Envoyer des propositions automatiquement et créer un lien vers projets

Vous pouvez faire créer et envoyer automatiquement vos propositions et lettres de mission. automatisation La magie opère, configurez la proposition d'envoi automatisation et activez la fonction de déplacement automatique .

Configurer l'envoi de propositions étape et activer le déplacement automatique

Cette méthode d'envoi de propositions est efficace lorsque vous les envoyez à de nombreux clients pour des services identiques et au même prix. Si vos clients sont différents, vous créez des propositions personnalisées pour chacun d'eux, tout en souhaitant les inclure dans le système. pipeline , veuillez passer à la section suivante .

Le point de départ de l'envoi de propositions automatisées consiste à sélectionner un étape dans ton workflow . Suivez ces étapes:

• Vous avez besoin d'un modèle de proposition avec les conditions qui vous conviennent. Si vous n'en avez pas, vous pouvez en créer un en cliquant sur « Nouveau modèle » lors de l'ajout du formulaire. automatisation Lors de la configuration de votre modèle de proposition, vous pouvez configurer tags qui seront automatiquement attribuées au compte du client lorsqu'il sélectionnera un forfait de services spécifique.

• Assurez-vous d'avoir un étape dans votre pipeline Pour les nouvelles propositions, ajoutez ensuite l' option « Envoyer une proposition ». automatisation Une fois que projet entre dans ce étape Une nouvelle proposition est alors automatiquement envoyée au client. Elle sera simultanément liée au projet . 

• Assurez-vous que l'option « Déplacer automatiquement projets est activée pour le étape activé. Une fois la proposition entièrement signée, le projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape Si la proposition inclut une facture à l'acceptation, projet Le déménagement automatique n'intervient qu'après le paiement de la facture.

  

Note

Les factures uniques incluses dans les propositions sont automatiquement liées à projets .

Associer une proposition personnalisée à un projet manuellement

Lorsque vos propositions sont différentes, vous ne pouvez pas les envoyer automatiquement. Vous pouvez utiliser un modèle général avec les conditions et les informations de l'entreprise, personnalisé pour chaque client (services ajoutés, factures créées, remises appliquées, etc.), puis envoyé manuellement. Cependant, vous pouvez envoyer des propositions manuellement dans votre pipelines et profitez toujours des avantages de la fonction Automove . 

Les propositions peuvent être liées à projets par une entreprise patron , l'administrateur ou tout employé disposant des droits d'accès nécessaires pour gérer les propositions . Une fois une proposition liée manuellement, le déplacement automatique projets Cette fonctionnalité fonctionne de la même manière que pour les propositions envoyées et liées automatiquement. Lorsque le client signe la proposition, projet passe au suivant étape Si la proposition inclut une facture à l'acceptation, projet Le déménagement n'intervient qu'après paiement de la facture.

Il existe trois manières de lier manuellement une proposition :

• À partir d'une carte projet : Ouvrez le projet Cliquez sur Lien dans la section « Lié » , sélectionnez « Propositions et EL » , puis choisissez les propositions. Vous pouvez également cliquer sur Nouveau dans la section « Lié » , sélectionner « Proposition / EL » et créer une nouvelle proposition liée à la carte. projet .

• Depuis l'écran de création/modification d'une proposition : à l'étape « Général » , choisissez un client, puis cliquez sur « Ajouter projet en bas de la page. Une fois terminé, vous verrez la sélection. projets dans la section projets liés avec le projet titre et le pipeline il appartient à.

• Depuis la page Propositions et EL/onglet compte client : cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la proposition envoyée, sélectionnez Lien vers projet , puis choisissez projets de la liste.

Quelle que soit l'option utilisée, vous pouvez lier autant de propositions à un projet selon les besoins. Les factures uniques incluses dans les propositions seront automatiquement liées à la projet , aussi. Après la liaison, les membres de votre équipe peuvent désormais accéder facilement aux documents dont ils ont besoin dans la section Lié → Propositions et EL sur le côté droit de l'écran. projet carte. 

Note

Si la proposition n'est pas signée et que vous déplacez manuellement le projet à un autre étape Vous serez alors invité à décider de la marche à suivre concernant la proposition en cours (pour plus de détails, consultez la section « À propos »). manipulation des éléments inachevés lors du déménagement projets ).

Quand est-ce que mon projets avec des propositions liées, déplacement automatique ?

Déménagement automobile projets avec des propositions liées dépend du fait qu'elles comportent ou non des factures liées, que les factures soient ponctuelles ou récurrentes et du type de paiement utilisé. Voici ce qui se passe dans chaque cas :

• Proposition sans factures. Une fois que tous les signataires auront signé la proposition, projet est déplacé automatiquement.

• Proposition avec demande d'acompte. L'acompte est versé à la signature de la proposition. Une fois que tous les signataires ont signé la proposition, projet est déplacé automatiquement.

• Proposition avec facture à l'acceptation . La facture est créée en même temps que la proposition et automatiquement liée à celle-ci. projet . Le projet Le déménagement se fait automatiquement après le paiement de la facture.

• Proposition avec facture échelonnée (date précise) . La facture est envoyée à la date indiquée. projet Le processus se déroule automatiquement lorsque le client signe la proposition. Si la date de facturation prévue est déjà passée au moment de la signature, la facture est traitée comme une facture émise classique et projet Le déplacement automatique n'intervient qu'après paiement.

• Une proposition avec facturation récurrente à paiement automatique et fonds clients suffisants. Dès la signature de la proposition, les processus suivants se déroulent en parallèle :

  • Le projet est automatiquement déplacé.
  • Une facture est émise, que vous pouvez lier manuellement au projet si nécessaire. 
  • Le paiement est automatiquement facturé avec succès.

• Proposition avec factures récurrentes et paiements automatiques, mais le paiement n'a pas abouti. Suite à la signature de la proposition, les processus suivants se déroulent en parallèle :

  • Le projet est automatiquement déplacé. 
  • Une facture est émise, que vous pouvez lier manuellement au projet si nécessaire. 
  • Le paiement n'est PAS prélevé automatiquement pour diverses raisons. TaxDome Le système tentera de recharger votre compte après 1, 4, 24 et 48 heures. Si ces tentatives échouent et qu'aucun paiement manuel n'est effectué, la facture sera considérée comme impayée conformément à vos paramètres .

• Proposition avec factures récurrentes et paiements manuels. Après signature de la proposition, deux processus parallèles se déroulent :

  • Le projet est automatiquement déplacé.
  • Une facture est émise, que vous pouvez lier manuellement à la projet si nécessaire. 

Afficher les propositions créées via automatisation

Suivez quelles propositions ont été créées automatiquement et lesquelles projets Ces données ont été générées à partir de la colonne « Source de la proposition » . Cette colonne apparaît à la fois dans la section générale « Propositions et EL » et dans la section « Propositions et EL » de chaque compte. La colonne affiche :

• Pour les propositions créées automatiquement : un lien vers le document associé projet

• Pour les propositions créées manuellement : un champ vide

Cela vous permet d'identifier rapidement automatisation -générer des propositions et comprendre vos workflow motifs.

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