Envoyer automatiquement des messages aux clients et créer un lien vers projets

TaxDome propose divers outils pour automatiser vos échanges avec les clients, vous évitant ainsi d'envoyer manuellement les mêmes messages à répétition et garantissant que vos clients reçoivent toujours les informations nécessaires. Cet article vous explique comment utiliser les messages automatisés au sein de notre plateforme. pipelines —avec ou sans l'option de déplacement automatique.

Envoyer un message automatisation , a expliqué

Dans un pipeline Vous pouvez créer de nouvelles discussions ou envoyer des messages aux discussions existantes. TaxDome Les entreprises utilisent largement les messageries instantanées pour automatiser la communication par SMS :

• Avertir les clients des actions nécessaires (par exemple, signer électroniquement le formulaire 8879 ou la facture).
• Fournir des instructions (par exemple, expliquer comment remplir questionnaires ).
• Fournissez une liste de documents ou d’éléments d’action nécessaires pour terminer le service.
• Informer de l'état actuel de projet (par exemple, informer les clients de l'examen de leur déclaration de revenus).

Installation automatisation pour envoyer des messages

En ce qui concerne les messages automatisés, le processus se déroule généralement comme suit :

1. If you want your messages to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don’t have one, you can create one by clicking New template when you add the automation . Make sure to use shortcodes in templates to personalize it.

2. En général, vous ne souhaiterez peut-être pas avoir un espace séparé étape dans votre pipeline pour l'envoi de messages. Vous pouvez également ajouter le message « Envoyer » . automatisation à différents étapes tenir les clients informés tout au long du processus.

3. Choisissez si le message sera envoyé à la conversation existante ou à une nouvelle. En règle générale, il est préférable de choisir l'option « Créer une nouvelle conversation » pour le premier message. étape et l'option « Répondre au dernier sujet » pour les autres étapes .

Une fois que projet entre dans ce étape Le message est automatiquement envoyé au client et lié à projet .

Configurer l'expéditeur et l'assignateur du thread

Lors de l'ajout du message d'envoi automatisation Vous pouvez configurer qui envoie les messages et qui gère la conversation. Ces paramètres sont généralement définis dans le modèle de chat. Lors de l'ajout automatisation Vous verrez alors les membres de l'équipe sélectionnés comme expéditeur et comme destinataire de la discussion.

Si vous souhaitez changer quelque chose, vous avez deux options :

• Cliquez sur « Accéder au modèle » dans le automatisation des paramètres permettant de modifier rapidement les détails du modèle.
• Cliquez sur Personnaliser pour afficher les autres options d'expéditeur. Vous pouvez sélectionner un autre membre de l'équipe ou envoyer des messages depuis l'employé désigné comme expéditeur. projet Le titulaire du poste ou celui qui a l'attribution du rôle.

Options de l'expéditeur

Choisissez qui enverra le message :

• Membre de l'équipe : Sélectionnez un autre membre de l'équipe. Le message sera envoyé par le membre de l'équipe indiqué dans le modèle de conversation.

• Responsable projet : Le message sera envoyé par le responsable projet . S'il y a plusieurs responsables, le message sera envoyé par le premier responsable indiqué dans le champ « Responsable » . projet carte.

• Rôle : Le message sera envoyé par le membre de l'équipe affecté au rôle sélectionné pour ce compte client (par exemple, préparateur fiscal, gestionnaire de compte, réviseur).

Note

Si vous sélectionnez projet cessionnaire en tant qu'expéditeur et personne n'est affecté au projet Le message sera envoyé par l'expéditeur spécifié dans le modèle. Il en va de même lors de l'utilisation de Rôle option — si aucun membre de l’équipe n’est affecté à ce rôle pour le compte, l’expéditeur par défaut du modèle sera utilisé.

Personnalisez l'expéditeur et le responsable du fil de discussion lors de l'ajout/déplacement. projets

Les options que vous choisissez dans le pipeline Les paramètres sont ceux par défaut. Cependant, vous pouvez toujours personnaliser l'expéditeur et le destinataire du fil de discussion lors du déplacement de votre message. projets manuellement ou en les ajoutant au pipeline .

Lorsque vous déplacez un projet à un étape qui contient un message d'envoi automatisation , le automatisation Les détails s'affichent dans la fenêtre contextuelle. Si vous avez activé l' option « Personnaliser » , vous pouvez modifier les paramètres de l'expéditeur et du destinataire de la conversation :

Conseil

Cette flexibilité est particulièrement utile lorsque vous devez envoyer des messages d'un autre membre de l'équipe pour des clients ou des situations spécifiques, sans modifier le contenu. automatisation les paramètres eux-mêmes.

Lier les fils de discussion à projets

Les fils de discussion créés automatiquement sont liés à projets automatiquement, mais vous pouvez également les lier manuellement.

Les fils de discussion peuvent être liés à projets par une entreprise patron , l'administrateur ou tout employé ayant les droits d'accès pour consulter tous les comptes ou affecté au compte client. Lier les fils de discussion à projets vous permet d'accéder facilement aux conversations connectées depuis pipelines et examiner rapidement les détails, les demandes des clients et les tâches à accomplir, et ajouter également automatisation pour l'envoi de messages.

UN projet peut avoir autant de fils de discussion liés que nécessaire.

Il existe deux façons de lier une conversation à un projet :

• Extrait de la discussion
• De la part de projet carte

Extrait de la discussion

1. Ouvrez la conversation et accédez à la section projets liés » .

2. Cliquez sur le lien vers projet .

3. Sélectionnez-en un ou plusieurs projets En cochant les cases à gauche. Utilisez le champ de recherche pour trouver un élément spécifique. projet ou cliquez sur les flèches haut et bas pour trier projets par leur nom ou pipelines .

4. Cliquez sur Sauvegarder .

Tous les liens projets sont affichés dans la section projets liés . Cliquez sur la croix (X) à droite de l'élément. projet nom pour le dissocier, ou cliquez sur le projet Saisissez le nom pour afficher ses détails sur une nouvelle page.

Note

Vous pouvez également créer un lien projet quand créer une nouvelle conversation.

De la part de projet carte

1. Assurez-vous que le projet est à droite étape et ouvrez le projet carte.

2. Dans la section « Éléments liés » , cliquez sur « Lien » , sélectionnez « Discussions » , puis choisissez la conversation. Vous pouvez également cliquer sur « Nouveau » dans la section « Éléments liés » , sélectionner « Discussions » et créer une nouvelle conversation.

Par défaut, seules les discussions actives s'affichent lorsque vous sélectionnez une conversation à lier. Pour afficher toutes les discussions ou seulement les discussions archivées, cliquez sur Filtrer et sélectionnez Toutes ou Archives .

Comment fonctionne la fonction de déplacement automatique pour l'envoi de messages ? automatisation et les fils de discussion associés

Chaque pipeline étape Inclut une option pour activer/désactiver le déplacement automatique projets . Elle permet projets passer automatiquement à la suite étape une fois toutes les actions dans le courant étape sont complétées soit par un membre de l'équipe, soit par un client.

Voici comment fonctionne le déplacement automatique avec l'option Envoyer un message automatisation et les fils de discussion associés :

• Si des tâches client sont associées au modèle/à la conversation liée, projet Le dossier sera automatiquement déplacé une fois que le client aura marqué toutes les tâches comme terminées.

• S'il n'y a pas de tâches client associées au modèle/à la conversation liée, le message ne requiert aucune action de l'utilisateur. Par conséquent, la fonctionnalité de déplacement automatique des tâches n'en tient pas compte. automatisation .

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