Créer et envoyer la déclaration de revenus

Avertissement

Cet article s'applique aux entreprises situées aux États-Unis.

La remise en main propre de la déclaration de revenus est un moyen pratique de présenter à votre client sa déclaration de manière claire et structurée, de demander le paiement si nécessaire et d'obtenir sa signature. Elle vous permet de répondre immédiatement aux questions essentielles, évitant ainsi à votre client des explications ou des clarifications supplémentaires. Ce processus accélère la procédure, réduit les risques d'erreurs et facilite le déroulement des étapes requises.

Créer une déclaration de revenus

L'outil de transmission des déclarations fiscales vous permet de créer une note explicative pour une déclaration fiscale et de l'envoyer à votre client avec le document. Il fait partie de TaxDome workflow de collecte et de livraison des déclarations fiscales de [Nom de l'entreprise] vous aide à collecter les documents, à préparer et à livrer les déclarations fiscales complétées à vos clients.

Pour créer un formulaire de déclaration fiscale, veuillez remplir les sections suivantes :

a) Pages groupées pour la livraison au client : une section où vous pouvez mettre en évidence les pages les plus importantes de la déclaration de revenus pour votre client.

b) Introduction : Un contexte introductif et des explications destinées au client qui aident à examiner le document et à réduire le besoin de questions de suivi supplémentaires.

c) Points saillants : Cette section contient les pages que vous avez spécifiées dans la section « Pages du groupe pour la livraison aux clients », avec les informations essentielles pour vos clients : formulaires 1040, instructions spéciales, etc. Vous pouvez y ajouter des récapitulatifs de déclaration de revenus .

d) Demandes de signature : Une section où vous pouvez placer votre signature et insérer des espaces réservés pour la signature du client.

e) Facture : Une facture jointe qui bloque la livraison de la déclaration de taxe jusqu'à son paiement.

f) Justificatifs de paiement : La section contenant les pages avec les justificatifs officiels IRS ou les bons de paiement émis par l'État que vous avez spécifiés dans la section « Pages du groupe pour la livraison aux clients » . Vous pouvez ajouter ici les récapitulatifs des déclarations fiscales .

g) Document complet : Le document complet de la déclaration de revenus.

Note

Toutes les sections sont facultatives ; vous pouvez en sauter une si vous n'avez rien à y inclure.

Étape 1. Choisir les documents

Info

Seule l'entreprise patron Les administrateurs et les membres de l'équipe disposant de l' autorisation de gestion des documents peuvent créer et modifier une déclaration fiscale.

Vous devez d'abord télécharger les documents de déclaration de revenus ou en sélectionner d'autres. Vous pouvez constituer votre déclaration de revenus à partir d'un seul document ou combiner plusieurs documents .

Vous pouvez également créer une déclaration fiscale directement depuis la fiche projet . Elle sera ainsi automatiquement liée à la déclaration fiscale. projet .

Note

Veuillez téléverser vos documents fiscaux dans un dossier dont l'accès est réservé au client . Sans cela, vous ne pourrez pas les partager avec lui.

Commencez par le document unique

Pour créer une déclaration fiscale complète en un seul document :

• Accédez aux documents du client ou à Documents > Documents des clients : cliquez sur les trois points situés à côté du document souhaité et sélectionnez Préparer la livraison de la déclaration fiscale dans le menu.

• Ouvrez le document de déclaration de revenus, cliquez sur les trois points et sélectionnez Préparer la livraison de la déclaration de revenus .

Commencez par plusieurs documents

Note

Le même document peut être ajouté à plusieurs colis, selon les besoins. Les factures et demandes de signature jointes ne seront pas conservées ; seul le document lui-même sera inclus.

Vous pouvez créer une déclaration fiscale pour plusieurs documents à la fois. TaxDome Ils seront automatiquement fusionnés en un seul fichier. Pour ce faire :

1. Accédez aux documents du client ou à Documents > Documents des clients .

2. Sélectionnez tous les documents dont vous avez besoin ; PDF Les fichiers sont pris en charge.

3. Cliquez sur Préparer la déclaration de revenus .

4. Vérifiez votre sélection. Vous pouvez ajouter des documents si nécessaire.

5. Activez l'option « Supprimer les fichiers originaux après la création de la déclaration de revenus » si celle-ci contient des fichiers en double provenant de documents précédemment téléchargés.

6. Cliquez sur Continuer .

7. Nommez le document combiné et choisissez un dossier pour l'enregistrer.

8. Cliquez sur Sauvegarder et continuez . Les documents seront regroupés en un seul fichier. PDF déposer.

Démarrer sans sélection de documents

Vous pouvez d'abord ouvrir l'éditeur, puis sélectionner les documents pour la déclaration fiscale. Pour ce faire :

1. Ouvrez l'éditeur de l'une des manières suivantes :

   • Cliquez sur Nouveau > Dépôt de la déclaration de revenus

   • Accédez à la section « Dépôt de la déclaration de revenus » des documents du client et cliquez sur « Nouveau dépôt de déclaration de revenus ».

   • Ouvrez le projet carte de votre pipeline ou dans la section Workflow > Tâches , cliquez sur Nouveau , puis sélectionnez Livraison des déclarations de revenus dans la liste

2. Ajoutez tous les documents dont vous avez besoin à partir de TaxDome ou depuis votre ordinateur ; seulement PDF Les fichiers sont pris en charge.

3. Cliquez sur Continuer .

4. Si vous avez téléchargé des fichiers depuis votre ordinateur, choisissez un dossier pour les enregistrer et cliquez sur Sauvegarder et continuer .

Étape 2. Grouper les pages

Pour aider vos clients à se concentrer sur l'essentiel, vous pouvez préciser :

a) Points saillants. Les pages les plus importantes pour votre client : dates limites de paiement, instructions particulières ou tout autre élément auquel il doit prêter attention avant de déposer le dossier.

b) Demandes de signature. Pages nécessitant la signature du client.

c) Bons de paiement. Pages contenant des informations officielles IRS ou des bons de paiement émis par l'État, que les clients peuvent télécharger et imprimer pour effectuer un paiement hors ligne.

Vous pouvez saisir les numéros de page un par un (ex. : 1, 2) ou par plage (ex. : 3 à 5). Vos clients recevront les pages sélectionnées ainsi que des récapitulatifs de leur déclaration de revenus. Le document complet sera également disponible.

Étape 3. Ajouter une introduction

Ajoutez quelques éléments de contexte et des explications claires dans la section « Introduction » pour aider votre client à mieux comprendre sa déclaration de revenus. Vous pouvez rédiger l'introduction vous-même ou utiliser un modèle.

Pour améliorer l'expérience client :

• Utilisez la mise en forme : différentes polices, tailles de police, listes et liens

• Téléchargez des images depuis votre ordinateur

• Intégrez des vidéos via un lien Loom ou YouTube (les autres plateformes ne sont pas prises en charge).

Étape 4. Remplir le résumé de la déclaration de revenus

Le résumé de la déclaration de revenus offre aux clients un aperçu rapide de leurs impôts, pénalités et remboursements sans qu'ils aient à consulter la déclaration complète. Il met en évidence les montants clés afin que les clients puissent rapidement voir ce qu'ils doivent, ce qu'ils reçoivent en remboursement, ainsi que les modalités et les échéances de paiement. Pour ajouter un résumé de déclaration de revenus :

1. Rendez-vous dans la section « Points forts » ou « Bons de paiement » .

2. Cliquez sur le + à côté du type de résumé que vous souhaitez ajouter :

   • Impôts dus
   • paiements estimés
   • Remboursements

Vous pouvez ajouter plusieurs entrées du même type, même pour les taxes fédérales, d'État et municipales.

3. Remplissez les champs obligatoires.

Pour les paiements estimés et les taxes dues :

• Autorité : fédérale, étatique ou municipale
• Mode de paiement
• Impôt dû ou montant du bon
• Pénalités et intérêts (uniquement pour les paiements dus)
• Crédit de l'année précédente (pour les paiements dus uniquement)
• Date d'échéance

Pour les remboursements :

• Autorité : fédérale, étatique ou municipale
• Trop-perçu
• Pénalités et intérêts
• Applicable à l'impôt de l'année prochaine

Note

Le montant à payer et les remboursements à recevoir seront calculés automatiquement.

4. Ajoutez un commentaire contenant les instructions de paiement à chaque type de récapitulatif, si nécessaire.

5. Cliquez sur Sauvegarder .

6. Ajoutez d'autres types de résumé si nécessaire.

Vous pourrez toujours consulter la section et y apporter des modifications . Pour supprimer le résumé, cliquez sur Supprimer la section ou Supprimer tout .

Modes de paiement disponibles

Le mode de paiement indique aux clients comment effectuer chaque paiement. Cinq modes de paiement sont disponibles :

1. Portail de l'autorité compétente. Le paiement s'effectue directement sur le site web de l'administration fiscale. Lorsque vous sélectionnez une autorité (par exemple, un État), TaxDome fournit automatiquement aux clients un lien vers le portail de paiement de cette autorité .

Note

Nous incluons les liens vers les portails de paiement des administrations fiscales fédérales et de la plupart des administrations d'État. Les liens vers les administrations locales ne sont pas encore disponibles.

2. Prélèvement automatique programmé. Le paiement sera automatiquement prélevé sur le compte du client à la date prévue. Aucun paiement manuel n'est requis de la part du client.

3. Le cabinet s'en chargera. Vous allez traiter le paiement pour le compte du client.

4. Paiement en ligne uniquement. Le client doit payer via un système en ligne, mais pas nécessairement via le site web de l'administration fiscale.

5. Paiement par EFTPS uniquement. Le paiement doit être effectué via le système EFTPS. IRS le système officiel de paiement électronique des impôts (EFTPS).

Étape 5. Configurer les rappels de paiement

Si vous souhaitez que votre client reçoive une notification concernant les paiements en attente, activez l'option « Envoyer des rappels de paiement automatiques » après avoir créé un récapitulatif fiscal .

Votre client recevra un rappel 14 jours avant la date limite de paiement. Si cette date est dans moins de deux semaines, le rappel sera envoyé immédiatement après l'envoi de la déclaration fiscale.

Vous pouvez consulter l'état du rappel sur la page de livraison de la déclaration fiscale , dans le document envoyé.

Étape 6. Demander une signature

Pour offrir à vos clients une expérience optimale de bout en bout, incluez votre signature et ajoutez des emplacements réservés à la signature directement dans la déclaration de revenus. Pour ce faire :

1. Cliquez sur « Demandes de signature » . Pour votre commodité, cette section n’affichera que les pages que vous avez spécifiées dans la section « Pages du groupe pour la livraison au client » .

2. Choisissez les signataires. Vous pouvez sélectionner les contacts liés au compte qui ont accès au portail.

3. Faites glisser et déposez le champ de signature. Si nécessaire, survolez un coin du champ et redimensionnez-le. Vous pouvez également demander KBA .

Note

Si vous décidez d'utiliser KBA , des frais vous sont facturés pour chaque tentative de signature effectuée par un signataire. KBA . En savoir plus sur la tarification KBA .

Note

L'envoi des déclarations de revenus ne comprend pas de rappels de signature automatiques. Pour informer vos clients des actions en cours, configurez les paramètres suivants : rappels pour l'ensemble du colis lors de son envoi.

Étape 7. Lier la déclaration de revenus à la facture

Vous pouvez joindre les factures directement à votre déclaration de revenus pour que vos clients paient avant d'accéder au document. Ainsi, ils peuvent payer, vérifier et signer en une seule étape, ce qui vous permet d'être payé plus rapidement.

Note

Si vous avez lié une déclaration fiscale à une facture, le client ne pourra ni la consulter ni la télécharger tant qu'il n'aura pas effectué le paiement. En savoir plus sur le verrouillage des documents sur les factures .

Pour ajouter une facture à votre déclaration de revenus :

1. Rendez-vous dans la section Factures .

2. Cliquez sur le lien vers la facture .

3. Choisissez une facture parmi celles que vous avez déjà envoyées au client ou créez-en une nouvelle .

4. Cliquez sur Sauvegarder .

Vérifier le colis de livraison et l'envoyer au client

Une fois votre déclaration fiscale créée , le document est visible dans l'onglet « Documents » , section « Déclaration fiscale ». Vous pourrez le consulter et le modifier. Toutefois, le client ne pourra y accéder qu'après l'envoi. Voici comment procéder :

1. Cliquez sur « Envoyer au client » sur n'importe quelle page du processus de création de la déclaration fiscale.

2. Veuillez consulter les sections incluses.

3. Configurez des e-mails de rappel automatiques pour l'ensemble du colis afin d'inciter vos clients à le consulter : choisissez le nombre de rappels et leur intervalle. Vous pouvez consulter et modifier ces rappels à tout moment.

4. Ajoutez un message si vous le souhaitez. Le client le recevra sous forme de e-mail .

5. Cliquez à nouveau sur « Envoyer au client » pour confirmer.

Vue du client

Une fois le colis de déclaration de revenus expédié, les clients peuvent le consulter et retrouver tous leurs paiements d'impôts dans la section « Récapitulatif fiscal » .

Colis de livraison de la déclaration de revenus

Le client verra la notification de déclaration fiscale dans sa liste de tâches sur la page d'accueil. Si vous avez lié le document à une facture , il verra la mention « Paiement en attente ».

Après paiement (le cas échéant), les clients peuvent examiner leur déclaration de revenus étape par étape :

1. Lisez l'introduction (si disponible).

2. Veuillez vérifier le récapitulatif de la déclaration de revenus ainsi que les pages spécifiques que vous avez sélectionnées dans la section « Pages du groupe pour la livraison au client » .

3. Signez le document.

Résumé fiscal

Les clients peuvent consulter toutes leurs déclarations fiscales dans la section « Récapitulatif fiscal » de leur portail. Chaque déclaration contient le montant des paiements ainsi que les informations essentielles, des liens vers les portails des autorités fiscales pour le paiement en ligne et les pages de justificatifs spécifiques pour les paiements hors ligne ou par virement bancaire. Les clients peuvent indiquer si un paiement a été effectué et un remboursement reçu, et télécharger leurs déclarations fiscales signées dès qu'elles sont disponibles.

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