💰 Paie : configurer les processus dans TaxDome

Ici, nous vous dirons comment configurer votre workflow de paie dans TaxDome : comment gérer les tâches récurrentes, automatiser les routines, configurer des horaires pour les tâches récurrentes projets , intégrez facilement de nouveaux clients et travaillez avec des clients qui ont des calendriers de rémunération différents.

Conseil : téléchargez cette liste de contrôle simple pour suivre vos progrès dans la configuration TaxDome pour la Paie et gagnez du temps !

Couvert ici :

• Automatisez les tâches routinières
• Utiliser des pipelines pour automatiser les flux de travail récurrents
• Mettre en place un pipeline de paie
• Configurer des horaires pour les répétitions projets
• Gérer les clients avec des calendriers de paie différents
• Intégrer de nouveaux clients de la paie

Automatisez les tâches routinières

Nous vous recommandons fortement d'utiliser les pipelines comme fonctionnalité la plus productive pour automatiser le flux de travail récurrent. Cependant, pour le traitement de la paie, vous pouvez également vous limiter à utiliser des tâches récurrentes .

TaxDome offre trois options pour les tâches récurrentes. Choisissez le plus qui vous convient le mieux :

• Créez des tâches récurrentes vierges - le membre de l'équipe affecté devra ajouter des éléments à faire pour chaque nouvelle tâche.
• Créez des tâches récurrentes avec toutes les étapes possibles pour l'achèvement - le membre de l'équipe affecté pourra supprimer les étapes inutiles une fois qu'il commencera à travailler sur la tâche.
• Créer des tâches récurrentes basées sur un modèle - similaire à la deuxième option mais plus pratique pour l'entreprise patron , car les modèles de tâches peuvent également être utilisés dans les pipelines (regardez cette vidéo pour en savoir plus).

Vous pouvez également consulter certains modèles de tâches dans notre bibliothèque :

• Traitement hebdomadaire de la paie
• Paie bihebdomadaire
• Déclarations de paie trimestrielles
• Paie de fin d'année

Utiliser des pipelines pour automatiser les flux de travail récurrents

Un pipeline est la fonctionnalité la plus productive pour les processus de paie récurrents. Voici comment l'utiliser pour votre paie cabinet :

• Mettre en place un pipeline de paie
• Configurer des horaires pour les répétitions projets
• Travailler avec des clients qui ont des horaires de paie différents ou des tâches spécifiques

Mettre en place un pipeline de paie

Explorez notre modèle de pipeline de paie hebdomadaire (étendu) de base à partir de la bibliothèque .

Vous pouvez également configurer un modèle à l'aide des fonctionnalités suivantes pour automatiser votre flux de travail :

•  Utilisez les automatisations pour créer et envoyer :
• Organisateurs avec demandes de données et de documents
• Messages et courriels à vos clients sur leur statut de paie
• Tâches automatiquement attribuées aux membres de votre équipe
• Factures pour vos clients
• Et plus
• Lier les données à projets (comme les factures, les feuilles de temps, les instructions pour vos employés ou tout autre document, afin que votre équipe ait toujours tout au même endroit).
  
• Utilisez des tâches distinctes en dehors des pipelines pour des processus spécifiques, tels que des audits internes ou des tâches régulières pour le client qui ne font pas partie de son flux de travail habituel.
• Affichez les tâches à l'intérieur du pipeline pour voir l'ensemble du flux de travail, gérez-le et optimisez-le selon vos besoins.
• Afficher les tâches dans le calendrier .

Vous voulez voir comment convertir vos processus de paie en pipelines ? Nous y voilà:

Configurer des horaires pour les répétitions projets

Si vous avez décidé d'utiliser des pipelines pour vos processus de paie, vous pouvez configurer des calendriers pour les projets pour chaque client individuellement ou pour un groupe de clients à la fois. À mesure que la date de début arrive, le pipeline créera automatiquement projets pour toutes les personnes que vous avez ajoutées à la liste de récurrence.

Pour configurer des horaires, procédez comme suit :

1. Créer un projet modèle . Ajouter des shortcodes dans le projet nom pour saisir automatiquement des informations spécifiques (par exemple, type de paie et projet date de création) et des directives de lien pour votre équipe. 
2. Configurez les récurrences du pipeline .
3. Ajoutez des comptes clients au calendrier de récurrence.

Ici, nous vous montrons comment configurer un calendrier pour la paie récurrente projets :

Travailler avec des clients qui ont des horaires de paie différents ou des tâches spécifiques

Vous pouvez avoir des clients de paie avec différents calendriers de paie (hebdomadaires, bihebdomadaires, bimensuels ou mensuels). Si vous devez apporter des modifications ponctuelles à certains d'entre eux, utilisez une configuration flexible pour tous vos clients dans un seul pipeline. Voici comment:

• Utilisez différents paramètres de récurrence pour des groupes de clients distincts (hebdomadaire, trimestriel, etc.).
• Utilisez différents paramètres de récurrence pour un même client (le client paie le vendredi, pas le mercredi).
• Modifiez temporairement les paramètres de récurrence (les clients hebdomadaires soumettent des heures plus tôt en raison des vacances).

Regardez comment vous pouvez gérer les clients de la paie avec différents calendriers de paie :

• Ajustez vos processus pour les types de clients exceptionnels :
• Créez les modèles de tâches pour un groupe de clients particulier (ou copiez les modèles de la bibliothèque )
• Ajouter des automatisations conditionnelles à En préparation étape et configurez-les pour créer différentes tâches pour des clients particuliers.

Cette vidéo vous aidera à mieux comprendre comment créer un ensemble différent de tâches pour les clients ayant des calendriers de paie différents :

Intégration de nouveaux clients paie

Quels que soient vos processus de paie, tous les nouveaux clients sont intégrés de la même manière. Parfaitement automatisé onboarding facilite votre workflow de paie.

Vous devez collecter des informations générales sur leur entreprise, préparer une proposition en fonction de leurs besoins, obtenir le premier paiement, puis les ajouter à votre pipeline de paie principal. 

Toutes ces étapes sont implémentées dans le pipeline de modèles d'intégration des nouveaux clients de paie dans notre bibliothèque .

Regardez cette vidéo pour voir comment TaxDome peut aider.

Conseil : Consultez le TaxDome Cours complet de l'Académie sur l'utilisation TaxDome pour la Paie.