CRM (Basique) : Importer une liste de clients

Notre outil d'importation vous permet de transférer les comptes clients et les données de contact vers TaxDome en même temps, afin que vous puissiez rapidement commencer à travailler à partir de votre portail. Bien que vous puissiez créer de nouveaux contacts et comptes manuellement , le téléchargement d'un fichier CSV est un moyen beaucoup plus rapide de transférer vos données vers TaxDome . 

Couvert ici :

Préparer un dossier CSV 

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Pour préparer un fichier afin d'importer vos données de contact et de compte préexistantes, utilisez un tableur comme Excel ou Google Sheets. Pour obtenir des instructions sur la manière de transférer vos données à partir d'une plate-forme ou d'un logiciel spécifique, cliquez ici.

  • Lors de l'importation de vos données client vers TaxDome , rappelez-vous que Comptes et Contacts sont différents
    • Les comptes sont les entités pour lesquelles vous travaillez et que vous facturez, qu'il s'agisse d'une entreprise, d'une fiducie, d'une famille ou d'un individu. 
    • Les contacts sont les personnes avec lesquelles vous interagissez. Pour plus de détails, cliquez ici.
  • Créez une feuille de calcul avec vos données client, puis enregistrez-la sous forme de fichier CSV. Assurez-vous que le fichier CSV est encodé en UTF-8 et ne dépasse pas 300 Ko.
  • N'entrez qu'un seul contact par ligne de la feuille de calcul, même si plusieurs contacts sont associés au même compte.
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Astuce : Si votre logiciel source génère un fichier avec le contribuable et son conjoint sur la même ligne, inutile de modifier manuellement le CSV. Au lieu de cela, suivez les instructions ici .

  • 👋 Nous pouvons vous aider ! Si votre fichier CSV se retrouve avec plusieurs contacts par ligne et que vous ne savez pas comment y remédier, faites-le nous savoir. Notre équipe d'assistance se fera un plaisir de vous aider : suivez ces étapes pour obtenir de l'aide. 

1. Créer une feuille de calcul

Créez et étiquetez les colonnes. 

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Astuce : Lorsque vous nommez les colonnes, chaque nom d'en-tête de colonne représente une propriété de données différente.

Voici quelques exemples de noms d'en-tête de colonne : 

  • Colonne A | Nom du compte : Le nom de la société ou de la fiducie (un compte non personnel) ou le nom d'un individu ou d'une famille (un compte personnel).
  • Colonne B | Nom du contact : Le prénom et le nom de famille du contact associé au compte.
  • Colonne C | Prénom : Prénom seul.  
  • Colonne D | Nom de famille : nom de famille seul.  
  • Colonne E | E-mail : Une adresse e-mail doit être fournie pour qu'un contact puisse avoir accès au portail.
  • Colonne F | Numéro de téléphone 
  • Colonne G | Ville 

2. Remplissez les lignes de la feuille de calcul avec les informations de contact

Il se peut que votre feuille de calcul comporte déjà des colonnes personnalisées; toutefois, veillez à respecter ces règles de base pour une importation sans heurts :

  • Chaque rangée ne doit comporter qu'un seul contact.
  • Si vous prévoyez de créer de nouveaux comptes pendant le transfert de vos données, assurez-vous qu'il existe une colonne Nom du compte. Intitulez-la Nom du compte (ce que TaxDome appelle la propriété des données) ou tout autre nom qui vous convient. Si un contact n'a pas besoin d'être associé à un compte, laissez la ligne de la colonne Nom du compte vide.
  • Si deux contacts ou plus partagent le même compte, utilisez le même nom de compte dans la ligne de chaque contact. 

Vous ne savez pas comment configurer différents types de comptes, comme un couple marié qui dépose séparément ? Rendez-vous ici pour voir des exemples, puis consultez ces conseils :

Je veux importer plusieurs comptes avec le même contact

Q : Comment puis-je entrer plusieurs comptes différents qui doivent être associés à la même personne sur le tableur ? Par exemple, plusieurs entreprises qui appartiennent à un même patron ? 

R : Créez une ligne pour chaque compte, puis saisissez les mêmes informations de contact pour chaque compte dans les colonnes appropriées.

Dans l'exemple de tableur ci-dessous, le nom du compte est mis en correspondance avec le nom du compte sur TaxDome, et cinq comptes sont créés pendant le processus d'importation, chacun étant associé aux coordonnées de Brian Ross. Brian Ross peut ensuite se connecter à TaxDome en utilisant email@example.com, puis passer d'un compte à l'autre. 

Je veux importer plusieurs contacts avec le même compte 

Q : Comment saisir dans la feuille de calcul plusieurs contacts qui doivent être associés au même compte ? Par exemple, plusieurs partenaires commerciaux qui possèdent une entreprise ou un contribuable et son conjoint.

R : Utilisez une ligne pour chaque contact, puis saisissez le même nom de compte pour chaque personne dans la colonne appropriée.

Dans l'exemple de feuille de calcul ci-dessous, Name_Business Name est mappé sur Account Name sur TaxDome , et six comptes sont créés au cours du processus d'importation. Michael Douglaston est lié à un contact; Robbie Corp à trois; Famille Smith à trois ; Mart Frickey à un ; Solomon Deutsch à un ; et Chrissy Tidder à un.

Je veux importer des contacts vers deux comptes simultanément

Q : Comment puis-je entrer plusieurs contacts qui doivent être associés à deux comptes dans la feuille de calcul ? Par exemple, des enfants qui doivent avoir leur propre compte mais qui doivent quand même être associés au compte familial.

R : Utilisez deux lignes pour chaque contact, puis modifiez le nom du compte tout en conservant toutes les coordonnées. Cela peut vous épargner du travail plus tard puisque vous n'auriez pas à lier manuellement les contacts.

3. Enregistrez la feuille de calcul au format CSV

TaxDome ne reconnaît que les feuilles de calcul enregistrées sous forme de fichiers CSV. Dans la barre de menu de votre feuille de calcul, allez dans Fichier, puis sélectionnez Sauvegarder en fichier CSV ou Télécharger en fichier CSV (la formulation peut varier en fonction du programme que vous utilisez).

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Astuce : Si votre logiciel génère un fichier avec le contribuable et son conjoint sur la même ligne, inutile de modifier manuellement le fichier CSV. Consultez plutôt les instructions ici .

Microsoft Excel : Dans le champ Enregistrer sous le type, sélectionnez CSV (Comma delimited). Dans le menu déroulant Outils, sélectionnez Options Web. Ouvrez l'onglet Encodage. Dans le menu déroulant Sauvegarder ce document en, sélectionnez Unicode (UTF-8), puis cliquez sur OK.

Maintenant que vous avez enregistré votre feuille de calcul en tant que fichier CSV et que vous vous êtes assuré qu'elle est encodée en UTF-8, vous êtes prêt à importer vos contacts dans TaxDome .

Étape 1. Téléchargez le fichier CSV sur TaxDome

Allez dans Clients, puis cliquez sur Importer. Vous pouvez également accéder à ce bouton à partir de l'onglet Contacts.

Glissez-déposez le fichier CSV ou cliquez sur Parcourir pour le localiser sur votre bureau afin de le télécharger.

Étape 2. Créer des comptes (facultatif)

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Astuce : passez à l' étape 4. si vous souhaitez importer uniquement des contacts et ne pas créer de comptes.

Si vous souhaitez créer des comptes, voici comment faire :

1. Mettez en correspondance le nom du compte : Sélectionnez le nom de l'en-tête de colonne de votre feuille de calcul qui correspond à la propriété Nom de compte de TaxDome. Si vous avez utilisé Nom de compte comme nom d'en-tête de colonne dans votre feuille de calcul, il est automatiquement mis en correspondance avec la propriété Nom de compte de TaxDome car ils ont le même nom. 

2. Mappez les champs de compte : ajoutez toutes les données de votre feuille de calcul en tant que champs personnalisés pour vos comptes. Passez en revue tous les noms d'en-tête de colonne sur la gauche, puis choisissez soit Ne pas importer , soit Mapper sur la propriété dans le menu déroulant Action . Si vous choisissez Mapper sur la propriété , sélectionnez le champ personnalisé dans le menu déroulant Champ de compte

  • Si un compte portant le même nom existe déjà sur TaxDome , il ne sera pas modifié et toutes ses données resteront les mêmes. 
  • Si un nom d'en-tête de colonne de la feuille de calcul n'a pas de propriété de compte correspondante, créez-en une nouvelle en sélectionnant Nouveau champ dans le menu déroulant. Pour plus de détails, rendez-vous ici .

Étape 3. Définir les paramètres (facultatif)

Au cours de cette étape, appliquez les paramètres en bloc aux comptes nouvellement importés. 

1. Contacts associés : À gauche, sous E-MAILS, vous verrez la propriété E-mail TaxDome . Si vous avez ajouté des champs personnalisés e-mail pour vos contacts, vous les verrez également. 

Sélectionner les droits d'accès pour chaque contact dont l'adresse e-mail est associé au compte importé. Par défaut, tous les droits d'accès sont activés : 

  • CONNEXION : Lorsque cette option est activée, le contact peut utiliser son portail client TaxDome .

  • NOTIFIER : Lorsque cette option est activée, le contact reçoit toutes les notifications du système, telles que les messages, questionnaires, les contrats, les factures, les e-mails envoyés depuis TaxDome ou via l'automatisation du pipeline, etc.

  • SYNC E-MAIL: Lorsque cette option est activée, vous pourrez voir et répondre aux e-mails du client dans votre compte Inbox+ et voir tous les e-mails dans l'onglet E-mail de son compte. 

Si vous souhaitez que les clients reçoivent une invitation pour leur portail TaxDome, cochez la case Envoyer des invitations. Pour ajouter un message personnalisé, tapez-en un dans le champ Message personnalisé. Si vous ne souhaitez pas les inviter tout de suite, envoyez une invitation ultérieurement en allant dans l'onglet Comptes, puis en ouvrant le sous-onglet Activation en attente.


2. Tags : Si vous avez créé tags pour identifier vos comptes, appliquez-les ici. Vous n'avez pas encore tags? Apprenez à les créer ici.

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Conseil : Si vous voulez appliquer différents jeux de tags aux comptes, préparez différentes feuilles de calcul pour les comptes qui doivent être tagger avec le même tags. Pour plus de détails, cliquez ici.   

3. Responsables : par défaut, les nouveaux comptes sont affectés à la personne effectuant l'importation. Sélectionnez les membres supplémentaires de l'équipe auxquels vous souhaitez donner accès à tous les comptes importés. Pour en savoir plus sur l'accès au compte, rendez-vous ici .

4. Dossiers et documents : Si vous utilisez une structure de dossiers personnalisée pour les documents des clients, appliquez des modèles de dossiers en vrac aux comptes nouvellement créés. Pour plus de détails sur la création de modèles de dossiers, rendez-vous iciLe modèle: Années fiscales par défaut est automatiquement appliqué aux nouveaux comptes si vous ne sélectionnez pas un modèle de dossier que vous avez déjà créé.

Étape 4. Créer des contacts

Pour commencer à importer vos contacts vers TaxDome, vérifiez les noms d'en-tête de colonne de votre feuille de calcul sur la gauche, puis choisissez soit Ne pas importer, soit Mettre en correspondance avec la propriété dans le menu déroulant Action. Les noms d'en-tête de colonne de votre feuille de calcul qui correspondent aux noms de propriété des contacts de TaxDome (par exemple, Prénom, Téléphone, E-mail, Ville) sont automatiquement mis en correspondance. 

Si vous choisissez "Mapper à la propriété", sélectionnez le nom de la propriété du contact dans le menu déroulant "Contact". Vous pouvez également ajouter un nouveau champ en cliquant sur Nouveau champ dans le menu déroulant. Pour plus de détails sur les champs personnalisés de contact, rendez-vous ici

  • Vous n'êtes pas obligé d'associer chaque nom d'en-tête de colonne ; vous pouvez laisser la sélection du champ Action sur Ne pas importer .

Une fois que vous avez terminé de mapper, cliquez sur Continuer. Cette opération ne lance pas le processus d'importation. Vous pourrez toujours revenir à cette étape si vous avez fait des erreurs.

Étape 5. Examen 

Lorsque vous examinerez les résultats du mappage, vous verrez :

  • Quels membres de l'équipe seront affectés aux comptes
  • Qui tags seront affectés aux comptes
  • Quels champs de compte et de contact personnalisés seront créés
  • Quels contacts seront créés avec quels noms et quelles adresses e-mail 
  • Quels comptes seront créés avec quels contacts associés

Si tout semble correct, cliquez sur Démarrer l'importation . Si ce n'est pas le cas, revenez en arrière pour apporter les correctifs nécessaires.

Vous pouvez maintenant quitter la page; le processus se poursuit tout seul. Une fois l'importation terminée, vous recevez une notification par e-mail. Cliquez sur le lien dans le message pour accéder aux résultats de l'importation. Vous verrez :

  • Combien de contacts ont été importés
  • Combien de lignes de feuille de calcul ont été ignorées
  • Combien de comptes ont été créés
  • Combien de comptes ont été mis à jour
  • Combien de champs personnalisés ont été créés

Si certaines lignes ont été ignorées (en raison d'erreurs), vous pouvez exporter un fichier CSV zippé vous indiquant lesquelles et pourquoi. Les raisons pour lesquelles des lignes ont été ignorées sont notamment les cellules vides dans les colonnes obligatoires (par exemple, les noms des contacts) ou les cellules de la colonne e-mail dans lesquelles il manque les adresses e-mail. Vous pouvez maintenant quitter la page; le processus se poursuit tout seul. Les résultats de l'exportation vous seront envoyés via e-mail.

Si vous rencontrez des difficultés avec le processus d'importation, faites-le nous savoir ! Notre équipe est toujours heureuse de vous aider !

Qui peut importer ?

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Cette rubrique est destinée aux utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Mise à niveau à tout moment ! *ce plan tarifaire n'est pas disponible en Europe

Le patron du cabinet et un administrateur peuvent importer des contacts et créer des comptes sur TaxDome. Si vous voulez que les membres de l'équipe puissent importer, donnez-leur des droits d'accès pour gérer les contacts :

1. Accédez à Paramètres , sélectionnez Équipe et plans dans la barre de menus, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du membre de l'équipe, puis cliquez sur Modifier .

2. Basculez sur Gérer les contacts , puis cliquez sur Sauvegarder .

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Conseil : jetez un oeil à la TaxDome Academy pour suivre des cours amusants et complets et devenir une superstar de TaxDome.

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