Rappels manuels et automatiques

Des rappels avertissent les clients lorsqu'ils n'ont pas terminé une action à une certaine date. Que vous automatisiez les rappels ou que vous les envoyiez manuellement, ils gardent les clients informés sans que vous ayez à les pousser personnellement.

Rappels, expliqués

Chaque fois que vous envoyez un message contenant une action à un client, celui-ci est notifié. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.   

Lorsque les destinataires mettent trop de temps à effectuer une action (ou oublient de le faire), vous avez deux options :

• Renvoyer manuellement un rappel concernant l'attente questionnaire , proposition, facture ou document.

• Configurez des rappels automatiques .

Rappels manuels

Pour renvoyer manuellement un rappel, cliquez sur les trois points à droite de l'élément à rappeler au client, puis cliquez sur « Renvoyer » . Vous pouvez même le faire lorsque les rappels automatiques sont activés.

Pour renvoyer manuellement une facture payée ou impayée, soit dans la liste des factures , soit dans le profil client du compte, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du numéro de facture, puis sélectionnez Envoyer la facture par e-mail dans le menu déroulant.

Pour renvoyer manuellement une notification concernant un document en attente d'approbation, ouvrez le sous-onglet Approbations , faites défiler jusqu'à la fin des documents en attente, puis cliquez sur Demander l'approbation pour En attente en bas à droite.

Voici ce qui se passe :

Un montant supplémentaire de e-mail un rappel est envoyé au client.

• Une notification du portail concernant cette action est déplacée en haut de la liste des tâches du client .

• Les informations sur le renvoi sont ajoutées à la piste d'audit .

Rappels automatiques

Pour activer ou désactiver les rappels automatiques, ouvrez d'abord le dossier en attente. questionnaire Demande client, proposition, chat, facture, document en attente de signature ou de validation. Activez les rappels lors de l'envoi manuel ou via pipeline automatisation .

Choisissez comment vous souhaitez que les rappels automatiques soient configurés :

• Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après que la notification de l'action a été envoyée au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.

• Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Configurer des rappels via pipeline automatisations

You’ll need to make changes to the pipeline to set up reminders for organizers, proposals, invoices and messages automations.

Avec les automatisations « Envoyer une facture » , « Créer questionnaire , « Envoyer une demande client », « Envoyer une proposition/un message » et « Envoyer un message » , l'option « Rappels » se trouve sous le champ « Sélectionner un modèle » . Activez l' option « Rappels » , puis choisissez la configuration des rappels automatiques :

• Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après que la notification de l'action a été envoyée au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.

• Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Note

Désactiver les rappels pour le pipeline automatisation n'affectera que projets entrer dans le pipeline étape À l'avenir. Les rappels pour les automatisations précédemment déclenchées, comme celles déjà envoyées, ne seront pas désactivés. questionnaires ou des factures.

Rappeler aux clients

Rappeler aux clients les tâches en attente questionnaires

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• Pour envoyer un rappel manuellement concernant un questionnaire en attente : Accédez à l'onglet Organisateurs du compte, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite de l' questionnaire dans la liste ou à l'intérieur du questionnaire lui-même, puis sélectionnez Renvoyer .

  

• Pour configurer des rappels automatiques concernant questionnaires : activez l’option « Rappels » lorsque vous envoyez un questionnaire manuellement ou via pipeline automatisation . Pour envoyer des rappels concernant questionnaires qui sortent via pipeline automatisation , activez les rappels pour le questionnaire de création automatisation lors de la modification pipeline étapes Le bouton Rappels peut être activé ou désactivé à tout moment en ouvrant le menu Rappels en attente questionnaire N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous modifiez les paramètres des Rappels .

  

Les rappels de l'organisateur s'arrêtent lorsque :

• Le client n'a pas soumis le questionnaire , mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
• Le client a soumis le questionnaire .
• Le questionnaire est scellé.
• Le projet avec le questionnaire qui y est lié est archivé.

Rappeler les demandes client en attente

Vous pouvez envoyer des rappels pour les demandes des clients dont le statut est « En attente » ou « En cours » .

• Pour envoyer manuellement un rappel concernant une demande client : accédez à l'onglet Demandes du compte, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la demande dans la liste ou sur la demande elle-même, puis sélectionnez Renvoyer .

  

• Pour configurer des rappels automatiques concernant les demandes client : activez l’ option « Rappels » lorsque vous envoyez ou modifiez manuellement une demande client ou lors de la configuration de l’ envoi des demandes client. automatisation dans le pipeline .

  Vous pouvez activer ou désactiver les rappels à tout moment en ouvrant la demande non soumise. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous modifiez les paramètres des rappels .

  

Les rappels de demandes client s'arrêtent lorsque :

• Le client répond à toutes les questions requises et soumet la demande.

• Vous avez modifié le statut de la demande en Terminé .

• Le client n'a pas soumis la demande client mais le nombre de rappels défini a été envoyé.

• Le projet avec la demande client qui lui est liée est archivée.

Rappeler aux clients les propositions en attente

• Pour envoyer un rappel manuellement concernant une proposition en attente : Accédez à Propositions et EL depuis la barre latérale gauche ou l'onglet du même nom du compte du client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la proposition, puis sélectionnez Renvoyer .

• Pour configurer des rappels automatiques concernant les propositions : activez l’ option « Rappels » au bas de l’étape « Général » lorsque vous créez une proposition ou un modèle de proposition.

Vous pouvez également les activer lorsque vous configurez l' envoi de proposition/EL automatisation .

Le bouton Rappels peut être activé ou désactivé à tout moment en ouvrant la proposition en attente. 

Les rappels de proposition s'arrêtent lorsque :

• Le client n'a pas signé la proposition, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.

• Le client a signé la proposition.

• Le projet avec la proposition qui lui est liée est archivée.

  

Rappeler aux clients les factures en attente

Pour envoyer des rappels concernant les factures en attente : activez l’ option « Rappels » lorsque vous envoyez une facture manuellement ou via pipeline automatisation . Pour envoyer des rappels concernant les factures envoyées via pipeline automatisation Activez les rappels pour l' envoi de la facture automatisation lors de la modification pipeline étapes L’option « Rappels » peut être activée ou désactivée à tout moment en modifiant la facture impayée.

Une autre façon de configurer des rappels automatiques pour les factures en attente est de les configurer directement dans le modèle de facture. Pour ce faire, activez « Envoyer des rappels aux clients » , définissez le nombre de jours et le nombre de rappels, puis cliquez sur Sauvegarder ou Sauvegarder et quitter » .

Les rappels de factures s'arrêtent lorsque :

• Le client n'a pas payé la facture, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.

• Le client a payé la facture.

• Le projet avec la facture qui lui est liée est archivée.

  Les rappels de factures ne s'arrêtent pas lorsque le client a partiellement payé.

  

Note

Vous pouvez également renvoyer manuellement des factures à vos clients ! Pour plus d'informations, cliquez ici.

Rappeler aux clients les actions à entreprendre dans les fils de discussion

• Pour configurer des rappels automatiques concernant les tâches en attente dans une conversation : activez l’ option « Rappels » lorsque vous envoyez un message, manuellement ou via… pipeline automatisation . 

• Pour envoyer des rappels concernant les messages de discussion envoyés via pipeline automatisation , activez les rappels pour l' envoi du message automatisation lors de l'édition pipeline étapes , définissez les jours jusqu'au prochain rappel et le nombre de rappels, puis cliquez sur Sauvegarder .

• Une autre façon de configurer des rappels automatiques pour les messages non lus consiste à les configurer dans le modèle de discussion. 

  Pour plus de détails sur le fonctionnement des rappels pour les conversations, consultez l' article sur les rappels de conversation .

  

Rappeler aux clients les signatures en attente

• Pour envoyer manuellement un rappel concernant un document en attente de signature : accédez à l’onglet Documents du compte client, cliquez sur les trois points situés à l’extrême droite du document dans la liste ou à l’intérieur du document lui-même, puis sélectionnez Renvoyer.

  

• Pour configurer des rappels automatiques concernant les documents en attente de signature : activez l’ option « Rappels » lorsque vous demandez une signature pour un document . 

Vous pouvez activer et désactiver les rappels à tout moment en ouvrant le document en attente de signature (même si l'un des signataires l'a signé électroniquement). Ouvrez le profil client et accédez au sous-onglet « Documents > Signatures » . Recherchez un document et cliquez sur son nom. Cliquez ensuite sur « Afficher les signataires » et mettez à jour les paramètres de rappel. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous effectuez des modifications.

Les rappels de signature s'arrêtent lorsque :

• Le client n'a pas signé le document, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
• Le client a signé le document.
• Le projet avec le document en attente de signature lié à celui-ci est archivé.

Rappeler aux clients les approbations en attente

• Pour envoyer un rappel manuel concernant un document en attente d'approbation : accédez à l'onglet Documents du profil du compte client, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du document dans la liste ou à l'intérieur du document lui-même, puis sélectionnez Renvoyer l'approbation.

  

• Pour envoyer un rappel manuel concernant tous les documents en attente d'approbation : accédez à Documents dans le menu latéral gauche, ouvrez l'onglet Approbations , cliquez sur Demander l'approbation pour les documents en attente, vérifiez et modifiez le message pour le client (facultatif), puis cliquez sur Envoyer la demande .

  

• Pour configurer des rappels concernant les documents en attente d'approbation : activez l' option « Rappels » lorsque vous demandez l'approbation d'un document .

Les rappels d'approbation s'arrêtent lorsque :

• Le client n'a pas approuvé le document, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.

• Le client a approuvé le document.

• Le projet avec le document en attente d'approbation lié à celui-ci est archivé.

  

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