Pipelines (basique) : Tutoriel de votre premier pipeline avec automatisation

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Cette page s'applique au plan tarifaire TaxDome Pro uniquement. Vous pouvez effectuer une mise à niveau à tout moment. *ce plan tarifaire ne s'applique pas en Europe

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Créez un pipeline standard avec des automatisations, ajoutez-y un travail, puis faites avancer le travail jusqu'à son achèvement. Nous vous montrons ici comment faire. Une fois que vous aurez configuré votre premier pipeline automatisé et que vous aurez compris comment il fonctionne, vous souhaiterez en créer d'autres pour répondre aux besoins particuliers de votre entreprise.

Les étapes :

Nous allons vous guider à travers un exemple, en créant un pipeline de Déclaration d'impôt sur les sociétés où nous pourrons ajouter le projet Déclaration d'impôt sur les sociétés 2019 pour le client Charles Burns. Cette illustration montre à quoi ressemblera ce pipeline :

Étape 1. Créez les modèles dont vous avez besoin

Toutes les automatisations nécessitent des modèles, aussi la première chose à faire est de s'assurer que vous disposez de tous ceux dont vous aurez besoin pour automatiser le pipeline de déclarations d'impôt sur les sociétés que vous créez. Notre bibliothèque de modèles offre une variété d'échantillons que vous pouvez copier et modifier.

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Pointe! Vous pouvez obtenir tous les modèles et le pipeline prêts à l'emploi en copiant le pipeline de retour d'entreprise à partir de notre bibliothèque, puis en modifiant tous les modèles selon vos besoins. Lire la suite dans l'article .

Pour créer un pipeline de déclaration d'impôt sur les sociétés, vous aurez besoin de ces modèles :

  • Un e-mail "Pour commencer"(pour plus de détails, allez ici)
  • Un contrat de déclaration de revenus d'entreprise (pour plus de détails, rendez-vous ici )
  • Une facture de déclaration d'impôt sur les sociétés (pour plus de détails, cliquez ici).
  • Une tâche de Révision des documents (pour plus de détails, voir ici)
  • Un message « Nous avons commencé à travailler sur votre déclaration » (pour plus de détails, rendez-vous ici )
  • Une tâche de préparation de la déclaration
  • Une tâche Révision du manager
  • Une tâche Envoi du fichier électronique
  • Un message "Nous avons terminé votre retour"
  • Un e-mail de demande d'avis sur Google

Pour résumer, il vous faudra deux e-mail modèles, un modèle de contrat, un modèle de facture, quatre modèles de tâche et deux modèles de message pour ce pipeline.

Étape 2. Créer un pipeline par étapes

Vous êtes maintenant prêt à configurer votre pipeline de déclaration d'impôt sur les sociétés, en utilisant les modèles que vous avez créés. Allez dans Paramètres, sélectionnez Pipelines, puis cliquez sur le nom du pipeline ou cliquez sur le bouton CRÉER UN PIPELINE.

Tout d'abord, vous devrez décomposer le processus de travail de la déclaration d'impôt sur les sociétés en étapes, qui deviendront ensuite les différentes étapes du pipeline de la déclaration d'impôt sur les sociétés. Dans l'illustration ci-dessus, nous avons réduit le processus à six étapes :

  • Intro
  • Révision des documents
  • Préparation du retour
  • Révision du manager
  • Envoie du fichier électronique
  • Terminé

Pour en savoir plus sur les paramètres des pipelines, cliquez ici.

Étape 3. Ajouter des automatisations

Vous pouvez maintenant commencer à ajouter des automatisations à chaque étape de votre pipeline de déclaration de revenus des sociétés . Chaque étape dans un pipeline peut inclure plusieurs automatisations qui sont déclenchées en même temps, donc leur ordre n'a pas d'importance.

La première étape, Intro, comprend trois automatisations :

  • Une automatisation Envoyer un e-mail avec un modèle d'e-mail "Pour commencer" sélectionné.
  • Une automatisation : Créer une facture avec un modèle de facture de déclaration d'impôt sur les sociétés sélectionné.
  • Une automatisation Envoyer un contrat avec un modèle de contrat de déclaration d'impôt sur les sociétés sélectionné

La deuxième étape, Vérification de documents, comprend deux automatisations :

  • Une automatisation Créer une tâche avec un modèle de tâche Révision de documents sélectionné.
  • Une automatisation Envoyer un message avec un modèle de message "Nous avons commencé à travailler sur votre retour" sélectionné.

La troisième étape, Préparer le retour, comprend une automatisation :

  • Une automatisation Créer une tâche avec un modèle de tâche de préparation de la déclaration sélectionné.

La quatrième étape, Révision du manager, comprend une automatisation :

  • Une automatisation Créer une tâche avec un modèle de tâche Révision du manager sélectionné.

La cinquième étape, Envoyer le fichier électroniquement, comprend une automatisation :

  • Une automatisation Créer une tâche avec un modèle de tâche de retour de fichier électronique sélectionné.

Et la dernière étape, Terminé, comprend deux automatisations :

  • Une automatisation Envoyer un message avec un modèle de message "Nous avons terminé votre retour" sélectionné.
  • Une automatisation Envoyer un e-mail avec sélection d'un modèle d'e-mail de demande d'avis sur Google .

Étape 4. Activer la fonction Automove

Si vous souhaitez automatiser davantage ce pipeline, activez le Automove pour tous les étapes (sauf la dernière). Ainsi, vous pouvez vous asseoir et regarder votre projets passer de étape à étape au fur et à mesure que le travail se fait. Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, rendez-vous ici.

N'oubliez pas de sauvegarder votre nouveau pipeline ainsi que toutes les automatisations. Maintenant, nous sommes prêts pour le projet de M. Burns.

Étape 5. Ajoutez des projets pour vos clients

Maintenant que votre pipeline de déclarations d'impôt sur les sociétés est configuré, vous pouvez commencer à y ajouter des tâches, en masse ou une par une (cliquez ici pour voir les différentes façons d'ajouter des tâches).

Un projet est toujours effectué pour un compte client spécifique, dans ce cas Charles Burns. Chaque projet est associé à un compte client, mais vous pouvez avoir plusieurs projets pour un même client dans un même pipeline. M. Burns veut que vous prépariez non seulement la déclaration d'impôt sur les sociétés de 2019 , mais aussi la déclaration d'impôt sur les sociétés de 2018 et la déclaration d'impôt sur les sociétés de 2020! Dans ce cas, vous devrez ajouter les trois projets pour M. Burns à votre pipeline Déclaration d'impôt sur les sociétés.

Voici ce qui se passera pour chaque projet :

1. Une fois que vous avez ajouté la tâche au pipeline, une fenêtre contextuelle vous montre toutes les actions automatisées qui sont sur le point d'être déclenchées - vous pouvez en décocher une si nécessaire.

2. Une fois que vous avez cliqué sur Déplacer (dans ce cas, sans rien décocher), le projet de M. Burns entre dans l'étape Intro, et une automatisation e-mail "Pour commencer " et un contrat " Déclaration de revenu sur les sociétés" lui sont envoyés, ainsi qu'une facture. Bravo ! Le contrat et la facture sont automatiquement associés au projet.

3. Une fois que M. Burns a signé le contrat et payé la facture, le projet passe automatiquement à étape suivante, Révision de documents (vous pouvez également le déplacer manuellement quand vous le souhaitez).

4. Une fois que le projet entre dans la deuxième étape, Révision des documents, la tâche Révision des documents est créée pour votre équipe, et un message est envoyé à M. Burns.

5. Une fois que l'un des membres de votre équipe a marqué la tâche comme étant terminée, le travail passe automatiquement à l'étape suivante.

6. Une fois que le travail entre dans la phase de Préparation de la déclaration, une tâche de Préparation de la déclaration est créée pour votre équipe.

7. Une fois que l'un des membres de votre équipe a marqué la tâche comme étant terminée, le travail passe automatiquement à l'étape suivante.

8. Une fois que le travail entre dans la phase de Révision du manager, la tâche de Révision du manager est créée pour votre équipe.

9. Une fois que l'un des membres de votre équipe a marqué la tâche comme étant terminée, le travail passe automatiquement à l'étape suivante.

10. Une fois que le travail entre dans l'étape Document électronique ,la tâche retour de document electronique est créée pour votre équipe.

11. Une fois que l'un des membres de votre équipe a marqué la tâche comme étant terminée, le travail passe automatiquement à l'étape suivante.

12. Une fois que l'adresse projet entre dans l'étape Terminé, les e-mails : "Nous avons complété votre déclaration" et "Demander un avis sur Google" sont envoyés à M. Burns.

Dans cet exemple, dix automatisations sont déclenchées, ce qui simplifie vos routines et vous permet de vous concentrer davantage sur le travail que sur son déroulement.

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