Chats ( Basique ) : Tâches client

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Les tâches du client sont des listes de contrôle que vous envoyez aux clients dans vos chats.

Lorsque vous ajoutez des tâches à un chat, elles sont affichées de manière pratique sous forme d'éléments à faire avec des cases à cocher. Une fois que toutes les tâches sont cochées par le client, vous obtenez un e-mail notification. Les clients marquent facilement leurs tâches terminées à partir de la notification sur leur tableau de bord. En outre, ceux-ci pourraient être utilisés dans les automatisations de pipeline.

Couvert ici :

• Ajout de tâches pour les clients
• Comment rappeler aux clients une tâche à faire
• Renvoi des tâches client au thread
• Inclure les tâches client dans les notifications par e-mail
• Configurer des rappels automatiques
• Comment savoir si quelqu'un a mis à jour ses tâches ?
• Voir tous les fils avec des tâches sur une seule page
• Utiliser les tâches client pour déplacer automatiquement les travaux
• Ce que les clients voient lorsque vous créez des fils de discussion avec des tâches

Ajout de tâches pour les clients

Les tâches peuvent être ajoutées soit : 

• Lors de la création d'un fil de discussion OU
• À l'intérieur de n'importe quel fil existant

Pour ajouter une tâche client depuis la nouvelle page de création de chat :

1. Cliquez sur le lien Ajouter une tâche client au bas de la page. Un champ où vous pouvez ajouter le nom de la tâche apparaîtra.
2. Tapez dans le champ. Vous pouvez également coller n'importe quel lien depuis Internet ou vers une page Wiki partagée . 
3. Cliquez sur Ajouter une tâche client pour créer d'autres éléments de tâche pour le client.

Pour ajouter une tâche client à partir d'un chat existant :

1. Cliquez sur le lien + Ajouter des tâches client à droite pour ouvrir la section Tâches client . 
2. Sélectionnez le bouton + Ajouter une tâche pour que le champ dans lequel vous entrez le nom de la tâche apparaisse. 
3. Tapez dans le champ. Vous pouvez également coller n'importe quel lien depuis Internet ou vers une page Wiki partagée . 
4. Cliquez sur + Ajouter une tâche pour créer plus d'éléments à faire pour le client ou sélectionnez Renvoyer les tâches du client pour que les tâches soient envoyées directement au fil de discussion.

Vous pouvez fermer la section Tâches client à tout moment, en cliquant sur le X ou sur le lien Masquer les tâches client .

Une fois qu'une tâche est terminée, vous ou le client pouvez cocher la case à côté de la tâche. 

Vous pouvez également:

• Modifiez l'ordre des tâches en utilisant l'icône à six points à gauche de chaque tâche client.
• Supprimez des éléments de la liste de tâches d'un client en utilisant l'icône de la corbeille à droite.

Comment rappeler aux clients une tâche à faire

Vous disposez de trois options simples pour rappeler à vos clients leurs tâches :

• Renvoi des tâches client au thread
• Inclure les tâches client dans les notifications par e-mail
• Configurer des rappels automatiques

Renvoi des tâches client au thread 

Faites retransmettre vos tâches clients en quelques clics :

1. Dans le fil de discussion avec les tâches client pour lesquelles vous souhaitez envoyer un rappel, cliquez sur le lien Afficher les tâches client à droite.
2. Cliquez sur le bouton Renvoyer les tâches client . La liste des tâches sera envoyée directement au fil de discussion.

Inclure les tâches client dans les notifications par e-mail

Vos clients reçoivent toujours e-mail notifications sur les nouveaux messages et les tâches client. Par défaut, le contenu des messages ainsi que les tâches client ne s'affichent pas dans le e-mail body (le client devra accéder à son portail pour le voir). Toutefois, si le contenu n'est pas sensible, vous pouvez décider de l'afficher dans le e-mail . Ce paramètre peut être modifié par une entreprise patron ou administrateur .

Voici comment :

1. Accédez à Paramètres et sélectionnez l'onglet Paramètres du cabinet .
2. Dans la section E-mails générés par le système , activez Afficher le contexte du message dans les notifications destinées aux clients .

La notification e-mail apparaîtra comme ceci pour le client :

Comment savoir si quelqu'un a mis à jour ses tâches ?

Client task updates are sent to the same chat thread as the messages with the list of created and completed tasks. Adding new tasks to the same chat thread will update the previously created task list there (if any).

De plus, vous ou les membres de l'équipe affectés à un client recevez une notification dans votre Inbox+ chaque fois que quelqu'un apporte des modifications à une tâche client. Vous verrez s'il s'agissait du client ou d'un membre de l'équipe. En développant la notification de message, vous pourrez également voir l'état actuel de la tâche. En savoir plus sur le fonctionnement des notifications de message ici .

L'état des tâches d'un client est affiché dans la section Communication de son profil de compte. 

• Le premier chiffre à droite du nom du chat indique le nombre de tâches terminées dans le fil, le dernier indique le nombre total de tâches. 
• Le nombre de tâches incomplètes est surligné en bleu et celui terminé en gris. 

Lorsque l'onglet Communication est ouvert, vous verrez les mises à jour des tâches. Lorsque quelqu'un apporte des modifications aux tâches, la liste de discussion est immédiatement mise à jour.

Voir tous les fils avec des tâches sur une seule page

Vous pouvez suivre toutes les tâches d'un client à l'aide de filtres.

Ouvrez le profil du compte client et accédez au sous-onglet Chats de l'onglet Communication . Cliquez sur le bouton Filtrer tout à droite et sélectionnez :

• Incomplet : Pour afficher tous les fils de discussion dans lesquels le client a encore des tâches à accomplir.
• Terminé : pour afficher tous les fils de discussion avec les tâches à faire cochées.
• Tous : Pour afficher tous les fils de discussion avec les tâches client ajoutées.

Par défaut, tous les fils de discussion sont affichés, qu'ils contiennent ou non des tâches client.

Ce que les clients voient lorsque vous créez des fils de discussion avec des tâches

Les clients voient et répondent à un message que vous avez envoyé en cliquant sur la notification sur leur tableau de bord, en cliquant sur le lien dans un e-mail notification, ou aller à la section Chats & Tâches de leur portail. Dans la notification, les tâches client sont affichées sous forme d'éléments à faire avec des cases à cocher.