Mouvement automatique ( Basique ) : Créer des tâches et créer un lien vers projets

Vous pouvez créer et attribuer automatiquement vos tâches pour gagner du temps consacré aux processus de répartition des tâches et de délégation. Cependant TaxDome automatise la plupart de vos processus de routine et répétés, votre équipe doit toujours effectuer les aspects manuels du projet , comme des devoirs à préparer ou des formulaires à réviser. Pendant que vos employés font leur part du projet et marquez les tâches comme terminées, votre projets peut automatiquement passer au suivant étape de la pipeline .

Couvert ici:

Configurer la répartition des tâches étape et activez le déplacement automatique

Chaque projet nécessite un ensemble de tâches, comme amener un client à signer une proposition, à remplir un questionnaire ou téléchargez un document. TaxDome vous permet d'automatiser votre pipelines afin que les tâches soient créées d'elles-mêmes projets progrès. C'est un énorme gain de temps lorsque vous configurez votre pipelines pour générer automatiquement des tâches à différents étapes .

Need an example? Add a Manager Review task in the Review stage of a pipeline, so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns.

Le point de départ de la création automatisée de tâches consiste à sélectionner une étape appropriée dans votre workflow . Suivez ces étapes:

  1. You need a task template with assignments you want to delegate automatically. If you don't have one, you can create it by clicking New template when you add the automation. The template may include subtasks to list all manual work processed in your team for each client (e.g. requesting e-signature, requesting approval, locking a doc to an invoice, etc.)
  2. Assurez-vous d'avoir un étape dans ton pipeline pour les nouvelles tâches, puis ajoutez la tâche Créer automatisation . Une fois la projet entre ceci étape , une nouvelle tâche est automatiquement attribuée au membre responsable de l'équipe. En même temps, il est automatiquement lié au projet et votre employé reçoit une notification concernant le nouveau travail.
  3. Assurez-vous que le bouton Automove projets est activé pour le étape allumé. De cette façon, une fois toutes les tâches terminées, le projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape . 

Lier une tâche à un projet manuellement

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être également lier des tâches à projets manuellement. Par exemple, vous souhaiterez peut-être lier la tâche Demander au client des informations supplémentaires sur les revenus à une déclaration de revenus des particuliers. projet . Une fois la tâche liée manuellement, le déplacement automatique projets La fonctionnalité fonctionne de la même manière que pour les tâches envoyées et liées automatiquement : lorsqu'elle est terminée ou annulée, la projet est déplacé vers le suivant étape .

Apprenez à lier manuellement des tâches à projets et à les utiliser dans pipelines .

pro

Note! Si la tâche n'est pas terminée ou annulée et que vous déplacez manuellement le projet à un autre étape , vous serez invité à décider quoi faire à propos de la tâche en attente (pour plus de détails, lisez sur la gestion des éléments inachevés lors du déplacement projets ).

Automatisez la création de tâches lorsque le client termine sa tâche

Offrir des services à vos clients, c'est comme se passer la balle d'un côté à l'autre. Mais comment les membres de votre équipe savent-ils que la balle est dans leur camp ? C’est à ce moment-là que les tâches automatisées s’avèrent utiles. Lorsque des automatisations de tâches sont ajoutées au pipeline , ils sont créés et attribués automatiquement uniquement lorsque le client a terminé sa partie du projet. projet .  

Ci-dessous vous trouverez l'exemple d'une paie pipeline où la tâche de l'équipe n'est créée que lorsque le client a terminé et a téléchargé les formulaires que vous attendez de lui.

Donc ça pipeline a deux principaux étapes :

  • L' étape "Formulaires envoyés" -- La balle est dans le camp du client : un modèle de dossier pour le client avec un formulaire à traiter est automatiquement créé et un message est envoyé demandant au client de remplir le formulaire. Le message inclut une tâche client qui déclenche le déplacement automatique.
  • L' étape « En préparation » -- La balle est dans le camp du cabinet : une fois que le client remplit le formulaire et marque la tâche dans un fil de discussion comme terminée, une tâche est automatiquement créée pour le membre approprié de l'équipe. Ils peuvent désormais procéder au processus de paie.

This way, with these automations, you can minimize the amount of work and monitoring you have to do.

Utiliser des tâches pour répartir le travail entre les membres de l'équipe 

En raison de pipelines , les tâches peuvent être liées les unes aux autres, de sorte que lorsqu'une est terminée, la suivante est automatiquement créée. De cette façon, vous pouvez utiliser des tâches automatisées pour avertir les personnes de démarrer leur pièce lorsque plusieurs personnes travaillent sur la même. projet . 

Ci-dessous, retrouvez l'exemple d'une partie d'une préparation fiscale pipeline où la tâche de la personne qui examine la déclaration est créée une fois qu'un autre membre de l'équipe a téléchargé la déclaration et marqué sa tâche comme terminée.

Ainsi, cette partie du processus comporte deux principaux étapes :

  • L' étape "En préparation" -- Le membre de l'équipe 1 reçoit la tâche créée automatiquement pour préparer la déclaration. Une fois qu'ils l'ont téléchargé et lié le document à un projet , ils marquent la tâche comme terminée. Cela déclenche le déplacement automatique. 
  • L' étape "En révision" -- La tâche du membre de l'équipe 2 est créée, il reçoit une notification et peut désormais consulter la déclaration téléchargée.

Et de cette façon, grâce à ces automatisations, vous pouvez éliminer les communications inutiles et vous concentrer sur le travail lui-même. 

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