Rappels manuels et automatiques

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Les rappels informent les clients lorsqu'ils n'ont pas terminé une action à une certaine date. Que vous automatisez les rappels ou que vous les envoyiez manuellement, ils gardent les clients informés sans que vous ayez à le faire vous-même.

Couvert ici :

• Rappels
  • Rappel manuel
  • Rappels automatiques
• Configurer des rappels via les automations de pipeline
• Envoyer des rappels aux clients à propos des questionnaires en attente
• Rappeler aux clients les contrats en attente
• Rappeler aux clients les factures en attente
• Rappeler aux clients les messages de chat non lus
• Rappeler aux clients des signatures en attente
• Rappeler aux clients les approbations en attente

Rappels

Chaque fois que vous envoyez quelque chose avec un élément d'action à un client, il en est averti. Tous les utilisateurs associés au compte (avec NOTIFICATION activé) reçoivent une notification e-mail. Vérifiez quels utilisateurs sont notifiés en accédant à l'onglet Informations sur le compte client et en affichant les boutons NOTIFICATION dans la section Contacts.

Lorsque les destinataires mettent trop de temps à exécuter une action (ou oublient de le faire), vous avez deux options :

• Renvoyer manuellement un rappel concernant l'attente questionnaire , contrat, facture ou document.
• Configurez des rappels automatiques.

Rappels manuels

Pour renvoyer manuellement un rappel, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de l'élément pour lequel le client doit rappeler, puis appuyez sur Renvoyer. Vous pouvez même le faire lorsque les rappels automatiques ont été activés.

Pour renvoyer manuellement une facture payée ou impayée, soit dans la liste des factures, soit dans le profil client du compte, cliquez sur l'icône en forme d'œil à l'extrême droite de la facture, et elle s'affichera dans une fenêtre contextuelle. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du numéro de facture, puis sélectionnez Envoyer la facture par e-mail dans le menu déroulant.

Pour renvoyer manuellement une notification concernant un document en attente d'approbation, ouvrez le sous-onglet Approbations, faites défiler jusqu'à la fin des documents en attente, puis cliquez sur Demander l'approbation pour les documents en attente en bas à droite.

Voici ce qui se passe :

• Un e-mail de rappel supplémentaire est envoyé au client.
• Une notification de portail pour l'élément d'action est déplacée en haut des tâches du client.
• Les informations sur le renvoi sont ajoutées à la piste d'audit.

Rappels automatiques

Pour activer ou désactiver les rappels automatiques, ouvrez d'abord le questionnaire , contrat, chat, facture, document en attente de signature ou document en attente d'approbation. Activez les rappels tout en les envoyant manuellement ou via un pipeline automatisation .

Choisissez comment vous souhaitez que les rappels automatiques soient configurés :

• Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'envoi de la notification de l'élément d'action au client, mais vous pouvez le modifier à votre guise.
• Nombre de rappels : par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également le modifier selon vos préférences.

Configurer des rappels via les automatisations de pipeline

Vous devrez apporter des modifications au pipeline pour configurer des rappels pour les questionnaires, les contrats, les factures et les automatisations de messages.

Pour les automatisations Créer une facture, Créer un questionnaire, Envoyer un contrat et Envoyer un message, le bouton Rappels se trouve sous le champ Sélectionner un modèle. Activez Rappels, puis choisissez comment vous souhaitez configurer les rappels automatiques :

• Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'envoi de la notification de l'élément d'action au client, mais vous pouvez le modifier à votre guise.
• Nombre de rappels : par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également le modifier selon vos préférences.

Envoyer des rappels aux clients à propos des questionnaires en attente

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Pour envoyer manuellement un rappel concernant un questionnaire en attente : allez dans l'onglet Questionnaires du compte, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du questionnaire dans la liste ou à l'intérieur du questionnaire lui-même, puis sélectionnez Renvoyer.

Pour configurer des rappels pour les questionnaires : activez les rappels lorsque vous envoyez un questionnaire manuellement ou via une automatisation de pipeline. Pour envoyer des rappels sur des questionnaires qui sont envoyés par automatisation de pipeline, activez les rappels dans les paramètres du pipeline pour l'automatisation Créer un questionnaire.

Le bouton rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le questionnaire en attente. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous apportez des modifications aux paramètres des rappels.

Les rappels du questionnaire s'arrêtent lorsque...

• ...le client n'a pas soumis le questionnaire, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
• ...le client a soumis le questionnaire.

Rappeler aux clients les contrats en attente

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Pour envoyer manuellementun rappel à propos d'un contrat en attente : Allez dans l'onglet Contrats dans le profil du compte client, cliquez sur les trois points soit à l'extrême droite du contrat dans la liste, soit à l'intérieur du contrat lui-même, puis sélectionnez Renvoyer.

Pour configurer des rappels automatiques sur les contrats : activez les rappels lorsque vous envoyez un contrat manuellement ou via une automatisation de pipeline. Pour envoyer des rappels sur les contrats envoyés via automatisation de pipeline, activez les rappels dans les paramètres du pipeline pour l'automatisation Envoyer un contrat.

Le bouton Rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le contrat en attente. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous apportez des modifications aux paramètres des Rappels.

Les rappels de contrat s'arrêtent lorsque...

• ...le client n'a pas signé le contrat, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
• ...le client a signé le contrat.

Rappeler aux clients les factures en attente

Pour envoyer des rappels sur les factures en attente : activez les rappels lorsque vous envoyez une facture manuellement ou via une automatisation de pipeline. Pour envoyer des rappels sur les factures envoyées via l'automatisation de pipeline, activez les rappels dans les paramètres du pipeline pour l'automatisation Créer une facture. Le bouton Rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en modifiant la facture impayée.

Une autre façon de configurer des rappels automatiques pour les factures en attente consiste à les configurer dans le modèle de facture. Pour ce faire, activez Envoyer des rappels aux clients , définissez les jours jusqu'au prochain rappel et le nombre de rappels, puis cliquez sur Sauvegarder ou Sauvegarder & Quitter .

Les rappels de factures s'arrêtent lorsque...

• ...le client n'a pas payé la facture, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
• ...le client a payé la facture.

Remarque : Vous pouvez également renvoyer manuellement les factures aux clients ! Pour plus de détails, rendez-vous ici.

Rappeler aux clients les messages de chat non lus

Pour configurer des rappels automatiques sur les messages en attente : activez les rappels lorsque vous envoyez un message de chat manuellement ou via un pipeline. automatisation . Pour envoyer des rappels sur les messages de chat envoyés via le pipeline automatisation , activez les rappels dans les paramètres du pipeline pour l' envoi de message automatisation .

Une autre façon de configurer des rappels automatiques pour les messages non lus consiste à les configurer dans le modèle de chat. Pour ce faire, activez Envoyer des rappels aux clients , définissez les jours jusqu'au prochain rappel et le nombre de rappels, puis cliquez sur Sauvegarder .

Les rappels peuvent également être activés et désactivés à tout moment en accédant au fil de discussion.

Remarque : les rappels sont toujours envoyés pour le dernier message du fil de discussion.

Les rappels de message s'arrêtent lorsque :

• Le client n'a pas répondu au message, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
• Le client a répondu au dernier message du fil de discussion.
• Toutes les tâches client du thread ont été marquées comme terminées.
• Vous avez archivé le fil de discussion .
• Vous avez désactivé les rappels .

Remarque : Si vous archivez un fil de discussion, puis que vous le rouvrez, la bascule Rappels est activée comme si le message était nouveau.

Rappeler aux clients des signatures en attente

Pour envoyer manuellement un rappel concernant un document en attente de signature : allez dans l'onglet Documents du compte client, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du document dans la liste ou à l'intérieur du document lui-même, puis sélectionnez Renvoyer la signature.

Pour configurer des rappels automatiques sur les documents en attente de signature : activez les rappels lorsque vous demandez une signature pour un document. Le bouton Rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le document en attente de signature, même s'il a déjà été signé. N'oubliez pas de cliquer Sauvegarder lorsque vous apportez des modifications aux paramètres des Rappels.

Les rappels de signature s'arrêtent lorsque...

• ...le client n'a pas signé le document, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
• ...le client a signé le document.

Rappeler aux clients les approbations en attente

Pour envoyer manuellementun rappelconcernant un document en attente d'approbation : allez dans l'onglet Documents du profil du compte client, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du document dans la liste ou à l'intérieur du document lui-même, puis sélectionnez Renvoyer Approbation.

Pour envoyer manuellement un rappelconcernant tous les documents en attente d'approbation : allez dans Documents dans le menu latéral de gauche, ouvrez l'onglet Approbations, cliquez sur Demander l'approbation pour document en attente, révisez et modifiez le message pour le client (facultatif), puis cliquez sur Envoyer la demande.

Pour configurer des rappels sur les documents en attente d'approbation: activez les Rappels lorsque vous demandez l'approbation d'un document.

Les rappels d'approbation s'arrêtent lorsque...

• ...le client n'a pas approuvé le document, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
• ...le client a approuvé le document.