Signatures ( Basique ): Demander des signatures électroniques aux clients

La signature électronique des documents est tout aussi contraignante juridiquement que leur signature manuscrite. Une fois qu'un document a été signé, il est considéré comme définitif et ne peut plus être modifié. TaxDome , vous pouvez indiquer où vous souhaitez des signatures électroniques, insérer des champs pour le contribuable et son conjoint, ajouter une authentification basée sur les connaissances ( KBA ) ou QES / AdES , activez les rappels et bien plus encore ! Vos clients peuvent signer des documents, qu'ils utilisent ou non le portail client.

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Avant de commencer

Pour procéder à la demande de signature :

Assurez-vous que votre document est un fichier PDF .
Assurez-vous que le document est enregistré dans un dossier avec Le client peut voir l'accès . S'il se trouve dans un dossier avec des droits d'accès différents, déplace-le à un avec Le client peut voir accéder.
Décidez si vous souhaitez autoriser vos clients à signer des documents sans se connecter. Si oui, désactivez l' option Exiger connexion pour la signature électronique . Ceux qui n'utilisent pas le portail client peuvent signer des documents selon votre demande, quel que soit ce paramètre.

Demander des signatures électroniques aux clients

Pour demander une signature électronique à un client, procédez comme suit :

1. Accédez au sous-onglet Documents d'un compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de l' PDF , puis sélectionnez Demander une signature .

2. Choisissez le signataire dans la liste des signataires ou appliquez un modèle de signature . Vous pouvez sélectionner n'importe quel contact lié au compte ou ajouter un signataire tiers .

3. Faites glisser et déposez le champ de signature électronique.

4. Сliquez sur S terminer. Pour plus de détails sur le menu de demande de signature, accédez à la sous-section ci-dessous .

Menu de demande de signature

Vous disposez de plusieurs options pour demander une signature électronique, que nous décrirons plus en détail ci-dessous :

1. Exiger KBA / QES / AdES : ajoutez la méthode d'authentification KBA (pour vos clients américains uniquement) ou la signature QES / AdES (pour vos clients européens uniquement). Si QES / AdES est sélectionné, le flux suivant diffère comme décrit dans l' article détaillé .

2. Modèle : si vous avez créé des modèles de signature pour gagner du temps avec les formulaires fréquemment utilisés, c'est ici que vous pouvez en sélectionner un.

3. Signataires : sélectionnez un signataire pour lequel vous souhaitez ajouter des champs de signature.

Cliquez sur le nom d’un signataire, puis faites glisser et déposez les champs de signature ci-dessous.
Cliquez sur X à droite pour supprimer un signataire.
Pour ajouter un champ pour un représentant du cabinet, sélectionnez l'option Moi (détails ci-dessous ).
Modifiez l' ordre de signature par défaut .

4. Ajouter un signataire : sélectionnez les contacts du compte pour signer le document ou ajoutez un nouveau signataire en utilisant son adresse e-mail .

5. Champs de signature :

Signature : utilisez-la pour une signature électronique par un client ou un représentant de l'entreprise. Chaque champ de signature contient la signature, la date et l'heure de la signature.
Initiales : utilisez-le chaque fois que vous avez besoin que le client ou le représentant du cabinet ajoute ses initiales.
Date de signature : ce champ est renseigné lorsque le client signe le document et le représentant du cabinet le verra dans le TaxDome fuseau horaire du serveur. Dans les champs du représentant de l'entreprise, les dates s'affichent lorsque les documents sont envoyés aux clients. Les dates ne peuvent pas être modifiées.
Texte: demander ou ajouter des informations supplémentaires:
- Pour demander des données supplémentaires, placez le champ là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.
- Pour ajouter des informations, placez le champ prérempli là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.

6. Format de date : sélectionnez le format de date pour les signatures électroniques. S’il n’est pas défini manuellement, le format de date par défaut est utilisé.

7. Rappels : activez cette option si tu veux un e-mail notification à envoyer automatiquement au client s'il ne se connecte pas à temps (détails ci-dessous ). Les rappels incluront le texte du champ suivant : Message pour le client .

8. Message pour le client : Ce message remplacera le texte par défaut dans le e-mail notification système envoyée avec la demande de signature. Ce e-mail ne vous sera pas accessible après avoir envoyé la demande. Pour le réutiliser, pensez à l'ajouter au modèle de signature .

9. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes).

10. Envoyer : cliquez ici lorsque le document est prêt à être signé.

11. Sauvegarder : enregistrez vos modifications sans envoyer le document : tous les champs ajoutés sont enregistrés, et le document est visible sous l'onglet Docs de la section Signatures . Vous pourrez toujours consulter le document et ajouter ou supprimer des champs. Le document n'est pas visible pour le client tant que vous n'avez pas cliqué sur Envoyer .

Demander des signatures électroniques à des tiers

Si votre client n'utilise pas le portail client ou si vous avez besoin que quelqu'un d'autre (par exemple, une personne disposant d'une procuration) signe le document, il est également possible de demander sa signature. Lorsque vous devez ajouter des signataires, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Ajouter un signataire sous la liste des signataires . Sélectionnez Nouveau signataire .

2. Saisissez leur prénom, leur nom (facultatif) et leur adresse e-mail .

3 (facultatif). S'ils ont besoin d'accéder au portail ultérieurement, activez le bouton Créer un nouveau contact . Si vous souhaitez ajouter des coordonnées, développez la section Informations de contact et remplissez le champ dont vous avez besoin.

4. Cliquez sur Confirmer . Cela les ajoutera à la liste des signataires . Demandez leur signature comme s'il s'agissait simplement d'un autre contact lié au compte.

Lorsque vous demandez une signature à un non-client, le signataire reçoit un lien unique via e-mail . Le lien sera valable 7 jours. Ils pourront signer en cliquant dessus, aucune autorisation n'est nécessaire.

Ajouter la signature électronique du représentant de l'entreprise

La plupart des documents doivent être signés par un ou plusieurs préparateurs de déclarations de revenus. Si vous avez besoin que plusieurs représentants de l'entreprise signent, ajoutez des champs pour eux et modifiez-les en indiquant le nom de chaque membre de l'équipe.

Lorsque vous demandez une signature électronique à un membre de l'équipe, sélectionnez Moi dans le menu déroulant Choisir un signataire . Les champs disponibles sont :

Signature : votre nom apparaît par défaut, mais vous pouvez le modifier. Si vous avez besoin de davantage de champs de signature pour les représentants de l'entreprise, ajoutez-en d'autres, puis modifiez les noms.
Initiales : Par défaut, les initiales sélectionnées apparaissent, mais vous pouvez modifier le champ selon vos besoins.
Date : Ce champ est automatiquement renseigné lors de l'envoi du document au client.
Texte : Ajoutez le nom de votre entreprise, l'adresse ou tout autre détail nécessaire.

Conseils:

Si vous devez modifier votre nom ou vos initiales, cliquez et modifiez le champ.
Si un champ de signature est ajouté pour un représentant du cabinet et que le document n'a pas été envoyé au client, le champ peut être modifié ou supprimé par n'importe quel membre de l'équipe. avec accès aux documents du compte du client
Une fois que vous envoyez le document au client, le document est considéré comme signé par votre cabinet, et le client peut le voir (hors signatures QES / AdES ).
Si des champs de signature pour les représentants du cabinet sont ajoutés et que le document n'a pas encore été signé par le client, vous avez encore le temps d' annuler la demande de signature électronique si nécessaire.
La piste d'audit du document indique qui a créé le champ de signature de chaque représentant du cabinet dans le document.

Rappelez aux clients de signer électroniquement les documents

Chaque fois que vous envoyez quelque chose avec un élément d'action à un client, celui-ci est averti. Tous les utilisateurs liés au compte (avec l'option Notifier activée) reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en consultant la colonne Notifier dans la liste des comptes.

Astuce ! N'oubliez pas que le lien avec la demande de signature envoyée via e-mail expirera dans 7 jours. Pour garantir un processus fluide, rappelez à vos clients d'agir rapidement. Sinon, faites-leur savoir qu'ils peuvent toujours accéder à la demande et la signer directement via le portail client, où il n'y a pas de date d'expiration.

Si les destinataires mettent trop de temps à répondre ou s'ils oublient de le faire, vous pouvez :

Renvoyer manuellement une notification concernant le document en attente
Configurer des rappels automatiques

Rappels manuels (renvoi)

Pour renvoyer une notification demandant une signature électronique, cliquez sur les trois points à droite du document dans la liste Signatures , puis sélectionnez Renvoyer .

Ce qui se produit:

Un montant supplémentaire de e-mail le message est envoyé au client
Une notification concernant le document en attente de signature électronique est déplacée en haut de la liste En attente d'action du client.

Rappels automatiques

Les clients reçoivent un e-mail notification lorsque vous leur envoyez un document à signer électroniquement.

Si vous activez les rappels lors de la demande de signature électronique , des e-mails supplémentaires sont envoyés au client s'il ne signe pas électroniquement le document dans un délai spécifié.

Une fois que vous avez activé Rappels , effectuez vos sélections :

Jours jusqu'au prochain rappel : configurez le rappel pour qu'il s'éteigne après un nombre de jours spécifié si le document n'a pas été signé électroniquement par tous les signataires. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après la demande de signature électronique
Nombre de rappels : définissez le nombre de rappels envoyés au client. Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail

Les rappels s'arrêtent lorsque :

Le nombre défini de rappels a été envoyé
Le document a été signé par tous les signataires

L'option Rappels peut être activée et désactivée à tout moment en ouvrant le document en attente de signature (même si l'un des signataires l'a signé électroniquement). Pour ce faire, ouvrez le profil client et accédez à Documents > Signatures . Dans le sous-onglet Signatures , recherchez un document et cliquez sur son nom. Cliquez ensuite sur Afficher les signataires et mettez à jour les paramètres de rappel. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous effectuez des modifications.

Ce que voient vos clients

Lorsque vous demandez une signature, vos clients qui reçoivent des notifications et les signataires qui n'utilisent pas le portail client obtiennent une e-mail avec un lien unique pour signer le document. Si les signataires peuvent signer le document sans se connecter , le lien sera valide sept jours après son envoi.

Vos clients qui utilisent le portail client peuvent consulter et signer électroniquement un document en cliquant dessus dans la catégorie Documents de la section En attente d'action dans les pages Accueil ou Documents de leur portail, ou en cliquant sur le lien dans leur e-mail notification.

En version web :
En version mobile :

Lorsque vous demandez une signature électronique à plusieurs utilisateurs pour un compte (par exemple, les conjoints), l'utilisateur qui signe ne voit que son propre champ de signature électronique. Le document reste en attente de signature électronique dans le sous-onglet Signatures jusqu'à ce que les deux parties l'aient signé électroniquement.

Lorsque le client reçoit la demande de signature pour la première fois, il sera invité à lire la divulgation des signatures électroniques et à accepter d'utiliser les signatures électroniques.

Si vous souhaitez voir TaxDome du côté client, accédez à une vue en lecture seule .