Services et paiements dans les propositions : guide de mise en place

Lors de la création de propositions, vous disposez de nombreuses options de personnalisation pour les adapter à vos besoins. Ce guide vous expliquera les options de configuration disponibles et comment les paramétrer.

Le processus de mise en place s'articule autour de deux décisions clés : comment présenter vos services aux clients et quelle politique de paiement appliquer.

Note

Il est possible de configurer les services, les paiements et les forfaits dans les propositions, que vous soyez travailler sur le modèle de propositions ou préparer une proposition pour votre client, veuillez donc vous assurer d'être sur le Services étape de la création de la proposition/du modèle.

Étape 1. Choisissez comment présenter vos services

La manière dont vous présentez vos services peut influencer les décisions de vos clients. Vous pouvez soit proposer des formules à plusieurs niveaux pour orienter les clients vers différents services, soit présenter une liste unique de services.

• Les offres à plusieurs niveaux sont idéales pour proposer différents niveaux de service ou aider les clients à choisir parmi plusieurs options. Cette approche est couramment utilisée pour différencier les niveaux de service (basique, standard et premium) ou pour proposer des offres basées sur l'étendue des services inclus (les niveaux étant structurés en fonction de cette étendue).

• La liste des services est particulièrement adaptée lorsque le périmètre est déjà défini ou pour des projets ponctuels avec des livrables clairement identifiés.

Étape 2. Choisissez votre mode de paiement et remplissez les détails.

Après avoir décidé de la manière de présenter vos services, choisissez votre mode de paiement. TaxDome propose trois options basées sur les cas d'utilisation courants et les besoins de facturation :

• Envoyez uniquement une liste de prix
• Émettre une facture accompagnée de la proposition
• Demander un dépôt dans la proposition

Une fois la configuration des services terminée, vous pouvez poursuivre la préparation de votre proposition. Pour en savoir plus, consultez l' article dédié .

Envoyer une proposition contenant uniquement une liste de prix

Si vous ne souhaitez pas percevoir le paiement du client immédiatement après l'envoi de la proposition, vous pouvez lui transmettre uniquement une liste de prix. Cette option est valable aussi bien pour les forfaits à plusieurs niveaux que pour les propositions à prix fixe. Elle est idéale pour les lettres de mission adressées à de nouveaux prospects, lorsque vous souhaitez définir le périmètre du projet et les tarifs, la facturation se faisant ultérieurement en fonction du travail réellement effectué.

Comment configurer

1. Accédez à l'étape Services de votre proposition ou modèle.
2. Choisissez entre les forfaits à plusieurs niveaux ou la liste des services . Si vous optez pour les forfaits à plusieurs niveaux, vous pouvez ajouter jusqu'à 3 forfaits .
3. Dans la section Paiement , choisissez une stratégie de paiement :

• Pour l'exigence de dépôt : sélectionnez Non – ne pas percevoir de dépôt .
• Pour l'émission d'une facture pour le solde : sélectionnez Non – ne pas émettre de facture .

4. Ajoutez des lignes de commande et vérifiez le récapitulatif.
5. Cliquez sur Sauvegarder (lors de la configuration d'un package) ou passez simplement à l'étape suivante s'il n'y a qu'une seule liste de services.

Inclure la facture dans les propositions

L'intégration des factures dans les propositions permet une facturation plus organisée en liant directement les paiements aux services convenus par les clients. Vous pouvez soit encaisser le paiement immédiatement à la signature de la proposition, soit émettre une facture pour un paiement ultérieur. Voici quelques exemples :

• Services par abonnement : Incluent la facturation récurrente avec paiement automatique pour la comptabilité mensuelle ou la conformité continue.
• Prix ​​réduits : Ajoutez une réduction à une facture unique avec paiement manuel pour les offres de fidélité.
• Projets par étapes : Émettre plusieurs factures ponctuelles à différentes échéances. étapes .
• Travaux à l'heure ou à périmètre variable : utilisez une facture unique avec paiement manuel pour les missions au fur et à mesure.

Comment configurer

1. Accédez à l'étape Services de votre proposition ou modèle.
2. Choisissez entre les forfaits à plusieurs niveaux ou la liste des services . Si vous optez pour les forfaits à plusieurs niveaux, vous pouvez ajouter jusqu'à 3 forfaits .
3. Dans la section Paiement , choisissez une stratégie de paiement :

• Pour l'exigence de dépôt : sélectionnez Non – ne pas percevoir de dépôt .
• Pour l'émission d'une facture pour le solde : sélectionnez Oui – émettre une facture .

4. Définir les exigences de facturation .
5. Ajouter des éléments de ligne .
6. Cliquez sur Sauvegarder (lors de la configuration d'un package) ou passez simplement à l'étape suivante s'il n'y a qu'une seule liste de services.

7. Rendez-vous à l'étape « Envoyer » pour activer l' option de paiement automatique . Une fois activée, les clients fournissent leurs informations de paiement une seule fois, et les factures sont débitées automatiquement sans autorisation supplémentaire.

Demander un acompte à l'avance

Vous pouvez percevoir un acompte dès la signature du devis par le client. Cela vous garantit d'être payé avant de commencer à travailler sur les déclarations fiscales, les audits ou les missions de conseil.

Comment configurer

1. Accédez à l'étape Services de votre proposition ou modèle.
2. Choisissez entre les forfaits à plusieurs niveaux ou la liste des services . Si vous optez pour les forfaits à plusieurs niveaux, vous pouvez ajouter jusqu'à 3 forfaits .
3. Dans la section Paiement , choisissez une stratégie de paiement :

• Pour l'exigence de dépôt : sélectionnez Oui – percevoir le dépôt .
• Pour l'émission d'une facture pour le solde : sélectionnez Non – ne pas émettre de facture .

4. Ajouter des éléments de ligne .

5. Effectuez un dépôt .

6. Cliquez sur Sauvegarder (lors de la configuration d'un package) ou passez simplement à l'étape suivante s'il n'y a qu'une seule liste de services.

Écran Services : aperçu

Vous trouverez ci-dessous les principaux champs et options disponibles lors de la configuration de l'étape Services de votre proposition.

Détails du colis

Une fois que vous avez choisi l'option « Forfaits à plusieurs niveaux » à l'étape « Services » de la création de la proposition/du modèle, vous devrez ajouter des forfaits. Cliquez sur « Configurer le forfait » .

Ici, vous pourrez ajouter toutes les informations concernant un colis :

Détails du colis

a) Nom du paquet : Par exemple, Basique , Or, Ultime, etc.

b) Description : Un bref résumé du produit. Vous pouvez inclure des informations sur les situations dans lesquelles ce produit est le plus approprié et dans lesquelles il peut s’avérer utile.

Présentation destinée aux clients

c) Arguments de vente : ajoutez jusqu’à 20 arguments de vente pour mettre en valeur vos services. Vous pouvez les copier depuis les services déjà ajoutés ou cliquer sur « Ajouter une ligne » pour les ajouter manuellement.

d) Pack de mise en avant : activez cette option pour attirer l’attention sur l’offre que vous souhaitez vendre plus souvent. Vous pouvez également ajouter une étiquette.

e) Mise à jour tags de compte : activez le bouton pour attribuer ou supprimer automatiquement tags de compte après la signature de la proposition par le client.

À droite, vous pouvez voir un aperçu de la façon dont le package sera présenté au client.

Ajouter d'autres forfaits

Vous devez ajouter au moins deux forfaits. L'ajout d'un seul forfait équivaut à une proposition à prix fixe. Vous pouvez créer tous les forfaits de A à Z ou dupliquer les forfaits existants et modifier la copie. Pour ajouter un nouveau forfait, cliquez sur « Ajouter un autre forfait » et choisissez une option.

Une fois que vous avez ajouté deux colis ou plus, vous pouvez les réorganiser en les faisant glisser et en les déposant.

Facture

Ici, vous pourrez ajouter toutes les informations relatives à une facture :

a) Type de facture : Indiquez si vous souhaitez une facture unique ou récurrente pour cette proposition. N’oubliez pas que toutes les factures récurrentes doivent être signées. Cela signifie qu’après avoir signé la proposition, vos clients devront signer la facture récurrente .

b) Modèle de facture : Sélectionnez l'un de vos modèles de facture ponctuels ou récurrents dans le menu déroulant.

c) Membre de l'équipe : Sélectionnez un membre de l'équipe responsable du client.

d) Émettre la facture : sélectionnez la date d’émission de la facture, soit à l’acceptation de la proposition, soit à une date précise. Le comportement de la facture dépend de sa nature (ponctuelle ou récurrente) et du paramètre d’émission choisi.

Pour les factures récurrentes :

• À l'acceptation : La première facture utilise la date de signature de la proposition comme date de facturation ; les factures suivantes suivent le calendrier de récurrence établi.
• Date spécifique : La première facture utilise la date spécifiée ; les factures suivantes suivent le calendrier de récurrence.

Pour les factures ponctuelles :

• En cas d'acceptation : Créé immédiatement après la signature de la proposition.
• Date spécifique : Créée à la date spécifiée ; si la date est déjà passée, la facture est créée immédiatement.

e) Description : Ajoutez une description précisant ce qui est inclus dans la facture (facultatif).

f) Note to client: add a message to your invoice and personalize it using shortcodes . This note will be displayed in the client portal and the PDF invoice.

Vous pouvez ajouter plusieurs factures si nécessaire en cliquant sur « Ajouter une facture supplémentaire » .

Éléments de campagne et récapitulatif

Les services correspondent aux éléments de travail ou aux offres individuelles que vous proposez à vos clients et qui doivent être détaillés et tarifés dans les propositions et les factures.

a) Éléments de ligne : Détaillez les services effectués. Cliquez sur « Élément de ligne » et créez un nouveau service ou sélectionnez-en un existant. Vous pouvez ajouter autant d’éléments de ligne que vous le souhaitez. Voici plus de détails sur les champs des éléments de ligne :

• Description : Ajoutez la description du service si nécessaire. Si la description est trop longue, vous pouvez la diviser en paragraphes en appuyant sur Entrée.

• Taxes : Cochez la case si vous devez inclure les taux de taxe . 

• Tarif : Précisez le tarif ou taux applicable aux prestations précisées dans la facture. Si vous le modifiez dans la proposition, il restera le même pour le service lui-même.

• Quantité : modifiez si le nombre de services que vous fournissez dépasse un (la valeur par défaut).

• Montant : la valeur est automatiquement spécifiée en multipliant le tarif par la quantité. Il n'est pas nécessaire de modifier la valeur par défaut si vous n'incluez qu'un seul service.

b) Remise : Cliquez sur Remise pour définir le prix réduit du service .

c) Paramètres : Configurez les colonnes qui seront affichées dans les éléments de ligne.

d) Résumé :

• Sous-total : Il s'agit de la somme des montants des services rendus avant taxes.
• Taux de taxe : Une fois la case à cocher Taxe sélectionnée pour le service, le taux de taxe sera automatiquement ajouté au récapitulatif en fonction du taux de taxe par défaut .
• Total des taxes : somme des taxes pour les services fournis.
• Total : somme du sous-total et du total des taxes.

Dépôt

Dans la section récapitulative, vous pouvez renseigner les détails du dépôt :

• Type de dépôt : Sélectionner Fixé (saisissez un montant précis) ou Pour cent (Indiquez un pourcentage du total)
  • Montant: Précisez le montant ou le pourcentage du dépôt :
    • Dépôt à prix fixe : Saisissez un montant. Si vous ne connaissez pas encore le montant final, vous pouvez demander un dépôt à prix fixe supérieur au sous-total.
    • Pourcentage d'acompte : Saisissez un pourcentage compris entre 1 et 100 % (0 % ne peut pas être égal à 0 %).

Le solde correspond au montant dû après déduction de l'acompte. Vous pouvez émettre une facture finale pour ce solde une fois les travaux terminés, et l'acompte sera automatiquement déduit.

• Lorsque le sous-total est égal à 0 $, la ligne Solde est masquée pour l'entreprise et le client.
• Lorsque le dépôt dépasse le sous-total (solde négatif), il n'apparaît que dans l'interface de l'entreprise.
• Le solde négatif n'est jamais affiché aux clients ni dans les fichiers PDF.

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