Pipelines ( Basique ): Comment étape les automatismes fonctionnent

Automatisations vous faire gagner du temps en déclenchant automatiquement des actions au bon moment dans votre workflow . Lorsque vous déplacez un projet à travers différents étapes , l'étape suivante est initiée sans effort manuel.

Automatisations , a expliqué

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Un automatisation est un mécanisme qui rend votre workflow fonctionner automatiquement. TaxDome les automatisations initient des actions pour vous, les membres de votre équipe ou vos clients pendant les différentes étapes ou en coutume projet statuts de vos procédures de travail :

As a job moves through the different stages of a pipeline, the automations you set up trigger actions that need to be taken in order for the job to be completed.
Lorsque vous attribuez un statut projet personnalisé , les automatisations que vous configurez déclenchent des actions qui permettent à votre projet pour passer d'un statut personnalisé (par exemple, Informations manquantes ) au statut Actif .

En outre, les automatisations incluent la projets fonction de déplacement automatique. Vous pouvez configurer des déclencheurs de cause à effet, donc un projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape lorsque toutes les exigences pour le courant étape sont respectés.

Lorsqu'un client paie une facture et soumet un questionnaire , par exemple, le projet passe automatiquement à la suivante étape dans le pipeline , où un nouveau automatisation est déclenché (par exemple, une tâche pour votre équipe est créée).

Par exemple, votre entreprise dispose d'un processus de fiscalité des particuliers. Vous voudrez peut-être avoir une introduction e-mail et un personnalisé questionnaire à envoyer automatiquement au client. Ensuite, lorsque le client soumet le questionnaire , le projet car leur compte passe automatiquement au suivant étape , par exemple, préparation d'impôts. Vous souhaiterez peut-être ensuite lancer une tâche qu'un membre de l'équipe devra accomplir, et ainsi de suite.

Voici à quoi pourrait ressembler un exemple de processus pour votre client. Vous pouvez voir que chacun étape peut avoir des automatisations qui simplifient votre routine.

Tip! Please see Pipelines (Basic): Your first pipeline with automations tutorial where we explain how a typical pipeline with templates, custom statuses and automations is created, and what happens when you add a job to it and move it further.

Pour commencer, procédez comme suit :

1. Téléchargez un pipeline du Marketplace . Cela copiera également tous les modèles utilisés dans les automatisations.

2. Sélectionnez un étape , ajouter ou modifier automatisation (s) en guise de suivi, puis sélectionnez un modèle.

3. Décidez si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de déplacement automatique projets . Vous pouvez l'activer ou le désactiver pour chaque étape sauf le dernier.

4. Sauvegarder le pipeline . Une fois la automatisation est ajouté, vous pouvez le voir en allant dans le pipeline page et en cliquant sur le automatisation icône au-dessus de étape .

Ajouter des automatisations

Attention! Les automatisations nouvellement ajoutées ne se déclencheront pas pendant projets qui ont été déplacés vers un étape avant le automatisation a été créé.

Avant de créer des automatisations, réfléchissez aux différents étapes de votre processus de travail qui nécessitent un suivi spécifique :

Lorsque vous avez une mission, notez les différents étapes du processus de travail.
Entourez le étapes qui nécessitent des actions de suivi.
Définissez quelles sont ces actions, afin de pouvoir les ajouter en tant qu'automatisations lorsque vous créez un nouveau pipeline sur TaxDome .

Une fois que vous savez quelles automatisations vous souhaitez créer, votre prochaine étape consiste à les ajouter à un pipeline :

1. When editing pipeline stages or custom job statuses, select the stage you want to link the automation to, click Add automations or click Edit automations on any automation if you already have one:

Sélectionnez ensuite le automatisation taper:

Appliquer le modèle de dossier : une fois projet pour un client, saisissez ceci étape , la structure des dossiers de leurs documents est remplacée par celle d'un modèle sélectionné.
Mettre à jour tags du compte : une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , une sélection tag est automatiquement appliqué à leur compte ou supprimé de celui-ci. Vous pouvez également décider d'effacer tous les comptes tags .
Créer une facture : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , une facture basée sur un modèle sélectionné leur est envoyée. Il est également automatiquement lié au projet .
Créer questionnaire : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , un questionnaire basé sur un modèle sélectionné leur est envoyé. Il est également automatiquement lié au projet .
Créer une tâche : une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , une tâche basée sur un modèle sélectionné est créée. Il est également automatiquement lié au projet .
Envoyer une demande client : Une fois par projet pour un client entre ceci étape , une demande client basée sur un modèle sélectionné leur est envoyée. Elle est également automatiquement liée à la projet .
Envoyer la proposition : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , une proposition basée sur un modèle sélectionné leur est envoyée. Il est également automatiquement lié au projet .
Envoyer e-mail : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , un e-mail basé sur un modèle sélectionné leur est envoyé.
Envoyer un message : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , un message basé sur un modèle sélectionné leur est envoyé. Il est également automatiquement lié au projet .
Accès au compte de mise à jour : une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , les autorisations d'accès au compte pour les membres de l'équipe qui ont accès au compte sont mises à jour.
Responsable projet de mise à jour : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , les membres de l'équipe sont automatiquement affectés au projet et/ou ne plus être attribué.
Mettre à jour le statut projet destiné au client : une fois par projet pour un client entre ceci étape , les statuts des clients sont mis à jour en conséquence.

2. Sélectionnez un modèle pour votre automatisation ou cliquez sur Nouveau modèle pour en créer un nouveau. Une fois le modèle créé et enregistré, vous pourrez le sélectionner dans la liste.

3. Si vous souhaitez que des e-mails supplémentaires soient envoyés à vos clients lorsqu'ils ne répondent pas dans un certain délai, activez la fonction Rappels . Ces automatisations fonctionnent pour les questionnaires , demandes clients, propositions, factures et messages.

4. Si vous voulez que votre automatisation pour être déclenché uniquement pour certains clients, cliquez sur Ajouter des conditions ou Modifier les conditions (si le logis est déjà paramétré), puis ajoutez une condition. Voici plus d'informations sur étapes conditionnelles et les automatisations .

5. Ajoutez autant d'automatisations pour chacun étape comme requis.

6. Décidez si vous voulez que votre projets être déplacé automatiquement vers le suivant étape une fois que toutes les actions associées sont effectuées, par exemple, le questionnaire est terminé, la facture est payée, etc. En savoir plus sur projets de déménagement automobile .

7. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.

L'ordre des automatismes

En règle générale, vous ne devriez pas être conscient de l'ordre des automatisations à l'intérieur d'un étape ou personnalisé projet statut. Ils sont déclenchés un par un une fois par projet entre dans le étape ou est attribué avec un statut. Donc, si un message est envoyé au client avec questionnaire , ces deux événements se produisent presque simultanément.

Cependant, dans certains cas, automatisation L'ordre est important car certaines automatisations peuvent dépendre d'autres. Par exemple, si vous avez la fonction Mettre à jour tags de compte automatisation ça efface tout tags à partir des comptes clients et le conditionnel automatisation qui envoie questionnaires uniquement aux comptes avec un identifiant spécifique tag appliqué, vous devez vérifier soigneusement l'ordre. Dans le dernier exemple, vous souhaiterez peut-être placer les tags de mise à jour du compte automatisation en deuxième lieu, ou le conditionnel automatisation ne fonctionnera pas.

Vous pouvez modifier l'ordre des automatisations. Pour accéder à la barre latérale Automatisations , cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur de étape , passez la souris sur l'icône Déplacer , puis faites-la glisser.

Supprimer les automatisations

Vous pouvez supprimer des automatisations lors de la modification d'un pipeline .

1. Lors de l'édition du pipeline dans l'onglet Étapes , sélectionnez le étape ou une coutume projet statut avec le automatisation . Vous pouvez voir le nombre d'automatisations dans un étape au milieu.

2. Cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur de étape ou le lien Modifier les automatisations pour accéder à la barre latérale Automatisations .

3. Cliquez sur l'icône de la corbeille à droite de l' automatisation , puis cliquez sur Sauvegarder .

Afficher les automatisations dans pipelines

Vous pouvez toujours savoir quelles automatisations sont utilisées dans un pipeline . Vous pouvez également ajouter ou supprimer rapidement des automatisations.

Il y a un automatisation icône avec le compteur au-dessus de chacun étape . Cliquez sur l'icône pour explorer les détails : quelles automatisations le étape a et quels modèles sont utilisés. S'il existe des automatisations conditionnelles, ils seront marqués en conséquence. Pointez le curseur pour voir le tag qui déclenche le automatisation .
S'il y a un conditionnel étape , vous verrez le lien Conditions de la scène au-dessus. Cliquez pour découvrir lequel tags sont utilisés comme déclencheurs.
To make changes to the pipeline, click the Add automations or Add tags link. This will open the Edit pipeline window.