Propositions ( Basique ): Gérer les signataires et l'autorité de signature

Certains de vos comptes peuvent être associés à plusieurs contacts. Lors de l'examen de propositions ou de factures récurrentes, il est essentiel d'en tenir compte, car vous devez comprendre et configurer les comptes que les utilisateurs devront signer. Nous vous expliquons ce point en détail et vous proposons un guide pour savoir si une proposition est signée.

Les signataires des propositions, expliqués

Si vous n'avez qu'un seul contact sur votre compte, la logique de signature est simple : vous envoyez une proposition, le client signe, et c'est tout. Mais que se passe-t-il si vous avez plusieurs contacts sur votre compte ? Doivent-ils tous signer, ou une seule signature suffit-elle ? Comment gérer cela ?

Cela dépend de vos besoins :

Vous envoyez une proposition à un client commercial et le directeur financier et le directeur exécutif doivent tous deux signer.
Vous envoyez une proposition à un client individuel (couple marié) et l'un ou l'autre des conjoints peut signer
Vous envoyez une proposition à un client avec des personnes à charge liées en tant que contacts ; seul le contact principal peut signer.

Tous les cas pourraient être facilement traités sur TaxDome en utilisant les fonctionnalités suivantes :

Autorisation de signature : droit de signature d'un contact individuel. Si vous savez que certains contacts ne devraient pas pouvoir signer (par exemple, les personnes à charge), désactivez-la au préalable.
Paramètre d'exigence de signature : lors de la préparation d'un modèle ou de l'envoi d'une proposition, vous pouvez décider si vous avez besoin des signatures de tous les contacts ou d'un seul.
Gestion des signataires : Même lorsque votre proposition est déjà envoyée, vous pouvez vérifier et supprimer les signataires inutiles.

Autorité signataire

Le paramètre « Autorité de signature » dans l'onglet « Informations » du profil du compte est configuré séparément pour chaque contact. Considérez ce paramètre comme une sorte de « droit d'accès » pour vos clients.

Ci-dessous, notez comment il est indiqué Autorité de signature sous le nom du contact. e-mail adresse.

Lorsqu'ils sont activés, les contacts peuvent :

Signez les propositions et saisissez les détails de paiement des factures qu’elles contiennent.
Signez les factures récurrentes et saisissez les détails de paiement correspondants.

Cependant, il existe une différence en termes de fonctionnement pour les deux fonctionnalités :

Pour les propositions, vous pouvez définir si tous les utilisateurs disposant de l'autorisation de signature doivent signer ou si un seul d'entre eux doit le faire pour que la proposition soit considérée comme signée. Si plusieurs utilisateurs signent et qu'une proposition inclut une facture, tous peuvent saisir les informations de paiement avant de signer. Cependant, la saisie des informations de paiement n'est requise que pour le dernier signataire ; pour les autres signataires, cette étape peut être ignorée.
Pour les factures récurrentes, au moins un utilisateur avec l'autorité de signature activée doit saisir les détails du paiement et signer. Une fois qu'un utilisateur a signé, une facture récurrente devient active et aucune autre action n'est nécessaire de la part des autres contacts du compte.

Notez les points suivants concernant le paramètre Autorité de signature :

❌ If signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.

Désactiver l'autorité de signature

Par défaut, tous les contacts avec connexion accès ont le paramètre Autorité de signataire activé. Vous pouvez le désactiver en accédant à l'onglet Info du profil client et en cliquant sur les trois points à droite du nom du contact.

C'est à ce moment-là que vous souhaiterez peut-être désactiver l'autorité de signature pour les utilisateurs :

L'un des contacts du compte familial est un conjoint ou une personne à charge. Désactiver son pouvoir de signature garantira que la proposition ou la facture récurrente sera envoyée uniquement au contact principal.
Différents membres de l'entreprise sont ajoutés au compte professionnel . Désactiver l'autorité de signature pour ceux d'entre eux qui ne sont pas des décideurs peut garantir qu'ils ne signeront pas accidentellement la facture récurrente.

Exigence de signature

Par défaut, tous les contacts du compte disposant de l'autorité de signature doivent signer une proposition. Cependant, lors de la création d'une proposition ou de son modèle, vous pouvez sélectionner « Un seul signataire doit signer » dans la liste déroulante « Exigence de signature » . Ensuite, une fois la proposition signée par un signataire, son statut passe à « Signé » . Si la proposition a un impact sur un projet automove, la proposition est également considérée comme signée.

Gérer les signataires

Si vous avez déjà envoyé une proposition et que vous souhaitez supprimer un ou plusieurs de ses signataires, vous pouvez le faire :

1. Accédez à Facturation > Propositions et EL dans le menu latéral.

2. Cliquez sur les trois points à côté de la proposition que vous souhaitez mettre à jour et sélectionnez Gérer les signataires .

3. Supprimez un ou plusieurs signataires et cliquez sur Appliquer . Au moins un des contacts doit rester dans la liste.

Afficher les comptes clients avec des propositions en attente/partiellement signées

Vous pouvez voir les propositions partiellement signées en accédant à Facturation > Propositions et EL dans la barre de menu de gauche ou à l'onglet « Propositions et EL » du profil d'un compte client. Le premier chiffre de la colonne « Signés » indique le nombre de contacts liés au compte ayant signé la proposition ; le second, le nombre total de signataires requis.

Il est également possible de filtrer la liste de vos comptes clients pour voir lesquels ont des propositions partiellement signées :

1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le menu déroulant + Filtre .

2. Dans Propositions et EL, sélectionnez Partiellement signé .