Rappels manuels et automatiques

Des rappels avertissent les clients lorsqu'ils n'ont pas terminé une action à une certaine date. Que vous automatisiez les rappels ou que vous les envoyiez manuellement, ils gardent les clients informés sans que vous ayez à les pousser personnellement.

Couvert ici:

Rappels

Chaque fois que vous envoyez quelque chose avec une action à un client, celui-ci en est informé. Tous les utilisateurs liés au compte (avec NOTIFY activé) reçoivent un e-mail notification. Vérifiez quels utilisateurs sont avertis en accédant à l'onglet Informations du compte client et en affichant les boutons NOTIFY dans la section Contacts .

Lorsque les destinataires mettent trop de temps à effectuer une action (ou oublient de le faire), vous avez deux options :

Rappels manuels

Pour renvoyer manuellement un rappel, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de l'élément dont le client doit être rappelé, puis appuyez sur Renvoyer . Vous pouvez même le faire lorsque les rappels automatiques ont été activés.

Pour renvoyer manuellement une facture payée ou impayée, soit dans la liste Factures , soit dans le profil client du compte, cliquez sur l'icône en forme d'œil à l'extrême droite de la facture, elle s'affichera dans une pop-up. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du numéro de facture, puis sélectionnez Envoyer la facture par e-mail dans le menu déroulant.

Pour renvoyer manuellement une notification concernant un document en attente d'approbation, ouvrez le sous-onglet Approbations , faites défiler jusqu'à la fin des documents en attente, puis cliquez sur Demander l'approbation pour en attente en bas à droite.

Voici ce qui se passe :

  • Un montant supplémentaire de e-mail un rappel est envoyé au client.
  • Une notification de portail pour l'élément d'action est déplacée en haut des tâches du client .
  • Les informations sur le renvoi sont ajoutées à la piste d'audit .

Rappels automatiques

Pour activer ou désactiver les rappels automatiques, ouvrez d'abord le fichier en attente. questionnaire , proposition, chat, facture, document en attente de signature ou document en attente d'approbation. Activez les rappels lors de leur envoi manuel ou via pipeline automatisation .

Choisissez comment vous souhaitez que les rappels automatiques soient configurés :

  • Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après que la notification de l'action a été envoyée au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.
  • Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Configuration des rappels via Pipeline Automatisations

You’ll need to make changes to the pipeline to set up reminders for organizers, proposals, invoices and messages automations.

Avec les automatisations Créer une facture , Créer un organisateur , Envoyer une proposition et Envoyer un message , la bascule Rappels se trouve sous le champ Sélectionner un modèle . Activez Rappels, puis choisissez comment vous souhaitez configurer les rappels automatiques :

  • Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après que la notification de l'action a été envoyée au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.
  • Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

note

Note! Disabling reminders for the pipeline automation will only affect jobs entering the pipeline stage in the future. It won't disable reminders for previously triggered automations, such as already sent organizers or invoices.

Rappeler aux clients les organisateurs en attente

Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Pour envoyer manuellement un rappel concernant un questionnaire en attente : Allez dans l'onglet Organisateurs du compte, cliquez sur les trois points soit à l'extrême droite du questionnaire dans la liste ou à l'intérieur du questionnaire lui-même, puis sélectionnez Renvoyer .

To set up reminders about organizers: Toggle on Reminders when you send an organizer manually or via pipeline automation. To send reminders about organizers that go out via pipeline automation, toggle on Reminders for the Create Organizer automation when editing pipeline stages.

Les rappels La bascule peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le fichier en attente. questionnaire . N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous modifiez les paramètres des rappels .

Les rappels de l'organisateur s'arrêtent lorsque :

  • Le client n'a pas soumis le questionnaire , mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
  • Le client a soumis le questionnaire .
  • Le questionnaire est scellé.

Rappeler aux clients les propositions en attente

Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Pour envoyer manuellement un rappel concernant une proposition en attente : accédez aux Propositions et EL dans la barre latérale gauche ou à l'onglet du même nom du compte du client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la proposition, puis sélectionnez Renvoyer .

Pour configurer des rappels automatiques concernant les propositions : activez Rappels en bas de l'étape Général lorsque vous créez une proposition ou un modèle de proposition.

Vous pouvez également les activer lorsque vous configurez la proposition d'envoi. automatisation .

Le bouton Rappels peut être activé ou désactivé à tout moment en ouvrant la proposition en attente. 

Les rappels de proposition s'arrêtent lorsque...

  • ...le client n'a pas signé la proposition, mais le nombre de rappels fixé a été envoyé.
  • ...le client a signé la proposition.

Rappeler aux clients les factures en attente

To send reminders about pending invoices: Toggle on Reminders when you send an invoice manually or via pipeline automation. To send reminders about invoices sent via pipeline automation, turn on Reminders for the Create Invoice automation when editing pipeline stages. The Reminders toggle can be turned on or off at any time by editing the unpaid invoice.

Une autre façon de configurer des rappels automatiques pour les factures en attente consiste à les configurer dans le modèle de facture. Pour ce faire, activez Envoyer des rappels aux clients , définissez les jours jusqu'au prochain rappel et le nombre de rappels, puis cliquez sur Sauvegarder ou Sauvegarder & Quitter .

Les rappels de factures s'arrêtent lorsque...

  • ...le client n'a pas payé la facture, mais le nombre de rappels fixé a été envoyé.
  • ...le client a payé la facture.

conseil

Remarque : Vous pouvez également renvoyer manuellement les factures aux clients ! Pour plus de détails, allez ici .

Rappeler aux clients les actions dans un fil de discussion

Pour configurer des rappels automatiques sur les actions en attente dans un fil de discussion : activez les rappels lorsque vous envoyez un message de discussion manuellement ou via pipeline automatisation . 

To send reminders about chat messages sent via pipeline automation, toggle on  Reminders for the Send Message automation when editing pipeline stages, set the days until next reminder and the number of reminders, and click Save.

Une autre façon de configurer des rappels automatiques pour les messages non lus consiste à les configurer dans le modèle de discussion. 

Pour plus de détails sur le fonctionnement des rappels pour les chats, consultez l' article sur les rappels de chat .

Rappeler aux clients les signatures en attente

Pour envoyer manuellement un rappel concernant un document en attente de signature : Accédez à l'onglet Docs du compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du document dans la liste ou à l'intérieur du document lui-même, puis sélectionnez Renvoyer la signature.

Pour configurer des rappels automatiques concernant les documents en attente de signature : activez Rappels lorsque vous demandez une signature pour un document . Le bouton Rappels peut être activé ou désactivé à tout moment en ouvrant le document en attente de signature, même s'il a déjà été signé. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous modifiez les paramètres des rappels .

Les rappels de signature s'arrêtent lorsque...

  • ...le client n'a pas signé le document, mais le nombre de rappels fixé a été envoyé.
  • ...le client a signé le document.

Rappeler aux clients les approbations en attente

Pour envoyer manuellement un rappel concernant un document en attente d'approbation : accédez à l'onglet Documents du profil du compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du document dans la liste ou à l'intérieur du document lui-même, puis sélectionnez Renvoyer l'approbation .

Pour envoyer manuellement un rappel concernant tous les documents en attente d'approbation : accédez à Docs dans le menu latéral de gauche, ouvrez l'onglet Approbations , cliquez sur Demander l'approbation pour en attente, examinez et modifiez le message pour le client (facultatif), puis cliquez sur Envoyer la demande .

Pour configurer des rappels sur les documents en attente d'approbation : activez Rappels lorsque vous demandez l'approbation d'un document .

Les rappels d'approbation s'arrêtent lorsque...

  • ...le client n'a pas approuvé le document, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
  • ...le client a approuvé le document.

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