Explication des contacts et des comptes

Les contacts et les comptes sont les deux éléments constitutifs de la gestion de la clientèle. TaxDome Comprendre leurs relations vous aide à bien préparer vos clients dès le départ.

Aperçu des comptes

Les comptes clients sont les entités pour lesquelles vous travaillez et que vous facturez — une entreprise ou un particulier. Tout le travail en contact avec le client TaxDome est organisé en comptes : documents, factures, projets , messages et questionnaires Ils vivent tous là-bas.

Puisqu'une même situation fiscale peut concerner plusieurs personnes, un compte peut être associé à plusieurs contacts . Par exemple, des conjoints déclarant conjointement leurs revenus peuvent tous deux accéder au portail via un compte unique, et une entreprise peut également y accéder. patron peuvent être liés simultanément à leurs comptes personnels et professionnels.

Contacts en un coup d'œil

Les contacts sont les personnes avec lesquelles vous interagissez dans le cadre de votre travail. La fonctionnalité Contacts vous permet d'enregistrer leurs informations personnelles, notamment celles concernant vos clients, vos collègues, vos prospects, vos partenaires et les membres de la famille de vos clients.

Chaque contact lié à un compte peut avoir indépendamment connexion accéder, recevoir des notifications ou synchroniser e-mail — vous permettant de contrôler précisément qui voit quoi. Chaque compte doit être associé à au moins un contact.

Exemples de configuration de compte

En règle générale, il est conseillé de créer un compte pour chaque personne ou groupe devant déposer une déclaration, puis d'associer les contacts selon les besoins. La procédure peut varier d'un cas à l'autre.

Entreprise, paie et comptabilité : un seul compte avec plusieurs contacts

Commencez par créer un compte pour l'entreprise, puis associez-y tous les contacts concernés : partenaires commerciaux, contrôleurs, responsables, etc. Pour chaque contact, configurez les paramètres souhaités afin qu'il puisse se connecter au portail, recevoir des notifications ou synchroniser ses données. e-mail .

Conjoints ayant une déclaration commune : un seul compte

Pour un couple marié qui déclare ses impôts conjointement et souhaite tous deux accéder au portail, créez un seul compte, puis liez les deux contacts (leurs coordonnées respectives). e-mail Les adresses) peuvent y être rattachées. Si d'autres membres de la famille, comme des enfants, des grands-parents, etc., ont également besoin d'accéder au portail, ils peuvent aussi être liés au compte.

Conseil

Si un seul conjoint a un e-mail adresse, vous pouvez utiliser plus d'adressage (par exemple, [ e-mail protégé] ) pour ajouter les deux conjoints comme contacts distincts et demander leurs signatures électroniques dans la même boîte de réception. En savoir plus sur l'adressage multiple dans cet article .

Conjoints avec déclarations de revenus individuelles : deux comptes

Si vous préparez deux déclarations de revenus individuelles pour un couple, créez un compte distinct pour chaque personne. Liez le conjoint à son propre compte. S'il souhaite accéder au compte de l'autre, ajoutez son contact et cochez la case « Connexion » correspondante. e-mail adresse. De cette façon, ils peuvent se connecter à l'un ou l'autre compte, ou recevoir les mêmes notifications et synchroniser leurs e-mail s'ils le souhaitent.

Une personne à charge qui a besoin de sa propre déclaration fiscale : un compte séparé

Si vous préparez une déclaration de revenus pour une personne à charge, utilisez un compte séparé ; vous pourrez ensuite y associer d’autres contacts , tels que ceux qui déclarent cette personne à charge.

Consultez la vidéo ci-dessous pour découvrir différents exemples de configuration des personnes à charge. TaxDome comptes et contacts.

Comptes liés

Lors de la préparation d'une déclaration de revenus pour des conjoints ayant des comptes différents, il peut être utile de vérifier certaines informations sur le compte de l'un d'eux. Cette même option peut s'avérer pratique pour rechercher le compte personnel du PDG d'une entreprise qui est également cliente de votre entreprise. Dans ce cas, inutile de rechercher ce compte : tous les comptes avec des contacts partagés sont répertoriés dans la section « Comptes liés » en bas de l'onglet « Informations » du compte. Cliquer sur le nom du compte ouvre son onglet « Informations » .

Travailler avec les contacts et les comptes

En général, les contacts et les comptes workflow est:

1. Créez un compte pour chaque entité cliente , qu'il s'agisse d'un particulier (ou d'une famille) ou d'une entreprise. Ce compte regroupe tous les documents relatifs aux interactions avec les clients. projets , messages, factures et questionnaires .

2. Associez un ou plusieurs contacts au compte . Chaque compte doit comporter au moins un contact. Un même contact peut être associé à plusieurs comptes ; par exemple, un conjoint peut figurer à la fois sur son compte personnel et sur un compte joint, et un contact professionnel sur un compte professionnel. patron peuvent également apparaître dans leur compte d'entreprise.

3. Configurez les paramètres de contact pour chaque contact associé. Vous pouvez contrôler indépendamment si chaque personne peut se connecter au portail, recevoir des notifications système et synchroniser ses e-mails. TaxDome et signer les propositions et les factures récurrentes.

4. Invitez les clients sur le portail . connexion si cette option est activée pour un contact, celui-ci reçoit une invitation par e-mail Créez un mot de passe et accédez au compte. Si un contact est associé à plusieurs comptes, il peut passer de l'un à l'autre après s'être connecté.

Conseil

Si vous avez déjà des clients dans un autre logiciel fiscal, vous n'avez pas besoin de les recréer de zéro : vous pouvez les importer dans TaxDome en gros.

Accès et autorisations

La création d'un contact est une action interne visible uniquement par votre cabinet. Elle ne donne pas accès au portail aux clients. Pour leur permettre de se connecter , vous devez cocher la case « Connexion » pour leur contact et les inviter sur le portail.

De nouveaux contacts et comptes peuvent être ajoutés à TaxDome par une entreprise patron , l'administrateur ou tout employé ayant reçu des droits d'accès pour gérer les contacts ou les comptes.

Partager

Lien copié