Access & Assignees Guide

Managing tons of tasks among many team members can quickly get confusing. Assigning clients, tasks, jobs, account roles and invoices to specific team members helps firm owners and admin stay in the know about who is doing what—and who to go to when questions come up. Learn all about making team members assignees.

Donner accès au compte

Team members are limited on TaxDome until they’re actually assigned to an account. Once they are, they can view and edit client information, upload documents, create invoices, send messages, create notes, view linked contacts—and more. For more details, go here .

Seule une entreprise patron ou l'administrateur peut donner aux membres de l'équipe l'accès aux comptes. Il existe différentes manières :

• Accordez aux membres de l'équipe un accès par défaut (c'est-à-dire un accès à tous les comptes).
• Affectez les membres de l’équipe à des comptes spécifiques.
• Attribuez des membres à l’équipe lors de la création ou de l’importation de comptes.
• Affectez en masse les membres de l’équipe aux comptes existants.
• Utiliser pipeline des automatisations pour donner aux membres de l’équipe un accès temporaire aux comptes.

For more, go here .

Suivre les comptes

When team members follow an account, they receive notifications about the account’s activity (whether they’re assigned to the account or not). For more details, go here .

To learn how to add and delete account followers, go to the detailed article .

Define account roles

Account roles simplify task and job assignments by letting you assign work to roles (like “Tax Preparer” or “Bookkeeper”) rather than specific team members. This is especially useful when you have multiple team members who can perform the same type of work, or when different team members handle the same role for different clients.

To use them, you need to create custom roles you are using, then assign team members to specific roles for each client. After that you will be able to use roles as assignees in your templates and automations. You can assign roles when creating individual tasks/jobs, in task templates for pipeline automations, or in job templates for recurrences. When tasks or jobs are created, they’re automatically assigned to whoever has that role for the specific client.

Learn more about creating, assigning account roles and using them in your workflow in the dedicated article .

Note

Account roles are for workflow automation only and don’t affect team members’ access rights .

Donner pipeline accéder

Team members are given access to pipelines in the pipeline settings window’s Available to section (below) rather than assigned to them.

The following happens when a team member is added to the Edit pipeline window’s Available to field:

• Ils voient le pipeline sur leur page Workflow > Pipelines .

• Ils peuvent ajouter, modifier et déplacer projets depuis étape à étape pour les comptes qui leur sont attribués.

• Ils ont accès à la section Workflow , où ils peuvent voir et accéder à tous pipelines et projets pour leurs comptes assignés.

Note

Pour pouvoir voir le compte projets dans un pipeline , un membre de l'équipe doit avoir accès à la fois au pipeline et au compte. Il existe un moyen rapide de leur donner accès : il suffit de les @mentionner dans un projet commentaire. Ils recevront une notification dans leur Inbox+ , qu'ils y aient accès ou non, et pourront en faire la demande. Une fois l'accès accordé, ils auront accès au compte et à l'application. pipeline .

Sélectionner projet cessionnaires

Ayant projet Les cessionnaires vous aident à voir qui est responsable d'un domaine spécifique projet dans un pipeline . Lorsque vous affectez un membre de l'équipe à un projet , vous dites essentiellement : « Cette personne est responsable du travail de ce client. » 

Dans pipelines , vous pouvez utiliser projet des personnes affectées pour automatiser l'envoi de messages personnalisés et l'attribution de tâches. Vous pouvez également configurer un automatisation qui mettra à jour projet cessionnaires.

Learn more about ways to select job assignees and use them in your workflow in the dedicated article .

Sélectionner les personnes chargées des tâches

Affectez autant de membres de l'équipe que nécessaire à une tâche dans le champ Personnes affectées de la fenêtre Tâche (ci-dessous).

If a task is linked to a job, the assignee can be easily changed inside the job at any time. Go here for the details.

Activer l' option Attribuer une tâche au responsable projet dans la section Créer une tâche automatisation lors de l'édition pipeline étapes afin que le projet et le responsable de la tâche sont la même personne.

Les membres de l'équipe peuvent visualiser leurs tâches sur une seule page en accédant à Workflow > Tâches dans la barre de menu de gauche. Ils n'ont pas besoin d'accéder aux comptes ni aux pipelines les tâches consistent à les visualiser et à les modifier.

Conseil

Le pipeline automatisation vous permet de créer des tâches pour des membres spécifiques de l'équipe, leur donnant un accès temporaire à des comptes. Par exemple, étape dans un pipeline Cela peut inclure une tâche pour un membre spécifique de l'équipe. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Sélectionner les cessionnaires de factures

The team member assigned to an invoice gets credit for having performed the services it includes. By default, the person who creates the invoice is assigned to it. For more details, go here . 

Une entreprise patron , l'administrateur ou le membre de l'équipe disposant de l'accès Gérer les factures et Attribuer collègues peut modifier le cessionnaire.

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