Que sont pipelines , étapes , projets , tâches

TaxDome Workflow Il vous aide à travailler plus efficacement en automatisant les tâches répétitives. Il est construit à partir de pipelines , étapes , projets et les tâches — apprenez comment elles sont liées et fonctionnent ensemble.

Workflow , a expliqué

TaxDome Workflow Cela permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité opérationnelle. Vous pouvez accomplir davantage en moins de temps en mettant en place des processus répétitifs et en automatisant les tâches fastidieuses, ainsi que les communications avec les clients. Pour s'aligner sur chacun de vos processus métier, Workflow vous offre trois fonctionnalités puissantes, telles que pipelines , projets et les tâches .

Quelle est la différence entre pipelines , projets et les tâches ? Nous vous expliquons tout en vous présentant la structure globale du pipeline. TaxDome Workflow système.

Pipelines

Pipelines sont au plus haut niveau du Workflow hiérarchie. Il s'agit d'une procédure de travail établie : une séquence d'étapes, ou étapes , impliqué dans la préparation, disons, d'un formulaire 1040 du début à la fin. La fonction globale d'un pipeline est de vous aider à suivre facilement la progression de projets similaires projets pour différents clients tout en leur permettant d'avancer en douceur vers l'achèvement.

Notre pipelines sont conçus pour ressembler à un tableau Kanban . Les tâches, affichées sur des cartes, se déplacent de étape à étape sur le tableau. Et une fois automatisé, pipelines Ils font une grande partie du travail pour vous !

Que se passe-t-il à l'intérieur d'un pipeline :   

1. Les étapes sont les étapes d'une procédure de travail globale. Une fois que tout le travail impliqué dans un étape est terminé, un projet passe au suivant étape .

2. Les emplois, les projets individuels pour lesquels un client vous paie (comme une déclaration de revenus ou une paie de janvier), sont présentés à un pipeline spécialement conçu pour cela. Chaque projet associé à un compte client se déplace à travers le pipeline du premier au dernier étape , ou l'achèvement. 

3. Automations, the mechanisms that automate a pipeline, make things happen independently. Once triggered, they create tasks for team members or send organizers and proposals to clients, for example.

Étapes et automatisations

A pipeline consists of stages, which represent the different steps required to progress a job towards completion. For instance, a 1040 Tax Return Pipeline could include stages like Review Docs, Prepare Engagement Letter, Prepare Return, and Review. You can customize these stages to align with your specific workflow processes.

Les étapes comprennent des automatisations qui simplifient les tâches routinières, comme l'envoi questionnaires , messages ou factures. Vous pouvez configurer votre pipelines des actions automatiques sont donc déclenchées à chaque fois qu'un projet entre dans un nouveau étape Par exemple, une tâche est créée pour un membre de l'équipe, ou un e-mail est envoyé à un client.

Emplois

Chaque projet est un service individuel pour lequel un client paie. projet entre dans un pipeline spécifiquement conçu pour le service requis. On peut également le comparer à un simple trajet à travers un pipeline pour un client donné. Par exemple, toutes les déclarations 1040 de vos clients pour 2022 seront intégrées à votre déclaration 1040. pipeline .

Chaque fois que vous recevez un projet Vous ajoutez cela à la première liste d'un client. étape de l'approprié pipeline Ensuite, vous déplacez le projet à travers le étapes de la pipeline , soit manuellement, soit via automatisation Voici plus d'informations sur l'ajout projets aux pipelines .

En cas de blocage, par exemple si des exigences supplémentaires ou des documents manquants vous sont imposés, vous pouvez modifier le projet L'état peut être personnalisé. Cela peut déclencher des automatisations ou simplement indiquer visuellement le projet statut sans le déplacer vers un autre étape Voici plus d'informations sur l'état d'avancement projet .

Les tâches peuvent contenir des éléments liés : questionnaires , tâches, messages, factures, etc. De cette façon, chaque projet contient toujours tout ce dont vous avez besoin pour le compléter.

Vous pouvez déplacer un projet à un autre pipeline à tout moment — ou lorsqu'il atteint le dernier étape Par exemple, lorsqu'un prospect de comptabilité devient un client, vous souhaiterez peut-être le déplacer projet de la tête pipeline à une comptabilité pipeline .

Tâches

Les tâches sont les tâches que vous et les membres de votre équipe effectuez. Vous pouvez ajouter n'importe quel nombre de tâches au projet . Par exemple, vous avez une préparation fiscale projet pour lequel vous devez préparer les formulaires 1040, 1120 et 8879. Pour chaque formulaire, vous pouvez créer une tâche distincte, la déléguer à différents membres de l'équipe et la lier à un projet . Ainsi, tous les formulaires seront préparés simultanément dans le cadre d'un seul projet . 

Les tâches étaient accessibles via la liste des tâches , qui contenait toutes les informations les concernant. pipelines et projets est visible. Apprenez-en davantage sur la création et l'utilisation des tâches dans projets . 

Note

Découvrez comment gérer vos processus, améliorer l'efficacité et suivre la progression de votre travail en automatisant la plupart de vos tâches répétitives avec Effet de levier workflow automatisation dans TaxDome .

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