Discussions ( Basique ) : Envoyer manuellement ou automatiquement

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TaxDome La fonctionnalité Chats de vous permet de communiquer avec vos clients en toute sécurité et en temps réel. Utilisez-le pour planifier des rendez-vous ou demander aux clients des informations manquantes. De plus, Chats vous permet de configurer des rappels, de joindre des fichiers, d'attribuer des tâches aux clients et bien plus encore.

Couvert ici:

Chats, expliqués

Principales choses à savoir sur les Chats :

  • Les fils de discussion sont un endroit sécurisé pour poser des questions, demander des fichiers et attribuer des tâches.
  • Les clients reçoivent des notifications sur les nouvelles discussions et les questions en attente.
  • Lorsqu'une personne répond à une discussion, crée une nouvelle discussion, modifie les tâches du client ou télécharge un document, vous recevez une notification et un e-mail dans votre inbox+ .
  • Lorsque vous ajoutez des tâches pour des clients dans une discussion, elles sont affichées sous forme de listes de tâches avec des cases à cocher. 
  • La progression de ces tâches peut être suivie sur une page séparée.
  • Utilisez @ avant le nom d'un membre de l'équipe pour attirer son attention dans une discussion. 
  • Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour les discussions.
  • Une fois que vous avez ce dont vous avez besoin, archivez le chat pour éviter l'encombrement.
  • Pour envoyer des messages identiques à plusieurs clients, utilisez des modèles de discussion .
  • La fonctionnalité Chats est également disponible sur l' application mobile TaxDome .

Pour accéder aux Chats, rendez-vous dans l'onglet Communication du profil du client.

Créer de nouvelles discussions

Un fil de discussion peut être créé par une entreprise patron , un administrateur ou un membre de l'équipe affecté au compte ou avec une vue sur tous les droits d'accès aux comptes .

conseil

Remarque : Les clients qui n'ont pas activé leur TaxDome le compte ne peut pas recevoir de messages. Pour utiliser Chats , les clients doivent avoir un accès au portail activé du côté de l'entreprise et un compte activé de leur côté.

Il existe trois manières différentes d'envoyer un message de chat :

Démarrer une conversation avec un client

Pour démarrer une discussion , cliquez sur le bouton Nouveau en haut à gauche, sélectionnez Chat dans le menu coulissant, rédigez une note, puis cliquez sur le bouton Créer une discussion . Vous pouvez également vous rendre sur le compte du client, ouvrir l' onglet Communication et cliquez sur Nouvelle discussion .

Ci-dessous, nous expliquons les sections numérotées de l'écran Nouvelle discussion dans lesquelles vous créez de nouveaux fils de discussion :

1. À : Sélectionnez le nom de la personne à laquelle le message est destiné.

2. Modèle : choisissez un modèle pour un message fréquemment envoyé. Pour plus de détails sur les modèles, allez ici . Sélectionnez un modèle uniquement lors de la création d’un nouveau chat et non lorsque vous y répondez.

3. Subject: Enter the subject line; it will be displayed in the Chat list. When you use a chat template, it is automatically populated. Click + Add shortcode to individualize it: Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go to the detailed article.

4. Message : rédigez le message : utilisez le formatage du texte, les emoji, les puces, les listes numérotées et les liens. Lorsque vous appliquez un modèle, le message se remplit automatiquement. Attirez l'attention d'un membre de l'équipe dans le message en utilisant @ avant son nom, ou cliquez sur Joindre pour ajouter des fichiers depuis votre bureau ou TaxDome (plus de détails ci-dessous ).

5. Reminders: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don't have their tasks completed (more details below).

6. Tâches : ajoutez des listes de contrôle pour vos clients. Pour plus de détails, allez ici .

7. Créer un chat : cliquez pour envoyer votre message au client. Sinon, cliquez sur Annuler .

8. Lien vers projets : Sélectionner projets créer un lien, puis cliquez sur Sauvegarder .

Démarrez des discussions avec plusieurs clients

Si vous devez envoyer le même message à de nombreux clients, utilisez notre fonctionnalité de messagerie groupée.

Accédez à Clients dans le menu latéral de gauche, cochez les cases en regard des clients auxquels vous souhaitez envoyer le message, cliquez sur Plus d'actions dans la barre de menu supérieure, puis cliquez sur Envoyer un message dans le menu déroulant. Sélectionnez un modèle de discussion ou écrivez un sujet de discussion (facultatif), ajoutez votre texte, puis cliquez sur Créer des discussions .

Ajoutez des documents et des tâches à un fil de discussion ultérieurement si nécessaire. 

Configurer des rappels

Chaque fois que vous envoyez un message, une notification est envoyée. Les utilisateurs liés au compte qui ont activé N otify le reçoivent. Vous pouvez vérifier quels utilisateurs ont activé Notify en accédant à l'onglet Informations du compte et en consultant la section Contacts .

If recipients take too long to read/answer your message or to complete the task in a thread, you have two options:

Configurer des rappels automatiques

To set up automatic reminders about unread/unanswered messages and uncompleted client tasks, toggle on  Reminders in chat template, when you create chat either manually or via pipeline automation. You can also do it anytime later right from the thread.

Comment configurer les rappels :

  • Days until next reminder: By default, a reminder goes out three days after the notification on a new message was sent to the client, but you can change this to whatever you like.
  • Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Les rappels peuvent également être activés et désactivés à tout moment en accédant à un fil de discussion. Ouvrez l'onglet Rappels , activez Envoyer des rappels aux clients et effectuez les ajustements nécessaires, puis cliquez sur Sauvegarder .

conseil

Remarque : Les rappels sont toujours envoyés pour le dernier message du fil de discussion.

Reminders stop for any thread when:

  • If there are client tasks in the chat thread:
    • Tasks marked incomplete: Reminders stop when all client tasks in the thread are marked completed and all messages are read.
    • Tasks marked completed: Reminders stop when all messages are read.
  • If there are no tasks in the chat thread: Reminders stop once the client replies to the last message.
  • Regardless of task presence in the chat thread, reminders also stop if:
conseil

Remarque : Si vous archivez un fil de discussion, puis le rouvrez, le bouton Rappels est activé comme si le message était nouveau.

Joindre des fichiers dans les discussions

Une firme patron , un administrateur ou un membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents peut joindre des fichiers aux fils de discussion. À cette fin, vous pouvez utiliser des fichiers soit depuis votre bureau, soit depuis des dossiers de niveau supérieur avec :

Le client peut afficher et modifier l'accès.

Le client peut voir accéder.

Pour joindre des fichiers lorsque vous créez une discussion :

  1. Cliquez sur 📎 Joindre en haut à gauche du champ du message à la fois lors de la création d'un chat ou lors de l'affichage du fil de discussion existant.
  2. Sélectionnez Depuis mon ordinateur et localisez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre bureau. Sinon, sélectionnez Depuis TaxDome et choisissez les documents que vous souhaitez joindre.
  3. Sélectionnez le dossier dans lequel télécharger le document et cliquez sur Sauvegarder .

conseil

Conseil! Vous pouvez télécharger des fichiers zip depuis votre bureau et ils seront automatiquement décompressés. En savoir plus sur le téléchargement de fichiers zip .

Lorsque vous ou votre client téléchargez au moins un document dans un fil de discussion, un onglet Documents apparaît à l'intérieur avec l'icône en forme de trombone dans le nom du chat :

1,2. Onglet Documents et icône en forme de trombone : affichés uniquement s'il y a des documents joints au chat.

3. + Ajouter des documents : téléchargez de nouveaux documents sur le fil de discussion.

4. Documents téléchargés par le client : téléchargez-les, visualisez-les ou supprimez-les. La suppression de documents les supprime également du fil de discussion.

When a client or other team member uploads a document, you get a notification in the chat thread and in Inbox+. 

Inclure des vidéos dans les chats

Vous souhaitez ajouter du visuel à vos messages destinés aux clients ? Incluez des clips Loom, Vimeo, YouTube et Google Drive lorsqu'il est plus facile de les montrer que de les raconter. Cliquez sur l'icône vidéo dans la barre d'outils de formatage du texte, puis collez un lien dans la fenêtre contextuelle Intégrer la vidéo . 

Votre client verra la vidéo directement dans votre fil de discussion partagé. 

Ajouter des images aux discussions

Vous pouvez envoyer des images et des captures d'écran aux chats depuis votre appareil ou depuis n'importe quel site Web. Ouvrez un fil de discussion et utilisez l'une des options disponibles :

  • Téléchargez une image depuis votre appareil en utilisant le bouton 📎 Joindre
  • Collez n'importe quelle image du Web dans le champ de message

Méthodes d'ajout d'images non prises en charge :

  • Faites glisser et déposez une image dans le champ de message.
  • Collez un fichier avec l'image dans le champ de message depuis votre appareil.

Ce que les clients voient lorsque vous envoyez des messages

Un client consulte et répond à un message que vous lui avez envoyé en cliquant sur la notification sur son tableau de bord, en cliquant sur le lien dans le e-mail notification ou en accédant à la section Chats & Tâches de leur portail. Les tâches client sont également affichées dans les notifications.

conseil

Astuce : Par défaut, le contenu du message n'est pas affiché dans e-mail corps (le client devra accéder à son portail pour le voir). Cependant, si le contenu n'est pas sensible, affichez-le dans l' e-mail .

Si vous souhaitez voir TaxDome du côté du client, accédez à une vue en lecture seule de son portail .

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