Pipelines (basique) : comment fonctionnent les automatisations

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Les automatisations vous permettent de gagner du temps. Vous les ajoutez de manière à ce qu'une action soit automatiquement lancée comme étape suivante dans le processus de flux de travail lorsque vous faites passer un travail par les différentes étapes de votre flux de travail.

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Couvert ici :

Automatisations , expliqué
Ajout d'automatisations
L'ordre des automatisations
Suppression des automatisations
Affichage des automatisations dans les pipelines

Automatisations , expliqué

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Au cas où vous vous gratteriez la tête, un automatisation est un mécanisme qui permet à un système de fonctionner automatiquement. TaxDome Les automatisations de lancent des actions pour vous, les membres de votre équipe ou vos clients lors des différentes étapes de vos procédures de travail. Comme un projet se déplace à travers les différents étapes d'un pipeline , les automatisations que vous configurez déclenchent des actions qui doivent être prises pour que le projet à compléter.

En outre, les automatisations comprennent la fonctionnalité fonctionnalité. Vous pouvez configurer des déclencheurs de cause à effet, de sorte qu'un projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape lorsque toutes les exigences pour le courant étape sont remplies. Lorsqu'un client paie une facture et signe un contrat, par exemple, le projet passe automatiquement au suivant étape dans le pipeline, où un nouveau automatisation est déclenché (par exemple, une tâche pour votre équipe est créée).

Par exemple, votre entreprise a un processus d'impôt personnel. Vous voudrez peut-être avoir une introduction e-mail et un personnalisé questionnaire à envoyer automatiquement au client. Ensuite, lorsque le client soumet le questionnaire , le projet pour leur compte passe automatiquement au suivant étape , par exemple, Tax Prep. Vous pouvez ensuite lancer une tâche à accomplir par un membre de l'équipe, et ainsi de suite.

Voici à quoi pourrait ressembler un exemple de processus pour votre client. Vous pouvez voir que chaque étape peut avoir des automatisations qui simplifient votre routine.

Conseil! Veuillez consulter Pipelines ( Basique ): Votre premier pipeline avec Automatisations Tutoriel où nous expliquons comment un pipeline typique avec des modèles et des automatisations est créé, et ce qui se passe lorsque vous ajoutez un projet vers lui et déplacez-le plus loin.

Pour commencer, suivez les étapes suivantes :

1. Copiez un pipeline depuis notre bibliothèque . Cela copiera également tous les modèles utilisés dans les automatisations.

2. Sélectionnez un étape , ajouter ou modifier automatisation (s) en guise de suivi, puis sélectionnez un modèle.

3. Décidez si vous souhaitez utiliser le projets fonction de déplacement automatique. Vous pouvez l'activer ou le désactiver pour chaque étape sauf le dernier.

4. Sauvegarder le pipeline. Une fois la automatisation est ajouté, vous pouvez le voir en accédant à la page du pipeline et en cliquant sur le automatisation icône au-dessus de étape .

Ajout d'automatisations

Avant de créer des automatisations, réfléchissez aux différentes étapes de votre processus de travail nécessitant un suivi spécifique :

Lorsque vous avez une mission, notez les différentes étapes du processus de travail.
Encerclez les étapes qui nécessitent des actions de suivi.
Définissez ces actions, afin de pouvoir les ajouter en tant qu'automatisations lorsque vous créez un nouveau pipeline sur TaxDome.

Une fois que vous savez quelles automatisations vous souhaitez créer, votre prochaine étape consiste à les ajouter à un pipeline :

1. Dans les paramètres du pipeline, sélectionnez le étape vous voulez lier le automatisation à, cliquez sur le bouton Ajouter des automatisations ou sur n'importe quel automatisation si vous en avez déjà un, sélectionnez le automatisation taper:

Appliquer le modèle de dossier : une fois par projet pour un client entre dans ce étape , la structure des dossiers de leurs documents est remplacée par celle d'un modèle sélectionné.
Compte mis à jour tags : Une fois par projet pour un client entre dans ce étape , une sélection tag est automatiquement appliqué à leur compte ou supprimé de celui-ci. Vous pouvez également décider d'effacer tous les comptes tags .
Créer facture : Une fois par projet pour un client entre dans ce étape , une facture basée sur un modèle sélectionné leur est envoyée. Il est également automatiquement lié au projet .
Créer questionnaire : Une fois par projet pour un client entre dans ce étape , un questionnaire basé sur un modèle sélectionné leur est envoyé. Il est également automatiquement lié au projet .
Créer une tâche : une fois par projet pour un client entre dans ce étape , une tâche basée sur un modèle sélectionné est créée. Il est également automatiquement lié au projet .
Envoyer le contrat : Une fois par projet pour un client entre dans ce étape , un contrat basé sur un modèle sélectionné leur est envoyé. Il est également automatiquement lié au projet .
Envoyer e-mail : Une fois par projet pour un client entre dans ce étape , un e-mail basé sur un modèle sélectionné leur est envoyé.
Envoyer message : Une fois par projet pour un client entre dans ce étape , un message basé sur un modèle sélectionné leur est envoyé. Il est également automatiquement lié au projet .
Mettre à jour l'accès au compte : une fois par projet pour un client entre dans ce étape , les autorisations d'accès au compte pour les membres de l'équipe qui ont accès au compte sont mises à jour.
Mettre à jour le responsable projet : Une fois par projet pour un client entre dans ce étape , les membres de l'équipe sont automatiquement affectés au projet et/ou devenir non attribué.

2. Sélectionnez un modèle pour votre automatisation ou cliquez sur le bouton Nouveau modèle pour en créer un nouveau. Une fois le modèle créé et enregistré, vous pourrez le sélectionner dans la liste.

Pour en savoir plus sur la création de modèles, suivez ces liens :

3. Si vous souhaitez que des e-mails supplémentaires soient envoyés à vos clients lorsqu'ils ne répondent pas dans un certain délai, activez la fonction Rappels (ces automatisations fonctionnent pour questionnaires , contrats, factures et messages). En savoir plus sur les rappels .

4. Si vous voulez que votre automatisation à déclencher uniquement pour certains clients, cliquez sur le bouton Modifier les conditions , puis ajoutez une condition. En savoir plus sur le conditionnel étapes .

5. Ajoutez autant d'automatisations pour chaque étape comme requis.

6. Décidez si vous voulez que votre projets être déplacé automatiquement vers le suivant étape une fois que toutes les actions associées sont effectuées, par exemple, le questionnaire est terminé, la facture est payée, etc. En savoir plus sur le déménagement projets .

7. Cliquez sur le Sauvegarder bouton pour enregistrer vos modifications.

L'ordre des automatisations

Habituellement, vous ne devriez pas être conscient de l'ordre des automatisations à l'intérieur d'un étape . Ils sont déclenchés un par un une fois par projet entre le étape . Ainsi, si un message est envoyé au client avec questionnaire , ces deux événements se produisent presque simultanément.

Cependant, dans certains cas, automatisation l'ordre compte car certaines automatisations peuvent dépendre d'autres. Par exemple, si vous avez l' option Mettre à jour les balises de compte automatisation ça efface tout tags des comptes clients, et le conditionnel automatisation qui envoie questionnaires uniquement aux comptes avec un tag appliqué, vous devez vérifier attentivement la commande. Dans ce dernier exemple, vous souhaiterez peut-être placer les balises de compte de mise à jour automatisation en second lieu, ou le conditionnel automatisation ne fonctionnera pas.

Vous pouvez modifier l'ordre des automatisations. Pour accéder au Automatisations barre latérale, cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur de étape , passez la souris sur l'icône Déplacer , puis faites-la glisser et déposez-la.

Suppression des automatisations

Vous pouvez supprimer les automatisations lors de l'édition d'un pipeline.

1. Dans les paramètres du pipeline, sélectionnez le étape avec le automatisation . Vous pouvez voir le nombre d'automatisations dans un étape au milieu.

2. Cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur de étape ou le Modifier Automatisations lien pour accéder au Automatisations barre latérale.

3. Cliquez sur la corbeille icône à droite de automatisation , puis clique Sauvegarder .

Affichage des automatisations dans les pipelines

Vous pouvez toujours savoir quelles automatisations sont utilisées dans un pipeline. Vous pouvez également ajouter ou supprimer rapidement des automatisations.

Il y a un automatisation icône avec le compteur au-dessus de chaque étape . Cliquez sur l'icône pour explorer les détails : quelles automatisations le étape a et quels modèles sont utilisés. S'il y a des automatisations conditionnelles, ils seront marqués en conséquence. Pointez le curseur pour voir le tag qui déclenche le automatisation .
S'il y a une condition dans l'étape, vous verrez le lien conditions de l'étape au-dessus de celle-ci. Cliquez pour découvrir les tags qui sont utilisés comme déclencheurs.
Pour apporter des modifications au pipeline, cliquez sur le lien Ajouter des automatisations ou Ajouter des tags. La fenêtre Modifier le pipeline s'ouvrira alors.