projet récurrences (Avancé) : Créer, Modifier, Supprimer

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TaxDome vous permet d'avoir projets répétez : ils sont automatiquement générés dans vos pipelines en cas de besoin. Configurer un horaire par défaut pour tous projets dans un pipeline pour se répéter quotidiennement, hebdomadairement, bihebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Ajouter projet récurrences pour chaque service que vous fournissez et ajustez facilement les paramètres de récurrence si nécessaire.

Couvert ici :

• Activation de la récurrence par défaut dans les paramètres du pipeline 
• Ajouter projet récidives
• Paramètres de récurrence
• Horaires personnalisés
• Modification des récurrences
• Suppression projet récurrences d'un planning
• Comment savoir quand un rendez-vous programmé projet est créé?
• Droits d'accès pour la gestion projet récidives

Activation de la récurrence par défaut dans les paramètres du pipeline

Pour utiliser récurrent projets , vous devez d'abord activer la récurrence dans les paramètres du pipeline. (Il est impossible d'ajouter des projets au pipeline pour lequel la récurrence n'est pas activée.) Vous devez configurer les paramètres de récurrence par défaut ; gardez à l'esprit qu'ils peuvent facilement être modifiés ultérieurement pour chaque projet récurrence que vous ajoutez.

Ouvrez la page des paramètres du pipeline , activez le bouton Récurrence par défaut , sélectionnez la fréquence à laquelle le projet doit se répéter par défaut, puis définissez les dates de début et de fin. Sauvegarder vos modifications.

Voir les paramètres en détail et les exemples ci- dessous .

Note! Les heures de début des activités récurrentes projets sont affectés par le paramètre de votre fuseau horaire , veuillez donc vérifier que vous les avez correctement configurés.

Ajouter projet récidives

Après avoir activé la récurrence par défaut dans les paramètres du pipeline, vous pouvez ajouter projet récurrences pour les comptes clients. Ils peuvent être ajoutés de différentes manières :

• Sur l'onglet récurrences du projet de la page Workflow (le moyen le plus simple car à partir d'ici, vous pouvez ajouter des récurrences pour n'importe quel pipeline et client) 
• Depuis la vue Kanban du pipeline (utilisez le lien Gérer la récurrence , puis suivez les étapes ci-dessous en excluant la sélection du pipeline)
• Depuis la section Workflow du profil client (utilisez le lien Gérer la récurrence , puis cliquez sur Nouvelle récurrence projet et enregistrez)

Pour ajouter le projet récurrence dans la liste des récurrences projet :

1. Cliquez sur Nouvelle récurrence projet en haut de la liste.

2. Sélectionnez les comptes que vous souhaitez ajouter à la récurrence et cliquez sur Continuer . 

Pour faciliter la recherche de comptes, vous pouvez :

• Triez la liste par nom de compte ou par numéro de projet récurrences pour un compte. 
• Cliquez sur le bouton de recherche en haut à gauche de la barre latérale de récurrence du nouveau projet , commencez à saisir le nom du compte dans le champ de recherche, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier. La liste des comptes est réduite en conséquence. Cliquez sur X dans le champ de recherche pour l'effacer.
• Filtrez votre liste de comptes en cliquant sur le bouton Filtrer à l'extrême droite de la barre de menu. (En savoir plus sur l'utilisation des filtres pour sélectionner des comptes.)

3. Sélectionnez le pipeline dans lequel la nouvelle récurrence sera ajoutée. 

Lorsque le pipeline est sélectionné, les paramètres de récurrence par défaut du pipeline seront affichés. Si vous devez utiliser les autres paramètres pour les récurrences que vous ajoutez, vous pouvez les modifier. Ceux-ci pourraient également être modifiés ultérieurement.

4. Cliquez sur Créer .

Maintenant, chaque fois qu'une date de début se produit, un projet pour le compte sélectionné est automatiquement ajouté au pipeline.

Conseil! Vous pouvez en ajouter autant projet récurrences si nécessaire pour le même compte au cas où vous auriez besoin de les personnaliser différemment. Par exemple, si vous devez préparer différents formulaires pour le même client, vous pouvez les avoir dans des documents distincts. projets , avec une récurrence définie pour chacun.

Après le projet des récurrences ont été ajoutées au planning, elles deviendront disponibles dans la liste des récurrences des Jobs . Vous verrez le nombre de comptes avec récurrent projets également sous le nom du pipeline.

Paramètres de récurrence

Paramètres de récurrence en détail :

• Période de répétition : la fréquence à laquelle le projet revient dans le pipeline
  • du quotidien
  • Hebdomadaire
  • Bihebdomadaire
  • Mensuel
  • Annuel
  • Personnalisé (voir ci-dessous)
• Date de début : le premier jour du projet apparaît dans le pipeline
• Date de fin : le dernier jour où le projet apparaît dans le pipeline.

N'oubliez pas :

• La date actuelle ne peut pas être la même que la date de début .
• Programmé projets commencez à minuit (pour votre fuseau horaire ).
• L'adresse Date de fin est la dernière date à laquelle le projet sera créé.
• Bien qu'une planification ait toujours une récurrence par défaut définie lors de la modification d'un pipeline, vous pouvez la modifier soit lors de l'ajout d'une récurrence, soit ultérieurement lorsque vous la modifiez.

Voici quelques exemples de ce que vous obtiendrez en sélectionnant différents paramètres de programmation :

Lorsque vous avez besoin d'afficher les paramètres de récurrence par défaut du pipeline, accédez à vos pipelines . liste.

Pour voir les paramètres spécifiques projet récurrences, accédez à la liste des récurrences projet .

Horaires personnalisés

Les horaires personnalisés vous permettent de modifier projet des calendriers de récurrence encore plus, en fonction de la fréquence des services que vous fournissez. Calendrier projets à répéter à la fréquence souhaitée : bimensuelle, tous les mardis, le dernier jour de chaque mois, le 25 tous les 4 mois, etc.

1. Jours : Définissez le projet pour qu'il se répète tous les quelques jours, par exemple tous les deux jours.

2. Jours de la semaine : Paramétrez le projet pour qu'il se répète certains jours de la semaine, par exemple tous les lundis, mardis et/ou mercredis.

3. Jours du mois : Définissez un projet se reproduire un jour spécifique du mois, par exemple, tous les 10 et 20 jours du mois, ou tous les derniers jours du mois. 

La bascule Dernier jour peut être utilisée avec des jours spécifiques. Dans le cas où il est activé et que le dernier jour coïncide avec un jour sélectionné (par exemple, tous les vendredis), projets ne sera pas dupliqué.

Modification des récurrences

Lorsque vous ajoutez un nouveau projet récurrence au pipeline, vous pouvez toujours décider si vous souhaitez utiliser les paramètres de récurrence par défaut définis pour le pipeline ou sélectionner ceux individuellement pour celui-ci. Les paramètres de récurrence pour toute récurrence ajoutée au pipeline peuvent également être modifiés à tout moment, un par un ou en masse.

Grâce à lui, vous pourriez, par exemple, avoir tous vos clients chargés de la paie ou de la comptabilité dans un seul pipeline, mais chacun avec son propre horaire (par exemple, hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuel). Ou vous pouvez avoir différents projet modèles pour différents clients (en savoir plus dans l'article ).

Pour toute récurrence, vous pouvez modifier : 

• La période de répétition
• La première date récurrente
• La dernière date récurrente
• Le projet modèle
• Le projet destinataire (Remarque : les destinataires choisis ici remplacent ceux précédemment sélectionnés dans le projet modèle)

Pour modifier les paramètres de récurrence, dans la liste des récurrences du projet de la section Workflow , sélectionnez une ou plusieurs récurrences et cliquez sur Modifier .

Pour modifier les paramètres depuis le pipeline ou depuis le profil client, cliquez sur Gérer la récurrence , sélectionnez une ou plusieurs récurrences, puis cliquez sur le lien Paramètres de récurrence .

Garde en tête que:

• Les paramètres de récurrence individuels remplacent les paramètres de récurrence du pipeline.
• Si un ajout projet la récurrence ne reçoit pas de planning individuel, le planning par défaut sera appliqué.
• Lors de la modification groupée des paramètres de récurrence, seuls ceux qui sont identiques parmi les comptes que vous sélectionnez seront renseignés. D'autres seront vides.
• Les futures modifications apportées à la récurrence par défaut dans les paramètres du pipeline ne s'appliqueront pas à projet récurrences déjà ajoutées. Modifiez toujours les paramètres de récurrence via des planifications individuelles.
• Désactiver un membre de l'équipe avec un projet récurrences réaffecte ces récurrentes projets à l'entreprise patron .

Vous pouvez retrouver les dates récurrentes les plus proches lors de la gestion de vos récurrences : 

Remarque : Si vous tentez de quitter la page Paramètres de récurrence sans cliquer sur Sauvegarder , vous recevrez un avertissement. Cliquez sur Continuez à modifier dans la fenêtre contextuelle d'alerte si vous souhaitez continuer à apporter des modifications, ou cliquez sur Annuler les modifications si vous souhaitez annuler les modifications que vous avez apportées. Évitez de cocher la case Empêcher cette page de créer des boîtes de dialogue supplémentaires si vous préférez voir cette alerte contextuelle utile.

Suppression projet récurrences d'un planning

Si vous souhaitez supprimer des récurrences devenues inutiles, sélectionnez-les dans la liste des récurrences projet , cliquez sur Supprimer , puis cliquez sur Confirmer .

Cela peut également être fait à partir de la section Gérer la récurrence à l'intérieur du pipeline.

Comment savoir quand un rendez-vous programmé projet a été créé?

When a new job is created inside a pipeline, you’ll receive a notification in your Inbox+ about it. You’ll also get a link to it. If something is preventing a job from being created, you’ll also get a notification about it that will explain why. Here's more on system notifications about job automation issues.

Droits d'accès pour la gestion projet récidives

L'entreprise patron et l'administrateur ont des droits d'accès pour gérer les paramètres de récurrence par défaut pour les pipelines, ainsi que les planifications individuelles pour chaque client .

Si vous souhaitez qu'un employé ait également accès, vous devrez lui donner les droits d'accès :

1. Accédez à Paramètres , sélectionnez Équipe et plans dans la barre de menus, accédez à Membres actifs de l'équipe et cliquez sur le nom du membre de l'équipe dans la liste, puis cliquez sur l'icône en forme de crayon Modifier les droits d'accès .

2. Activez les paramètres souhaités (les deux ou un seul) : 

• Le bouton Gérer les pipelines accorde des droits d'accès pour définir et modifier les paramètres des pipelines, y compris la récurrence par défaut .
• Le bouton Gérer la récurrence projet accorde des droits d'accès pour ajouter de nouvelles récurrences et modifier celles existantes, ainsi que pour accéder à la liste des récurrences projet .

3. Cliquez sur Sauvegarder .

Note! Le bouton Gérer la récurrence projet donne des droits d'accès pour définir des plannings individuels uniquement pour les comptes clients auxquels l'employé a déjà accès .