E-mails générés par le système pour les clients

Selon le destinataire, il existe plusieurs types d'e-mails générés par le système sur TaxDome . Découvrez ici comment gérer les e-mails générés par le système destinés aux clients.

You can also learn more about system-generated emails to team members and firm owner .

Explication des e-mails générés par le système aux clients

Les e-mails générés par le système aux clients sont des e-mails automatiques qui sont envoyés dans deux cas :

• Your firm requests actions from clients. For example, you can ask clients to pay the invoice, approve the document, e-sign it, etc., by creating the corresponding entities in the TaxDome portal. Your clients will receive automatic emails from your firm.

• You set reminders about pending actions . If your clients don’t complete some actions in time, they will receive email notifications about it.   

Conseil

If clients aren’t receiving system-generated emails, ask them to whitelist TaxDome addresses. You can share this guide with them: How to whitelist emails from your firm .

Les e-mails générés par le système destinés aux clients comportent plusieurs aspects importants à connaître : 

• Expéditeur (De)

• Destinataires (à)

• Apparence

Expéditeur (De)

Your firm’s name will appear as the sender in the recipient’s inbox, while the email address will be notifications@taxdome.com . We cannot replace the sender’s email with yours, as this violates the policies of email providers like Gmail, iCloud, and others.

Destinataires (à)

Automatic emails are account-based. However, since inside accounts you always have one or more linked contactcs, the system sends emails to the email addresses of those contacts. You can decide if each contact will receive automatic emails or not, by turning on the Notify toggle. 

Vérifiez si les notifications sont activées pour au moins un contact du compte dans la colonne Notifier de la liste Clients > Comptes . 

Note

Si un contact est lié à plusieurs comptes, le nom du compte apparaît à côté du nom de votre entreprise dans le e-mail .

Apparence

TaxDome -les e-mails générés envoyés à vos clients n'ont pas TaxDome image de marque: 

a) Le nom de votre entreprise est affiché en haut.

b) Le lien dans le bouton mène au compte du portail client. 

c) Les icônes de médias sociaux renvoient vers vos comptes sur les médias sociaux. 

d) Les coordonnées de votre entreprise (adresse, numéro de téléphone et site Web) sont indiquées dans le pied de page. 

Personnaliser les e-mails aux clients

Vous pouvez modifier l'apparence des e-mails générés par le système à votre guise. Voici comment : 

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise .

2. Faites défiler vers le bas et activez/désactivez les options dans la section E-mails générés par le système :

   

   a)  Show firm contact details: Hide or display your firm’s address and phone number. You can set the information on the same page in the Contact details section.

   b) Show links (website & social media): Hide or display your website and social media links. You can set them up in the Social media links section.

   c) Show firm logo: The logo is displayed at the top of the message. You can upload it in the Logo upload section.

   d) Show item names in client notifications: When activated, system emails will display the name of the chat or request, but not the text of a message.

   e) Show message context in client notifications. When activated, system emails sent to the client will display the text of the specific message. When the toggle is turned off, the client will see only a generic “You have a new message.”

This is how the email notification appears to the client: the left example includes the message content, while the right one shows chat name only.

Note

Seulement propriétaires ou administrateurs d'entreprise Vous pouvez modifier ces paramètres. Leur modification sera répercutée sur la Flux d'activité page.

Set an email address for the client replies

By default, client replies to system emails go to the firm owner’s email, but you can set a different address to receive them. Here’s how:

1. Navigate to Settings > Firm settings.

2. In the Contact details section, configure the reply-to address for system emails.

3. Cliquez sur Sauvegarder .

See system emails sent to clients

To stay informed about which emails your clients receive, you can review the list of system messages in the System emails section of the client’s profile. For full access to the content of these emails, enable the option to receive copies in your inbox:

1. Navigate to Settings > Firm settings.

2. In the Contact details section, enable the toggle Receive copies (BCC) of system emails sent to clients.

3. Specify the email to receive copies of system emails.

4. Cliquez sur Sauvegarder .

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