E-mails générés par le système pour les clients

Selon le destinataire, il existe plusieurs types d'e-mails générés par le système sur TaxDome . Découvrez ici comment gérer les e-mails générés par le système destinés aux clients.

Vous pouvez également en apprendre davantage sur les courriels générés par le système et destinés aux membres de l'équipe et patron de l'entreprise .

Explication des e-mails générés par le système aux clients

Les e-mails générés par le système aux clients sont des e-mails automatiques qui sont envoyés dans deux cas :

• Votre entreprise sollicite des actions de la part de ses clients. Par exemple, vous pouvez leur demander de payer une facture, d'approuver un document, de le signer électroniquement, etc., en créant les entités correspondantes dans le système. TaxDome Portail. Vos clients recevront automatiquement des courriels de votre cabinet.

• Vous configurez des rappels concernant les actions en attente . Si vos clients ne terminent pas certaines actions à temps, ils recevront une notification. e-mail des notifications à ce sujet.   

Conseil

Si les clients ne reçoivent pas les e-mails générés par le système, demandez-leur d'ajouter TaxDome Adresses à vos contacts. Vous pouvez partager ce guide avec eux : Assurez-vous de recevoir les courriels de votre cabinet comptable. .

Les e-mails générés par le système destinés aux clients comportent plusieurs aspects importants à connaître : 

• Expéditeur (De)

• Destinataires (à)

• Apparence

Expéditeur (De)

Le nom de votre entreprise apparaîtra comme expéditeur dans la boîte de réception du destinataire, tandis que le e-mail L'adresse sera [ e-mail protected] . Nous ne pouvons pas remplacer celle de l'expéditeur. e-mail avec le vôtre, car cela enfreint les politiques de e-mail des fournisseurs comme Gmail, iCloud et autres.

Destinataires (à)

Les e-mails automatiques sont liés au compte. Cependant, comme chaque compte contient toujours au moins un contact associé, le système envoie les e-mails à ce compte. e-mail Vous pouvez indiquer les adresses de ces contacts. Pour ce faire, activez ou désactivez l'option « Notifier » afin que chaque contact reçoive ou non des e-mails automatiques. 

Vérifiez si les notifications sont activées pour au moins un contact du compte dans la colonne Notifier de la liste Clients > Comptes . 

Note

Si un contact est lié à plusieurs comptes, le nom du compte apparaît à côté du nom de votre entreprise dans le e-mail .

Apparence

TaxDome -les e-mails générés envoyés à vos clients n'ont pas TaxDome image de marque: 

a) Le nom de votre entreprise est affiché en haut.

b) Le lien dans le bouton mène au compte du portail client. 

c) Les icônes de médias sociaux renvoient vers vos comptes sur les médias sociaux. 

d) Les coordonnées de votre entreprise (adresse, numéro de téléphone et site Web) sont indiquées dans le pied de page. 

Personnaliser les e-mails aux clients

Vous pouvez modifier l'apparence des e-mails générés par le système à votre guise. Voici comment : 

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise .

2. Faites défiler vers le bas et activez/désactivez les options dans la section E-mails générés par le système :

   

   a) Afficher les coordonnées de l'entreprise : Masquer ou afficher l'adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise. Vous pouvez configurer ces informations sur la même page, dans la section « Coordonnées » .

   b) Afficher les liens (site web et réseaux sociaux) : Masquez ou affichez les liens vers votre site web et vos réseaux sociaux. Vous pouvez les configurer dans la section « Liens vers les réseaux sociaux » .

   c) Afficher le logo de l'entreprise : Le logo s'affiche en haut du message. Vous pouvez le télécharger dans la section « Téléchargement du logo » .

   d) Afficher les noms des éléments dans les notifications client : lorsqu'elle est activée, les e-mails système afficheront le nom de la conversation ou de la demande, mais pas le texte d'un message.

   e) Afficher le contexte du message dans les notifications client . Lorsque cette option est activée, les e-mails système envoyés au client afficheront le texte du message. Lorsqu'elle est désactivée, le client verra uniquement le message générique « Vous avez un nouveau message ».

Voici comment e-mail Une notification apparaît au client : l’exemple de gauche inclut le contenu du message, tandis que celui de droite n’affiche que le nom de la conversation.

Note

Seulement propriétaires ou administrateurs d'entreprise Vous pouvez modifier ces paramètres. Leur modification sera répercutée sur la Flux d'activité page.

Définir un e-mail adresse pour les réponses du client

Par défaut, les réponses des clients aux courriels système sont envoyées à l'entreprise. patron 's e-mail Vous pouvez toutefois indiquer une autre adresse de réception. Voici comment procéder :

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l'entreprise .

2. Dans la section « Coordonnées » , configurez l’adresse de réponse pour les courriels système.

3. Cliquez sur Sauvegarder .

Consultez les courriels système envoyés aux clients

Pour savoir quels e-mails vos clients reçoivent, consultez la liste des messages système dans la section « E-mails système » du profil client. Pour accéder à l’intégralité du contenu de ces e-mails, activez l’option permettant de les recevoir dans votre boîte de réception.

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l'entreprise .

2. Dans la section Coordonnées , activez l'option Recevoir des copies (BCC) des e-mails système envoyés aux clients .

3. Précisez le e-mail recevoir des copies des courriels système.

4. Cliquez sur Sauvegarder .

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