Importer ( Basique ): Migrez vos données client vers TaxDome

Notre outil d'importation vous permet de transférer les comptes clients et les données de contact vers TaxDome Pour commencer à travailler rapidement depuis votre portail web. Découvrez ici comment effectuer votre importation initiale.

Importer des clients, expliqué

L'importation est un outil permettant de transférer les dossiers clients (divisés en comptes et contacts ) de votre précédent CRM système à TaxDome Il vous permet d'ajouter des comptes et des contacts en masse, éliminant ainsi le besoin de création manuelle.

Pour importer la liste de clients, vous devez préparer le fichier CSV au préalable. Suivez nos instructions étape par étape pour éviter de perdre les données clients.

Par défaut, seule une entreprise patron L'administrateur peut importer des clients. Si vous souhaitez que les membres de votre équipe puissent importer des données, accordez-leur les droits d'accès « Gérer les contacts » .

De quel type d'importation avez-vous besoin ?

TaxDome L'outil d'importation est flexible et vous permet d'importer non seulement tous les enregistrements simultanément, mais aussi des types d'enregistrements spécifiques. Par exemple, vous pouvez importer uniquement des comptes sans en créer de nouveaux à mettre à jour. CRM Champs pour les clients existants. Nous décrivons ci-dessous les scénarios et options d'importation courants :

Importer des comptes et des contacts : utilisez cette option pour migrer entièrement votre base de clients vers TaxDome .
Importer des comptes uniquement (pas de contacts) : utilisez cette option si vous avez déjà des comptes dans TaxDome mais je veux en ajouter quelques-uns CRM informations en masse. Par exemple, vous pouvez ajouter tags ou des rôles de compte aux comptes existants. Retrouvez les scénarios les plus courants dans un guide séparé .
Importer les contacts uniquement (sans comptes) : utilisez cette option pour créer de nouveaux contacts sans les associer à des comptes. Cela peut être utile si vous disposez d'une liste de clients potentiels ou d'employés de clients à enregistrer séparément. Cela peut également être utile pour ajouter des informations personnalisées supplémentaires. CRM champs pour les contacts.

Ci-dessous, nous présentons le processus d'importation pour une migration complète de base de données client. Des remarques seront fournies lorsque les actions diffèrent pour d'autres types d'importation.

Étape 1. Télécharger le fichier CSV

Lors de la première étape de l'importation, vous devez importer votre fichier CSV préparé. Pour cela, accédez à Clients > Comptes (ou Clients > Contacts ). dans le menu latéral et cliquez sur Importer .

Cliquez sur Parcourir ou faites glisser et déposez le fichier CSV.

Étape 2. Créer des comptes

La deuxième étape consiste à créer des comptes. Vous trouverez ci-dessous la description des paramètres les plus importants.

Nom du compte de la carte

Sélectionnez le nom de l'en-tête de colonne de votre feuille de calcul qui correspond à TaxDome Propriété Nom du compte . Si vous avez utilisé Nom du compte comme en-tête de colonne dans votre feuille de calcul, il est automatiquement associé à TaxDome la propriété Nom du compte car ils ont le même nom.

Choisissez le type de compte

Choisissez comment appliquer le type de compte aux clients importés :

Type de compte	Résultat
Particulier , Entreprise , Autre	Le type de compte sélectionné sera appliqué en masse à tous les comptes importés. La colonne « Type de compte » de votre fichier CSV sera ignorée (le cas échéant). `Si « Société » est sélectionné, le champ « Nom de la société » sera rempli avec les données de la colonne « Nom du compte ».`
Carte avec colonne CSV	Si vous avez ajouté une colonne pour le type de compte à votre feuille de calcul, sélectionnez cette option, puis sélectionnez la colonne appropriée dans une liste déroulante, par exemple, Type de compte .
Ignorer	Utilisez-le uniquement lors de la mise à jour de clients existants. Ne l'utilisez pas lors de l'ajout de nouveaux clients ; sinon, tous les comptes seront affectés au type Autre et la colonne Type de compte de votre feuille de calcul sera ignorée.

Cartographier les champs du compte

Mappez les colonnes de votre fichier CSV aux champs de compte dans TaxDome pour que les données des colonnes CSV soient automatiquement ajoutées aux détails du compte.

Pour mapper les champs des comptes :

a. Vérifiez tous les noms d'en-tête de colonne de votre « colonne de propriétés CSV » à gauche. Décidez lesquels vous souhaitez ajouter à votre TaxDome comptes et lesquels ignorer.

b. Pour chaque ligne, sélectionnez le champ Synchroniser (pour ajouter la valeur du fichier CSV) ou Ignorer (pour l'ignorer) dans le menu déroulant Action .

c. (Si vous avez sélectionné le champ Synchroniser ) Pour chaque ligne, sélectionnez dans le menu déroulant le TaxDome champs auxquels les valeurs du fichier CSV seront ajoutées. Vous pouvez utiliser les valeurs par défaut. TaxDome champs ou créer des champs personnalisés .

Veuillez noter que les lignes Tags et membres de l'équipe sont

d. Vérifiez et cliquez sur Continuer .

Remarque ! Si vous souhaitez ajouter des comptes uniquement (ou en masse), CRM champs aux comptes existants), procédez avec le guide séparé .

Étape 3. Définir les paramètres

Dans cette étape, appliquez les paramètres en masse aux comptes nouvellement importés :

Contacts liés

Lors de l'importation de comptes et de contacts, vous pouvez choisir d'activer ou non les options de contact. Celles-ci identifient les paramètres de base pour vos interactions avec vos clients. cabinet Activez ici tous les contacts ( a, b, c ) en masse, mais n'envoyez pas d'invitations client pour rejoindre le portail. Vous aurez ainsi le temps de tout configurer. Vous pourrez inviter vos clients ultérieurement, lorsque vous serez prêt.

Sous E-mails , vous verrez l'exemple de l'ajout e-mail champs (par exemple, e-mail, supplémentaire) e-mail , etc.) mappés à l' étape précédente . En configurant des commutateurs, vous activerez/désactiverez a, b, c, d pour chaque contact dont e-mail est lié au compte importé :

a. Connexion : Lorsqu'elle est activée, le contact peut utiliser son TaxDome portail client.

b. Notifier : lorsque cette option est activée, le contact reçoit toutes les notifications du système, telles que les messages, questionnaires , et plus encore.

c. Email sync: When toggled on, you can see and reply to the client’s emails in your Inbox+.

d. Envoyer des invitations : lorsque cette case est cochée, vous enverrez une e-mail invitation à la TaxDome portail juste après la fin de l'importation (non recommandé).

Mots clés

Si vous en avez déjà tags créé en TaxDome Vous pouvez les appliquer à vos comptes importés ici. Elles seront appliquées à tous les comptes importés. Si vous devez appliquer des modifications différentes, tags à différents comptes, il est préférable de les ajouter au préalable à la feuille de calcul .

Cessionnaires

Sélectionnez les membres de l'équipe qui seront affectés aux clients. Les nouveaux comptes sont automatiquement transférés vers l'importateur si le nom d'un membre de l'équipe ne figure pas dans le fichier CSV. Vous pouvez sélectionner d'autres membres de l'équipe pour leur donner accès à tous les comptes importés .

Dossiers et documents

Si vous utilisez une structure de dossiers personnalisée pour les documents clients, appliquez les modèles de dossiers en masse aux comptes nouvellement créés. Vous pouvez utiliser le modèle d'années d'imposition par défaut si aucun modèle personnalisé n'est sélectionné. Cliquez sur Continuer .

Étape 4. Créer des contacts

Enfin, vous devez ajouter des contacts au système. Ils seront automatiquement liés aux comptes. Le processus est similaire à celui des comptes : associez les colonnes CSV aux TaxDome champs de contact pour garantir que les bonnes données sont importées.

Pour mapper les champs de contact :

a. Vérifiez tous les noms d'en-têtes de colonnes de votre propriété CSV à gauche. Choisissez ceux que vous souhaitez ajouter à votre TaxDome contacts et lesquels ignorer.

b. Pour chaque ligne, sélectionnez le champ Synchroniser (pour ajouter la valeur du fichier CSV) ou Ignorer (pour l'ignorer) dans le menu déroulant Action .

d. Vérifiez et cliquez sur Continuer . Cela ne lance pas le processus d'importation. Vous pouvez toujours revenir aux étapes précédentes en cas d'erreur.

Étape 5. Examiner et importer les résultats

En examinant les résultats du mappage, vous verrez comment les paramètres d'importation ont fonctionné pour quelques exemples de vos données :

Des comptes seront créés avec lesquels des contacts seront liés (le cas échéant).
Des contacts seront créés avec quels noms et e-mail adresses (le cas échéant).
Des cessionnaires seront affectés aux comptes.
Des tags seront attribués aux comptes/contacts.
Des champs personnalisés seront créés et/ou remplis.

Si tout semble correct, cliquez sur Démarrer l'importation . Sinon, revenez en arrière pour effectuer les corrections nécessaires. Vous pouvez maintenant quitter la page. Le processus d'importation se poursuivra automatiquement.

Une fois l'importation terminée, vous recevrez un e-mail Notification. Cliquez sur le lien dans le message pour accéder aux résultats de l'importation. Vous verrez :

Combien de contacts ont été importés.
Combien de lignes de feuille de calcul ont été ignorées.
Combien de comptes ont été créés.
Combien de comptes ont été mis à jour.
Combien de champs personnalisés ont été créés.

Si certaines lignes ont été ignorées (à cause d'erreurs), vous pouvez exporter un fichier CSV zippé vous indiquant lesquelles et pourquoi.

Si vous rencontrez des difficultés lors de l'importation, n'hésitez pas à nous contacter ! Notre équipe se fera un plaisir de vous aider !