Les propositions ( Basique ) : Créer et appliquer des modèles

Les modèles de proposition sont utilisés pour définir la portée d’un engagement entre votre entreprise et un client. Créez autant de modèles de propositions pour différentes utilisations (comptabilité, préparation de déclarations de revenus sur une seule année, audit, représentation, analyse financière, nettoyage, paie, etc.) selon vos besoins.

Couvert ici:

• Création de modèles de proposition
• Ajout de modèles de proposition à partir du Marketplace
• Appliquer des modèles de proposition
• Envoi de propositions via automatisation
• Modification des modèles de proposition
• Duplication des modèles de proposition
• Suppression de modèles de proposition

Création de modèles de proposition

Un modèle de proposition peut être créé par une entreprise patron , un administrateur ou tout membre de l'équipe qui a gérer les modèles des droits d'accès. Il est utile de concevoir des modèles à l'avance afin de les avoir prêts à l'emploi ou à les personnaliser davantage.

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Pour créer un modèle de proposition, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, sélectionnez Propositions et EL , puis cliquez sur Créer un modèle .

Ou accédez à la page de création de modèle en ajoutant l' option Envoyer la proposition automatisation lors de l'édition d'un pipeline , puis en cliquant sur Nouveau modèle .

Chaque proposition se compose de plusieurs sections, chacune sur une page distincte. Vous avez la possibilité de personnaliser les sections que le modèle de proposition inclura et le contenu de chacune d'elles :

• Général
• Introduction et conditions
• Prestations & factures
• Paiement

Conseil! Même si vos services, vos options de facturation et de paiement peuvent nécessiter une personnalisation pour chaque client, disposer d'un modèle de proposition générale avec des pages d'introduction et de conditions remplies constitue une approche pratique. Cela vous permet de les insérer rapidement lors de l’élaboration d’une proposition.

Général

Ici, vous pouvez personnaliser votre proposition en choisissant les étapes à inclure. Par exemple, vous souhaiterez peut-être inclure des informations sur votre entreprise, des accords contractuels, des factures pour les services communs fournis, etc. 

Découvrez tous les réglages numérotés :

1. Nom du modèle : le titre de votre modèle de proposition (les clients ne peuvent pas le voir) .

2. Membre de l'équipe : le membre de l'équipe qui recevra le paiement associé à une proposition.

3. Nom : le titre de cette proposition (les clients le verront).

4. Étapes : activez et désactivez les étapes à inclure dans la proposition. Chaque étape apparaît sous forme de page dans la proposition. Une fois sélectionnés, vous pouvez les personnaliser. 

5. Message personnalisé dans e-mail : votre client reçoit toujours un message généré automatiquement e-mail avec un lien pour visualiser et signer cette proposition. Activez si vous souhaitez inclure un message personnalisé dans ce e-mail .

6, 8. Shortcodes: to individualize the message, apply shortcodes to include account name, next year's date and other dynamic data.

7. Rappels : activez cette option pour activer l'envoi de rappels automatiques pour les propositions en attente. En savoir plus sur les rappels .

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Suivant pour passer à la section suivante.

Introduction et conditions

Ces deux étapes sont similaires, nous les couvrirons donc ensemble. 

La page d'introduction est l'endroit où vous pouvez vous présenter. Expliquez à vos clients qui vous êtes, quels services vous fournissez, la valeur que vous apportez et toute autre information que vous souhaitez partager. Incluez des images et des vidéos pour faire briller votre présentation personnelle. 

La page Conditions est l'endroit où vous pouvez fournir votre lettre de mission ou votre contrat qui décrit les termes de la relation entre votre entreprise et le client. 

Découvrez tous les paramètres numérotés (ils sont similaires pour les deux étapes) :

1. Titre : renommez cette section pour mieux l'aligner sur votre image de marque ou sur le contenu spécifique que vous incluez (les clients le verront).
2. Corps du texte : modifiez votre introduction ici, ajoutez un logo, téléchargez des photos depuis votre ordinateur et intégrez une vidéo, si nécessaire.
3. Ajouter un Shortcode : pour individualiser le texte, appliquez shortcodes pour inclure des données dynamiques, telles que le nom du compte ou la date.

Prestations & factures

Vous pouvez envoyer une facture unique ou récurrente avec la proposition, demander au client un acompte à l'acceptation ou envoyer la proposition avec une liste de services uniquement. Vous pourrez également émettre une facture à tout moment ultérieurement.

Voici tous les paramètres disponibles :

1. Facturer ou envoyer une liste de prix uniquement : 

• Ajouter une facture ou demander un acompte : envoyer une facture avec la proposition ou demander au client un acompte à l'acceptation, ou sélectionner 
• Envoyer une liste de prestations sans facture : envoyez à votre client une liste de vos prestations sans émettre de facture.

2. Type de facture : choisissez si vous souhaitez une facture unique ou récurrente à créer pour cette proposition.

3. Invoice template: click and select one of your one-time or recurring invoice templates from the pull-down menu.

4. Émettre la facture : sélectionnez la date à laquelle la facture sera émise, que ce soit sur acceptation de la proposition ou à une date précise. Si une date spécifique est choisie, vous devez la sélectionner.

5. Description : ajoutez une description décrivant ce qui est inclus dans la facture (facultatif).

6. Postes : détaillez les prestations réalisées et les éventuelles remises appliquées.

• Élément de campagne : cliquez sur Élément de campagne , puis sélectionnez un service existant ou créez- en un nouveau. Remplissez le champ Taux , définissez le nombre de services et la taxe (en savoir plus sur les taux de taxe dans les factures ) et saisissez la description (facultatif).
• Remise : pour afficher le prix réduit dans la facture, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif . Le montant sera soustrait du total.

7. Résumé :

• Sous-total : il s'agit de la somme des montants des prestations fournies, avant taxes.
• Taux de taxe : une fois la taxe de vente ajoutée, elle est reflétée dans le total (en savoir plus sur la taxe de vente ).

8. Ajouter une facture supplémentaire : cliquez pour créer d'autres factures. 

Paiement

Si vous avez choisi d'envoyer des factures avec votre proposition, vous devrez également décider comment vous souhaitez être payé. 

Découvrez tous les réglages numérotés :

1. Mode de paiement : c'est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (soit par carte bancaire, soit par prélèvement bancaire, soit par les deux). Nous prenons en charge un certain nombre de méthodes de paiement .

2. Autorisation de paiement : indiquez si vous souhaitez que les paiements soient autorisés puis exécutés automatiquement ou non.

• Paiement automatique : le client accepte les conditions, autorise le paiement une fois et les paiements ultérieurs s'effectuent automatiquement. Disponible pour Stripe seulement.

• Paiement manuel des factures : le client devra payer chaque facture manuellement. Disponible pour Stripe et CPACharge.

3. Sauvegarder Template : cliquez pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles.

Ajout de modèles de proposition à partir du Marketplace

Vous pouvez télécharger des modèles de propositions prêts à l'emploi contenant les meilleures pratiques. Pour ajouter un modèle de proposition à partir du Marketplace :

1. Accédez à Modèles > Marketplace dans la barre de menu de gauche et ouvrez l'onglet Propositions et EL .

2. Cliquez sur Obtenez gratuitement sur le modèle que vous souhaitez ajouter ou cliquez sur son prix et procédez au paiement s'il s'agit d'un modèle payant.

3. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise , ouvrez l'onglet Propositions et EL et cliquez sur le nom du modèle de proposition pour commencer la modification. Assurez-vous d'insérer des informations sur votre entreprise à tous les niveaux où cela est nécessaire.

Appliquer des modèles de proposition

Une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez l'utiliser pour accélérer la formulation de nouvelles propositions. Voici comment:

1. Créez une nouvelle proposition soit en cliquant sur Nouveau en haut à gauche et en sélectionnant Proposition , soit en sélectionnant un ou plusieurs destinataires dans votre liste de comptes puis en cliquant sur Envoyer une proposition .

2. Cliquez dans le champ Modèle , puis sélectionnez une proposition dans le menu déroulant.

3. Parcourez les étapes de la proposition et apportez des modifications, si nécessaire, puis envoyez-la.

Remarque : Les modifications que vous apportez à la proposition n'altèrent pas le modèle sélectionné.

Modification des modèles de proposition

Pour apporter des modifications à un modèle de proposition, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet Propositions et EL , puis cliquez sur le nom du modèle de proposition.

2. Parcourez les étapes de la proposition et apportez des modifications, si nécessaire, puis enregistrez.

Remarque : Les modifications que vous apportez à un modèle de proposition ne sont pas reflétées dans les propositions déjà créées avec ce modèle.

Duplication des modèles de proposition

Créez de nouveaux modèles de proposition basés sur des modèles existants : cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du modèle de proposition, puis sélectionnez Dupliquer . La copie du modèle sera enregistrée avec le suffixe approprié (par exemple, Proposition (2)).

Suppression de modèles de proposition

Pour supprimer complètement un modèle de proposition, accédez à Modèles > Modèles de sociétés dans la barre de menu de gauche, puis ouvrez l'onglet Propositions et EL . Cliquez sur trois points à l'extrême droite du nom du modèle de proposition, cliquez sur Supprimer , puis confirmez en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle Confirmation de suppression.