💰 Paie : configurer les processus dans TaxDome

Ici, nous allons vous expliquer comment configurer votre paie workflow dans TaxDome : comment gérer les tâches récurrentes, automatiser les routines, mettre en place des plannings récurrents projets , intégrez facilement de nouveaux clients et travaillez avec des clients qui ont des échéanciers de rémunération différents.

conseil

Astuce : Téléchargez cette liste de contrôle simple pour suivre vos progrès dans la configuration. TaxDome pour la Paie et gagnez du temps !

Couvert ici:

Automatisez les tâches de routine

Nous vous recommandons fortement d'utiliser pipelines comme fonctionnalité la plus productive pour automatiser les tâches récurrentes. workflow . Toutefois, pour le traitement de la paie, vous pouvez également vous limiter à utiliser des tâches récurrentes .

TaxDome propose trois options pour les tâches récurrentes. Choisissez celui qui vous convient le mieux :

  • CrĂ©ez des tâches rĂ©currentes vierges : le membre de l'Ă©quipe affectĂ© devra ajouter des tâches Ă  effectuer pour chaque nouvelle tâche.
  • CrĂ©ez des tâches rĂ©currentes avec toutes les Ă©tapes possibles pour les rĂ©aliser : le membre de l'Ă©quipe affectĂ© pourra supprimer les Ă©tapes inutiles une fois qu'il aura commencĂ© Ă  travailler sur la tâche.
  • CrĂ©ez des tâches rĂ©currentes basĂ©es sur un modèle — similaire Ă  la deuxième option mais plus pratique pour l'entreprise patron , puisque les modèles de tâches pourraient Ă©galement ĂŞtre utilisĂ©s dans pipelines (Regardez cette vidĂ©o pour en savoir plus).

Vous pouvez également consulter certains modèles de tâches dans notre bibliothèque :

  • Traitement de la paie hebdomadaire
  • Paie bihebdomadaire
  • DĂ©clarations de paie trimestrielles
  • Paie de fin d'annĂ©e

Utiliser pipelines pour automatiser les tâches récurrentes workflow

A pipeline is the most productive feature for recurring payroll processes. Here's how to use it for your payroll practice:

Mettre en place une paie pipeline

Explorez notre paie hebdomadaire de base (étendue) pipeline modèle de la bibliothèque .

Ou configurez un modèle à l'aide des fonctionnalités suivantes pour automatiser votre workflow :

  •  Utilisez des automatisations pour crĂ©er et envoyer :
    • Organisateurs avec demandes de donnĂ©es et de documents
    • Messages et emails Ă  vos clients sur leur statut de paie
    • Tâches automatiquement attribuĂ©es aux membres de votre Ă©quipe
    • Factures pour vos clients
    • Et plus
  • Lier les donnĂ©es Ă  projets (comme les factures, les feuilles de temps, les instructions pour vos employĂ©s ou tout autre document, afin que votre Ă©quipe ait toujours tout au mĂŞme endroit).
  • Utilisez des tâches distinctes Ă  l’extĂ©rieur pipelines pour des processus spĂ©cifiques, tels que des audits internes ou des tâches rĂ©gulières pour le client qui ne font pas partie de leurs tâches habituelles workflow .
  • View tasks inside the pipeline to see the whole workflow, manage and optimize it to your needs.
  • Afficher les tâches dans le calendrier .

Vous voulez voir comment vous pouvez convertir vos processus de paie en pipelines ? On y va:

Configurer des plannings récurrents projets

Si vous décidez d'utiliser pipelines pour vos processus de paie, vous pouvez mettre en place des plannings de projets récurrents pour chaque client individuellement ou pour un groupe de clients à la fois. À mesure que la date de début arrive, le pipeline créera automatiquement projets pour toutes les personnes que vous avez ajoutées à la liste de récurrence.

Pour configurer des horaires, procédez comme suit :

  1. Create a job template. Add shortcodes into the job name to automatically input specific information (i.e. payroll type and job creation date) and link guidelines for your team. 
  2. Ajoutez des comptes clients au calendrier de récurrence.

Nous vous montrons ici comment établir un calendrier de paie récurrente projets :

Travailler avec des clients qui ont des horaires de paie différents ou des tâches spécifiques

Vous pouvez avoir des clients de paie avec différents échéanciers de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel). Si vous devez apporter des modifications ponctuelles à certains d'entre eux, utilisez une configuration flexible pour tous vos clients en un seul. pipeline . Voici comment:

  • Utilisez diffĂ©rents paramètres de rĂ©currence pour des groupes de clients distincts (hebdomadaire, trimestriel, etc.).
  • Utilisez diffĂ©rents paramètres de rĂ©currence pour un seul client (le client paie le vendredi, pas le mercredi).
  • Modifiez temporairement les paramètres de rĂ©currence (les clients hebdomadaires soumettent des heures plus tĂ´t en raison des jours fĂ©riĂ©s).

Découvrez comment vous pouvez gérer les clients de paie avec différents échéanciers de paie :

  • Ajustez vos processus pour les types de clients exceptionnels :

Cette vidéo vous aidera à mieux comprendre comment créer un ensemble différent de tâches pour les clients avec des échéanciers de paie différents :

Onboarding nouveaux clients de paie

Quels que soient vos processus de paie, tous les nouveaux clients sont intégrés de la même manière. Parfaitement automatisé onboarding facilite votre paie workflow .

Vous devez collecter des informations générales sur leur entreprise, préparer une proposition en fonction de leurs besoins, obtenir le premier paiement, puis les ajouter à votre paie principale. pipeline . 

Toutes ces étapes sont implémentées dans le modèle Onboarding du nouveau client de paie. pipeline dans notre bibliothèque .

Regardez cette vidéo pour voir comment TaxDome peut aider.

conseil

Astuce : consultez le cours complet de la TaxDome Academy sur l'utilisation TaxDome pour la paie.

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