Envoyer des propositions automatiquement et créer un lien vers projets

You can have your proposals and engagement letters created and sent automatically. Jobs will move on their own right to the next stage of the pipeline once the client signs a proposal and pays the attached one-time invoice (if any). To make automation magic happen, set up the Send proposal automation and turn on the Automove feature.

Configurer l'envoi de propositions étape et activer le déplacement automatique

This way of sending proposals works well when you send them for the same services and the same price to many customers. If your clients are different, you create custom proposals for each of them but still want to have them inside the pipeline, please jump to the next section .

Le point de départ de l'envoi de propositions automatisées consiste à sélectionner un étape dans ton workflow . Suivez ces étapes:

• You need a proposal template with the terms that work for you. If you don’t have one, you can create it by clicking New template when you add the automation.

• Make sure you have a stage in your pipeline for new proposals, then add the Send proposal automation. Once the job enters this stage, a new proposal is automatically sent to the client. At the same time, it will be linked to the job . 

• Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. This way, once the proposal is fully signed and the attached one-time invoice is paid (if any), the job is automatically moved to the next stage.

  

Note

Les factures uniques incluses dans les propositions sont automatiquement liées à projets .

Associer une proposition personnalisée à un projet manuellement

Lorsque vos propositions sont différentes, vous ne pouvez pas les envoyer automatiquement. Vous pouvez utiliser un modèle général avec les conditions et les informations de l'entreprise, personnalisé pour chaque client (services ajoutés, factures créées, remises appliquées, etc.), puis envoyé manuellement. Cependant, vous pouvez envoyer des propositions manuellement dans votre pipelines et profitez toujours des avantages de la fonction Automove . 

Proposals can be linked to jobs by a firm owner, admin or any employee who has been given access rights to manage proposals . Once the proposal is manually linked, the automove jobs feature works the same for proposals sent and linked automatically: when the client signs and pays the attached one-time invoice (if any), the job is moved to the next stage.

Il existe trois manières de lier manuellement une proposition :

• À partir d'une carte projet : Ouvrez le projet Cliquez sur Lien dans la section « Lié » , sélectionnez « Propositions et EL » , puis choisissez les propositions. Vous pouvez également cliquer sur Nouveau dans la section « Lié » , sélectionner « Proposition / EL » et créer une nouvelle proposition liée à la carte. projet .

• Depuis l'écran de création/modification d'une proposition : à l'étape « Général » , choisissez un client, puis cliquez sur « Ajouter projet en bas de la page. Une fois terminé, vous verrez la sélection. projets dans la section projets liés avec le projet titre et le pipeline il appartient à.

• Depuis la page Propositions et EL/onglet compte client : cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la proposition envoyée, sélectionnez Lien vers projet , puis choisissez projets de la liste.

  Quelle que soit l'option utilisée, vous pouvez lier autant de propositions à un projet selon les besoins. Les factures uniques incluses dans les propositions seront automatiquement liées à la projet , aussi. Après la liaison, les membres de votre équipe peuvent désormais accéder facilement aux documents dont ils ont besoin dans la section Lié → Propositions et EL sur le côté droit de l'écran. projet carte. 

  

Note

If the proposal is not signed and you manually move the job to another stage, you’ll be prompted to decide what to do about the pending proposal (for more details, read about handling unfinished elements when moving jobs ).

Quand est-ce que mon projets avec des propositions liées, déplacement automatique ?

Déménagement automobile projets avec des propositions liées dépend du fait qu'elles comportent ou non des factures liées, que les factures soient ponctuelles ou récurrentes et du type de paiement utilisé. Voici ce qui se passe dans chaque cas :

• Proposal without invoices. After all signatories sign the proposal, the job is automoved.

• Proposition avec factures ponctuelles, quel que soit le mode de paiement. À la signature de la proposition, les conditions suivantes se présentent :

• Une facture est émise et automatiquement liée à la projet .

• Lorsque la facture est payée, le projet est déplacé automatiquement.

• Si vous dissociez manuellement la facture, le projet est déplacé automatiquement.

• Si vous dissociez la proposition, la facture sera également dissociée.

• Une proposition avec des factures récurrentes avec paiement automatique et des fonds clients suffisants. Après la signature de la proposition, deux processus parallèles se déroulent :

  • Le projet est automatiquement déplacé.
  • Une facture est émise, que vous pouvez lier manuellement au projet si nécessaire. 
  • Le paiement est automatiquement facturé avec succès.

• Proposition de factures récurrentes avec paiements automatiques, mais le paiement n'a pas abouti. Après la signature de la proposition, deux processus parallèles se déroulent :

  • Le projet est automatiquement déplacé. 
  • Une facture est émise, que vous pouvez lier manuellement au projet si nécessaire. 
  • The payment is NOT charged automatically for various reasons. TaxDome will attempt recharging after 1, 4, 24, and 48 hours. If these attempts fail and no manual payment is added, the invoice becomes overdue based on your configured settings .

• Proposition avec factures récurrentes et paiements manuels. Après signature de la proposition, deux processus parallèles se déroulent :

  • Le projet est automatiquement déplacé.
  • Une facture est émise, que vous pouvez lier manuellement à la projet si nécessaire. 

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