Rappels manuels et automatiques

Des rappels avertissent les clients lorsqu'ils n'ont pas terminé une action à une certaine date. Que vous automatisiez les rappels ou que vous les envoyiez manuellement, ils gardent les clients informés sans que vous ayez à les pousser personnellement.

Rappels, expliqués

Chaque fois que vous envoyez quelque chose avec un élément d'action à un client, celui-ci est averti. Tous les utilisateurs liés au compte (avec l'option Notifier activée) reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en consultant la colonne Notifier dans la liste des comptes.

Lorsque les destinataires mettent trop de temps à effectuer une action (ou oublient de le faire), vous avez deux options :

Renvoyer manuellement un rappel concernant l'événement en attente questionnaire , proposition, facture ou document.
Configurez des rappels automatiques .

Rappels manuels

Pour renvoyer manuellement un rappel, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de l'élément dont le client doit être rappelé, puis appuyez sur Renvoyer . Vous pouvez même le faire lorsque les rappels automatiques ont été activés.

Pour renvoyer manuellement une facture payée ou impayée, soit dans la liste des factures , soit dans le profil client du compte, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du numéro de facture, puis sélectionnez Envoyer la facture par e-mail dans le menu déroulant.

Pour renvoyer manuellement une notification concernant un document en attente d'approbation, ouvrez le sous-onglet Approbations , faites défiler jusqu'à la fin des documents en attente, puis cliquez sur Demander l'approbation pour en attente en bas à droite.

Voici ce qui se passe :

Un montant supplémentaire de e-mail un rappel est envoyé au client.
Une notification de portail pour l'élément d'action est déplacée en haut des tâches du client .
Les informations sur le renvoi sont ajoutées à la piste d'audit .

Rappels automatiques

Pour activer ou désactiver les rappels automatiques, ouvrez d'abord le fichier en attente. questionnaire , proposition, chat, facture, document en attente de signature ou document en attente d'approbation. Activez les rappels lors de leur envoi manuel ou via pipeline automatisation .

Choisissez comment vous souhaitez que les rappels automatiques soient configurés :

Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après que la notification de l'action a été envoyée au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.
Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Configurer des rappels via pipeline automatisations

You’ll need to make changes to the pipeline to set up reminders for organizers, proposals, invoices and messages automations.

Avec les automatisations Envoyer une facture , Créer questionnaire , Envoyer une proposition/EL et Envoyer un message , la bascule Rappels se trouve sous le champ Sélectionner un modèle . Activez Rappels, puis choisissez comment vous souhaitez configurer les rappels automatiques :

Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après que la notification de l'action a été envoyée au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.
Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Note! Désactivation des rappels pour le pipeline automatisation n'affectera que projets entrant le pipeline étape à l'avenir. Il ne désactivera pas les rappels pour les automatisations précédemment déclenchées, telles que celles déjà envoyées. questionnaires ou des factures.

Rappeler aux clients

Rappeler aux clients les tâches en attente questionnaires

Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Pour envoyer manuellement un rappel concernant un questionnaire en attente : Allez dans l'onglet Organisateurs du compte, cliquez sur les trois points soit à l'extrême droite du questionnaire dans la liste ou à l'intérieur du questionnaire lui-même, puis sélectionnez Renvoyer .

Pour configurer des rappels sur questionnaires : activez Rappels lorsque vous envoyez un questionnaire manuellement ou via pipeline automatisation . Pour envoyer des rappels sur questionnaires qui sortent via pipeline automatisation , activez Rappels pour le questionnaire Créer automatisation lors de l'édition pipeline étapes .

Les rappels La bascule peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le fichier en attente. questionnaire . N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous modifiez les paramètres des rappels .

Les rappels de l'organisateur s'arrêtent lorsque :

Le client n'a pas soumis le questionnaire , mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
Le client a soumis le questionnaire .
Le questionnaire est scellé.
Le projet avec le questionnaire qui y est lié est archivé.

Rappeler les demandes client en attente

Vous pouvez envoyer des rappels pour les demandes client dont le statut est En attente ou En cours .

Pour envoyer manuellement un rappel concernant une demande client : Accédez à l'onglet Demandes du compte, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la demande dans la liste ou dans la demande elle-même, puis sélectionnez Renvoyer .

Pour configurer des rappels sur les demandes des clients : activez les rappels lorsque vous envoyez ou modifiez une demande client.

Le bouton Rappels peut être activé ou désactivé à tout moment en ouvrant la demande. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous apportez des modifications aux paramètres des Rappels .

Les rappels de demandes client s'arrêtent lorsque :

Le client répond à toutes les questions requises et soumet la demande.
Vous modifiez le statut de la demande en Terminé .

Rappeler aux clients les propositions en attente

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Pour envoyer manuellement un rappel concernant une proposition en attente : accédez aux Propositions et EL dans la barre latérale gauche ou à l'onglet du même nom du compte du client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la proposition, puis sélectionnez Renvoyer .

Pour configurer des rappels automatiques concernant les propositions : activez Rappels en bas de l'étape Général lorsque vous créez une proposition ou un modèle de proposition.

Vous pouvez également les activer lorsque vous configurez l' option Envoyer une proposition/EL automatisation .

Le bouton Rappels peut être activé ou désactivé à tout moment en ouvrant la proposition en attente.

Les rappels de proposition s'arrêtent lorsque...

...le client n'a pas signé la proposition, mais le nombre de rappels fixé a été envoyé.
...le client a signé la proposition.
...le projet avec la proposition qui y est liée est archivée.

Rappeler aux clients les factures en attente

Pour envoyer des rappels concernant les factures en attente : activez Rappels lorsque vous envoyez une facture manuellement ou via pipeline automatisation . Pour envoyer des rappels sur les factures envoyées via pipeline automatisation , activez les rappels pour l' envoi de la facture automatisation lors de l'édition pipeline étapes . Le bouton Rappels peut être activé ou désactivé à tout moment en modifiant la facture impayée.

Une autre façon de configurer des rappels automatiques pour les factures en attente consiste à les configurer dans le modèle de facture. Pour ce faire, activez Envoyer des rappels aux clients , définissez les jours jusqu'au prochain rappel et le nombre de rappels, puis cliquez sur Sauvegarder ou Sauvegarder & Quitter .

Les rappels de factures s'arrêtent lorsque :

Le client n'a pas payé la facture, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
Le client a payé la facture.
Le projet avec la facture qui lui est liée est archivée.

Les rappels de factures ne s'arrêtent pas lorsque le client a partiellement payé.

Remarque : Vous pouvez également renvoyer manuellement les factures aux clients ! Pour plus de détails, allez ici .

Rappeler aux clients les actions à entreprendre dans les fils de discussion

Pour configurer des rappels automatiques sur les actions en attente dans un fil de discussion : activez les rappels lorsque vous envoyez un message de discussion manuellement ou via pipeline automatisation .

Pour envoyer des rappels sur les messages de chat envoyés via pipeline automatisation , activez Rappels pour l' envoi du message automatisation lors de l'édition pipeline étapes , définissez les jours jusqu'au prochain rappel et le nombre de rappels, puis cliquez sur Sauvegarder .

Une autre façon de configurer des rappels automatiques pour les messages non lus consiste à les configurer dans le modèle de discussion.

Pour plus de détails sur le fonctionnement des rappels pour les chats, consultez l' article sur les rappels de chat .

Rappeler aux clients les signatures en attente

Pour envoyer manuellement un rappel concernant un document en attente de signature : Accédez à l'onglet Documents du compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du document dans la liste ou à l'intérieur du document lui-même, puis sélectionnez Renvoyer.

To set up automatic reminders about documents pending signature: Toggle on Reminders when you request a signature for a document.

The Reminders toggle can be turned on and off at any time by opening the document pending signature (even if one of the signers has e-signed it). Open the client profile and switch to the Docs > Signatures subtab to do it. Find a document and click its name. Then, click Show signers and update the reminder settings. Remember to click Save when you make changes.

Les rappels de signature s'arrêtent lorsque...

...le client n'a pas signé le document, mais le nombre de rappels fixé a été envoyé.
...le client a signé le document.
...le projet avec le document en attente de signature qui lui est lié est archivé.

Rappeler aux clients les approbations en attente

Pour envoyer manuellement un rappel concernant un document en attente d'approbation : accédez à l'onglet Documents du profil du compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du document dans la liste ou à l'intérieur du document lui-même, puis sélectionnez Renvoyer l'approbation .

Pour envoyer manuellement un rappel concernant tous les documents en attente d'approbation : accédez à Docs dans le menu latéral de gauche, ouvrez l'onglet Approbations , cliquez sur Demander l'approbation pour en attente, examinez et modifiez le message pour le client (facultatif), puis cliquez sur Envoyer la demande .

Pour configurer des rappels sur les documents en attente d'approbation : activez Rappels lorsque vous demandez l'approbation d'un document .

Les rappels d'approbation s'arrêtent lorsque...

...le client n'a pas approuvé le document, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
...le client a approuvé le document.
...le projet avec le document en attente d'approbation qui lui est lié est archivé.