CRM (Basique) : contacts et comptes

Qu'est-ce que les contacts et les comptes ? Comment configurer vos comptes et les rendre aussi pratiques que possible ? C'est ce que nous allons découvrir.

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Couvert ici :

Que sont les contacts et les comptes ?

La première chose qu'il est utile de savoir sur TaxDome est la différence entre les Contacts et les Comptes :

  • Les contacts sont les personnes avec lesquelles vous interagissez pendant vos heures de travail. C'est dans la fonction Contacts que vous stockez toutes leurs données personnelles. Les adresses e-mail qui y figurent permettent aux clients d'avoir accès au portail TaxDome (sans e-mail dans les contacts, les clients ne peuvent pas se connecter). De plus, vous pouvez utiliser les Contacts pour stocker les notes de vos collègues, les clients potentiels, les partenaires et les membres de la famille des clients.
  • Les comptes peuvent être soit une entreprise, soit un particulier ; ce sont les entités pour lesquelles vous travaillez et facturez. Un compte est toujours associé à un ou plusieurs contacts, selon le nombre de personnes qui l'utilisent. En associant les comptes aux contacts, vous permettez aux clients d'avoir accès à leur portail TaxDome.

En savoir plus sur la manière d'associer des contacts à des comptes.

pointe

Remarque : vous ne pouvez pas créer de compte client sans contacts. Au moins un contact doit être associé.

Comment configurer des comptes

De manière générale, vous voudrez créer un compte pour chaque personne ou groupe qui produira une déclaration. Vous pourrez ensuite associer les contacts de manière appropriée en fonction de la situation. Cela peut varier d'un cas à l'autre. 

Vous trouverez ci-dessous des exemples de différentes situations et la façon dont vous configureriez les comptes pour répondre au mieux aux besoins de vos clients.

Entreprise, paie et comptabilité : un seul compte avec plusieurs contacts

Commencez par créer un compte pour l'entreprise, puis associez-y tous les contacts pertinents : partenaires commerciaux, contrôleurs, responsables, etc. Pour chaque contact, activez les boutons souhaités pour leurs adresses e-mail afin qu'ils puissent se connecter au portail, recevoir des notifications ou synchroniser leur e-mail.

Conjoints avec une déclaration commune : un seul compte

Pour un couple marié qui dépose une déclaration conjointe et qui souhaite tous deux avoir accès au portail, créez un compte, puis associez-y les deux contacts (avec leurs adresses e-mails distinctes). Si d'autres membres de la famille, tels que des enfants, des grands-parents, etc., ont également besoin d'un accès au portail, ils peuvent également être associés au compte.

Conjoints avec déclarations de revenus individuelles : deux comptes

Si vous préparez deux déclarations individuelles pour un couple, créez un compte distinct pour chaque personne. Vous associerez alors votre conjoint à son propre compte. De plus, s'ils veulent avoir accès au compte de l'autre, associez leur contact à celui-ci, puis activez le bouton CONNEXION pour leur adresse e-mail. De cette façon, ils peuvent se connecter à l'un ou l'autre compte, ou même recevoir les mêmes notifications et synchroniser leurs e-mail s'ils le souhaitent.

Une personne à charge qui exige sa propre déclaration de revenus : un compte séparé

Si vous préparez une déclaration de revenus pour une personne à charge, utilisez un compte séparé. Vous pouvez ensuite associer d'autres contacts, tels que ceux qui déclarent cette personne à charge, au compte. 

Veuillez voir la vidéo ci-dessous sur différents exemples de la façon de configurer les personnes à charge comme comptes et contacts TaxDome.

Comptes avec contacts partagés : comptes associés

Lorsque vous préparez une déclaration de revenus pour des conjoints ayant des comptes différents, vous voudrez peut-être vérifier quelque chose dans le compte du conjoint. La même option peut être utile lorsque vous recherchez un compte individuel du PDG de l'entreprise qui est également client de votre entreprise. Vous n'avez pas besoin de rechercher ce compte, car tous les comptes avec des contacts partagés sont répertoriés dans la section Comptes associés de l'onglet Informations du compte. Cliquer sur le nom du compte ouvrira l'onglet Infos de ce compte.

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