Mouvement automatique ( Basique ) : Création de tâches et lien vers des tâches

You can have your tasks created and assigned automatically to save time spent on task distribution and delegation processes. Though TaxDome automates most of your routine and repeated processes, your team still has to perform the manual aspects of the job, such as assignments to prepare or forms to review. As your employees do their part of the job and mark tasks as completed, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline.

Couvert ici:

• Configurer la répartition des tâches étape et activez le déplacement automatique
• Lier une tâche à un projet manuellement
• Création automatique de tâches lorsque le client termine sa partie
• Utiliser des tâches pour répartir le travail entre les membres de l'équipe

Configurer la répartition des tâches étape et activez le déplacement automatique

Each job requires a set of tasks, such as getting a client to sign a proposal, complete an organizer or upload a document. TaxDome allows you to automate your pipelines so that tasks are created on their own as jobs progress. It is a huge time-saver when you set up your pipelines to automatically generate tasks at different stages.

Need an example? Add a  Manager Review task in the Review stage of a pipeline, so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns.

The launch point for automated task creation is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

1. Vous avez besoin d'un modèle de tâches avec des missions que vous souhaitez déléguer automatiquement. Si vous n'en avez pas, vous pouvez le créer en cliquant sur Nouveau modèle lorsque vous ajoutez le automatisation . Le modèle peut inclure des sous-tâches pour répertorier tous les travaux manuels traités dans votre équipe pour chaque client (par exemple, demander une signature électronique, demander une approbation, verrouiller un document sur une facture, etc.)
2. Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.
3. Assurez-vous que le bouton Automove projets est activé pour le étape allumé. De cette façon, une fois toutes les tâches terminées, le projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape . 

Lier une tâche à un projet manuellement

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être également lier des tâches à projets manuellement. Par exemple, vous souhaiterez peut-être lier la tâche Demander au client des informations supplémentaires sur les revenus à une déclaration de revenus des particuliers. projet . Une fois la tâche liée manuellement, le déplacement automatique projets La fonctionnalité fonctionne de la même manière que pour les tâches envoyées et liées automatiquement : lorsqu'elle est terminée ou annulée, la projet est déplacé vers le suivant étape .

Learn how to link tasks to jobs manually and use them inside pipelines.

Note! Si la tâche n'est pas terminée ou annulée et que vous déplacez manuellement le projet à un autre étape , vous serez invité à décider quoi faire à propos de la tâche en attente (pour plus de détails, lisez sur la gestion des éléments inachevés lors du déplacement projets ).

Automatisez la création de tâches lorsque le client termine sa tâche

Performing services for your clients is like passing the ball back and forth. But how do your team members find out that the ball is in their court? This is when automated tasks come in handy. When you have task automations added to the pipeline, they are created and automatically assigned only when the client has completed their part of the job.  

Below you will find the example of a payroll pipeline where the task for the team is created only when the client is done and has uploaded the forms that you expect from them.

So, this pipeline has two main stages:

• L' étape "Formulaires envoyés" -- La balle est dans le camp du client : un modèle de dossier pour le client avec un formulaire à traiter est automatiquement créé et un message est envoyé demandant au client de remplir le formulaire. Le message inclut une tâche client qui déclenche le déplacement automatique.
• L' étape « En préparation » -- La balle est dans le camp du cabinet : une fois que le client remplit le formulaire et marque la tâche dans un fil de discussion comme terminée, une tâche est automatiquement créée pour le membre approprié de l'équipe. Ils peuvent désormais procéder au processus de paie.

Et de cette façon, grâce à ces automatisations, vous pouvez minimiser la quantité de travail et de surveillance que vous devez effectuer.

Utiliser des tâches pour répartir le travail entre les membres de l'équipe 

Due to the pipelines, tasks can be linked to each other, so that when one is completed, the next is automatically created. This way, you can use automated tasks to notify people to start their part when several people are working on the same job. 

Below, find the example of a part of a tax preparation pipeline where the task for the person who reviews the return is created once another team member has uploaded the return and marked their task as completed.

Ainsi, cette partie du processus comporte deux principaux étapes :

• L' étape "En préparation" -- Le membre de l'équipe 1 reçoit la tâche créée automatiquement pour préparer la déclaration. Une fois qu'ils l'ont téléchargé et lié le document à un projet , ils marquent la tâche comme terminée. Cela déclenche le déplacement automatique. 
• L' étape "En révision" -- La tâche du membre de l'équipe 2 est créée, il reçoit une notification et peut désormais consulter la déclaration téléchargée.

Et de cette façon, grâce à ces automatisations, vous pouvez éliminer les communications inutiles et vous concentrer sur le travail lui-même.