Équipe (Basique) : Droits d'accès et personnes assignées
Gérer une multitude de tâches entre de nombreux membres de l'équipe peut rapidement devenir déroutant. Assigner des clients, des tâches, des projets et des factures à des membres spécifiques de l'équipe aident les patrons et les administrateurs de l'entreprise à savoir qui fait quoi et à qui s'adresser en cas de questions. Tout ce que vous devez savoir sur la façon d'assigner des membres de l'équipe, ci-dessous.
Couvert ici :
- Donner accès au compte
- Abonnés aux comptes
- Donner l'accès au pipeline
- Sélectionner des personnes assignées au projet
- Sélectionner des personnes assignées aux tâches
- Sélectionner des personnes assignées à la facture
Donner accès au compte
Les membres de l'équipe sont limités sur TaxDome jusqu'à ce qu'ils soient assignés à un compte. Une fois qu'ils le sont, ils peuvent afficher et modifier les informations du client, télécharger des documents, créer des factures, envoyer des messages, créer des notes, afficher les contacts associés, et plus encore. Pour plus de détails, rendez-vous ici.
Seule un patron d'entreprise ou l'administrateur peut donner aux membres de l'équipe l'accès aux comptes. Il existe différentes manières :
- Donnez aux membres de l'équipe l'accès par défaut (c'est-à-dire l'accès à tous les comptes).
- Attribuez des membres d'équipe à des comptes spécifiques.
- Attribuez des membres d'équipe lors de la création ou de l'importation de comptes.
- Affectez en bloc les membres de l'équipe aux comptes existants.
- Utilisez les automatisations de pipeline pour donner aux membres de l'équipe un accès temporaire aux comptes.
Pour en savoir plus, rendez-vous ici.
Abonnés aux comptes
Lorsque les membres de l'équipe suivent un compte, ils reçoivent des notifications sur l'activité du compte (qu'ils soient assignés au compte ou non). Pour plus de détails, rendez-vous ici.
Donner l'accès au pipeline
Pour donner accès aux membres de l'équipe aux pipelines, allez dans la section Disponible pour de la fenêtre Modifier le pipeline (ci-dessous) plutôt que de leur être assignés.
Voici ce qui se passe lorsqu'un membre de l'équipe est ajouté au champ Disponible pour de la fenêtre Modifier le pipeline :
- Ils voient le pipeline dans leur section Flux de travail.
- Ils peuvent ajouter, modifier et déplacer des projets d'étape en étape pour leurs comptes assignés.
- Ils ont accès à la section Flux de travail, où ils peuvent voir et accéder à tous les pipelines et projets pour leurs comptes assignés.
Conseil : Pour pouvoir voir les informations du compte projets dans un pipeline, un membre de l'équipe doit avoir accès à la fois au pipeline et au compte. Il existe un moyen rapide de leur donner accès : il suffit de les @mentionner dans un projet commentaire . Ils recevront une notification dans leur Inbox+ , qu'ils y aient accès ou non, et pourront demander l'accès . Une fois accordés, ils auront accès à la fois au compte et au pipeline.
Sélectionner des personnes assignées au projet
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Ayant projet les cessionnaires vous aident à voir qui est responsable d'un domaine spécifique projet . Il vous permet également de filtrer par responsable. Vous pouvez configurer autant de responsables que vous le souhaitez pour chacun projet .
Voici quelques exemples de la manière dont vous pouvez tirer parti de l'ajout de destinataires à projets :
- suivi projet : si vous avez du personnel chargé de suivre projet progrès, vous pouvez tout avoir projets qui leur sont assignés. Cette personne pourra alors tout voir projets de tous les pipelines sur une seule page.
- Une équipe dédiée : depuis le projet peut avoir plusieurs responsables, vous souhaiterez peut-être l'attribuer à toutes les personnes qui y travailleront.
- Travail d'équipe indépendant : Si différentes personnes effectuent une partie d'un projet à différents étapes du processus, les responsables peuvent être modifiés chaque fois que nécessaire. Par exemple, vous pouvez avoir un projet attribué au gestionnaire de clientèle dès le premier étape , puis au préparateur au prochain étape , puis au réviseur, et ainsi de suite. Les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires les uns pour les autres dans le projet carte. Ils peuvent également relier des documents, des notes, etc. afin que la personne qui travaille à l'étape suivante du projet a une image complète.
Les membres de l'équipe peuvent être affectés à projets de cinq manières :
- En utilisant une automatisation de pipeline
- A l'intérieur d'un projet carte dans les cessionnaires champ
- Dans un modèle projet dans le champ Responsables
- Dans l'onglet Tâches de votre page Workflow . Cliquez sur le nom dans la colonne ASSIGNEE projet et sélectionnez un ou plusieurs assignés. Si plusieurs personnes sont sélectionnées, vous verrez le nombre de responsables supplémentaires à droite. Passez la souris dessus pour voir leurs noms.
- Dans l'onglet Récurrences du projet de votre page Workflow . Cliquez sur le champ Destinataire dans la colonne ASSIGNÉS et sélectionnez un ou plusieurs destinataires. Si plusieurs personnes sont sélectionnées, vous verrez le nombre de responsables supplémentaires à droite. Passez la souris dessus pour voir leurs noms.
Vous pouvez même choisir si vous voulez voir le cessionnaire sur le projet carte. En savoir plus sur la personnalisation des fiches projet .
Filtrez votre projets lister par cessionnaire à l'aide du filtre cessionnaire projet . Depuis la page Emplois , suivez tous projets ; à partir de la page Pipelines , suivez les projets en cours.
Remarque : n'oubliez pas, projets aller dans les pipelines. Membres de l'équipe affectés à projets doivent également avoir accès aux pipelines qui contiennent ces projets .
Sélectionner des personnes assignées aux tâches
Assigner autant de membres de l'équipe à une tâche que nécessaire dans le champ Personnes assignées de la fenêtre Tâche (ci-dessous).
Si une tâche est associée à un projet , la personne assignée peut être facilement changé à l'intérieur du projet à tout moment. Pour plus de détails, rendez-vous ici.
Activez Attribuer une tâche dans l'automatisation Créer une tâche dans les paramètres du pipeline pour que la personne assignée à la tâche et au projet soit la même personne.
Les membres de l'équipe peuvent voir leurs tâches sur une page, dans leur section Flux de travail dans l'onglet Tâches. Ils n'ont pas besoin d'accéder aux comptes ou aux pipelines auxquels les tâches sont destinées pour les afficher et les modifier.
Conseil : L'automatisation de pipeline de mise à jour de l'accès au compte vous permet de créer des tâches pour des membres spécifiques de l'équipe, en leur donnant un accès temporaire aux comptes. Par exemple, un étape dans un pipeline peut inclure une tâche de vérification des documents pour un membre spécifique de l'équipe. Pour en savoir plus, rendez-vous ici.
Sélectionner des personnes assignées à la facture
Le membre de l'équipe assigné à une facture obtiennent le crédit pour les services qu'elle comprend. Par défaut, la personne qui crée la facture y est assignée. Pour plus de détails, rendez-vous ici.
Un patron, un administrateur ou un membre de l'équipe avec les droits d'accès pour Gérer lesfactures et Attribuer des collaborateurs peut changer la personne assignée.
