projet récurrences (Avancé) : Créer, Modifier, Supprimer

TaxDome vous permet d'avoir projets répétez si nécessaire, en les générant automatiquement dans votre pipelines . Vous pouvez configurer un horaire par défaut pour tous projets vous ajoutez à un pipeline ou configurez-le séparément pour chaque récurrence. Faire votre projets se reproduisent quotidiennement, hebdomadairement, bihebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Ajouter projet récurrences pour chaque service que vous fournissez et ajustez facilement les paramètres de récurrence si nécessaire.

Couvert ici:

Ajouter projet récidives

Il existe trois façons simples d'ajouter projet récidives :

  • En allant dans Workflow > récurrences projet depuis la barre de menu de gauche (c'est le moyen le plus simple car à partir de là vous pouvez ajouter des récurrences pour n'importe quel pipeline et client) 
  • Depuis la vue Kanban du pipeline (utilisez le lien Gérer la récurrence , puis suivez les étapes ci-dessous, en excluant pipeline sélection)
  • Depuis l'onglet Workflow du profil client (utilisez le lien Gérer la récurrence , puis suivez les étapes ci-dessous, en excluant pipeline et sélection des comptes)

Pour ajouter le projet récurrence dans la liste des récurrences projet :

1. Cliquez sur Nouvelle récurrence projet en haut de la page.

2. Sélectionnez les comptes que vous souhaitez ajouter à la récurrence et cliquez sur Continuer .

Pour faciliter la recherche de comptes, vous pouvez :

  • Triez la liste par nom de compte ou par numéro de projet récurrences pour un compte. 
  • Cliquez sur le bouton de recherche en haut à gauche de la barre latérale de récurrence du nouveau projet , commencez à saisir le nom du compte dans le champ de recherche, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier. La liste des comptes est réduite en conséquence. Cliquez sur X dans le champ de recherche pour l'effacer.
  • Filtrez votre liste de comptes en cliquant sur le bouton Filtrer à l'extrême droite de la barre de menu. (En savoir plus sur l'utilisation des filtres pour affiner votre liste de comptes.)

3. Sélectionnez le pipeline où la nouvelle récurrence doit être ajoutée. 

4. Configurez les paramètres de récurrence

Vous pouvez accélérer le processus de création en configurant les paramètres de récurrence par défaut . Une fois que vous avez ajouté la récurrence par défaut, elle est automatiquement appliquée à toutes les nouvelles récurrences et peut être facilement ajustée si nécessaire. 

5. Configurez les paramètres projet en sélectionnant un projet modèle et les responsables du projet , puis cliquez sur Créer .

Désormais, chaque fois qu'une date de début survient, le projet pour le compte sélectionné est automatiquement ajouté au pipeline .

conseil

Conseil! Vous pouvez en ajouter autant projet récurrences selon les besoins pour le même compte. Par exemple, si vous devez préparer différents formulaires pour le même client, vous pouvez les avoir dans des documents distincts. projets et personnalisez chacun projet comme vous le souhaitez, avec une récurrence définie pour chacun projet .

Après le projet des récurrences ont été ajoutées au planning, elles deviendront disponibles dans la liste des récurrences des Jobs . Vous verrez le nombre de comptes avec récurrent projets sous le nom du pipeline aussi.

Lorsque vous devez revoir les paramètres de récurrence, rendez-vous sur la page Workflow > récurrences projet . Passez votre souris sur le calendrier de la récurrence pour voir les détails.

Paramètres de récurrence

Paramètres de récurrence en détail :

  • Récurrence :
    • Chaque année
    • Tous les 3 mois
    • Chaque mois
    • Toutes les semaines
    • Tous les jours
  • Période de récurrence : Les dates de début et de fin (facultatif) de récurrence. Ce sont les premiers et derniers jours projet apparaît dans le pipeline .
  • Se répète tous les : choisissez une périodicité personnalisée et les dates/jours de répétition de la semaine dans la liste déroulante.
  • paramètres projet : Sélectionnez un projet modèle et les responsables du projet .

Gardez à l'esprit:

  • La date de début ne peut pas être antérieure ou identique à la date actuelle.
  • Programmé projets commencer à 12 heures. Les heures de début sont affectées par les paramètres de votre fuseau horaire , veuillez donc vérifier que vous les avez correctement configurées.
  • La date de fin est la dernière date prévue projet sera créé.
  • Si vous choisissez le 31 comme date de répétition, votre projets ne commencera que dans quelques mois à compter de cette date.
  • Vous pouvez modifier les paramètres de la récurrence que vous ajoutez ultérieurement.

Voici quelques exemples de ce que vous obtiendrez en sélectionnant différents paramètres de programmation :

Type d'horaire Délais Occurrences
Tous les jours

Date de début : 1er janvier 2022
Date de fin : 31 décembre 2022
Première fois : 1er janvier 2022
Deuxième fois : 2 janvier 2022
Et tous les jours jusqu'au 31 décembre 2022
Toutes les semaines
(tous les vendredis)

Date de début : 1er janvier 2022
Date de fin : 31 décembre 2022
Première fois : 1er janvier 2022
Deuxième fois : 5 janvier 2022
Et une fois par semaine
jusqu'au 31 décembre 2022
Chaque mois
(une fois par mois)

Date de début : 1er janvier 2022
Date de fin : 31 décembre 2022
Première fois : 1er janvier 2022
Deuxième fois : 1er février 2022
Et une fois par mois jusqu'au 31 décembre 2022
Chaque trois mois

Date de début : 1er janvier 2022
Date de fin : 31 décembre 2022
Première fois : 1er janvier 2022
Deuxième fois : 1er avril 2022
Et une fois tous les trois mois
jusqu'au 1er octobre 2022
Chaque année

Date de début : 1er janvier 2022
Date de fin : 1er janvier 2024
Première fois : 1er janvier 2022
Deuxième fois : 1er janvier 2023
Et une fois par an jusqu'au 1er janvier 2024
Coutume
(toutes les 1 semaines le lundi et le vendredi)

Date de début : 1er janvier 2022
Date de fin : 31 décembre 2022
Première fois : 1er janvier 2022
Deuxième fois : 5 janvier 2022
Et une fois tous les lundis et vendredis
jusqu'au 31 décembre 2022
Coutume
(toutes les 1 semaines, le 10 et le 20
jour du mois)
Date de début : 1er janvier 2022
Date de fin : 31 décembre 2022
Première fois : 10 janvier 2022
Deuxième fois : 20 janvier 2022
Et une fois tous les 10 et 20 jours
du mois jusqu'au 31 décembre 2022

Configuration de la récurrence par défaut

Si vous configurez les paramètres de récurrence par défaut (ce qui est facultatif), ils seront utilisés pour pré-remplir les champs lorsque vous configurez les récurrences afin de gagner du temps.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates, and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings.

Quand vous devez revoir la récurrence par défaut pipeline paramètres, accédez à la page Workflow > Pipelines . Passez votre souris sur le pipeline le planning pour voir les détails.

Modification des récurrences

Lorsque vous ajoutez un nouveau projet récidive au pipeline , vous pouvez toujours décider si vous souhaitez utiliser la récurrence par défaut pipeline paramètres (le cas échéant) ou pour sélectionner des paramètres individuels pour la récurrence. Les paramètres de récurrence pour toute récurrence ajoutée au pipeline peuvent également être modifiés à tout moment, un par un ou en masse.

Par exemple, cela vous permet de regrouper tous vos clients chargés de la paie ou de la comptabilité en un seul. pipeline , mais chacun avec son propre horaire (par exemple, hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuel). Ou vous pouvez avoir différents projet modèles pour différents clients (en savoir plus sur l'utilisation des récurrences avec les modèles projet ).

Pour toute récurrence, vous pouvez modifier : 

  • La période de répétition, 
  • la première date récurrente, la dernière date récurrente
  • Le projet modèle
  • Le projet cessionnaire (les cessionnaires choisis ici remplacent ceux précédemment sélectionnés dans le projet modèle)

Pour modifier les paramètres d'une récurrence, accédez à Workflow > récurrences projet dans la barre de menu de gauche, sélectionnez une ou plusieurs récurrences et cliquez sur Modifier .

Pour modifier les paramètres à partir du pipeline ou depuis le profil client, cliquez sur Gérer la récurrence , sélectionnez une ou plusieurs récurrences, puis cliquez sur le lien Paramètres de récurrence .

Garde en tête que:

  • Les paramètres de récurrence individuels remplacent la récurrence par défaut pipeline paramètres.
  • Lors de la modification groupée des paramètres de récurrence, seuls ceux qui sont identiques parmi les comptes que vous sélectionnez seront renseignés. D'autres seront vides. (Par exemple, si plusieurs récurrences ont la même date mais des responsables différents, le champ date sera rempli, et le champ responsable restera vide.)
  • Modifications futures apportées à la récurrence par défaut pipeline les paramètres ne s'appliqueront pas à projet récurrences déjà ajoutées. Modifiez toujours les paramètres de récurrence via des planifications individuelles.
  • Désactiver un membre de l'équipe avec un projet récurrences réaffecte ces récurrentes projets à l'entreprise patron .

Vous pouvez retrouver les dates récurrentes les plus proches lors de la gestion de vos récurrences : 

note

Remarque : Si vous tentez de quitter la page Paramètres de récurrence sans cliquer sur Sauvegarder , vous recevrez un avertissement. Cliquez sur Continuez à modifier dans l'alerte contextuelle si vous souhaitez continuer à apporter des modifications, ou Annulez les modifications si vous souhaitez ignorer les modifications que vous avez apportées. Évitez de cocher la case Empêcher cette page de créer des boîtes de dialogue supplémentaires si vous préférez voir cette alerte contextuelle utile.

Suppression projet récurrences d'un planning

Si vous souhaitez supprimer des récurrences devenues inutiles, sélectionnez-les dans la liste des récurrences projet , cliquez sur Supprimer , puis cliquez sur Confirmer .

Cela peut également être fait à partir de la section Gérer la récurrence à l'intérieur du pipeline .

Comment savoir quand un rendez-vous programmé projet a été créé?

When a new scheduled job is created inside a pipeline, you’ll receive a notification with the link to the pipeline. If something prevents a job from being created, you’ll also get a notification explaining why.  Here’s more on system notifications about job automation issues.

By default, notifications are sent to your Inbox+ and via email. You can change your notification preferences at any time.

  

Droits d'accès pour la gestion projet récidives

L'entreprise patron et l'administrateur a des droits d'accès pour gérer les paramètres de récurrence.

Si vous souhaitez qu'un employé ait également accès, vous devrez lui donner les droits d'accès :

1. Accédez à Paramètres > Équipe et forfaits dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet Membres de l'équipe , puis cliquez sur le nom du membre de l'équipe dans la liste.

2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon dans la section Modifier les droits d'accès et activez les paramètres souhaités (les deux ou un seul) : 

  • Le bouton Gérer la récurrence projet accorde des droits d'accès pour ajouter de nouvelles récurrences et modifier celles existantes, ainsi que pour accéder à la liste des récurrences projet . Il donne le droit de fixer des plannings uniquement pour les comptes clients auxquels le collaborateur a déjà accès .
  • Le bouton Gérer pipelines accorde des droits d'accès pour définir et modifier pipelines paramètres, y compris la récurrence par défaut pipeline paramètres. Cela donne le droit de changer pipeline paramètres uniquement pour le pipelines auquel le salarié a accès .

3. Cliquez sur Sauvegarder .

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