Discussions ( Basique ) : Envoyer manuellement ou automatiquement

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TaxDome La fonctionnalité Chats de vous permet de communiquer avec vos clients en toute sécurité et en temps réel. Utilisez-le pour planifier des rendez-vous ou demander aux clients des informations manquantes. De plus, Chats vous permet de configurer des rappels, de joindre des fichiers, d'attribuer des tâches aux clients et bien plus encore.

Chats, expliqués

Principales choses à savoir sur les Chats :

• Les fils de discussion sont un endroit sécurisé pour poser des questions, demander des fichiers et attribuer des tâches.
• Les clients reçoivent des notifications sur les nouvelles discussions et les questions en attente.
• Lorsqu'une personne répond à une discussion, crée une nouvelle discussion, modifie les tâches du client ou télécharge un document, vous recevez une notification et un e-mail dans votre inbox+ .
• Lorsque vous ajoutez des tâches pour des clients dans une conversation, elles s'affichent sous forme de listes de tâches à effectuer avec des cases à cocher. La progression de ces tâches à effectuer peut être suivie sur une page distincte.
• Si vous avez besoin d'informations rapides de la part du client, vous pouvez envoyer une demande à partir d'un fil de discussion.
• Utilisez @ avant le nom d'un membre de l'équipe pour attirer son attention dans une discussion. 
• Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour les discussions.
• Une fois que vous avez ce dont vous avez besoin, archivez le chat pour éviter l'encombrement.
• Pour envoyer des messages identiques à plusieurs clients, utilisez des modèles de discussion .
• La fonctionnalité Chats est également disponible sur l' application mobile TaxDome .

Pour accéder aux Chats, rendez-vous dans l'onglet Communication du profil du client.

Créer de nouvelles discussions

Un fil de discussion peut être créé par une entreprise patron , un administrateur ou un membre de l'équipe affecté au compte ou avec une vue sur tous les droits d'accès aux comptes .

Remarque : vous pouvez envoyer des messages de chat aux clients qui n'ont pas activé leur TaxDome compte encore. Si leurs contacts ont des e-mails, ils recevront e-mail notifications sur les messages de chat même s'ils n'utilisent pas le portail. Lorsque l'un de vos clients commence à utiliser le portail, il peut lire les messages de chat que vous lui avez envoyés auparavant.

Il existe trois manières différentes d'envoyer un message de chat :

• Démarrer une conversation avec un client
• Démarrez des discussions avec plusieurs clients
• Envoyer automatiquement un message aux clients

Démarrer une conversation avec un client

Pour démarrer une discussion , cliquez sur le bouton Nouveau en haut à gauche, sélectionnez Chat dans le menu coulissant, rédigez une note, puis cliquez sur le bouton Créer une discussion . Vous pouvez également vous rendre sur le compte du client, ouvrir l' onglet Communication et cliquez sur Nouvelle discussion .

Ci-dessous, nous expliquons les sections numérotées de l'écran Nouvelle discussion dans lesquelles vous créez de nouveaux fils de discussion :

1. À : Sélectionnez le nom de la personne à laquelle le message est destiné.

2. Modèle : choisissez un modèle pour un message fréquemment envoyé. Pour plus de détails sur les modèles, allez ici . Sélectionnez un modèle uniquement lors de la création d’un nouveau chat et non lorsque vous y répondez.

3. Objet : saisissez la ligne d'objet ; il sera affiché dans la liste de discussion . Lorsque vous utilisez un modèle de discussion, il est automatiquement renseigné. Cliquez sur + Ajouter un shortcode pour l'individualiser : le shortcode inclut des données dynamiques qui sont remplacées par, par exemple, le nom d'un client ou la date. Pour plus d'informations sur shortcodes , allez à l' article détaillé .

4. Message : rédigez le message : utilisez le formatage du texte, les emoji, les puces, les listes numérotées et les liens. Lorsque vous appliquez un modèle, le message se remplit automatiquement. Attirez l'attention d'un membre de l'équipe dans le message en utilisant @ avant son nom, ou cliquez sur Joindre pour ajouter des fichiers depuis votre bureau ou TaxDome (plus de détails ci-dessous ).

5. Rappels : activez-le si vous souhaitez un rappel e-mail pour aller vers le client lorsqu'il ne répond pas dans un certain délai ou que ses tâches ne sont pas terminées (plus de détails ci-dessous ).

6. Tâches : ajoutez des listes de contrôle pour vos clients. Pour plus de détails, allez ici .

7. Créer un chat : cliquez pour envoyer votre message au client. Sinon, cliquez sur Annuler .

8. Lien vers projets : Sélectionner projets créer un lien, puis cliquez sur Sauvegarder .

Démarrez des discussions avec plusieurs clients

Si vous devez envoyer le même message à de nombreux clients, utilisez notre fonctionnalité de messagerie groupée.

Accédez à Clients dans le menu latéral de gauche, cochez les cases en regard des clients auxquels vous souhaitez envoyer le message, cliquez sur Plus d'actions dans la barre de menu supérieure, puis cliquez sur Envoyer un message dans le menu déroulant. Sélectionnez un modèle de discussion ou écrivez un sujet de discussion (facultatif), ajoutez votre texte, puis cliquez sur Créer des discussions .

Ajoutez des documents et des tâches à un fil de discussion ultérieurement si nécessaire. 

Configurer des rappels

Chaque fois que vous envoyez quelque chose dans le chat aux clients, ils sont avertis. Tous les utilisateurs liés au compte (avec la notification activée) reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en consultant la colonne Notifier dans la liste des comptes.   

Si les destinataires mettent trop de temps à lire/répondre à votre message ou à terminer la tâche dans un fil de discussion, vous avez deux options :

• Configurer des rappels automatiques
• Renvoyer manuellement les tâches client au thread

Lorsque vous configurez un rappel, une notification indiquant le nombre de rappels et leur intervalle apparaîtra dans votre fil de discussion. Votre client recevra également une notification dans son fil de discussion, indiquant l'action requise pour arrêter les rappels :

Configurer des rappels automatiques

Pour configurer des rappels automatiques concernant les messages non lus/sans réponse et les tâches client non terminées, activez Rappels dans le modèle de discussion lorsque vous créez une discussion manuellement ou via pipeline automatisation . Vous pouvez également le faire à tout moment plus tard, directement à partir du fil de discussion.

Comment configurer les rappels :

• Jours avant le prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'envoi de la notification d'un nouveau message au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.
• Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Les rappels peuvent également être activés et désactivés à tout moment en accédant à un fil de discussion. Ouvrez l'onglet Rappels , activez Envoyer des rappels aux clients et effectuez les ajustements nécessaires, puis cliquez sur Sauvegarder .

Remarque : Les rappels sont toujours envoyés pour le dernier message du fil de discussion.

Les rappels s'arrêtent pour n'importe quel fil de discussion lorsque :

• S'il y a des tâches client dans le fil de discussion:
  • Tâches marquées incomplètes : les rappels s'arrêtent lorsque toutes les tâches client du fil de discussion sont marquées comme terminées et que tous les messages sont lus.
  • Tâches marquées terminées : les rappels s'arrêtent lorsque tous les messages sont lus.
• S'il n'y a aucune tâche dans le fil de discussion : Les rappels s'arrêtent une fois que le client répond au dernier message.
• Quelle que soit la présence d'une tâche dans le fil de discussion, les rappels s'arrêtent également si:
  • ...vous avez archivé le fil de discussion .
  • ...vous avez désactivé les rappels.
  • ...le nombre de rappels défini a été envoyé.

Remarque : Si vous archivez un fil de discussion, puis le rouvrez, le bouton Rappels est activé comme si le message était nouveau.

Joindre des fichiers dans les discussions

Une firme patron , un administrateur ou un membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents peut joindre des fichiers aux fils de discussion. À cette fin, vous pouvez utiliser des fichiers soit depuis votre bureau, soit depuis des dossiers de niveau supérieur avec :

Le client peut afficher et modifier l'accès.

Le client peut voir accéder.

Pour joindre des fichiers lorsque vous créez une discussion :

1. Cliquez sur 📎 Joindre en haut à gauche du champ du message à la fois lors de la création d'un chat ou lors de l'affichage du fil de discussion existant.
2. Sélectionnez Depuis mon ordinateur et localisez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre bureau. Sinon, sélectionnez Depuis TaxDome et choisissez les documents que vous souhaitez joindre.
3. Sélectionnez le dossier dans lequel télécharger le document et cliquez sur Sauvegarder .

Conseil! Vous pouvez télécharger des fichiers zip depuis votre bureau et ils seront automatiquement décompressés. En savoir plus sur le téléchargement de fichiers zip .

Lorsque vous ou votre client téléchargez au moins un document dans un fil de discussion, un onglet Documents apparaît à l'intérieur avec l'icône en forme de trombone dans le nom du chat :

1,2. Onglet Documents et icône en forme de trombone : affichés uniquement s'il y a des documents joints au chat.

3. + Ajouter des documents : téléchargez de nouveaux documents sur le fil de discussion.

4. Documents téléchargés par le client : téléchargez-les, visualisez-les ou supprimez-les. La suppression de documents les supprime également du fil de discussion.

When a client or other team member uploads a document, you get a notification in the chat thread and in Inbox+. 

Inclure des vidéos dans les chats

Vous souhaitez ajouter du visuel à vos messages destinés aux clients ? Incluez des clips Loom, Vimeo, YouTube et Google Drive lorsqu'il est plus facile de les montrer que de les raconter. Cliquez sur l'icône vidéo dans la barre d'outils de formatage du texte, puis collez un lien dans la fenêtre contextuelle Intégrer la vidéo . 

Votre client verra la vidéo directement dans votre fil de discussion partagé. 

Ajouter des images aux discussions

Vous pouvez envoyer des images et des captures d'écran aux chats depuis votre appareil ou depuis n'importe quel site Web. Ouvrez un fil de discussion et utilisez l'une des options disponibles :

• Téléchargez une image depuis votre appareil en utilisant le bouton 📎 Joindre
• Collez n'importe quelle image du Web dans le champ de message

Méthodes d'ajout d'images non prises en charge :

• Faites glisser et déposez une image dans le champ de message.
• Collez un fichier avec l'image dans le champ de message depuis votre appareil.

Ce que les clients voient lorsque vous envoyez des messages

Les clients consultent et répondent à un message que vous leur avez envoyé en cliquant sur la notification sur leur tableau de bord, en cliquant sur le lien dans le e-mail notification ou en accédant à la section Chats et tâches de leur portail. Les tâches client sont également affichées dans les notifications.

Par défaut, le contenu du message n'est pas affiché dans le e-mail Corps de notification (le client devra accéder à son portail pour le voir). Cependant, si le contenu n'est pas sensible, indiquez-le dans l' e-mail .

Remarque ! Si vos clients répondent à un message non pas dans un fil de discussion mais en répondant à la notification e-mail , le message n'est pas délivré et ils reçoivent un e-mail à ce sujet. Cependant, s'ils manquent le e-mail à propos de l'erreur et je me demande pourquoi leur réponse au fil n'a pas été reçue, cela pourrait en être la raison.

Si vous ne désactivez pas spécifiquement cette fonctionnalité, vos clients peuvent également lancer eux-mêmes un fil de discussion en cliquant sur Nouveau chat sur la page d'accueil du portail client ou dans la section Chats et tâches ou en cliquant sur Message au cabinet dans l'application mobile.

Si vous souhaitez voir TaxDome du côté du client, accédez à une vue en lecture seule de son portail .