CRM ( Basique ): Importer une liste de clients

Notre outil d'importation vous permet de transférer les comptes clients et les données de contact vers TaxDome en même temps, afin que vous puissiez rapidement commencer à travailler depuis votre portail. Bien que vous puissiez créer manuellement de nouveaux contacts et comptes , le téléchargement d'un fichier CSV est un moyen beaucoup plus rapide de transférer vos données vers TaxDome . 

Webinaire : Découvrez comment importer vos clients, créer des structures de dossiers de documents et inviter des clients sur le portail en 45 minutes avec Découvrez comment démarrer dans TaxDome

Étape 0. Préparer le fichier CSV 

Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez la TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Pour importer vos données de contact et de compte préexistantes, utilisez un tableur tel qu'Excel ou Google Sheets. Vous pouvez également lire les instructions sur le transfert de vos données depuis une plateforme ou un logiciel spécifique .

• Lors de l'importation de vos données clients vers TaxDome , souviens-toi de ça Comptes et Contacts sont différents: 
  • Les comptes sont les entités pour lesquelles vous travaillez et facturez, qu'il s'agisse d'une entreprise, d'une fiducie, d'une famille ou d'un particulier. 
  • Les contacts sont les personnes avec lesquelles vous interagissez. Voici une explication des comptes et des contacts .
• Créez une feuille de calcul avec vos données client, puis enregistrez-la sous forme de fichier CSV. Assurez-vous que le fichier CSV est encodé en UTF-8 et ne dépasse pas 300 Ko
• Saisissez un seul contact par ligne de la feuille de calcul, même lorsque plusieurs contacts sont liés au même compte. Vous pouvez également ignorer l'importation de comptes pour importer uniquement les contacts
• Vous pouvez avoir différentes feuilles de calcul pour différents groupes de clients. Ceux-ci peuvent être importés un par un, avec différents paramètres appliqués. Voici une vidéo sur l'importation de différents groupes de clients

Astuce : Si votre logiciel source génère un fichier avec le contribuable et son conjoint sur la même ligne, vous n'avez pas besoin de modifier manuellement le fichier CSV. Suivez plutôt les instructions pour importer un fichier avec le contribuable et son conjoint sur une seule ligne .

• 👋 Nous pouvons vous aider ! Si votre fichier CSV contient plusieurs contacts par ligne et que vous ne savez pas comment y remédier, faites-le nous savoir. Notre équipe d'assistance se fera un plaisir de vous aider : suivez ces étapes pour obtenir de l'aide . 

1. Créer une feuille de calcul 

Créez et étiquetez les colonnes. 

Astuce : lorsque vous nommez les colonnes, chaque nom d'en-tête de colonne représente une propriété de données différente.

Voici quelques exemples de noms d’en-tête de colonne : 

• Colonne A | Nom du compte : le nom d'une entreprise ou d'une fiducie (un compte non personnel) ou le nom d'un individu ou d'une famille (un compte personnel)
• Colonne B | Nom du contact : le prénom et le nom du contact lié au compte
• Colonne C | Prénom  
• Colonne D | Nom de famille  
• Colonne E | Type de compte
• Colonne F | E-mail : un e-mail l'adresse doit être fournie pour que le contact ait accès au portail
• Colonne G | Téléphone
• Colonne H | Ville
• Colonne I | tags de compte : une étiquette que vous pouvez appliquer pour regrouper des comptes
• Colonne J | tags de contact : une étiquette que vous pouvez appliquer pour regrouper des contacts
• Colonne K | Membres de l'équipe : membres de l'équipe que vous souhaitez voir attribuer automatiquement lors de l'importation
• Colonne L | Nom du rôle du compte (par exemple, Responsable) : saisissez le nom exact du rôle du compte tel qu'il a été créé dans le portail Web. Répertoriez les membres de l'équipe affectés à ce rôle, en séparant les noms par des virgules s'il y en a plusieurs. Utilisez une colonne distincte pour chaque rôle supplémentaire (par exemple, la colonne M pour Comptable ).

2. Remplissez les lignes de la feuille de calcul avec les coordonnées et les informations complémentaires

Votre feuille de calcul comporte peut-être déjà des colonnes personnalisées. Assurez-vous cependant de suivre ces règles de base pour une importation fluide :

• Chaque ligne ne doit inclure qu'un seul contact
• Si vous envisagez de créer de nouveaux comptes lors du transfert de vos données, assurez-vous qu'il existe une colonne Nom du compte . Étiquetez-le Nom du compte (quoi TaxDome appelle la propriété data) ou quel que soit le nom qui vous convient. Si un contact n'a pas besoin d'être lié à un compte, laissez la ligne de la colonne Nom du compte vide.
• Si deux contacts ou plus partagent le même compte, utilisez le même nom de compte dans chaque ligne pour chaque contact
• Différents types de champs personnalisés prennent en charge différents caractères. Veuillez vous assurer que votre les champs sont remplis correctement:
  • Divisez les options avec une virgule ou un point-virgule (" , " ou ";"), le caractère des champs personnalisés déroulants à sélection multiple
  • Les dates doivent être renseignées au format correspondant : MM/JJ/AAAA ou MMM/JJ/AAAA pour les entreprises américaines et JJ/MM/AAAA pour les entreprises non américaines.

Vous ne savez pas comment créer différents types de comptes, comme par exemple pour un couple marié qui déclare séparément ? Regardez des exemples de configuration de contacts pour différents types de comptes , puis consultez ces conseils :

• Importer plusieurs comptes avec le même contact
• Importer plusieurs contacts avec le même compte
• Importer des contacts vers deux comptes simultanément

Importer plusieurs comptes avec le même contact

Q : Comment puis-je saisir différents comptes qui doivent être liés à la même personne dans la feuille de calcul ? Par exemple, plusieurs entreprises appartenant à la même entreprise patron . 

R : Créez une ligne pour chaque compte, puis saisissez les mêmes informations de contact pour chaque compte dans les colonnes appropriées.

Dans l'exemple de feuille de calcul ci-dessous, le nom du compte est mappé au nom du compte dans TaxDome , et cinq comptes sont créés au cours du processus d'importation, chacun étant lié aux informations de contact de Brian Ross. Brian Ross peut alors se connecter à TaxDome en utilisant e-mail @example.com et basculez entre les comptes. 

Importer plusieurs contacts avec le même compte

Q : Comment saisir plusieurs contacts qui doivent être liés au même compte dans la feuille de calcul ? Par exemple, plusieurs partenaires commerciaux qui possèdent une entreprise ou un contribuable et son conjoint.

R : Utilisez une ligne pour chaque contact, puis saisissez le même nom de compte pour chaque personne dans la colonne appropriée.

Dans l'exemple de feuille de calcul ci-dessous, Name_Business Name est mappé au nom du compte dans TaxDome , et six comptes sont créés pendant le processus d'importation. Michael Douglaston est lié à un contact, Robbie Corp à trois contacts, la famille Smith à trois contacts, Mart Frickey à un contact, Solomon Deutsch à un contact et Chrissy Tidder à un contact.

Importer des contacts vers deux comptes simultanément

Q : Comment puis-je saisir plusieurs contacts qui doivent être liés à deux comptes dans la feuille de calcul ? Par exemple, les enfants qui ont besoin de leur propre compte mais qui doivent quand même être liés au compte familial.

R : Utilisez deux lignes pour chaque contact, puis modifiez le nom du compte tout en conservant les mêmes coordonnées. Cela peut vous épargner du travail plus tard puisque vous n'aurez pas à lier manuellement les contacts.

3. Sauvegarder la feuille de calcul au format CSV

TaxDome ne reconnaît que les feuilles de calcul enregistrées sous forme de fichiers CSV. Dans la barre de menu de votre feuille de calcul, accédez à Fichier, puis sélectionnez Sauvegarder au format CSV ou Télécharger au format CSV (la formulation peut varier en fonction du programme que vous utilisez).

Microsoft Excel : dans le champ Type de sauvegarde , sélectionnez CSV (délimité par des virgules) . Dans le menu déroulant Outils , sélectionnez Options Web. Ouvrez l'onglet Encodage . Dans le menu déroulant Sauvegarder ce document sous, sélectionnez Unicode (UTF-8) , puis cliquez sur OK .

Maintenant que vous avez enregistré votre feuille de calcul sous forme de fichier CSV et que vous vous êtes assuré qu'elle est encodée en UTF-8, vous êtes prêt à importer vos contacts dans TaxDome .

Étape 1. Téléchargez le fichier CSV sur TaxDome

Accédez à Clients > Comptes , puis cliquez sur Importer . Vous pouvez également accéder à ce bouton depuis la page Contacts .

Faites glisser et déposez le fichier CSV ou cliquez sur Parcourir pour le localiser sur votre bureau et le télécharger.

Étape 2. Créer des comptes (facultatif)

Voici comment créer des comptes :

1. Nom du compte de la carte

Sélectionnez le nom de l'en-tête de colonne dans votre feuille de calcul qui correspond à TaxDome la propriété Nom du compte de . Si vous avez utilisé le nom du compte comme nom d'en-tête de colonne dans votre feuille de calcul, il est automatiquement mappé à TaxDome la propriété Nom du compte de car ils portent le même nom.

Conseil! Si vous souhaitez ignorer l'importation de comptes et importer uniquement des contacts, cliquez sur X à droite de la colonne Choisir CSV pour le champ Nom du compte .

2. Choisissez le type de compte

Sélectionnez une option pour spécifier comment vous souhaitez appliquer le type de compte à vos clients importés. Pour plus de détails, consultez l'article sur les types de comptes .

Si Société est appliqué, le client aura une propriété de nom de société égale aux données de la colonne Nom du compte .

3. Mapper les champs du compte

Ajoutez toutes les données de votre feuille de calcul en tant que champs personnalisés pour vos comptes et tag les. Vérifiez tous les noms d'en-tête de colonne sur la gauche, puis choisissez Ignorer ou Synchroniser le champ dans le menu déroulant Action . Si vous choisissez Synchroniser le champ , sélectionnez le champ dans le menu déroulant de la colonne TaxDome . 

• Si un compte portant le même nom existe déjà dans TaxDome , il ne sera pas modifié et toutes ses données resteront les mêmes. 
• Si le nom d'un en-tête de colonne de la feuille de calcul n'a pas de propriété de compte correspondante, créez-en une nouvelle en sélectionnant Nouveau champ dans le menu déroulant. En savoir plus sur l'ajout de champs de compte personnalisés lors de l'importation .
• Vous pouvez également tag vos comptes ici. Pour plus de détails, consultez cet article sur l'application tags .
• Si vous avez la colonne Membres de l'équipe dans votre feuille de calcul, les membres de l'équipe répertoriés dans la feuille de calcul seront automatiquement affectés aux clients correspondants.
• Vous pouvez affecter des membres de l'équipe au rôle de compte , tel que Responsable ou Comptable, et leur donner accès à n'importe quel compte client. Sélectionnez le champ Rôle lors du mappage.

Étape 3. Définir les paramètres (facultatif)

Dans cette étape, appliquez les paramètres en masse aux comptes nouvellement importés. 

1. Contacts liés

Sur la gauche, sous E-mails , vous verrez le TaxDome Propriété de courrier électronique . Si vous avez ajouté des champs e-mail personnalisés pour vos contacts, vous les verrez également. 

Sélectionnez les droits d'accès pour chaque contact dont e-mail L'adresse est liée au compte importé. Par défaut, tous les droits d'accès sont activés et il s'agit des paramètres recommandés. Cela n'enverra pas d'invitations, mais définira les autorisations appropriées pour vos clients une fois que vous serez prêt à le faire : 

• Connexion : lorsque cette option est activée, le contact peut utiliser son TaxDome portail client

• Notify: when this is toggled on, the contact receives all system notifications, such as for messages, organizers, proposals, invoices and emails sent from TaxDome or via pipeline automations and more

• Email sync: when this is toggled on, you’ll be able to see and reply to the client’s emails in your Inbox+ and view all of the emails in their account’s Email tab    

Si vous souhaitez que les clients reçoivent un e-mail inviter à leur TaxDome Dans le portail, cochez la case Envoyer des invitations . Pour ajouter un message personnalisé, saisissez-en un dans le champ Message personnalisé .

Astuce ! Nous vous recommandons d'envoyer les invitations plus tard, dans la mesure du possible. cabinet . Apprenez-en plus dans l' article détaillé .

2. Balises

Si vous en avez déjà tags créé en TaxDome , vous pouvez les appliquer à vos comptes importés ici. Ils seront appliqués à tous les comptes importés. Si vous devez appliquer différents tags à différents comptes, il est préférable de les ajouter au préalable dans la feuille de calcul. En savoir plus sur l'application tags .

3. Cessionnaires

Si les membres de l'équipe ne sont pas répertoriés dans la feuille de calcul, les nouveaux comptes sont attribués à la personne effectuant l'importation. Vous pouvez également sélectionner des membres supplémentaires de l'équipe auxquels vous souhaitez accéder à tous les comptes importés. En savoir plus sur l'affectation des membres de l'équipe lors de l'importation .

4. Dossiers et documents

Si vous utilisez une structure de dossiers personnalisée pour les documents clients, appliquez les modèles de dossiers en masse aux comptes nouvellement créés. En savoir plus sur la création de modèles de dossiers . Le modèle d'années d'imposition par défaut est automatiquement appliqué aux nouveaux comptes si vous ne sélectionnez pas un modèle de dossier que vous avez déjà créé.

Étape 4. Créer des contacts

Pour commencer à importer vos contacts vers TaxDome , examinez les noms d'en-tête de colonne de votre feuille de calcul sur la gauche, puis choisissez Ignorer ou Synchroniser le champ personnalisé dans le menu déroulant Action . Les noms d'en-tête de colonne dans votre feuille de calcul qui correspondent TaxDome les noms de propriété des contacts (par exemple, Prénom , Téléphone , E-mail , Ville ) sont automatiquement mappés. 

Si vous choisissez Synchroniser le champ personnalisé , sélectionnez le champ de contact dans la liste déroulante ou ajoutez un nouveau champ en cliquant sur Nouveau champ . En savoir plus sur les champs personnalisés de contact . 

• Vous pouvez aussi tag vos contacts ici. Pour plus de détails, consultez cet article sur l'application tags .
• Vous n'êtes pas obligé d'associer chaque nom d'en-tête de colonne : vous pouvez laisser la sélection du champ Action sur Ignorer.
• Si vous avez ignoré le mappage de compte , vous pouvez importer uniquement des contacts.

Une fois le mappage terminé, cliquez sur Continuer . Cela ne démarre pas le processus d'importation. Vous pourrez toujours revenir sur cette étape si vous avez commis des erreurs.

Étape 5. Révision 

Lorsque vous examinerez les résultats du mappage, vous verrez tout ceci :

• Quels membres de l'équipe seront affectés aux comptes
• Lequel tags sera affecté aux comptes
• Quels comptes personnalisés et champs de contact seront créés
• Quels contacts seront créés avec quels noms et e-mail adresses
• Quels comptes seront créés avec quels contacts liés

Si tout semble correct, cliquez sur Démarrer l'importation . Sinon, revenez en arrière pour effectuer les corrections nécessaires.

Maintenant, vous pouvez quitter la page. Le processus d'importation se poursuivra tout seul. Une fois l'importation terminée, vous recevrez un e-mail notification. Cliquez sur le lien dans le message pour accéder aux résultats de l'importation. Tu verras:

• Combien de contacts ont été importés
• Combien de lignes de la feuille de calcul ont été ignorées
• Combien de comptes ont été créés
• Combien de comptes ont été mis à jour
• Combien de champs personnalisés ont été créés

Si certaines lignes ont été ignorées (en raison d'erreurs), vous pouvez exporter un fichier CSV compressé vous indiquant lesquelles et pourquoi. Les raisons pour lesquelles des lignes ont été ignorées incluent des cellules vides dans des colonnes obligatoires (par exemple, les noms des contacts) ou des cellules dans les colonnes obligatoires. e-mail colonne qui manque e-mail adresses. Maintenant, vous pouvez quitter la page. Le processus se poursuivra tout seul. Les résultats de l'export vous seront envoyés via e-mail .

Si vous rencontrez des difficultés avec le processus d'importation, faites-le-nous savoir ! Notre équipe est toujours heureuse de vous aider !

Qui peut importer ?

Une firme patron et l'administrateur peut importer des contacts et créer des comptes dans TaxDome . Si vous souhaitez que les membres de l'équipe puissent importer, accordez-leur les droits d'accès pour gérer les contacts :

1. Accédez à Paramètres , sélectionnez Équipe et plans dans la barre de menu, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du membre de l'équipe, puis cliquez sur Modifier.

2. Activez Gérer les contacts , puis cliquez sur Sauvegarder .