Propositions ( Basique ): Créer et appliquer des modèles
Les modèles de proposition sont utilisés pour définir la portée d’un engagement entre votre entreprise et un client. Créez autant de modèles de propositions pour différentes utilisations (comptabilité, préparation de déclarations de revenus sur une seule année, audit, représentation, analyse financière, nettoyage, paie, etc.) selon vos besoins.
Créer des modèles de propositions
Un modèle de proposition peut être créé par une entreprise patron , un administrateur ou tout membre de l'équipe qui a gérer les modèles des droits d'accès. Il est utile de concevoir des modèles à l'avance afin de les avoir prêts à l'emploi ou à les personnaliser davantage.
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Pour créer un modèle de proposition, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, sélectionnez Propositions et EL , puis cliquez sur Créer un modèle .
Ou accédez à la page de création de modèle en ajoutant l' option Envoyer proposition/EL automatisation lors de l'édition d'un pipeline , puis en cliquant sur Nouveau modèle .
Chaque proposition se compose de plusieurs sections, chacune sur une page distincte. Vous avez la possibilité de personnaliser les sections que le modèle de proposition inclura et le contenu de chacune d'elles :
Conseil! Même si vos services, vos options de facturation et de paiement peuvent nécessiter une personnalisation pour chaque client, disposer d'un modèle de proposition générale avec des pages d'introduction et de conditions remplies constitue une approche pratique. Cela vous permet de les insérer rapidement lors de l’élaboration d’une proposition.
Général
Ici, vous pouvez personnaliser votre proposition en choisissant les étapes à inclure. Par exemple, vous souhaiterez peut-être inclure des informations sur votre entreprise, des accords contractuels, des factures pour les services communs fournis, etc.
Découvrez tous les réglages numérotés :
1. Nom du modèle : Entrez le titre de votre modèle de proposition (les clients ne le verront pas) .
2. Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui recevra le paiement associé à une proposition.
3. Proposal name: Enter the title of this proposal (clients will see it). Here, you can use shortcodes to include the account name, next year's date and other dynamic data.
4. Exigence de signature : sélectionnez si un ou tous les signataires doivent signer la proposition pour qu'elle soit considérée comme signée.
5. Étapes : Activez ou désactivez les étapes à inclure dans la proposition. Chaque étape apparaît sous forme de page dans la proposition. Une fois sélectionnées, vous pouvez les personnaliser.
6. Custom message in email: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won't be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.
7. Rappels : activez cette option pour activer l'envoi de rappels automatiques pour les propositions en attente.
Introduction et conditions
Ces deux étapes sont similaires, nous les couvrirons donc ensemble.
La page d'introduction est l'endroit où vous pouvez vous présenter. Expliquez à vos clients qui vous êtes, quels services vous proposez, la valeur que vous apportez et toute autre information que vous souhaitez partager. Incluez des images et des vidéos pour mettre en valeur votre présentation personnelle (la taille maximale de l'image est de 5 Mo).
La page Conditions est l'endroit où vous pouvez fournir votre lettre de mission ou votre contrat qui décrit les termes de la relation entre votre entreprise et le client.
Découvrez tous les paramètres numérotés (ils sont similaires pour les deux étapes).
1. Titre : renommez cette section pour mieux l'aligner sur votre image de marque ou sur le contenu spécifique que vous incluez (les clients le verront).
2. Corps du texte : modifiez votre introduction ici, ajoutez un logo, téléchargez des photos depuis votre ordinateur et intégrez une vidéo, si nécessaire.
3. Format : Utilisez différents outils (police, alignement, liens, etc.) pour travailler avec le texte.
4. Insert: Use shortcodes to include the account name, next year's date and other dynamic data.
Prestations & factures
Vous pouvez envoyer une facture unique ou récurrente avec la proposition, demander au client un acompte à l'acceptation ou envoyer la proposition avec une liste de services uniquement. Vous pourrez également émettre une facture à tout moment ultérieurement.
Voici tous les paramètres disponibles :
1. Facturer ou envoyer une liste de prix uniquement :
- Ajouter une facture ou demander un acompte : Envoyez une facture avec la proposition ou demandez au client un acompte dès acceptation.
- Ajoutez des prestations détaillées sans créer de factures : Envoyez à votre client une liste de vos prestations sans émettre de facture.
2. Type de facture : sélectionnez si vous souhaitez qu'une facture unique ou récurrente soit créée pour cette proposition. N'oubliez pas que toutes les factures récurrentes doivent être signées. Cela signifie qu'une fois que vos clients ont signé la proposition, ils doivent ensuite signer une facture récurrente .
3. Modèle de facture : Sélectionnez l'un de vos modèles de facture ponctuelle ou récurrente dans le menu déroulant.
4. Membre de l'équipe : Sélectionnez un membre de l'équipe responsable du client.
5. Émettre la facture : Sélectionnez la date à laquelle la facture sera émise, que ce soit lors de l'acceptation de la proposition ou à une date précise. Si une date précise est choisie, vous devez la déterminer.
6. Description : Ajoutez une description décrivant ce qui est inclus dans la facture (facultatif).
7. Postes : détaillez les services rendus et les remises appliquées.
- Article de campagne : cliquez sur Article de campagne et créez un nouveau service ou sélectionnez-en un existant pour détailler vos factures. Vous pouvez ajouter autant d'éléments de campagne que vous le souhaitez.
- Remise : Cliquez sur Remise pour configurer le prix réduit dans la facture .
8. Paramètres : configurez les colonnes qui seront affichées dans les éléments de campagne.
Note! Si les champs (par exemple, Description et Date de service ) des éléments de ligne sont vides et que vous n'avez pas masqué ces colonnes, elles seront automatiquement masquées de la facture. Il existe une logique différente pour les colonnes Tarifs & Quantité et Taxes : vous devez les masquer dans Paramètres afin qu'elles ne soient pas affichées dans la facture, même si la valeur est définie sur 0.
9. Résumé :
- Sous-total : Il s'agit de la somme des montants des services rendus avant taxes.
- Taux de taxe : Une fois qu'une taxe est ajoutée, elle est reflétée dans le total. Si vous désactivez la colonne Taxe , la valeur définie dans le taux de taxe par défaut sera affichée mais ne sera pas prise en compte.
10. Note to client: Add a message to clients and personalize it using shortcodes. It can be either a note with the payment details or just a message. This note will be displayed in the client portal and the PDF invoice.
11. Ajouter une facture supplémentaire : Cliquez pour créer plus de factures.
Paiement
Si vous avez choisi d'envoyer des factures avec votre proposition, vous devrez également décider comment vous souhaitez être payé.
Découvrez tous les réglages numérotés :
1. Mode de paiement : C'est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (soit par carte bancaire, soit par prélèvement bancaire, soit par les deux). Nous prenons en charge un certain nombre de méthodes de paiement .
2. Autorisation de paiement : Choisissez si vous souhaitez que les paiements soient autorisés puis se déroulent automatiquement ou non.
Automatic payment: Clients accept the terms and authorize payment once. Subsequent payments happen automatically. This option is available for Stripe only.
Manual invoice payment: Clients will have to pay each invoice manually. This option is available for Stripe and CPACharge.
Cliquez sur Sauvegarder Template pour enregistrer les modifications et revenir à la liste des modèles.
Ajoutez des modèles de proposition à partir du Marketplace
Vous pouvez télécharger des modèles de propositions prêts à l'emploi contenant les meilleures pratiques. Pour ajouter un modèle de proposition à partir du Marketplace :
1. Accédez à Modèles > Marketplace dans la barre de menu de gauche et ouvrez l'onglet Propositions et EL .
2. Cliquez sur Obtenez gratuitement sur le modèle que vous souhaitez ajouter ou cliquez sur son prix et procédez au paiement s'il s'agit d'un modèle payant.
3. Allez à Modèles > Modèles d'entreprise, ouvrez le Propositions et EL et cliquez sur le nom du modèle de proposition pour commencer la modification. Assurez-vous d'insérer des informations sur votre entreprise partout où cela est nécessaire.
Appliquer des modèles de proposition
Une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez l'utiliser pour accélérer le processus de création de nouvelles propositions. Voici comment:
1. Créez une nouvelle proposition soit en cliquant sur Nouveau en haut à gauche et en sélectionnant Proposition , soit en sélectionnant un ou plusieurs destinataires dans votre liste de comptes puis en cliquant sur Envoyer une proposition .
2. Cliquez dans le champ Modèle , puis sélectionnez une proposition dans le menu déroulant.
3. Parcourez les étapes de la proposition et apportez des modifications, si nécessaire, puis envoyez-la.
Remarque : Les modifications que vous apportez à la proposition n'altèrent pas le modèle sélectionné.
Modifier les modèles de propositions
Pour apporter des modifications à un modèle de proposition, procédez comme suit :
1. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet Propositions et EL , puis cliquez sur le nom du modèle de proposition.
2. Parcourez les étapes de la proposition, apportez des modifications et enregistrez.
Remarque : Les modifications que vous apportez à un modèle de proposition ne sont pas reflétées dans les propositions déjà créées avec ce modèle.
Modèles de propositions en double
Créez de nouveaux modèles de proposition basés sur des modèles existants : cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du modèle de proposition, puis sélectionnez Dupliquer . La copie du modèle sera enregistrée avec le suffixe approprié (par exemple, Proposition (2)).
Supprimer les modèles de proposition
Pour supprimer complètement un modèle de proposition, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans le menu latéral, puis ouvrez l'onglet Propositions et EL . Cliquez sur les trois points à droite du nom du modèle de proposition, cliquez sur Supprimer , puis confirmez la suppression.
