Créer et appliquer des modèles de propositions

Les modèles de proposition sont utilisés pour définir la portée d’un engagement entre votre entreprise et un client. Créez autant de modèles de propositions pour différentes utilisations (comptabilité, préparation de déclarations de revenus sur une seule année, audit, représentation, analyse financière, nettoyage, paie, etc.) selon vos besoins.

Créer des modèles de propositions

A proposal template can be created by a firm owner, an admin or any team member who has manage templates  access rights. It’s helpful to design templates in advance so that you have them ready to go or to further customize.

Pour créer un modèle de proposition, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, sélectionnez Propositions et EL , puis cliquez sur Créer un modèle .

Ou accédez à la page de création de modèle en ajoutant l' option Envoyer une proposition/EL automatisation lors de l'édition d'un pipeline , puis en cliquant sur Nouveau modèle .

Proposal template creation flow

Proposal consists of several sections, each of them is presented to a client on a separate page. You have the option to customize which sections will the proposal template include and what will be inside each of them:

• Général
• Introduction
• Services
• Terms
• Send

Conseil

While your services, billing and payment options may require customization for each client, having a general proposal template with filled-in Introduction et Terms pages is a practical approach. This enables you to insert them when crafting a proposal swiftly.

Général

First, add some basic information about your proposal and define settings:

a) Template name: Enter the title of your proposal template (clients won’t see it).

b) Team member: Select the team member who will receive the payment associated with a proposal.

c) Signature requirement: Select whether one or all signatories must sign the proposal for it to be considered signed. 

d) Name: Enter the title of this proposal (clients will see it). Here, you can use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

Introduction

This is a place where you can introduce yourself. Explain to your clients who you are, what services you provide, the value you bring, and any other information you want to share. Include images and videos to make your self-presentation shine (the maximum image size is 5 MB). 

Fill out the following sections:

a) Title: Add a title that aligns with your branding or the specific content you’re including (clients will see it).

b) Text body: Add your introduction here. Use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

c) Format: Use different tools (font, alignment, links and so on) to work with text.

d) Insert: Add a logo, upload pictures from your computer, and embed video, if needed (YouTube and Loom videos are supported).

Services

At this step, you have the option to present your client with your services or even let them choose from your different packages. When setting services up, you can ask the client for a deposit on acceptance, link recurring invoice with automatic payment or send the proposal with a list of services only. You will be able to issue an invoice at any later point as well.

You have these options for presenting your services to clients:

• Tiered packages let you offer up to 3 service bundles within a single proposal. This allows you to present different service levels (such as Bronze, Silver, Gold) and let clients compare options, select the package that fits their needs, and sign—all in one flow. You can reorder packages to control the order in which they appear.

• List of services is a fixed-priced proposal with a list of services. Clients review the services you’re offering but cannot choose between different options—they either accept or decline the entire proposal.

• No service: Just skip the section.

Here’s how they look from client’s side: list of services on the left, tiered packages on the right.

If you have decided to list the services or add tiered proposals, you will then need to add services and/or invoices and set up payment options. See dedicated article for the details.

Terms

The Terms page is where you can provide your engagement letter or contract that outlines the terms of the relationship between your firm and the client.

Fill out the following sections:

a) Title: Add a title that aligns with your branding or the specific content you’re including (clients will see it).

b) Text body: Add your terms of agreement here. Use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

c) Format: Use different tools (font, alignment, links and so on) to work with text.

d) Insert: Add a logo, upload pictures from your computer, and embed video, if needed (YouTube and Loom videos are supported).

Send

Your client will receive a link via email to view and sign the proposal. Here, you can customize the email that will be sent, set up automatic reminders and select the payment method for the linked invoices:

a) Payment method: This is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods for your clients .

b) Custom message in email: Toggle on to craft a custom message which will replace the default text in the email system notification. When compising a message template, you can use account and date shortcodes.

c) Reminders: Toggle on to enable sending automatic reminders for pending proposals.

Once you;ve done, save your template. Now, you can apply it when creating a proposal.

Ajoutez des modèles de proposition à partir du Marketplace

Vous pouvez télécharger des modèles de propositions prêts à l'emploi contenant les meilleures pratiques. Pour ajouter un modèle de proposition à partir du Marketplace :

1. Go to  Templates > Marketplace from the left menu bar and open the Proposals & ELs tab. 2. Click  Get free on the template you want to add or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

3. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise , ouvrez l'onglet Propositions et EL et cliquez sur le nom du modèle de proposition pour commencer à le modifier. Assurez-vous d'insérer les informations concernant votre entreprise partout où cela est nécessaire.

Appliquer des modèles de proposition

Une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez l'utiliser pour accélérer le processus de création de nouvelles propositions. Voici comment:

1. Créez une nouvelle proposition soit en cliquant sur Nouveau en haut à gauche et en sélectionnant Proposition , soit en sélectionnant un ou plusieurs destinataires dans votre liste de comptes , puis en cliquant sur Envoyer la proposition .

2. Cliquez dans le champ Modèle , puis sélectionnez une proposition dans le menu déroulant.

3. Parcourez les étapes de la proposition et apportez des modifications, si nécessaire, puis envoyez.

   

   Note

   Les modifications que vous apportez à la proposition ne modifient pas le modèle sélectionné.

Modifier les modèles de propositions

Pour apporter des modifications à un modèle de proposition, procédez comme suit :

1. Go to Templates > Firm templates from the left menu bar, open the Proposals & ELs tab, then either click on the proposal template’s name or click three dots to the far right of the name and select Edit.

2.  Go through the proposal steps, make edits and save.

Note

Les modifications que vous apportez à un modèle de proposition ne sont pas reflétées dans les propositions déjà créées avec ce modèle.

Modèles de propositions en double

Créez de nouveaux modèles de proposition à partir de modèles existants : cliquez sur les trois points à droite du nom du modèle, puis sélectionnez « Dupliquer » . La copie du modèle sera enregistrée avec le suffixe approprié (par exemple, Proposition (2)).

Supprimer les modèles de proposition

Pour supprimer complètement un modèle de proposition, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans le menu latéral, puis ouvrez l'onglet Propositions et EL . Cliquez sur les trois points à droite du nom du modèle de proposition, cliquez sur Supprimer , puis confirmez la suppression.

Partager

Lien copié