Migrez vos données clients vers TaxDome

Notre outil d'importation vous permet de transférer les comptes clients et les données de contact vers TaxDome Pour commencer à travailler rapidement depuis votre portail web. Découvrez ici comment effectuer votre importation initiale. 

Importer des clients, expliqué

Import is a tool for transferring client records (divided to accounts and contacts ) from your previous CRM system to TaxDome. It allows you to add accounts and contacts in bulk, eliminating the need for manual creation. 

To import the client list, you should prepare the CSV file beforehand. Ensure you follow our step-by-step instructions when preparing the CSV to avoid losing client records. 

By default, only a firm owner and admin can import clients. If you want team members to be able to import, give them access rights to Manage contacts.

De quel type d'importation avez-vous besoin ?

TaxDome L'outil d'importation est flexible et vous permet d'importer non seulement tous les enregistrements simultanément, mais aussi des types d'enregistrements spécifiques. Par exemple, vous pouvez importer uniquement des comptes sans en créer de nouveaux à mettre à jour. CRM Champs pour les clients existants. Nous décrivons ci-dessous les scénarios et options d'importation courants :

• Importer des comptes et des contacts : utilisez cette option pour migrer entièrement votre base de clients vers TaxDome . 

• Import accounts only (no contacts): Use this option if you already have accounts in TaxDome but want to add some CRM information in bulk. For example, you may want to add tags or account roles to existing accounts. Find the most common scenarios in a separate guide .

• Importer les contacts uniquement (sans comptes) : utilisez cette option pour créer de nouveaux contacts sans les associer à des comptes. Cela peut être utile si vous disposez d'une liste de clients potentiels ou d'employés de clients à enregistrer séparément. Cela peut également être utile pour ajouter des informations personnalisées supplémentaires. CRM champs pour les contacts. 

Ci-dessous, nous présentons le processus d'importation pour une migration complète de base de données client. Des remarques seront fournies lorsque les actions diffèrent pour d'autres types d'importation.

Étape 1. Télécharger le fichier CSV

Lors de la première étape de l'importation, vous devez télécharger votre fichier CSV préparé. Pour cela, accédez à « Clients > Comptes » (ou « Clients > Contacts » ) dans le menu latéral, puis cliquez sur « Importer » . 

Cliquez sur Parcourir ou faites glisser et déposez le fichier CSV. 

Étape 2. Créer des comptes

La deuxième étape consiste à créer des comptes. Vous trouverez ci-dessous la description des paramètres les plus importants.

Nom du compte de la carte

Sélectionnez le nom de l'en-tête de colonne de votre feuille de calcul qui correspond à TaxDome Propriété Nom du compte . Si vous avez utilisé Nom du compte comme en-tête de colonne dans votre feuille de calcul, il est automatiquement mappé à TaxDome la propriété Nom du compte car ils ont le même nom.

Choisissez le type de compte

Choose how to apply the account type to imported clients:

Cartographier les champs du compte

Map the columns of your CSV file to the account fields in TaxDome to have the data from the CSV columns automatically added to the account info.  

Pour mapper les champs des comptes :

a. Vérifiez tous les noms d'en-têtes de colonnes de votre « colonne de propriétés CSV » à gauche. Choisissez ceux que vous souhaitez ajouter à votre TaxDome comptes et lesquels ignorer.

b. Pour chaque ligne, sélectionnez le champ Synchroniser (pour ajouter la valeur du fichier CSV) ou Ignorer (pour l'ignorer) dans le menu déroulant Action . 

c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .

Veuillez noter que les lignes Tags et membres de l'équipe sont

d. Vérifiez et cliquez sur Continuer .

Note

Si vous souhaitez ajouter des comptes uniquement (ou ajouter en masse CRM champs aux comptes existants), procédez à la guide séparé .

Étape 3. Définir les paramètres

Dans cette étape, appliquez les paramètres en masse aux comptes nouvellement importés :

Contacts liés

When you import accounts and contacts, you may decide if you want to turn on contact toggles. These identify the basic settings for your client interactions. The best practice here is enable all contact toggles ( a, b, c) in bulk but don’t send client invitations for joining the portal. This way, you have time to set up everything first. You will be able to invite clients at a later point when you are ready. 

Under  Emails, you will see the example of the added email fields (e.g., Email, Additional email, etc.) mapped in the previous step . By setting up toggles, you will enable/disable a, b, c, d for each contact person whose email is linked to the imported account:

a. Login : When toggled on, the contact can use their TaxDome client portal.

b. Notify : When toggled on, the contact receives all system notifications, such as for messages, organizers, and more.

c. Email sync : When toggled on, you can see and reply to the client’s emails in your Inbox+.

d. Send invitations : When checked, you will send an email invitation to the TaxDome portal right when the import is finished (not recommended).

Mots clés

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it’s better to add them to the spreadsheet beforehand . 

Cessionnaires

Sélectionnez les membres de l'équipe qui seront affectés aux clients. Les nouveaux comptes sont automatiquement transférés vers l'importateur si le nom d'un membre de l'équipe ne figure pas dans le fichier CSV. Vous pouvez sélectionner d'autres membres de l'équipe pour leur donner accès à tous les comptes importés . 

Dossiers et documents

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. You can rely on the Default tax years template if no custom one is selected. Click Continue.

Étape 4. Créer des contacts

Enfin, vous devez ajouter des contacts au système. Ils seront automatiquement liés aux comptes. Le processus est similaire à celui des comptes : associez les colonnes CSV aux TaxDome champs de contact pour garantir que les bonnes données sont importées.

Pour mapper les champs de contact :

a. Vérifiez tous les noms d'en-têtes de colonnes de votre propriété CSV à gauche. Choisissez ceux que vous souhaitez ajouter à votre TaxDome contacts et lesquels ignorer.

b. Pour chaque ligne, sélectionnez le champ Synchroniser (pour ajouter la valeur du fichier CSV) ou Ignorer (pour l'ignorer) dans le menu déroulant Action . 

c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .

d. Vérifiez et cliquez sur Continuer . Cela ne lance pas le processus d'importation. Vous pouvez toujours revenir aux étapes précédentes en cas d'erreur.

Étape 5. Examiner et importer les résultats

En examinant les résultats du mappage, vous verrez comment les paramètres d'importation ont fonctionné pour quelques exemples de vos données :

• Des comptes seront créés avec lesquels des contacts seront liés (le cas échéant).
• Des contacts seront créés avec quels noms et e-mail adresses (le cas échéant).
• Des cessionnaires seront affectés aux comptes.
• Des tags seront attribués aux comptes/contacts.
• Des champs personnalisés seront créés et/ou remplis.

Si tout semble correct, cliquez sur Démarrer l'importation . Sinon, revenez en arrière pour effectuer les corrections nécessaires. Vous pouvez maintenant quitter la page. Le processus d'importation se poursuivra automatiquement. 

Une fois l'importation terminée, vous recevrez un e-mail Notification. Cliquez sur le lien dans le message pour accéder aux résultats de l'importation. Vous verrez :

• Combien de contacts ont été importés.
• Combien de lignes de feuille de calcul ont été ignorées.
• Combien de comptes ont été créés.
• Combien de comptes ont été mis à jour.
• Combien de champs personnalisés ont été créés.

Si certaines lignes ont été ignorées (à cause d'erreurs), vous pouvez exporter un fichier CSV zippé vous indiquant lesquelles et pourquoi. 

If you are having difficulties with the import process, let us know! Our team  is always happy to help !  

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