Mouvement automatique ( Basique ) : Envoyer des propositions et un lien vers projets

You can have your proposals and engagement letters created and sent automatically. Jobs will move on their own right to the next stage of the pipeline once the client signs a proposal. To make automation magic happen, set up the Send proposal automation and turn on the Automove feature.

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Couvert ici:

Paramétrage de l'envoi de propositions étape et activer le déplacement automatique

Cette façon d’envoyer des propositions fonctionne bien lorsque vous les envoyez pour les mêmes services et au même prix à de nombreux clients. Si vos clients sont différents, vous créez des propositions personnalisées pour chacun d'eux mais souhaitez toujours les avoir dans le pipeline , veuillez passer à la section suivante .

Le point de départ de l'envoi de propositions automatisées consiste à sélectionner un étape dans ton workflow . Suivez ces étapes:

  1. You need a proposal template with the terms that work for you. If you don't have one, you can create it by clicking New template when you add the automation.
  2. Assurez-vous d'avoir un étape dans ton pipeline pour les nouvelles propositions, puis ajoutez l' option Envoyer la proposition automatisation . Une fois la projet entre ceci étape , une nouvelle proposition est automatiquement envoyée au client. En même temps, il sera lié au projet
  3. Assurez-vous que le bouton Automove projets est activé pour le étape allumé. De cette façon, une fois la proposition entièrement signée, le projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape .

conseil

Note! Les factures émises avec les propositions ne sont pas automatiquement liées à projets .

Associer une proposition personnalisée à un projet manuellement 

Lorsque chacune de vos propositions est différente, vous ne pouvez pas utiliser d'automatisations pour les envoyer. Au lieu de cela, vous pouvez disposer d'un modèle général avec des conditions et des informations sur l'entreprise personnalisées pour chaque client (par exemple, services ajoutés, factures créées, remises appliquées, etc.), puis envoyé manuellement. 

Cependant, vous pouvez envoyer des propositions manuellement dans votre pipelines tout en bénéficiant des avantages de la fonction Automove

Regardez l'exemple vidéo ci-dessous, puis découvrez comment lier votre proposition manuellement :

Les propositions peuvent être liées à projets par une entreprise patron , administrateur ou tout employé disposant de droits d'accès pour gérer les propositions . Une fois la proposition liée manuellement, le déplacement automatique projets La fonctionnalité fonctionne de la même manière que pour les propositions envoyées et liées automatiquement : lorsque le client signe, le projet est déplacé vers le suivant étape .

Il existe trois manières de lier manuellement une proposition :

  • Depuis l'écran de création/édition de proposition : Dans l'étape Général de création de proposition, choisissez un client, puis cliquez sur le + Ajouter projet en bas de page. Une fois terminé, vous verrez sélectionné projets dans la section projets liés avec le projet le titre et le pipeline il appartient.
  • Depuis la page Propositions & EL/onglet Compte client : Cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la proposition envoyée, sélectionnez Lien vers projet , puis choisissez projets de la liste.
  • From a pipeline: Make sure that the job is in the right stage, click the job box, click + Link on the top right, select Proposals & ELs, then choose proposals to link. By default, only pending proposals are shown. To see all proposals, click the Filter button, select All, then click the Apply button.

Quelle que soit l’option utilisée, vous pouvez :

  • Liez toute proposition précédemment envoyée aux utilisateurs du compte.
  • Liez autant de propositions à un projet comme requis.

After linking, your team members can now easily access the documents they need in the Linked → Proposals & ELs section on the right side of the job card. 

conseil

Note! Si la proposition n'est pas signée et que vous déplacez manuellement le projet à un autre étape , vous serez invité à décider quoi faire de la proposition en attente (pour plus de détails, lisez sur la gestion des éléments inachevés lors du déplacement projets ).

Quand est-ce que mon projets avec des propositions liées, déplacement automatique ?

Bien que les propositions aient la possibilité d'inclure des factures, le seul déclencheur du déplacement automatique projets avec des propositions via votre pipelines est l'achèvement du processus de signature. Voici ce qui se passe dans chaque cas :

  • Proposition sans factures. Une fois la proposition signée par tous les signataires, le projet est automatiquement déplacé.
  • Une proposition avec des paiements automatiques et des fonds clients suffisants. Lors de la signature de la proposition, deux processus parallèles se déroulent :
    • Le projet est automatiquement déplacé.
    • Une facture est émise, que vous pouvez lier manuellement au projet si nécessaire. 
    • Le paiement est automatiquement facturé avec succès.
  • Proposition avec paiements automatiques, mais le paiement n'a pas abouti. Lors de la signature de la proposition, deux processus parallèles se déroulent :
    • Le projet est automatiquement déplacé. 
    • Une facture est émise, que vous pouvez lier manuellement au projet si nécessaire. 
    • Le paiement n'est PAS facturé automatiquement pour diverses raisons. TaxDome tentera de recharger après 1, 4, 24 et 48 heures. Si ces tentatives échouent et qu'aucun paiement manuel n'est ajouté, la facture devient en retard en fonction de vos paramètres configurés.
  • Proposition avec paiements manuels. Lors de la signature de la proposition, deux processus parallèles se déroulent :
    • Le projet est automatiquement déplacé.
    • Une facture est émise, que vous pouvez lier manuellement au projet si nécessaire. Si ces tentatives échouent et qu'aucun paiement manuel n'est ajouté, la facture devient en retard en fonction de vos paramètres configurés.
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