Flux de travail (Basique) : qu'est-ce que les pipelines, les étapes, les projets, les tâches ?

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Quelle est la différence entre les pipelines, les projets et les tâches? Nous vous présentons ici la structure globale du système de flux de travail TaxDome.

Niveau 1. Pipelines

Les pipelines se situent au niveau supérieur de la hiérarchie des flux de travail. Chaque pipeline est un processus de travail pour un service spécifique. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'un pipeline de déclaration 2042, d'un pipeline W-2 et d'un pipeline de paie, chacun contenant son propre ensemble de procédures. La fonction générale d'un pipeline est de vous aider à suivre facilement la progression de tâches similaires tout en leur permettant de s'acheminer en douceur vers leur achèvement. Pour en savoir plus sur la création de pipelines, cliquez ici.

Niveau 2. Étapes

Un pipeline est divisé en étapes. Il s'agit des différentes étapes qui doivent être franchies pour faire avancer un projet vers son achèvement. Par exemple, un pipeline de déclaration 2042 pourrait comporter quatre étapes:  Examiner les documents, Préparer la lettre de mission, Préparer la déclaration, et Révision du document.

Niveau 3. Projets

Chaque projet est un service individuel pour lequel un client paie. Un projet va dans un pipeline spécifiquement conçu pour le service qu'il requiert. Par exemple, toutes les déclarations 1040 de vos clients pour 2021 seront placées dans votre pipeline de déclarations 2042.

Chaque fois que vous recevez le projet d'un client, vous l'ajoutez à la première étape du pipeline approprié. Ensuite, vous faites passer la tâche d'une étape à l'autre du pipeline, soit manuellement, soit par automatisation. Pour en savoir plus sur l'ajout de projets au pipeline, cliquez ici.

Lorsque le projet atteint la dernière étape ou à tout autre moment, vous pouvez déplacer un projet vers un autre pipeline. Par exemple, lorsqu'un prospect de comptabilité devient un client, vous pouvez déplacer le projet du pipeline des prospects au pipeline de comptabilité.

Niveau 4. Tâches

Les tâches, sont comme leur nom l'indique, des tâches à faire que vous ou les membres de votre équipe exécutez dans le cadre d'un projet. En savoir plus sur la création de tâches et l'utilisation des tâches dans les projets.

Vous pouvez configurer vos pipelines de sorte que chaque fois qu'un projet entre dans une nouvelle étape, des actions automatiques soient déclenchées : par exemple, une tâche est créée pour un membre de l'équipe ou un questionnaire est envoyé à un client.

Tous les éléments créés automatiquement pour un projet (questionnaires, tâches, messages, factures, etc.) restent associés à celui-ci. (Vous pouvez également associer des éléments manuellement.) De cette façon, chaque projet contient toujours tout ce dont vous avez besoin pour le mener à bien.

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Conseil ! Consultez notre page Pipelines (basique) : Votre premier pipeline avec des automatisations, où nous expliquons comment créer un pipeline standard avec des automatisations et vous montrons ce qui se passe lorsque vous y ajoutez une tâche et la faites passer par les étapes.

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