What are pipelines, stages, jobs, tasks

TaxDome Workflow helps you work more efficiently by automating routine processes. It’s built from pipelines, stages, jobs, and tasks—learn how they connect and function together.

Workflow , a expliqué

TaxDome Workflow saves time and drives operational efficiency. You can achieve more in less time by setting repeatable processes and automating menial tasks, as well as automating client communications. To align with each of your business processes, Workflow offers you three powerful features, such as pipelines, jobs and tasks.

What’s the difference between pipelines, jobs and tasks? We break it all down by showing you the overall structure of the TaxDome Workflow system.

Pipelines

Pipelines sont au plus haut niveau du Workflow hiérarchie. Il s'agit d'une procédure de travail établie : une séquence d'étapes, ou étapes , impliqué dans la préparation, disons, d'un formulaire 1040 du début à la fin. La fonction globale d'un pipeline est de vous aider à suivre facilement la progression de projets similaires projets pour différents clients tout en leur permettant d'avancer en douceur vers l'achèvement.

Our pipelines are designed to look like a kanban board . Jobs, displayed on cards, move from stage to stage on the board. And once automated, pipelines do much of the work for you!

Que se passe-t-il à l'intérieur d'un pipeline :   

1. Les étapes sont les étapes d'une procédure de travail globale. Une fois que tout le travail impliqué dans un étape est terminé, un projet passe au suivant étape .

2. Les emplois, les projets individuels pour lesquels un client vous paie (comme une déclaration de revenus ou une paie de janvier), sont présentés à un pipeline spécialement conçu pour cela. Chaque projet associé à un compte client se déplace à travers le pipeline du premier au dernier étape , ou l'achèvement. 

3. Automations, the mechanisms that automate a pipeline, make things happen independently. Once triggered, they create tasks for team members or send organizers and proposals to clients, for example.

Stages & automations

A pipeline consists of stages, which represent the different steps required to progress a job towards completion. For instance, a 1040 Tax Return Pipeline could include stages like Review Docs, Prepare Engagement Letter, Prepare Return, and Review. You can customize these stages to align with your specific workflow processes.

Stages include automations that simplify routine tasks, such as sending organizers, messages or invoices. You can set up your pipelines so automatic actions are triggered each time a job enters a new stage: e.g., a task is created for a team member, or an email is sent out to a client.

Emplois

Chaque projet est un service individuel pour lequel un client paie. projet entre dans un pipeline spécifiquement conçu pour le service requis. On peut également le comparer à un simple trajet à travers un pipeline pour un client donné. Par exemple, toutes les déclarations 1040 de vos clients pour 2022 seront intégrées à votre déclaration 1040. pipeline .

Each time you receive a job from a client, you add it to the first stage of the appropriate pipeline. Then, you move the job through the stages of the pipeline, either manually or via automation. Here’s more on adding jobs to pipelines .

Whenever you have any blocker, such as additional requirements or missing documents, you can change the job status to a custom one. This can trigger automations or just visually indicate the job status without moving it to a different stage. Here’s more on job statuses .

Les tâches peuvent contenir des éléments liés : questionnaires , tâches, messages, factures, etc. De cette façon, chaque projet contient toujours tout ce dont vous avez besoin pour le compléter.

Vous pouvez déplacer un projet à un autre pipeline à tout moment — ou lorsqu'il atteint le dernier étape Par exemple, lorsqu'un prospect de comptabilité devient un client, vous souhaiterez peut-être le déplacer projet de la tête pipeline à une comptabilité pipeline .

Tâches

Les tâches sont les tâches que vous et les membres de votre équipe effectuez. Vous pouvez ajouter n'importe quel nombre de tâches au projet . Par exemple, vous avez une préparation fiscale projet pour lequel vous devez préparer les formulaires 1040, 1120 et 8879. Pour chaque formulaire, vous pouvez créer une tâche distincte, la déléguer à différents membres de l'équipe et la lier à un projet . Ainsi, tous les formulaires seront préparés simultanément dans le cadre d'un seul projet . 

Tasks could be accessed via the Tasks list where all info about associated pipelines and jobs is visible. Learn more about creating tasks and using tasks in jobs . 

Note

Découvrez comment gérer vos processus, améliorer l'efficacité et suivre la progression de votre travail en automatisant la plupart de vos tâches répétitives avec Effet de levier workflow automatisation dans TaxDome .

Partager

Lien copié