Déplacement automatique ( Basique ): Envoyer des messages et un lien vers projets
Vous pouvez faire envoyer vos messages automatiquement. De plus, votre projets peut passer automatiquement à la suivante étape de la pipeline une fois que le client a coché toutes les tâches du client dans le chat. Dans cet article, vous découvrirez comment utiliser les messages automatisés, soit avec l'option de déplacement automatique, soit sans celle-ci.
Automatiser les messages de notification
Entreprises qui utilisent le message automatisation ont tendance à envoyer plusieurs messages dans chacun projet , alertant les clients des mises à jour dès que projet se déplace dans l'entreprise workflow . Ainsi, vos clients peuvent recevoir des messages du type : « Hé, Lisa ! J'ai besoin que tu remplisses ceci questionnaire » ou « Hé, Bart ! Votre retour est en cours d’examen !“
Le processus se déroule généralement comme ceci :
1. Si vous souhaitez que vos messages soient envoyés automatiquement, vous devez toujours d'abord disposer d'un modèle . Si vous n'en avez pas, vous pouvez le créer en cliquant sur Nouveau modèle lorsque vous ajoutez le automatisation .
2. Ajoutez le message Envoyer automatisation pour chaque étape pour lequel vous souhaitez informer le client de ce qui se passe. Une fois la projet entre ceci étape , un message est automatiquement envoyé au client. En même temps, il est automatiquement lié au projet .
3. Décidez si le message sera envoyé au fil de discussion existant ou à un nouveau. En règle générale, vous souhaiterez sélectionner l'option Créer un nouveau fil de discussion pour la première fois. étape (lorsque votre nouveau cycle de travail a commencé) et l'option Répondre au dernier fil de discussion pour l'autre étapes (lorsque vous avez déjà créé un fil de discussion pour cela projet ).
4. Par défaut, le message sera envoyé par le membre de l'équipe spécifié dans le modèle de chat . Si vous souhaitez qu'il soit envoyé par le responsable projet , activez Utiliser le responsable projet comme expéditeur . S'il y a plusieurs projet cessionnaires, le message sera envoyé par le premier cessionnaire répertorié dans le champ Cessionnaire sur le projet carte.
Note! Si votre modèle de discussion n'inclut pas de tâches client, le message automatisé ne nécessite aucune action de l'utilisateur. Par conséquent, la fonctionnalité Automove Jobs ne prend pas en compte cela automatisation . Ainsi, peu importe que le bouton Déplacement automatique des tâches soit activé ou désactivé. (Voici plus sur la façon de gérer les éléments inachevés lors du déplacement projets ).
Automatiser la confirmation du client sur « Téléchargement terminé »
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TaxDome Les discussions peuvent inclure des listes de tâches pour vos clients . Cette fonctionnalité est souvent utilisée pour créer une liste de contrôle des documents nécessaires à la préparation des déclarations de revenus, demander une confirmation que l'action requise de la part du client est terminée, etc.
Et si vos messages automatisés incluent de telles tâches, vous pouvez les utiliser avec la fonctionnalité Automove Jobs , afin qu'un projet passe automatiquement au suivant étape une fois que le client a coché toutes les tâches.
Conseil! Ici, nous avons un exemple d'utilisation de tâches client pour demander au client la confirmation du « téléchargement terminé » des documents nécessaires à la préparation des déclarations de revenus. Cependant, vous pouvez l'utiliser pour confirmer le client lorsqu'il a fini de remplir les formulaires de paie, etc. Veuillez voir la vidéo à la fin de la section .
Voyons comment nous pouvons configurer cela :
1. Vous devez toujours disposer d'un modèle avec des tâches à effectuer pour tous vos messages automatisés. Si vous n'en avez pas, vous pouvez le créer en cliquant sur Nouveau modèle lorsque vous ajoutez le automatisation . Votre modèle peut ressembler à ceci :
2. En fonction de vos processus, vous pouvez ajouter une confirmation distincte « Documents téléchargés » étape à votre pipeline , confirmant que le client a envoyé toutes les informations nécessaires avant leur projet s'installe dans la préparation étape .
3. Ajoutez le message d'envoi automatisation pour ça étape :
- Décidez si le message sera envoyé au fil de discussion existant ou à un nouveau. En règle générale, vous souhaiterez choisir l'option Répondre au dernier fil de discussion pour ce cas particulier, car vous avez peut-être déjà créé un fil de discussion automatique pour ce cas. projet L'ajout de nouvelles tâches au même fil de discussion mettra à jour la liste de tâches précédemment créée qui apparaît dans le fil de discussion (le cas échéant).
- Activer Utiliser le responsable projet comme expéditeur pour envoyer le message à partir du projet cessionnaire au lieu de l'expéditeur défini dans le modèle de chat. S'il y a plusieurs projet cessionnaires, le message sera envoyé par le premier cessionnaire répertorié dans le champ Cessionnaire sur le projet carte.
Une fois la projet entre ceci étape , le message est automatiquement envoyé au client. En même temps, il est automatiquement lié au projet .
4. Assurez-vous que les projets Automove basculent pour le étape est allumé. De cette façon, une fois que le client a coché les tâches dans un fil de discussion, le projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape .
Ici vous pouvez voir un autre exemple d'utilisation de cette fonctionnalité pour automatiser le remplissage des formulaires de paie :
Associer le fil de discussion au projet manuellement
Les fils de discussion peuvent être liés à projets par une entreprise patron , administrateur ou tout employé ayant des droits d'accès pour afficher tous les comptes ou qui est affecté au compte client.
Une fois le fil de discussion lié manuellement, la fonctionnalité automove projets fonctionne de la même manière que pour les messages envoyés et liés automatiquement :
- S'il y a des tâches client dans une conversation, le projet est déplacé vers le suivant étape lorsque le client les coche tous.
- S'il n'y a aucune tâche client dans une discussion, la fonctionnalité de déplacement automatique projets ne fonctionne pas pour la discussion liée.
Pour lier manuellement un fil de discussion, accédez à l' pipeline , assurez-vous que le projet est à droite étape , ouvre le projet carte, cliquez sur Lien dans la section Lié , sélectionnez Discussions , puis choisissez les fils de discussion. Ou cliquez sur Nouveau dans la section Lié , sélectionnez Discussions et créez un nouveau fil de discussion.
Vous pouvez également lier un projet lors de la création d'un nouveau chat.
- Par défaut, seuls les fils de discussion actifs s'affichent lorsque vous sélectionnez une discussion à lier. Pour voir tous les fils de discussion archivés ou uniquement ceux archivés, cliquez sur Filtrer et sélectionnez Tous ou Archivés .
- UN projet peut avoir autant de fils de discussion liés que nécessaire.
Note! Si les tâches client dans un fil de discussion ne sont pas cochées et que vous déplacez manuellement le projet à un autre étape , vous serez invité à décider quoi faire à propos du fil de discussion en attente (en savoir plus sur la gestion des éléments inachevés lors du déplacement projets ).