Workflow ( Basique ) : Que sont Pipelines , étapes, travaux, tâches

TaxDome Workflow augmente votre efficacité et élimine la routine. Le workflow consiste en pipelines , étapes , projets , et les tâches ; découvrez comment ils travaillent ensemble.

Workflow , a expliqué

TaxDome Workflow permet de gagner du temps et améliore l'efficacité opérationnelle. Vous pouvez obtenir plus en moins de temps en définissant des processus reproductibles et en automatisant les tâches subalternes, ainsi qu'en automatisant les communications avec les clients. Pour vous aligner sur chacun de vos processus métiers, Workflow vous propose trois fonctionnalités puissantes, telles que Pipelines , Jobs et Tasks .

Quelle est la différence entre les pipelines , les tâches et les tâches ? Nous décomposons tout cela en vous montrant la structure globale du TaxDome Workflow système.

Pipelines

Pipelines sont au plus haut niveau du Workflow hiérarchie. Il s'agit d'une procédure de travail établie : une séquence d'étapes, ou étapes , impliqué dans la préparation, disons, d'un formulaire 1040 du début à la fin. La fonction globale d'un pipeline est de vous aider à suivre facilement la progression de projets similaires projets pour différents clients tout en leur permettant d'avancer en douceur vers l'achèvement.

Notre pipelines sont conçus pour ressembler à un tableau Kanban . Les emplois, affichés sur les cartes, passent de étape à étape sur le tableau. Et une fois automatisé, pipelines faites une grande partie du travail à votre place !

Que se passe-t-il à l'intérieur d'un pipeline :   

1. Les étapes sont les étapes d'une procédure de travail globale. Une fois que tout le travail impliqué dans un étape est terminé, un projet passe au suivant étape .
2. Les emplois, les projets individuels pour lesquels un client vous paie (comme une déclaration de revenus ou une paie de janvier), sont présenté à un pipeline spécialement conçu pour cela. Chaque projet associé à un compte client transite par le pipeline du premier au dernier étape , ou l'achèvement. 
3. Automations, the mechanisms that automate a pipeline, make things happen independently. Once triggered, they create tasks for team members or send organizers and proposals to clients, for example.

Étapes & Automatisations

A pipeline consists of stages, which represent the different steps required to progress a job towards completion. For instance, a 1040 Tax Return Pipeline could include stages like Review Docs, Prepare Engagement Letter, Prepare Return, and Review. You can customize these stages to align with your specific workflow processes.

Les étapes incluent des automatisations qui simplifient les tâches de routine, telles que l'envoi questionnaires , messages ou factures. Vous pouvez configurer votre pipelines des actions automatiques sont donc déclenchées à chaque fois qu'un projet entre dans un nouveau étape : par exemple, une tâche est créée pour un membre de l'équipe, ou un e-mail est envoyé à un client.

Emplois

Chaque projet est un service individuel pour lequel un client paie. projet entre dans un pipeline spécialement conçu pour le service qu'il requiert. Il peut également être comparé à un seul voyage à travers un pipeline pour un client donné. Par exemple, toutes les déclarations 1040 de vos clients pour 2022 seront intégrées à votre déclaration 1 040 pipeline .

Chaque fois que vous recevez un projet d'un client, vous l'ajoutez au premier étape du approprié pipeline . Ensuite, vous déplacez le projet à travers le étapes de la pipeline , soit manuellement, soit via automatisation . En savoir plus sur l'ajout projets aux pipelines .

Chaque fois que vous rencontrez un obstacle, comme des exigences supplémentaires ou des documents manquants, vous pouvez modifier le projet statut à un statut personnalisé. Cela peut déclencher des automatisations ou simplement indiquer visuellement le projet statut sans le déplacer vers un autre étape . Voici plus d'informations sur l'état projet .

Les tâches peuvent contenir des éléments liés : questionnaires , tâches, messages, factures, etc. De cette façon, chaque projet contient toujours tout ce dont vous avez besoin pour le compléter.

Vous pouvez déplacer un projet à un autre pipeline à tout moment - ou lorsqu'il atteint le dernier étape . Par exemple, lorsqu'un responsable de la comptabilité devient client, vous souhaiterez peut-être le déplacer projet du chef pipeline à une comptabilité pipeline .

Tâches

Les tâches sont les tâches que vous et les membres de votre équipe effectuez. Vous pouvez ajouter n'importe quel nombre de tâches au projet . Par exemple, vous avez une préparation fiscale projet pour lequel vous devez préparer les formulaires 1040, 1120 et 8879. Pour chaque formulaire, vous pouvez créer une tâche distincte, la déléguer à différents membres de l'équipe et la lier à un projet . Ainsi, tous les formulaires seront préparés simultanément dans le cadre d'un seul projet . 

Les tâches sont accessibles via la liste des tâches où toutes les informations sur les tâches associées pipelines et projets est visible. En savoir plus sur la création de tâches et l'utilisation de tâches dans projets . 

Webinaire : Découvrez comment gérer vos processus, améliorer l'efficacité et suivre l'avancement de votre travail en automatisant la plupart de vos tâches répétitives avec Tirer parti de automatisation workflow dans TaxDome