Créez des tâches automatiquement et créez des liens vers projets

Vous pouvez créer et attribuer automatiquement vos tâches pour gagner du temps consacré aux processus de répartition des tâches et de délégation. Cependant TaxDome automatise la plupart de vos processus de routine et répétés, votre équipe doit toujours effectuer les aspects manuels du projet , comme des devoirs à préparer ou des formulaires à réviser. Pendant que vos employés font leur part du projet et marquez les tâches comme terminées, votre projets peut automatiquement passer au suivant étape de la pipeline .

Configurer la répartition des tâches étape et activez le déplacement automatique

Chaque projet nécessite un ensemble de tâches, comme amener un client à signer une proposition, à remplir un questionnaire ou téléchargez un document. TaxDome vous permet d'automatiser votre pipelines afin que les tâches soient créées d'elles-mêmes projets progrès. C'est un énorme gain de temps lorsque vous configurez votre pipelines pour générer automatiquement des tâches à différents étapes .

Besoin d'un exemple ? Ajoutez une tâche d'évaluation du responsable à l' étape Évaluation d'un pipeline , de sorte que lorsque projets frappe ça étape , membres de l'équipe responsables de la projets se voient automatiquement attribuer la tâche d'examiner les déclarations.

The launch point for automated task creation is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

• You need a task template with assignments you want to delegate automatically. If you don’t have one, you can create it by clicking New template when you add the automation. The template may include subtasks to list all manual work processed in your team for each client (e.g. requesting e-signature, requesting approval, locking a doc to an invoice, etc.)

• Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.

• Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. This way, once all tasks are done, the job is automatically moved to the next stage. 

Note

Si le projet entre dans la répartition des tâches étape sans cessionnaire, la tâche Attribuer à projet bascule du cessionnaire pour la tâche Créer automatisation appliquera le responsable de la tâche sélectionné dans le modèle de tâche (le cas échéant).

Lier une tâche à un projet manuellement

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être également lier des tâches à projets manuellement. Par exemple, vous pourriez vouloir lier la tâche « Demander au client des informations supplémentaires sur ses revenus » à une déclaration de revenus individuelle. projet . Une fois la tâche liée manuellement, le déplacement automatique projets La fonctionnalité fonctionne de la même manière que pour les tâches envoyées et liées automatiquement : lorsqu'elle est terminée ou annulée, le projet est déplacé vers le suivant étape .

Learn how to link tasks to jobs manually and use them inside pipelines .

Automatisez la création de tâches lorsque le client termine sa tâche

Offrir des services à vos clients, c'est comme se passer la balle d'un côté à l'autre. Mais comment les membres de votre équipe savent-ils que la balle est dans leur camp ? C’est à ce moment-là que les tâches automatisées s’avèrent utiles. Lorsque des automatisations de tâches sont ajoutées au pipeline , ils sont créés et attribués automatiquement uniquement lorsque le client a terminé sa partie du projet. projet .  

Ci-dessous vous trouverez l'exemple d'une paie pipeline où la tâche de l'équipe n'est créée que lorsque le client a terminé et a téléchargé les formulaires que vous attendez de lui.

Donc ça pipeline a deux principaux étapes :

• The “Forms sent” stag - The ball in the client’s court: a folder template for the client with a form to be processed is automatically created and a message is sent asking the client to fill out form. The message includes a client task that triggers automove.

• étape « En préparation » — La balle est dans le camp de l'entreprise : une fois que le client a rempli le formulaire et marqué la tâche comme terminée dans un fil de discussion, une tâche est automatiquement créée pour le membre de l'équipe concerné. Il peut alors procéder au traitement de la paie.

  De cette façon, grâce à ces automatisations, vous pouvez minimiser la quantité de travail et de surveillance que vous devez effectuer.

Utilisez des tâches pour répartir le travail entre les membres de l'équipe

En raison de la pipelines Les tâches peuvent être liées entre elles, de sorte que lorsqu'une tâche est terminée, la suivante est automatiquement créée. Ainsi, vous pouvez utiliser des tâches automatisées pour avertir les utilisateurs de commencer leur partie lorsque plusieurs personnes travaillent sur la même tâche. projet . Ci-dessous, retrouvez l'exemple d'une partie d'une préparation fiscale pipeline où la tâche de la personne qui examine la déclaration est créée une fois qu'un autre membre de l'équipe a téléchargé la déclaration et marqué sa tâche comme terminée.

Ainsi, cette partie du processus comporte deux principaux étapes :

• étape « En préparation » : le membre 1 de l'équipe reçoit la tâche créée automatiquement pour préparer la déclaration. Une fois le document téléchargé et lié à un projet , ils marquent la tâche comme terminée, ce qui déclenche le déplacement automatique. 

• étape « En cours de révision » — La tâche du membre de l’équipe 2 est créée, il reçoit une notification et peut désormais consulter la déclaration téléchargée.

  Et de cette façon, grâce à ces automatisations, vous pouvez éliminer les communications inutiles et vous concentrer sur le travail lui-même. 

  

  Conseil

  Vous pouvez attribuer des tâches de manière dynamique en fonction des personnes affectées à des rôles spécifiques pour le client. Si les personnes affectées dans le modèle sont déterminées par des rôles de compte, tous les membres de l'équipe affectés à ces rôles deviendront automatiquement les personnes affectées aux tâches.

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