Factures récurrentes : aperçu

TaxDome Vous permet de générer automatiquement vos factures, de demander l'autorisation de paiement à vos clients et d'être payé automatiquement à intervalles réguliers. Ainsi, vous pouvez facilement proposer des services réguliers à vos clients fidèles. Découvrez les bases de la configuration des factures récurrentes sur TaxDome .

Factures récurrentes, expliquées

Lorsque vous fournissez les mêmes services aux mêmes clients à intervalles réguliers (par exemple, la paie ou la comptabilité), il peut être utile de programmer leurs paiements. TaxDome Vous pouvez utiliser des factures récurrentes. Vous pouvez les envoyer seules ou avec des propositions . Vous pouvez également les utiliser pour fractionner un paiement en plusieurs versements.

Les factures récurrentes émettent des factures uniques pour le même montant selon un calendrier donné.

Ainsi, lorsque vous créez une facture récurrente :

1. La facture récurrente s'affiche sur la page Facturation > Factures récurrentes , où vous pouvez voir le calendrier. 

2. Lorsque vous créez une série de factures récurrentes, TaxDome Le système réserve les numéros de facture à partir du plus récent disponible. Par exemple, si vous créez une série de 9 factures et que le numéro de la dernière facture émise est le 10, le système réservera les numéros de 11 à 19. Le prochain numéro disponible sera alors le 20.

3. Chaque fois qu'une facture unique est émise à une date donnée, elle apparaît sur la page Facturation > Factures dans la liste des factures uniques.

Vos clients peuvent payer chaque facture automatiquement ou manuellement, selon la façon dont vous le configurez :

• Paiements automatiques (disponibles uniquement si TaxDome Paiements ( Stripe ) est votre fournisseur de services de paiement par défaut : 

  • Une fois que le client a signé la facture, la carte du client est débitée automatiquement selon un calendrier. 
  • Des factures uniques sont émises avec les paiements réussis. 
  • Les clients peuvent consulter le calendrier dans le portail client. 

• Paiements manuels : 

  • Les clients n’ont pas besoin de signer la facture. 
  • Les factures uniques sont émises selon un calendrier qui ne dépend pas des paiements.
  • Les clients ne peuvent pas consulter le planning sur le portail. Pour eux, il s'agit de factures ponctuelles standard. 

Avant de commencer

Gardez à l’esprit quelques éléments essentiels avant de créer votre première facture récurrente :

1. For automatic payments, make sure TaxDome Payments (Stripe) is your default payment provider . In some cases, TaxDome Payments may be the only option available for your firm.

2. Pour réduire les coûts de transaction, proposez à vos clients le paiement par prélèvement bancaire . Pour ce faire, activez ce mode de paiement .

3. Avant d'envoyer la facture récurrente avec autorisation de paiement, vérifiez les droits de signature dans les paramètres du compte . Pour activer la facture récurrente, il suffit qu'un seul contact ajoute ses informations de paiement et l'accepte. Assurez-vous donc que les droits de signature sont désactivés pour les contacts non autorisés à signer (par exemple, les enfants).

4. Vous pouvez personnaliser l'apparence de vos factures en définissant leur palette de couleurs, en sélectionnant leur mise en page, et plus encore.

Trois questions à se poser lors de la préparation d'une facture récurrente

Voici quelques questions importantes que vous devriez vous poser lors de la préparation de votre facture récurrente pour faciliter le processus :    

1. À quelle fréquence souhaitez-vous recevoir des paiements et combien de factures doivent être envoyées dans le cadre du processus récurrent ? Sélectionnez ensuite la réponse appropriée dans les paramètres de récurrence .

2. Souhaitez-vous que vos factures soient payées automatiquement ou souhaitez-vous simplement qu'elles soient envoyées selon le calendrier prévu ? Sélectionnez ensuite le type d'autorisation de paiement approprié.

3. Comment souhaitez-vous que vos clients règlent les factures émises dans le cadre du processus de paiement récurrent ? Sélectionnez ensuite le mode de paiement qui leur convient.

Où trouver la facture récurrente une fois envoyée

Une fois la facture récurrente créée, vous pouvez y accéder depuis « Facturation > Factures récurrentes » dans la barre latérale gauche. Vous pouvez ensuite :

• Consultez le statut de la facture récurrente (acceptée, payée à temps, etc.).

• Consultez le solde d'une facture en cours

• Apportez des modifications au processus récurrent, par exemple, modifiez le nombre de récurrences, la date, le total et le nombre de factures prévues.

Vue du client

Lors de l'envoi d'une facture récurrente, le client reçoit une notification par e-mail , application mobile et portail client . Il lui suffit ensuite de consulter les conditions et de régler la facture. Si vous sélectionnez l'option « Paiement automatique » lors de la création de la facture, votre client n'aura à indiquer son mode de paiement qu'une seule fois. 

Selon le mode de paiement choisi par vos clients, ces derniers peuvent payer en utilisant :

Carte de crédit

• Les clients saisissent le numéro de carte, la date d'expiration, le code de sécurité et l'adresse de facturation.
• Une vérification 3D Secure peut être requise selon la banque.
• Le paiement est traité immédiatement.
• Les informations de paiement sont enregistrées automatiquement lorsque les clients se connectent au portail client.
• Les clients peuvent utiliser Link pour enregistrer leurs informations de paiement et effectuer des paiements en un clic sur plusieurs sites.

Débit bancaire ( SEPA )

• Les clients sélectionnent leur banque et autorisent la connexion via les services bancaires en ligne ; la vérification du compte bancaire est effectuée immédiatement.
• Le traitement du paiement peut prendre un certain temps, de quelques heures à quelques jours (le statut de ces paiements est indiqué comme « En cours » ).
• Les informations de paiement sont enregistrées automatiquement lorsque les clients se connectent au portail client.
• Les clients peuvent utiliser Link pour enregistrer leurs informations de paiement et effectuer des paiements en un clic sur plusieurs sites.