• Créez des tâches récurrentes avec toutes les étapes possibles pour les réaliser : le membre de l'équipe affecté pourra supprimer les étapes inutiles une fois qu'il aura commencé à travailler sur la tâche.
• Créez des tâches récurrentes basées sur un modèle — similaire à la deuxième option mais plus pratique pour l'entreprise patron , puisque les modèles de tâches pourraient également être utilisés dans pipelines (Regardez cette vidéo pour en savoir plus).

Vous pouvez également consulter certains modèles de tâches dans notre bibliothèque :

• Traitement de la paie hebdomadaire
• Paie bihebdomadaire
• Déclarations de paie trimestrielles
• Paie de fin d'année

Utiliser pipelines pour automatiser les tâches récurrentes workflow

A pipeline is the most productive feature for recurring payroll processes. Here's how to use it for your payroll practice:

• Mettre en place une paie pipeline
• Configurer des plannings récurrents projets
• Travailler avec des clients qui ont des horaires de paie différents ou des tâches spécifiques

Mettre en place une paie pipeline

Explorez notre paie hebdomadaire de base (étendue) pipeline modèle de la bibliothèque .

Ou configurez un modèle à l'aide des fonctionnalités suivantes pour automatiser votre workflow :

•  Utilisez des automatisations pour créer et envoyer :
• Organisateurs avec demandes de données et de documents
• Messages et emails à vos clients sur leur statut de paie
• Tâches automatiquement attribuées aux membres de votre équipe
• Factures pour vos clients
• Et plus
• Lier les données à projets (comme les factures, les feuilles de temps, les instructions pour vos employés ou tout autre document, afin que votre équipe ait toujours tout au même endroit).
  
• Utilisez des tâches distinctes à l’extérieur pipelines pour des processus spécifiques, tels que des audits internes ou des tâches régulières pour le client qui ne font pas partie de leurs tâches habituelles workflow .
• View tasks inside the pipeline to see the whole workflow, manage and optimize it to your needs.
• Afficher les tâches dans le calendrier .

Vous voulez voir comment vous pouvez convertir vos processus de paie en pipelines ? On y va:

Configurer des plannings récurrents projets

Si vous décidez d'utiliser pipelines pour vos processus de paie, vous pouvez mettre en place des plannings de projets récurrents pour chaque client individuellement ou pour un groupe de clients à la fois. À mesure que la date de début arrive, le pipeline créera automatiquement projets pour toutes les personnes que vous avez ajoutées à la liste de récurrence.

Pour configurer des horaires, procédez comme suit :

1. Create a job template. Add shortcodes into the job name to automatically input specific information (i.e. payroll type and job creation date) and link guidelines for your team. 
2. Ajoutez des comptes clients au calendrier de récurrence.

Nous vous montrons ici comment établir un calendrier de paie récurrente projets :

Travailler avec des clients qui ont des horaires de paie différents ou des tâches spécifiques

Vous pouvez avoir des clients de paie avec différents échéanciers de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel). Si vous devez apporter des modifications ponctuelles à certains d'entre eux, utilisez une configuration flexible pour tous vos clients en un seul. pipeline . Voici comment:

• Utilisez différents paramètres de récurrence pour des groupes de clients distincts (hebdomadaire, trimestriel, etc.).
• Utilisez différents paramètres de récurrence pour un seul client (le client paie le vendredi, pas le mercredi).
• Modifiez temporairement les paramètres de récurrence (les clients hebdomadaires soumettent des heures plus tôt en raison des jours fériés).

Découvrez comment vous pouvez gérer les clients de paie avec différents échéanciers de paie :

• Ajustez vos processus pour les types de clients exceptionnels :
• Créez les modèles de tâches pour un groupe de clients particulier (ou copiez les modèles de la bibliothèque )
• Ajouter des automatismes conditionnels au En préparation étape et configurez-les pour créer différentes tâches pour des clients particuliers.

Cette vidéo vous aidera à mieux comprendre comment créer un ensemble différent de tâches pour les clients avec des échéanciers de paie différents :

Onboarding nouveaux clients de paie

Quels que soient vos processus de paie, tous les nouveaux clients sont intégrés de la même manière. Parfaitement automatisé onboarding facilite votre paie workflow .

Vous devez collecter des informations générales sur leur entreprise, préparer une proposition en fonction de leurs besoins, obtenir le premier paiement, puis les ajouter à votre paie principale. pipeline . 

Toutes ces étapes sont implémentées dans le modèle Onboarding du nouveau client de paie. pipeline dans notre bibliothèque .

Regardez cette vidéo pour voir comment TaxDome peut aider.

Astuce : consultez le cours complet de la TaxDome Academy sur l'utilisation TaxDome pour la paie.