Chats ( Basique ): Envoyer manuellement ou automatiquement

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TaxDome La fonction Chats de vous permet de communiquer en toute sécurité et en temps réel avec vos clients. Utilisez-le pour planifier des rendez-vous ou demander aux clients des informations manquantes. De plus, Chats vous permet de configurer des rappels, de joindre des fichiers, d'attribuer des tâches aux clients et plus encore.

Couvert ici :

• Chats, expliqués
• Créer de nouveaux chats
• Démarrer une conversation avec un client
• Démarrer des discussions avec plusieurs clients
• Envoyer automatiquement un message aux clients
• Mettre en place des rappels
• Joindre des fichiers dans les chats
• Inclure des vidéos dans les chats
• Ajouter des images aux chats
• Ce que voient les clients lorsque vous leur envoyez des messages

Chats, expliqués

Principales choses à savoir sur les Chats :

• Comme Slack ou les textos, les chats vous permettent d'avoir une messagerie en temps réel avec vos clients.
• Les fils de discussion sont un endroit sécurisé pour poser des questions, demander des fichiers et assigner des tâches.
• Utilisez @ avant le nom d'un membre de l'équipe pour attirer son attention dans un chat. 
• Les clients reçoivent des notifications sur les nouveaux chats et les questions en suspens.
• Lorsque quelqu'un répond à un chat, crée un nouveau chat, apporte des modifications aux tâches du client ou télécharge un document, vous recevez une notification et un e-mail sur Inbox+.
• Lorsque vous ajoutez des tâches pour des clients dans un chat, elles s'affichent sous forme de listes de tâches avec des cases à cocher. 
• La progression de ces tâches à effectuer peut être suivie sur une page distincte.
• Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour les chats.
• Une fois que vous avez ce dont vous avez besoin, archivez le chat pour éviter le désordre.
• Pour envoyer des messages identiques à plusieurs clients, utilisez des modèles de chat .
• La fonction Chats est également disponible sur le TaxDome application mobile .

Pour accéder aux Chats, rendez-vous dans l'onglet Communication du profil du client.

Créer de nouveaux chats

Un fil de discussion peut être créé par une entreprise patron , un administrateur ou un membre de l'équipe affecté au compte ou disposant des droits d'accès à tous les comptes .

Remarque : les clients qui n'ont pas activé leur TaxDome le compte ne peut pas recevoir de messages. Pour utiliser Chats , les clients doivent avoir un accès au portail activé du côté du cabinet et un compte activé de leur côté.

Il existe trois manières différentes d'envoyer un message de chat :

• Démarrer une conversation avec un client
• Démarrer des discussions avec plusieurs clients
• Envoyer automatiquement un message aux clients

Démarrer une conversation avec un client

Pour démarrer un chat , cliquez sur le bouton + NOUVEAU dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Chat dans le menu déroulant, rédigez une note, puis cliquez sur le bouton Créer un chat . Vous pouvez également vous rendre sur le compte du client, ouvrir l' onglet Communication et cliquez sur Nouvelle discussion .

Ci-dessous, nous expliquons les sections numérotées de l'écran Nouveau chat où vous créez de nouveaux fils :

1. À : Sélectionnez le nom de la personne à laquelle le message est destiné.

2. Modèle : Choisissez un modèle pour un message fréquemment envoyé. Pour plus de détails sur les modèles, rendez-vous ici . Sélectionnez un modèle uniquement lors de la création d'un nouveau chat et non lorsque vous y répondez.

3. Objet : entrez la ligne d'objet ; il sera affiché dans la liste de discussion . Lorsque vous utilisez un modèle de chat, il est automatiquement rempli.

4. Message : Rédigez le message—utilisez la mise en forme du texte, les emoji, les puces, les listes numérotées et les liens. Lorsque vous appliquez un modèle, le message se remplit automatiquement. Attirez l'attention d'un membre de l'équipe dans le message en utilisant @ avant son nom.

5. Rappels : activez si vous souhaitez un rappel e-mail pour contacter le client lorsqu'il ne répond pas dans un certain délai (plus de détails ci-dessous).

6. Documents : joignez des fichiers depuis votre bureau ou TaxDome (plus de détails ci-dessous).

7. Tâches : Ajoutez des listes de contrôle pour vos clients. Pour plus de détails, rendez-vous ici.

8. Créer un chat : Cliquez pour envoyer votre message au client. Sinon, cliquez sur Annuler .

Démarrer des discussions avec plusieurs clients

Si vous devez envoyer le même message à de nombreux clients, utilisez notre fonction de messagerie en masse.

Accédez à Clients dans le menu latéral de gauche, cochez les cases à côté des clients auxquels vous souhaitez envoyer le message, cliquez sur Plus d'actions dans la barre de menus supérieure, puis cliquez sur Envoyer un message dans le menu déroulant. Sélectionnez un modèle de chat ou rédigez un sujet de chat (facultatif), ajoutez votre texte, puis cliquez sur Créer des chats .

Ajoutez ultérieurement des documents et des tâches à un fil de discussion si nécessaire. 

Mettre en place des rappels

Chaque fois que vous envoyez un message, une notification est envoyée. Les utilisateurs associés au compte qui ont activé le bouton Notifier le reçoivent. Vous pouvez vérifier quels utilisateurs ont activé le bouton Notifier en accédant à l'onglet Infos du compte et en affichant la section Contacts.

Si les destinataires mettent trop de temps à effectuer l'action demandée, vous avez deux options :

• Configurer des rappels automatiques
• Renvoyer manuellement les tâches client au thread

Configurer des rappels automatiques

Pour configurer des rappels automatiques sur les messages en attente et les tâches client, activez Rappels dans le modèle de chat lorsque vous créez un chat manuellement ou via un pipeline automatisation . Vous pouvez également le faire à tout moment plus tard directement à partir du fil.

Comment configurer les rappels :

• Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'envoi de la notification de l'élément d'action au client, mais vous pouvez le modifier à votre guise.
• Nombre de relances : Par défaut, le client ne reçoit qu'une seule relance e-mail , mais vous pouvez également le modifier selon vos préférences.

Les rappels peuvent également être activés et désactivés à tout moment en accédant à un fil de discussion. Ouvrez l'onglet Rappels , activez Envoyer des rappels aux clients et effectuez les ajustements nécessaires, puis cliquez sur Sauvegarder .

Remarque : Les rappels sont toujours envoyés pour le dernier message du fil.

Les rappels de chat s'arrêtent lorsque...

• ...le client n'a pas répondu au message, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
• ...le client a répondu au dernier message du fil de discussion.
• ...toutes les tâches client du fil ont été marquées comme terminées.
• ...vous avez archivé le fil de discussion.
• ...vous avez désactivé les rappels.

Remarque : Si vous archivez un fil de discussion, puis que vous le rouvrez, le bouton Rappels est activée comme si le message était nouveau.

Joindre des fichiers dans les chats

Un patron, un administrateur ou un membre de l'équipe disposant de droits d'accès à gérer les documents peut joindre des fichiers aux fils de discussion. À cette fin, vous pouvez utiliser des fichiers à partir de votre bureau ou d'un dossier de niveau supérieur avec Le client peut afficher ou Le client peut afficher et modifier .

Pour joindre des fichiers lorsque vous créez un chat :

1. Cliquez sur le lien + Joindre des documents en bas de la page de création de chat.
2. Sélectionnez Depuis mon ordinateur , puis cliquez sur + Ajouter des documents et localisez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre bureau ou cliquez sur + Ajouter un dossier pour télécharger un dossier . Sinon, sélectionnez De TaxDome et choisissez les documents que vous souhaitez joindre.
3. Si vous avez sélectionné Depuis mon ordinateur , saisissez les noms de fichiers et les descriptions de fichiers (facultatif) et activez Notifier abonnés lorsque le client ouvre le document , si nécessaire.
4. Si vous avez sélectionné Depuis mon ordinateur , cliquez sur Télécharger ( Télécharger tout ).

Conseil! Vous pouvez télécharger des fichiers zip depuis votre bureau et ils se décompresseront automatiquement. En savoir plus sur le téléchargement de fichiers zip .

Pour joindre des fichiers à votre fil de discussion existant :

1. Cliquez sur le bouton 📎 Joindre en bas du fil de discussion.
2. Sélectionnez Depuis mon appareil et localisez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre bureau. Ou, sélectionnez De TaxDome , choisissez les documents que vous souhaitez joindre, puis cliquez sur Sauvegarder .

Lorsque vous ou votre client téléchargez au moins un document dans un fil de discussion, un onglet Documents apparaît à l'intérieur avec l'icône de trombone dans le nom du chat :

1,2. Onglet Documents et icône de trombone : affichés uniquement s'il y a des documents joints au chat.

3. + Ajouter des documents : téléchargez de nouveaux documents dans le fil.

4. Documents téléchargés par le client : téléchargez-les, consultez-les ou supprimez-les. La suppression de documents les supprime également du fil de discussion.

Les fichiers téléchargés sur les chats sont enregistrés dans le dossier du client par défaut ( Documents téléchargés par le client ).

Lorsqu'un client ou un autre membre de l'équipe télécharge un document, vous recevez une notification dans le fil de discussion et dans Inbox+. 

Inclure des vidéos dans les chats

Vous souhaitez ajouter du visuel à vos messages aux clients ? Incluez des clips Loom, Vimeo, YouTube et Google Drive lorsqu'il est plus facile de montrer que de dire. Cliquez sur l'icône vidéo dans la barre d'outils de mise en forme du texte, puis collez un lien dans la fenêtre contextuelle Intégrer la vidéo. 

Votre client verra la vidéo directement dans votre fil de discussion partagé. 

Ajouter des images aux chats

Vous pouvez envoyer des images et des captures d'écran aux chats depuis votre appareil ou depuis n'importe quel site Web. Ouvrez un fil de discussion et utilisez l'une des options disponibles :

• Téléchargez une image depuis votre appareil à l'aide du bouton 📎 Joindre
• Coller une image d'un presse-papiers directement dans le champ de message
• Collez n'importe quelle image du Web dans le champ de message

Façons d'ajouter des images qui ne sont pas prises en charge :

• Faites glisser et déposez une image dans le champ de message.
• Collez un fichier avec l'image dans le champ de message de votre appareil.

Ce que les clients voient lorsque vous envoyez des messages

Un client consulte et répond à un message que vous lui avez envoyé en cliquant sur la notification sur son tableau de bord, en cliquant sur le lien dans le e-mail notification ou en allant dans la section Chats & Tâches de leur portail. Les tâches client sont également affichées dans les notifications.

Astuce : Par défaut, le contenu du message n'est pas affiché dans le corps de l'e-mail (le client devra accéder à son portail pour le voir). Toutefois, si le contenu n'est pas sensible, affichez-le dans l'e-mail.

Si vous souhaitez voir TaxDome du côté du client, afficher la vue en lecture seule de leur portail.