Guide d'accès et des cessionnaires

Gérer une multitude de tâches entre de nombreux membres d'une équipe peut rapidement devenir complexe. Attribuer des clients, des tâches, projets L'attribution des rôles et des factures aux membres de l'équipe permet aux dirigeants et à l'administration de rester informés des tâches de chacun et de savoir à qui s'adresser en cas de questions. Découvrez comment désigner des responsables au sein de votre équipe.

Donner accès au compte

Les membres de l'équipe sont limités TaxDome Jusqu'à ce qu'ils soient effectivement associés à un compte. Une fois associés, ils peuvent consulter et modifier les informations client, télécharger des documents, créer des factures, envoyer des messages, prendre des notes, consulter les contacts associés, et bien plus encore. Pour plus de détails, cliquez ici .

Seule une entreprise patron ou l'administrateur peut donner aux membres de l'équipe l'accès aux comptes. Il existe différentes manières :

• Accordez aux membres de l'équipe un accès par défaut (c'est-à-dire un accès à tous les comptes).
• Affectez les membres de l’équipe à des comptes spécifiques.
• Attribuez des membres à l’équipe lors de la création ou de l’importation de comptes.
• Affectez en masse les membres de l’équipe aux comptes existants.
• Utiliser pipeline des automatisations pour donner aux membres de l’équipe un accès temporaire aux comptes.

Pour en savoir plus, cliquez ici .

Suivre les comptes

Lorsque des membres d'une équipe suivent un compte, ils reçoivent des notifications concernant l'activité de ce compte (qu'ils y soient associés ou non). Pour plus d'informations, cliquez ici .

Pour apprendre comment ajouter et supprimer un compte abonnés , consultez l' article détaillé .

Attribuer une conversation/ e-mail /Fil de discussion SMS

L'attribution des sujets aide votre équipe à gérer les communications avec les clients en désignant qui est responsable de chaque sujet. e-mail , par chat ou par SMS. Lorsque vous attribuez une conversation à un membre de l'équipe, celui-ci devient responsable de la gestion de cette conversation spécifique avec le client.

Chaque membre de l'équipe peut facilement accéder à tous les sujets dont il est responsable en allant dans Communications > Sujets qui me sont assignés .

Pour en savoir plus sur l'attribution des threads, consultez l' article dédié .

Conseil

L'attribution des threads est indépendante de l'expéditeur du message. Par exemple, un message peut être envoyé depuis un projet Le dossier est attribué à un autre membre de l'équipe pour assurer le suivi.

Définir les rôles du compte

Les rôles de compte simplifient les tâches et projet L'attribution des tâches se fait par le biais de rôles (comme « Préparateur fiscal » ou « Comptable ») plutôt que par des membres spécifiques de l'équipe. C'est particulièrement utile lorsque plusieurs membres de l'équipe peuvent effectuer le même type de travail, ou lorsque différents membres de l'équipe gèrent le même rôle pour différents clients.

Pour les utiliser, vous devez créer des rôles personnalisés, puis attribuer des rôles spécifiques aux membres de l'équipe pour chaque client. Vous pourrez ensuite utiliser ces rôles comme personnes assignées dans vos modèles et automatisations. Vous pouvez également attribuer des rôles lors de la création de tâches individuelles. projets , dans les modèles de tâches pour pipeline automatisations, ou dans projet modèles pour les récurrences. Lorsque des tâches ou projets Une fois créées, elles sont automatiquement attribuées à la personne qui détient ce rôle pour le client concerné.

Apprenez-en davantage sur la création, l'attribution et l'utilisation des rôles de compte dans votre workflow dans l' article dédié .

Note

Les rôles du compte sont destinés à workflow automatisation uniquement et n'affectent pas les membres de l'équipe droits d'accès .

Donner pipeline accéder

Les membres de l'équipe ont accès aux pipelines dans le pipeline dans la section « Disponible pour » (ci-dessous) de la fenêtre des paramètres, plutôt que « Attribué à ».

The following happens when a team member is added to the Edit pipeline window’s Available to field:

• Ils voient le pipeline sur leur page Workflow > Pipelines .

• Ils peuvent ajouter, modifier et déplacer projets depuis étape à étape pour les comptes qui leur sont attribués.

• Ils ont accès à la section Workflow , où ils peuvent voir et accéder à tous pipelines et projets pour leurs comptes assignés.

Note

Pour pouvoir voir le compte projets dans un pipeline , un membre de l'équipe doit avoir accès à la fois au pipeline et au compte. Il existe un moyen rapide de leur donner accès : il suffit de les @mentionner dans un projet commentaire. Ils recevront une notification dans leur Inbox+ , qu'ils y aient accès ou non, et pourront en faire la demande. Une fois l'accès accordé, ils auront accès au compte et à l'application. pipeline .

Sélectionner projet cessionnaires

Ayant projet Les cessionnaires vous aident à voir qui est responsable d'un domaine spécifique projet dans un pipeline . Lorsque vous affectez un membre de l'équipe à un projet , vous dites essentiellement : « Cette personne est responsable du travail de ce client. » 

Dans pipelines , vous pouvez utiliser projet des personnes affectées pour automatiser l'envoi de messages personnalisés et l'attribution de tâches. Vous pouvez également configurer un automatisation qui mettra à jour projet cessionnaires.

Découvrez plus d'informations sur les différentes façons de sélectionner projet assignez les personnes concernées et utilisez-les dans votre workflow dans l' article dédié.

Sélectionner les personnes chargées des tâches

Affectez autant de membres de l'équipe que nécessaire à une tâche dans le champ Personnes affectées de la fenêtre Tâche (ci-dessous).

Si une tâche est liée à une projet , le destinataire peut être facilement modifié à l'intérieur de projet à tout moment. Cliquez ici pour plus de détails.

Activer l' option Attribuer une tâche au responsable projet dans la section Créer une tâche automatisation lors de l'édition pipeline étapes afin que le projet et le responsable de la tâche sont la même personne.

Les membres de l'équipe peuvent visualiser leurs tâches sur une seule page en accédant à Workflow > Tâches dans la barre de menu de gauche. Ils n'ont pas besoin d'accéder aux comptes ni aux pipelines les tâches consistent à les visualiser et à les modifier.

Conseil

Le pipeline automatisation vous permet de créer des tâches pour des membres spécifiques de l'équipe, leur donnant un accès temporaire à des comptes. Par exemple, étape dans un pipeline Cela peut inclure une tâche pour un membre spécifique de l'équipe. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Sélectionner les cessionnaires de factures

Le membre de l'équipe associé à une facture est crédité pour les services rendus. Par défaut, la personne qui crée la facture en est associée. Pour plus d'informations, cliquez ici . 

Une entreprise patron , l'administrateur ou le membre de l'équipe disposant de l'accès Gérer les factures et Attribuer collègues peut modifier le cessionnaire.

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