Propositions et factures récurrentes : gérer quel(s) contact(s) ont le pouvoir de signer

Certains de vos comptes peuvent être associés à plusieurs contacts. Lorsque vous discutez de propositions ou de factures récurrentes, il est essentiel de garder cela à l'esprit car vous devez comprendre quels utilisateurs du compte devront signer. Ici, nous expliquerons cela en détail avec un guide sur la visualisation si une proposition est signée.

Couvert ici:

Autorité signataire, expliquée

Le paramètre Autorité de signature dans le profil du compte est configuré pour chaque contact séparément. Considérez ce paramètre comme un type de « droits d'accès » pour vos clients. 

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Ci-dessous, notez comment il est indiqué Autorité de signature sous le nom du contact. e-mail adresse.

Lorsqu'ils sont activés, les contacts peuvent :

Cependant, il existe une différence en termes de fonctionnement pour les deux fonctionnalités : 

  • Pour les propositions, tous les utilisateurs dont l'autorité de signature est activée doivent signer (le dernier à signer doit saisir les détails de paiement si une proposition contient une facture). La proposition est considérée comme signée lorsque tous les utilisateurs ont signé. 
  • Pour les factures récurrentes, au moins un utilisateur avec l'autorité de signature activée doit saisir les détails du paiement et signer. Une fois qu'un utilisateur a signé, une facture récurrente devient active et aucune autre action n'est nécessaire de la part des autres contacts du compte.

Notez les points suivants concernant le paramètre Autorité de signature :

  • ❌ If signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.
  • Une fois une proposition envoyée, vous ne pouvez pas ajouter de signataires. Pour apporter des modifications, supprimez la proposition , sélectionnez les paramètres souhaités pour chaque contact et envoyez-en une autre.
  • If one contact signs a proposal and others do not but are then removed, the proposal will be considered fully signed. You’ll receive a notification letting you know in your Inbox+.

Désactivation de l'autorité de signature

Par défaut, tous les contacts avec connexion accès ont le paramètre Autorité de signataire activé. Vous pouvez le désactiver en accédant à l'onglet Info du profil client et en cliquant sur les trois points à droite du nom du contact. 

C'est à ce moment-là que vous souhaiterez peut-être désactiver l'autorité de signature pour les utilisateurs : 

  • L'un des contacts du compte familial est un conjoint. La désactivation de l'autorité de signature pour eux accélérera la signature de la proposition car seul l'utilisateur du compte principal devra signer.
  • Différents membres de l'entreprise sont ajoutés au compte professionnel . Désactiver l'autorité de signature pour ceux d'entre eux qui ne sont pas des décideurs peut garantir qu'ils ne signeront pas accidentellement la facture récurrente. 

Comment puis-je savoir si les clients ont signé une proposition ?

Once the user of an account has signed a proposal, you’ll receive a notification in your email and Inbox+. Click on the name of the document or on the Go to... link to review the signature status.

Si plusieurs contacts liés au compte ont l'autorité de signature activée, vous verrez lesquels ont signé ou non le document.

conseil

Note! Vous pouvez modifier vos préférences de notification à tout moment.

Visualiser quels comptes clients ont des propositions en attente et/ou partiellement signées

Vous pouvez voir quelles propositions sont partiellement signées en allant dans Facturation > Propositions et EL dans la barre de menu de gauche ou dans l'onglet Propositions et EL du profil d'un compte client. Le premier chiffre de la colonne SIGNÉ indique le nombre de contacts liés au compte qui ont signé la proposition ; le second, le nombre total de signataires requis.

Il est également possible de filtrer la liste de vos comptes clients pour voir lesquels ont des propositions partiellement signées :

1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le menu déroulant + Filtre .

2. Dans Propositions et EL, sélectionnez Partiellement signé .

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