Mouvement automatique ( Basique ): Envoi de messages et lien vers les travaux

Cette page est destinée aux utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Mise à niveau à tout moment ! *ce plan tarifaire n'est pas disponible en Europe

Vous pouvez faire envoyer vos messages automatiquement. Aussi votre projets peut passer automatiquement au suivant étape du pipeline une fois que le client a coché toutes les tâches du client dans le chat. Dans cet article, vous découvrirez comment utiliser les messages automatisés, avec ou sans l'option automove.

Couvert ici :

• Utilisez des messages automatisés pour informer les clients de l'avancement de votre travail
• Activer l'automove pour demander la confirmation du client sur "Téléchargement terminé"/remplir les formulaires
• Liez le fil de discussion au projet manuellement

Utilisez des messages automatisés pour informer les clients de l'avancement de votre travail

Les entreprises qui utilisent le message automatisation ont tendance à envoyer plusieurs messages dans chaque projet , alertant les clients des mises à jour projet se déplace dans le flux de travail de l'entreprise. Ainsi, vos clients peuvent recevoir des messages du type : « Hey, Lisa ! J'ai besoin que vous remplissiez ceci questionnaire » ou « Hé, Bart ! Votre retour est en cours d'examen !“ 

Le processus se déroule généralement comme suit :

1. Si vous souhaitez que vos messages soient envoyés automatiquement, vous devez toujours disposer d'abord d'un modèle . Si vous n'en avez pas, vous pouvez le créer en cliquant sur Nouveau modèle lorsque vous ajoutez le automatisation .

2. Ajouter le message d'envoi automatisation pour chaque étape pour lequel vous souhaitez informer le client de ce qui se passe. Une fois la projet entre dans ce étape , un message est automatiquement envoyé au client. En même temps, il est automatiquement lié au projet . 

3. Décidez si le message sera envoyé au fil de discussion existant ou à un nouveau. En règle générale, vous souhaiterez sélectionner l'option Créer un nouveau fil pour la première étape (lorsque votre nouveau cycle de travail a commencé) et l'option Répondre au dernier fil de discussion pour l'autre étapes (lorsque vous avez déjà créé un fil de discussion pour ce projet ). 

Note! Si votre modèle de chat n'inclut pas de tâches client, le message automatisé ne nécessite aucune action de l'utilisateur. Par conséquent, la fonctionnalité Automove Jobs ne tient pas compte de cette automatisation . Ainsi, peu importe si la bascule Automove Jobs est activée ou désactivée. (Voici plus sur la façon de gérer les éléments inachevés lors du déplacement projets ). 

Activer l'automove pour demander la confirmation du client sur "Téléchargement terminé"/remplir les formulaires

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

TaxDome Les chats peuvent inclure des listes de tâches pour vos clients . Cette fonctionnalité est souvent utilisée pour créer une liste de contrôle des documents nécessaires à la préparation des déclarations, demander une confirmation que l'action requise du client est terminée, etc. 

Et si vos messages automatisés incluent de tels éléments à faire, vous pouvez l'utiliser avec la fonction Automove Jobs , de sorte qu'un projet passe automatiquement au suivant étape une fois que le client a coché toutes les tâches. 

Conseil! Ici, nous avons un exemple d'utilisation des tâches du client pour demander la confirmation du client du "téléchargement terminé" des documents nécessaires à la préparation des déclarations. Cependant, vous pouvez l'utiliser pour confirmer que le client a fini de remplir les formulaires de paie, etc. Veuillez voir la vidéo à la fin de la section .

Voyons comment nous pouvons configurer cela :

1. Vous avez toujours besoin d'un modèle avec des tâches pour tous vos messages automatisés. Si vous n'en avez pas, vous pouvez le créer en cliquant sur Nouveau modèle lorsque vous ajoutez le automatisation . Votre modèle peut ressembler à ceci :

2. En fonction de vos processus, vous pouvez ajouter une confirmation " Docs téléchargés" séparée étape à votre pipeline confirmant que le client a envoyé toutes les informations nécessaires avant leur projet se déplace dans le In Prep étape .

3. Ajoutez le message d'envoi automatisation pour ça étape , puis décidez si le message sera envoyé au fil de discussion existant ou à un nouveau. En règle générale, vous voudrez choisir l'option Répondre au dernier fil de discussion pour ce cas particulier, car vous avez peut-être déjà créé un fil de discussion automatique pour ce cas. projet .

Une fois la projet entre dans ce étape , le message est automatiquement envoyé au client. En même temps, il est automatiquement lié au projet . 

4. Assurez-vous que l' Automove projets basculer pour le étape est allumé. De cette façon, une fois que le client a coché les tâches dans un fil de discussion, le projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape .

Vous pouvez voir ici un autre exemple d'utilisation de cette fonctionnalité pour automatiser le remplissage des formulaires de paie :

Liez le fil de discussion au projet manuellement

Les fils de discussion peuvent être liés à projets par une entreprise patron , administrateur ou tout employé ayant des droits d'accès pour voir tous les comptes ou qui est affecté au compte client. 

Une fois le fil de discussion lié manuellement, l' automove projets fonctionne de la même manière que pour les messages envoyés et liés automatiquement : 

• S'il y a des tâches client dans un chat, le projet est déplacé vers le suivant étape lorsque le client les coche tous.
• S'il n'y a pas de tâches client dans un chat, le déplacement automatique projets la fonctionnalité ne fonctionne pas pour le chat lié.

Pour lier manuellement un fil de discussion, accédez au pipeline, assurez-vous que le projet est à droite étape , clique le projet , cliquez sur + Lien en haut à droite, sélectionnez Chats , puis choisissez les fils de discussion.

• Vous pouvez lier n'importe quel fil de discussion contenant des messages précédemment envoyés aux utilisateurs du compte.
• Par défaut, seules les discussions actives sont affichées. Pour afficher toutes les discussions ou uniquement les discussions archivées, cliquez sur le bouton Filtre, sélectionnez soit Tout soit Archivé, puis cliquez sur Appliquer.
• Un travail peut avoir autant de fils de discussion associés que nécessaire.

Note! Si les tâches client d'un fil de discussion ne sont pas cochées et que vous déplacez manuellement le projet à un autre étape , vous serez invité à décider quoi faire du fil de discussion en attente (en savoir plus sur la gestion des éléments inachevés lors du déplacement projets ).