Messages ( Basique ) : Tâches client

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Les tâches du client sont des listes de contrôle que vous envoyez aux clients dans vos chats.

Lorsque vous ajoutez des tâches à un chat, elles s'affichent de manière pratique sous forme de tâches à faire avec des cases à cocher. Lorsque toutes les tâches sont cochées par le client, vous recevez une notification par e-mail . Les clients peuvent facilement marquer leurs tâches terminées à partir de la notification sur leur tableau de bord.

Couvert ici :

Ajout de tâches pour les clients

Des tâches peuvent être ajoutées à un fil de discussion à tout moment, et vous pouvez suivre toutes les tâches du client sur une seule page (voir ci-dessous).

  1. Une fois que vous avez cliqué sur le lien Ajouter une tâche, une case à cocher apparaît avec un champ pour la tâche. Remplissez le champ avec le nom de la tâche.
  2. Cliquez sur Ajouter une tâche pour créer d'autres tâches pour le client.
  3. Une fois une tâche terminée, vous ou le client pouvez cocher la case qui se trouve à côté.

Vous pouvez modifier l'ordre des tâches ou supprimer des éléments dans la liste des tâches d'un client en utilisant les icônes de déplacement et la corbeille à droite.

Inclure les tâches client dans les notifications par e-mail pour rappeler aux clients une tâche à faire

Vos clients reçoivent toujours e-mail notifications sur les nouveaux messages. Par défaut, le contenu des messages ainsi que les tâches client ne s'affichent pas dans le e-mail body (le client devra accéder à son portail pour le voir). Toutefois, si le contenu n'est pas sensible, vous pouvez décider de l'afficher dans le e-mail . Ce paramètre peut être modifié par une entreprise patron ou administrateur .

Voici comment :

  1. Allez dans Paramètres, sélectionnez l'onglet Paramètres de l'entreprise .
  2. Dans la section E-mails générés par le système , activez Afficher le contexte du message dans les notifications .

La notification e-mail apparaîtra comme ceci pour le client :

De plus, si vous activez les rappels lors de l'envoi d'un message avec des tâches, le client continuera à recevoir des rappels jusqu'à ce qu'il réponde ou coche toutes les tâches comme terminées à partir de son tableau de bord.

Comment savoir si quelqu'un a mis à jour ses tâches ?

Vous ou les membres de l'équipe assignés à un client recevront une notification dans votre espace personnelInbox+, lorsque quelqu'un apporte des modifications à une tâche client. Vous verrez s'il s'agit du client ou d'un membre de l'équipe. En développant la notification de message, vous pourrez également voir l'état actuel de la tâche. Pour en savoir plus sur le fonctionnement des notifications de messages, cliquez ici.

L'état des tâches d'un client est affiché dans la section Messages de son profil de compte. Les fils de discussion avec les tâches terminées sont surlignés en bleu ; ceux encore en cours sont blancs. Lorsque l'onglet Messages est ouvert, vous verrez les mises à jour des tâches dans tous les fils de discussion. Lorsque quelqu'un apporte des modifications aux tâches, la liste de discussion est immédiatement mise à jour.

Suivi des tâches sur une seule page

Suivez tous les éléments à faire pour un client sur la page Tâches du client. Les tâches qui font référence à un fil de discussion sont regroupées et séparées des autres fils de discussion par une ligne.

Vous trouverez les informations suivantes dans le sous-onglet Tâches client de l'onglet Messages :

  • TÂCHES : le nom de la tâche
  • SUJET : la ligne d'objet. Cliquez dessus pour accéder au fil de discussion.
  • PROGRÈS : Le premier chiffre indique le nombre de tâches terminées; le second, le nombre total de tâches dans le fil de discussion.
  • DATE DE CRÉATION : date à laquelle le fil de discussion a été lancé.
  • CRÉATEUR : le nom de la personne qui a lancé le fil de discussion.
  • DERNIÈRE RÉPONSE : quand la dernière réponse au fil de discussion a été écrite et qui l'a écrite.

Par défaut, l'affichage de la liste de tâche est de 25 par page. Si vous souhaitez afficher plus de tâches, sélectionnez le nombre que vous préférez dans le menu Lignes par page, en bas à gauche de la page, avant imprimer.

Par défaut, toutes les tâches affectées à un client sont affichées. Pour afficher uniquement les tâches terminées ou incomplètes, utilisez le filtre rapide Type sur la gauche.

Pour rechercher une tâche spécifique, tapez un mot-clé dans le champ de recherche, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier. La liste des tâches est alors réduite en conséquence.

Vous pouvez également filtrer la liste pour n'afficher que les fils de discussion contenant des tâches terminées ou incomplètes ou des fils démarrés par un membre spécifique de l'équipe :

1. Cliquez sur le bouton FILTRE.

2. Sélectionnez un ou deux filtres, puis cliquez sur APPLIQUER.

Une liste réduite apparaît alors.

Ce que les clients voient lorsque vous créez des fils de discussion avec des tâches

Les clients consultent et répondent à un message que vous avez envoyé en cliquant sur la notification sur leur tableau de bord, en cliquant sur le lien dans une notification e-mail ou en se rendant dans la section Messages de leur portail. Dans la notification, les tâches du client sont affichées sous forme d'éléments à faire avec des cases à cocher.

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