Discussions ( Basique ) : Tâches client

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Les tâches client sont des listes de contrôle que vous fournissez aux clients dans vos discussions .

Lorsque vous ajoutez des tâches à une discussion, elles sont affichées de manière pratique sous forme d'éléments de tâche avec des cases à cocher. Une fois que toutes les tâches sont cochées par le client, vous obtenez un e-mail notification. Les clients marquent facilement leurs tâches terminées à partir de la notification sur leur tableau de bord. En outre, ceux-ci pourraient être utilisés dans pipeline automatisations.

Couvert ici:

• Ajout de tâches client
• Comment rappeler aux clients une tâche à faire
• Renvoyer les tâches client au fil de discussion
• Inclure les tâches client dans les notifications par courrier électronique
• Configuration de rappels automatiques
• Comment savoir si quelqu'un a mis à jour ses tâches ?
• Voir tous les fils de discussion avec des tâches sur une seule page
• Utiliser les tâches client pour déplacer automatiquement des tâches
• Ce que les clients voient lorsque vous créez des fils de discussion avec des tâches

Ajout de tâches client

Des tâches peuvent être ajoutées soit : 

• Lors de la création d'un fil de discussion OU
• Dans n'importe quel fil de discussion existant

Pour ajouter une tâche client depuis la nouvelle page de création de chat :

1. Cliquez sur le lien Ajouter une tâche client en bas de la page. Un champ dans lequel vous pourrez ajouter le nom de la tâche apparaîtra.
2. Tapez dans le champ. Vous pouvez également coller n'importe quel lien depuis Internet ou vers une page Wiki partagée . 
3. Cliquez sur Ajouter une tâche client pour créer davantage d'éléments de tâche pour le client.

Pour ajouter une tâche client à partir d'un chat existant :

1. Cliquez sur le lien + Ajouter des tâches client à droite pour ouvrir la section Tâches client . 
2. Sélectionnez le bouton + Ajouter une tâche pour que le champ dans lequel vous saisissez le nom de la tâche apparaisse. 
3. Tapez dans le champ. Vous pouvez également coller n'importe quel lien depuis Internet ou vers une page Wiki partagée . 
4. Cliquez sur + Ajouter une tâche pour créer davantage d'éléments de tâche pour le client ou sélectionnez Renvoyer les tâches du client pour que les tâches soient envoyées directement au fil de discussion.

Vous pouvez fermer la section Tâches client à tout moment, en cliquant sur le lien X ou Masquer les tâches client .

Une fois qu'une tâche est terminée, vous ou le client pouvez cocher la case à côté de la tâche. 

Vous pouvez aussi:

1. Modifiez l'ordre des tâches à l'aide de l'icône à six points à gauche de chaque tâche client.
2. Supprimez des éléments de la liste de tâches d'un client en utilisant l'icône de la corbeille à droite.

Comment rappeler aux clients une tâche à faire

Vous disposez de trois options simples pour rappeler à vos clients leurs tâches :

• Renvoyer les tâches client au fil de discussion
• Inclure les tâches client dans les notifications par courrier électronique
• Configuration de rappels automatiques

Renvoyer les tâches client au fil de discussion 

Faites renvoyer vos tâches clients en quelques clics :

1. Depuis le fil de discussion avec les tâches client pour lesquelles vous souhaitez envoyer un rappel, cliquez sur le lien Afficher les tâches client à droite.
2. Cliquez sur le bouton Renvoyer les tâches client . La liste des tâches sera envoyée directement au fil de discussion.

Inclure les tâches client dans les notifications par courrier électronique

Vos clients reçoivent toujours e-mail notifications sur les nouveaux messages et les tâches client. Par défaut, le contenu du message ainsi que les tâches client ne sont pas affichés dans le e-mail corps (le client devra accéder à son portail pour le voir). Toutefois, si le contenu n'est pas sensible, vous pouvez décider de l'afficher dans le e-mail . Ce paramètre peut être modifié par un patron ou un administrateur de l'entreprise .

Voici comment:

1. Accédez à Paramètres et sélectionnez l’onglet Paramètres du cabinet .
2. Dans la section E-mails générés par le système , activez Afficher le contexte du message dans les notifications destinées aux clients .

C'est ainsi que le e-mail une notification apparaîtra alors au client :

Comment savoir si quelqu'un a mis à jour ses tâches ?

Les mises à jour des tâches client sont envoyées au même fil de discussion que les messages contenant la liste des tâches créées et terminées. L'ajout de nouvelles tâches au même fil de discussion mettra à jour la liste de tâches précédemment créée (le cas échéant).

Also, you or the team members assigned to a client receive a notification in your Inbox+ whenever someone makes any changes to a client task. You’ll see whether it was the client or a team member. By expanding the message notification, you’ll also be able to see the current status of the task. Read more about how message notifications work.

L'état des tâches d'un client est affiché dans la section Communication de son profil de compte. 

• Le premier chiffre à droite du nom du chat indique le nombre de tâches terminées dans le fil de discussion, le dernier indique le nombre total de tâches. 
• Les nombres de tâches incomplètes sont surlignés en bleu et ceux terminés en gris. 

Lorsque l'onglet Communication est ouvert, vous verrez les mises à jour des tâches. Lorsqu'une personne modifie des tâches, la liste de discussion est immédiatement mise à jour.

Voir tous les fils de discussion avec des tâches sur une seule page

Vous pouvez suivre toutes les tâches d'un client à l'aide de filtres.

Ouvrez le profil du compte client et accédez au sous-onglet Chats de l'onglet Communication . Cliquez sur le bouton Filtrer à l'extrême droite et sélectionnez :

• Incomplet : Pour afficher tous les fils de discussion dans lesquels le client a encore des tâches à accomplir.
• Terminé : pour afficher tous les fils de discussion avec des éléments de tâche cochés.
• Tous : pour afficher tous les fils de discussion avec des tâches client ajoutées.

Par défaut, tous les fils de discussion sont affichés, qu'ils contiennent ou non des tâches client.

Ce que les clients voient lorsque vous créez des fils de discussion avec des tâches

Les clients visualisent et répondent à un message que vous avez envoyé en cliquant sur la notification sur leur tableau de bord, en cliquant sur le lien dans un e-mail notification, ou en accédant à la section Chats et tâches de leur portail. Dans la notification, les tâches du client sont affichées sous forme d'éléments à faire avec des cases à cocher.