Discussions ( Basique ): Envoyer manuellement ou automatiquement

La fonctionnalité Chats de TaxDome vous permet de communiquer avec vos clients de manière sécurisée et en temps réel. Utilisez-la pour planifier des rendez-vous ou demander à vos clients des informations manquantes. Découvrez ici comment envoyer des messages via Chats aux clients. 

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Créer de nouvelles discussions

Un fil de discussion peut être créé par une entreprise patron , un administrateur ou un membre de l'équipe affecté au compte ou avec une vue sur tous les droits d'accès aux comptes .

Remarque : vous pouvez envoyer des messages de chat aux clients qui n'ont pas activé leur TaxDome compte encore. Si leurs contacts ont des e-mails, ils recevront e-mail notifications sur les messages de chat même s'ils n'utilisent pas le portail. Lorsque l'un de vos clients commence à utiliser le portail, il peut lire les messages de chat que vous lui avez envoyés auparavant.

Il existe trois manières différentes d'envoyer un message de chat :

• Démarrer une conversation avec un client
• Démarrez des discussions avec plusieurs clients
• Envoyer automatiquement un message aux clients

Démarrer une discussion avec le client

Il existe plusieurs façons de démarrer une discussion :

• Cliquez sur Nouveau en haut, sélectionnez Chat , remplissez-le et cliquez sur Créer un chat . 

• Accédez au compte client, ouvrez l'onglet Communication et Cliquez sur Nouvelle discussion .

Ci-dessous, nous expliquons les sections du Nouveau chat écran où vous créez de nouveaux fils/chats :

a. À : sélectionnez le nom de la personne à qui le message est destiné.

b. Modèle : choisissez un modèle pour les messages fréquemment envoyés . Sélectionnez un modèle uniquement lorsque vous créez une nouvelle discussion, et non lorsque vous y répondez.

c. Objet : saisissez l'objet. Il s'affichera dans la liste de discussion . Un modèle de discussion est automatiquement renseigné. Cliquez sur Ajouter un shortcode pour personnaliser l'objet (le shortcode inclut des données dynamiques qui sont remplacées, par exemple, par le nom d'un client ou la date).

d. Message : rédigez le message. Utilisez la mise en forme du texte, les émojis, les puces, les listes numérotées et les liens. Lorsque vous appliquez un modèle, le message se remplit automatiquement. Attirez l'attention d'un membre de l'équipe dans le message en utilisant @ avant son nom, ou cliquez sur Joindre pour ajouter des fichiers depuis votre bureau ou TaxDome .

e. Rappels : activez cette option si vous souhaitez recevoir un rappel e-mail d'aller voir le client lorsqu'il ne répond pas dans un certain délai ou n'a pas terminé ses tâches (plus de détails ci-dessous ).

g. Tâches : ajoutez des listes de contrôle pour vos clients. 

h. Lien vers projets : Sélectionner projets pour créer un lien, puis cliquez sur Sauvegarder .

f. Créer une discussion : cliquez pour envoyer votre message au client. Sinon, cliquez sur Annuler .

Démarrez des discussions avec plusieurs clients

Si vous devez envoyer le même message à plusieurs clients, utilisez notre fonction de messagerie en masse.

Accédez à Clients dans le menu latéral gauche, cochez les cases en regard des clients auxquels vous souhaitez envoyer le message, cliquez sur Plus d'actions dans la barre de menu supérieure, puis cliquez sur Envoyer un message dans le menu déroulant. Sélectionnez un modèle de chat ou écrivez un sujet de chat (facultatif), ajoutez votre texte et cliquez sur Créer des chats .

Ajoutez des documents et des tâches à un fil de discussion ultérieurement si nécessaire. 

Envoyer des messages internes

Modifier, supprimer et répondre aux messages

Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit d'un message (public ou interne) pour choisir parmi les actions suivantes :

• Modifier : L'édition est disponible dans les 24 heures suivant l'envoi. 
• Supprimer : La suppression sera permanente, ce qui signifie que le message ne pourra pas être restauré.
• Réponse : Si le message auquel vous répondez était interne, les réponses seront également internes.

Configurer des rappels

Chaque fois que vous envoyez quelque chose dans le chat aux clients, ils sont avertis. Tous les utilisateurs liés au compte (avec la notification activée) reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en consultant la colonne Notifier dans la liste des comptes.   

Si les destinataires mettent trop de temps à lire/répondre à votre message ou à terminer la tâche dans un fil de discussion, vous avez deux options :

• Configurer des rappels automatiques
• Renvoyer manuellement les tâches client au thread

Lorsque vous configurez un rappel, une notification indiquant le nombre de rappels et leur intervalle apparaîtra dans votre fil de discussion. Votre client recevra également une notification dans son fil de discussion, indiquant l'action requise pour arrêter les rappels :

Configurer des rappels automatiques

Pour configurer des rappels automatiques concernant les messages non lus/sans réponse et les tâches client non terminées, activez Rappels dans le modèle de discussion lorsque vous créez une discussion manuellement ou via pipeline automatisation . Vous pouvez également le faire à tout moment plus tard, directement à partir du fil de discussion.

Comment configurer les rappels :

• Jours avant le prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'envoi de la notification d'un nouveau message au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.
• Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Les rappels peuvent également être activés et désactivés à tout moment en accédant à un fil de discussion. Ouvrez l'onglet Rappels , activez Envoyer des rappels aux clients et effectuez les ajustements nécessaires, puis cliquez sur Sauvegarder .

Remarque : Les rappels sont toujours envoyés pour le dernier message du fil de discussion.

Les rappels s'arrêtent pour n'importe quel fil de discussion lorsque :

• S'il y a des tâches client dans le fil de discussion:
  • Tâches marquées incomplètes : les rappels s'arrêtent lorsque toutes les tâches client du fil de discussion sont marquées comme terminées et que tous les messages sont lus.
  • Tâches marquées terminées : les rappels s'arrêtent lorsque tous les messages sont lus.
• S'il n'y a aucune tâche dans le fil de discussion : Les rappels s'arrêtent une fois que le client répond au dernier message.
• Quelle que soit la présence d'une tâche dans le fil de discussion, les rappels s'arrêtent également si:
  • ...vous avez archivé le fil de discussion .
  • ...vous avez désactivé les rappels.
  • ...le nombre de rappels défini a été envoyé.

Remarque : Si vous archivez un fil de discussion, puis le rouvrez, le bouton Rappels est activé comme si le message était nouveau.

Joindre des fichiers dans les discussions

Une entreprise patron , un administrateur ou un membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents peut joindre des fichiers aux fils de discussion. Pour cela, vous pouvez utiliser des fichiers depuis votre bureau ou depuis des dossiers de niveau supérieur avec :

Le client peut afficher et modifier l'accès.

Le client peut voir accéder.

Pour joindre des fichiers lorsque vous créez une discussion :

1. Cliquez sur 📎 Joindre en haut à gauche du champ de message lors de la création d’une discussion ou lors de la visualisation du fil de discussion existant.
2. Sélectionnez Depuis mon ordinateur et recherchez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre bureau. Sinon, sélectionnez Depuis TaxDome et choisissez les documents que vous souhaitez joindre.
3. Sélectionnez le dossier dans lequel télécharger le document et cliquez sur Sauvegarder .

Conseil! Vous pouvez télécharger des fichiers zip depuis votre bureau et ils seront automatiquement décompressés. En savoir plus sur le téléchargement de fichiers zip .

Lorsque vous ou vos clients téléchargez au moins un document dans un fil de discussion, un onglet Documents apparaît à l'intérieur avec l'icône de trombone dans le nom de la discussion.

a, b. Onglet Documents et icône en forme de trombone : affiché uniquement s'il y a des documents attachés à la discussion.

c. + Ajouter des documents : Télécharger de nouveaux documents dans le fil.

d. Documents téléchargés par le client : téléchargez-les, affichez-les ou supprimez-les. La suppression de documents les supprime également du fil de discussion.

When a client or other team member uploads a document, you are notified in the chat thread and in Inbox+. 

Inclure des vidéos dans les chats

Vous souhaitez ajouter des éléments visuels à vos messages destinés aux clients ? Incluez des clips Loom, Vimeo, YouTube et Google Drive lorsqu'il est plus facile de montrer que de raconter. Cliquez sur l'icône vidéo dans la barre d'outils de mise en forme du texte, puis collez un lien dans la fenêtre contextuelle Intégrer la vidéo . Votre client verra la vidéo directement dans votre fil de discussion partagé. 

Ajouter des images aux discussions

Vous pouvez envoyer des images et des captures d'écran aux chats depuis votre appareil ou depuis n'importe quel site Web. Ouvrez un fil de discussion et utilisez l'une des options disponibles :

• Téléchargez une image depuis votre appareil en utilisant 📎 Joindre.
• Collez n’importe quelle image du Web dans le champ de message.

Méthodes d'ajout d'images non prises en charge :

• Faites glisser et déposez une image dans le champ de message.
• Collez un fichier avec l'image dans le champ de message depuis votre appareil.

Vue du client

Si les notifications sont activées, le client est informé de la réception d'un nouveau message ou de l'ouverture d'une nouvelle discussion. Vos clients peuvent consulter et ouvrir les messages de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la liste des tâches de la page d'accueil ou dans la section « En attente d'action » . Vous pouvez également l'ouvrir directement depuis la page « Chats » .
• À partir de la notification e-mail : cliquez sur Afficher le chat dans le e-mail . 

Par défaut, le contenu du message n'est pas affiché dans le e-mail Corps de notification. Cependant, si le contenu n'est pas sensible, indiquez-le dans l' e-mail .

Ensuite, vos clients interagissent avec votre fil de discussion. 

Pour voir le message envoyé du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule .

Si vous ne désactivez pas spécifiquement cette fonctionnalité, vos clients peuvent également lancer eux-mêmes un fil de discussion en cliquant sur Nouvelle discussion sur la page d'accueil du portail client ou dans la section Discussions et tâches , ou en cliquant sur Envoyer un message à l'entreprise dans l'application mobile.

Remarque ! Si vos clients répondent à un message non pas dans un fil de discussion mais en répondant à la notification e-mail , le message n'est pas délivré et ils reçoivent un e-mail à ce sujet. Cependant, s'ils manquent le e-mail à propos de l'erreur et je me demande pourquoi leur réponse au fil n'a pas été reçue, cela pourrait en être la raison.