projet récurrences (Avancé) : Créer, Modifier, Supprimer

TaxDome allows you to have jobs repeat as needed, automatically generating them in your pipelines. You can set up a default schedule for all jobs you add to a pipeline or configure it separately for each recurrence. Make your jobs recur daily, weekly, biweekly, monthly, quarterly, or annually. Add job recurrences for each service you provide and easily adjust the recurrence settings if needed.

Coming soon! Recurring jobs videos are in the progress of being updated to reflect the new pipeline settings interface.

Couvert ici:

• Ajouter projet récidives
• Paramètres de récurrence
• Setting up default recurrence
• Modification des récurrences
• Suppression projet récurrences d'un planning
• Comment savoir quand un rendez-vous programmé projet est créé?
• Droits d'accès pour la gestion projet récidives

Ajouter projet récidives

There are three simple ways to add job recurrences:

• En allant dans Workflow > récurrences projet depuis la barre de menu de gauche (c'est le moyen le plus simple car à partir de là vous pouvez ajouter des récurrences pour n'importe quel pipeline et client) 
• From the kanban view of the pipeline (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline selection)
• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

Pour ajouter le projet récurrence dans la liste des récurrences projet :

1. Click New job recurrence at the top of the page.

2. Select the accounts you want to add to the recurrence and click Continue.

Pour faciliter la recherche de comptes, vous pouvez :

• Triez la liste par nom de compte ou par numéro de projet récurrences pour un compte. 
• Click the search button at the top left of the New job recurrence sidebar, start entering the account name into the search field, and then press enter on your keyboard. The account list is narrowed accordingly. Click X in the search field to clear it.
• Filtrez votre liste de comptes en cliquant sur le bouton Filtrer à l'extrême droite de la barre de menu. (En savoir plus sur l'utilisation des filtres pour affiner votre liste de comptes.)

3. Sélectionnez le pipeline où la nouvelle récurrence doit être ajoutée. 

4. Set up the recurrence settings. 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings. Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Set up  Job parameters by selecting a job template and assignees responsible for the job, then click Create.

Désormais, chaque fois qu'une date de début survient, le projet pour le compte sélectionné est automatiquement ajouté au pipeline .

Conseil! Vous pouvez en ajouter autant projet récurrences selon les besoins pour le même compte. Par exemple, si vous devez préparer différents formulaires pour le même client, vous pouvez les avoir dans des documents distincts. projets et personnalisez chacun projet comme vous le souhaitez, avec une récurrence définie pour chacun projet .

Après le projet des récurrences ont été ajoutées au planning, elles deviendront disponibles dans la liste des récurrences des Jobs . Vous verrez le nombre de comptes avec récurrent projets sous le nom du pipeline aussi.

When you need to review the recurrence settings, go to the  Workflow > Job recurrences page. Hover your mouse over the recurrency's schedule to see the details.

Paramètres de récurrence

Paramètres de récurrence en détail :

• Récurrence :
• Chaque année
• Tous les 3 mois
• Chaque mois
• Toutes les semaines
• Tous les jours
• Période de récurrence : Les dates de début et de fin (facultatif) de récurrence. Ce sont les premiers et derniers jours projet apparaît dans le pipeline .
• Se répète tous les : choisissez une périodicité personnalisée et les dates/jours de répétition de la semaine dans la liste déroulante.
• paramètres projet : Sélectionnez un projet modèle et les responsables du projet .

Gardez à l'esprit:

• The Start date cannot be earlier or the same as the current date.
• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting, so please check to make sure that you've set them up correctly.
• The End date is the last date the scheduled job will be created.
• If you choose the 31st as the repeat date, your jobs will only start in months with that date.
• You can change settings for the recurrence you add at a later point.

Here are some examples of what you will get by selecting different schedule settings :

Setting up default recurrence

If you set up the default recurrence settings (which is optional), they will be used to pre-fill fields when you set up recurrences to save time.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates, and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings.

When you need to review the default recurrence pipeline settings, go to  the Workflow > Pipelines page. Hover your mouse over the pipeline's schedule to see the details.

Modification des récurrences

When you add a new job recurrence to the pipeline, you always can decide if you want to use the default recurrence pipeline settings (if any) or to select individual settings for the recurrence. The recurrence settings for any recurrence added to the pipeline could also be edited at any time, one by one, or in bulk.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here's more on using recurrences with job templates).

Pour toute récurrence, vous pouvez modifier : 

• The repeat period, 
• the first recurring date, the last recurring date
• Le projet modèle
• The job assignee (assignees chosen here override the ones previously selected in the job template)

To modify settings for a recurrence, go to  Workflow > Job recurrences from the left menu bar, select one or more recurrences and click Edit.

Pour modifier les paramètres à partir du pipeline ou depuis le profil client, cliquez sur Gérer la récurrence , sélectionnez une ou plusieurs récurrences, puis cliquez sur le lien Paramètres de récurrence .

Garde en tête que:

• Individual recurrence settings override the default recurrence pipeline settings.
• Lors de la modification groupée des paramètres de récurrence, seuls ceux qui sont identiques parmi les comptes que vous sélectionnez seront renseignés. D'autres seront vides. (Par exemple, si plusieurs récurrences ont la même date mais des responsables différents, le champ date sera rempli, et le champ responsable restera vide.)
• Future changes made to the default recurrence pipeline settings won’t apply to job recurrences that have already been added. Always modify recurrence settings via individual schedules.
• Désactiver un membre de l'équipe avec un projet récurrences réaffecte ces récurrentes projets à l'entreprise patron .

Vous pouvez retrouver les dates récurrentes les plus proches lors de la gestion de vos récurrences : 

Remarque : Si vous tentez de quitter la page Paramètres de récurrence sans cliquer sur Sauvegarder , vous recevrez un avertissement. Cliquez sur Continuez à modifier dans l'alerte contextuelle si vous souhaitez continuer à apporter des modifications, ou Annulez les modifications si vous souhaitez ignorer les modifications que vous avez apportées. Évitez de cocher la case Empêcher cette page de créer des boîtes de dialogue supplémentaires si vous préférez voir cette alerte contextuelle utile.

Suppression projet récurrences d'un planning

Si vous souhaitez supprimer des récurrences devenues inutiles, sélectionnez-les dans la liste des récurrences projet , cliquez sur Supprimer , puis cliquez sur Confirmer .

Cela peut également être fait à partir de la section Gérer la récurrence à l'intérieur du pipeline .

Comment savoir quand un rendez-vous programmé projet a été créé?

When a new job is created inside a pipeline, you’ll receive a notification in your Inbox+ about it. You’ll also get a link to it. If something is preventing a job from being created, you’ll also get a notification about it that will explain why. Here's more on system notifications about job automation issues.

Droits d'accès pour la gestion projet récidives

The firm owner and the admin have access rights to manage the recurrence settings.

Si vous souhaitez qu'un employé ait également accès, vous devrez lui donner les droits d'accès :

1. Go to  Settings > Team & Plans from the left menu bar, open the Team members tab, then click on the team member’s name in the list.

2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon dans la section Modifier les droits d'accès et activez les paramètres souhaités (les deux ou un seul) : 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access.
• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access.

3. Cliquez sur Sauvegarder .