Demander des signatures électroniques aux clients

La signature électronique des documents est tout aussi contraignante juridiquement que leur signature manuscrite. Une fois qu'un document a été signé, il est considéré comme définitif et ne peut plus être modifié. TaxDome , vous pouvez indiquer où vous souhaitez des signatures électroniques, insérer des champs pour le contribuable et son conjoint, ajouter une authentification basée sur les connaissances ( KBA ) ou QES / AdES , activez les rappels et bien plus encore ! Vos clients peuvent signer des documents, qu'ils utilisent ou non le portail client.

Conseil

Lorsque vous demandez des signatures électroniques sur des déclarations de revenus remplies, vous pouvez utiliser livraison des déclarations de revenus Combiner la vérification des documents, les signatures et le paiement dans un parcours client guidé unique.

Avant de commencer

Pour procéder à la demande de signature :

• Assurez-vous que votre document est un fichier PDF .

• Assurez-vous que le médecin a Le client peut consulter le niveau d'autorisation. Si ce n'est pas le cas, déplacer le document au dossier avec Le client peut voir niveau d'autorisation ou octroi au client autorisations individuelles .

• Choisissez si vous souhaitez autoriser vos clients à signer des documents sans se connecter. Si oui, désactivez l' option « connexion requise pour la signature électronique » . Les clients qui n'utilisent pas le portail client pourront signer des documents à votre demande, quel que soit ce paramètre.

Demander des signatures électroniques aux clients

Pour demander une signature électronique à un client, procédez comme suit :

Web Bureau

Vous pouvez demander des signatures électroniques directement depuis la visionneuse de documents ou depuis la liste des documents. Pour en faire la demande depuis la visionneuse de documents, cliquez sur l'icône « Demander une signature » en haut à droite ou sélectionnez « Demander une signature » dans le menu à trois points.

Pour le demander à partir de la liste des documents :

1. Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du document, puis sélectionnez Demander une signature .

2. Choisissez le signataire dans la liste des signataires ou appliquez un modèle de signature . Vous pouvez sélectionner n’importe quel contact lié au compte ou ajouter un signataire tiers .

3. Glissez-déposez le champ de signature électronique. Si nécessaire, survolez l'un des coins du champ et redimensionnez-le.

4. Cliquez sur Envoyer. Pour plus de détails sur le menu de demande de signature, consultez la sous-section ci-dessous .

Après avoir envoyé la demande de signature, vous pouvez ouvrir le document pour voir où se trouvent les champs de signature.

1. Téléchargez le document sur le TaxDome Application Windows (pour obtenir de l'aide, voir la démo ci-dessus). 

2. Sélectionnez le compte client auquel le document est destiné. 

3. Sélectionnez un dossier accessible en consultation par le client pour lequel vous souhaitez télécharger le document, puis activez l'option « Demander la signature du client » . Une nouvelle fenêtre de signature s'ouvrira.

4. Soit vous choisissez manuellement le signataire (il peut s’agir du client ou d’un représentant de l’entreprise) dans la liste déroulante Choisir le signataire , soit vous appliquez un modèle de signature . 

5. Ajoutez autant de champs de signature électronique que nécessaire pour chaque formulaire.

6. Cliquez sur ENREGISTRER . Une fois le document téléchargé, un e-mail est envoyé au client avec un lien vers le document en attente de signature électronique, et le document devient visible dans le sous-onglet Signatures de son onglet Documents .

Note

Le Exiger KBA Le bouton bascule ne sera pas visible si Montrer KBA vérification est désactivé dans les paramètres de l'entreprise et n'est pas disponible équilibre ferme .

Menu de demande de signature

Vous disposez de plusieurs options pour demander une signature électronique, que nous décrirons plus en détail ci-dessous :

a. Exiger KBA / QES / AdES : ajoutez la méthode d’authentification KBA (pour vos clients américains uniquement) ou la signature QES / AdES (pour vos clients européens uniquement). QES / AdES une fois sélectionnée, la procédure suivante diffère comme décrit dans l' article détaillé . 

b. Modèle : si vous avez créé des modèles de signature pour gagner du temps avec les formulaires fréquemment utilisés, c’est ici que vous pouvez en sélectionner un.

c. Signataires : sélectionnez un signataire pour lequel vous souhaitez ajouter des champs de signature.

Cliquez sur le nom d’un signataire, puis faites glisser et déposez les champs de signature ci-dessous.

• Cliquez sur X à droite pour supprimer un signataire.

• Pour ajouter un champ pour un représentant de l'entreprise, sélectionnez l'option Moi (détails ci-dessous ).

• Modifier l' ordre de signature par défaut .

d. Ajouter un signataire : sélectionnez les contacts du compte pour signer le document ou ajoutez un nouveau signataire en utilisant son adresse e-mail .

e. Champs de signature :

• Signature : utilisez-la pour une signature électronique par un client ou un représentant de l'entreprise. Chaque champ de signature contient la signature, la date et l'heure de la signature.

• Initiales : utilisez cette option chaque fois que vous avez besoin que le client ou le représentant de l'entreprise ajoute ses initiales.

• Date de signature : ce champ est renseigné lorsque le client signe le document et le représentant du cabinet le verra dans le TaxDome fuseau horaire du serveur. Dans les champs du représentant de l'entreprise, les dates s'affichent lorsque les documents sont envoyés aux clients. Les dates ne peuvent pas être modifiées.

• Texte : demander ou ajouter des informations supplémentaires :

  • Pour demander des données supplémentaires, placez le champ là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.
  • Pour ajouter des informations, placez le champ prérempli là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.

Note

L'apparence du contenu des champs (signatures, initiales, dates, texte, etc.) n'est pas personnalisable. Seule la taille du champ peut être ajustée en faisant glisser ses coins.

f. Format de date : sélectionnez le format de date pour les signatures électroniques. Si vous ne le définissez pas manuellement, le format de date par défaut sera utilisé.

g. Rappels : activez cette option si vous souhaitez recevoir des rappels. e-mail Une notification sera automatiquement envoyée au client s'il ne se connecte pas à temps (voir détails ci-dessous ). Les rappels incluront le texte du champ suivant : Message au client . 

h. Message au client : Ce message remplacera le texte par défaut dans le e-mail Notification système envoyée avec la demande de signature. e-mail Vous n'y aurez plus accès après l'envoi de votre demande. Pour la réutiliser, pensez à l'ajouter à votre modèle de signature .

i. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes ).

j. Envoyer : cliquez ici lorsque le document est prêt à être signé.

k. Sauvegarder : enregistrez vos modifications sans envoyer le document. Tous les champs ajoutés sont enregistrés et le document est visible dans l’onglet « Documents » , section « Signatures » . Vous pourrez toujours le consulter et ajouter ou supprimer des champs. Le document n’est visible pour le client qu’après avoir cliqué sur « Envoyer » .

Demander des signatures électroniques à des tiers

Si votre client n'utilise pas le portail client, ou si vous souhaitez qu'une autre personne (par exemple, une personne disposant d'une procuration) signe le document, vous pouvez également demander sa signature. Pour ajouter des signataires, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Ajouter un signataire sous la liste des signataires . Sélectionnez Nouveau signataire .

   

2. Saisissez leur prénom, leur nom (facultatif) et leur adresse e-mail .

   

3. (facultatif). S'ils ont besoin d'accéder au portail ultérieurement, activez l'option « Créer un contact ». Pour ajouter des coordonnées, développez la section « Informations de contact » et renseignez le champ souhaité.

   

4. Cliquez sur Confirmer . Cela les ajoutera à la liste des signataires . Demandez-leur leur signature comme s'il s'agissait d'un contact classique lié au compte. 

Lorsque vous demandez une signature à un non-client, le signataire reçoit un lien unique via e-mail . Le lien sera valable 7 jours. Ils pourront signer en cliquant dessus, aucune autorisation n'est nécessaire.

Ajouter la signature électronique du représentant de l'entreprise

La plupart des documents doivent être signés par un ou plusieurs préparateurs de déclarations de revenus. Si vous avez besoin que plusieurs représentants de l'entreprise signent, ajoutez des champs pour eux et modifiez-les en indiquant le nom de chaque membre de l'équipe.

Pour demander une signature électronique à un membre de l'équipe, sélectionnez « Moi » dans le menu déroulant « Choisir le signataire » . Les champs disponibles sont :

• Signature : Votre nom apparaît par défaut, mais vous pouvez le modifier. Si vous avez besoin de champs de signature supplémentaires pour les représentants de votre entreprise, ajoutez-en d'autres, puis modifiez les noms.

• Initiales : par défaut, les initiales sélectionnées s'affichent, mais vous pouvez modifier le champ selon vos besoins.

• Date : Ce champ est automatiquement renseigné lors de l'envoi du document au client.

• Texte : Ajoutez le nom de votre entreprise, l'adresse ou tout autre détail nécessaire.

Conseils:

• Si vous devez modifier votre nom ou vos initiales, cliquez et modifiez le champ.

• Si un champ de signature est ajouté pour un représentant de l'entreprise et que le document n'a pas été envoyé au client, le champ peut être modifié ou supprimé par n'importe quel membre de l'équipe ayant accès aux documents du compte du client.

• Une fois que vous envoyez le document au client, celui-ci est considéré comme signé par votre entreprise, et le client peut le constater (à l'exception des signatures QES / AdES ).

• Si des champs de signature pour les représentants de l'entreprise sont ajoutés et que le document n'a pas encore été signé par le client, vous avez encore le temps d' annuler la demande de signature électronique si nécessaire.

• La piste d'audit du document indique qui a créé le champ de signature de chaque représentant du cabinet dans le document.

Rappelez aux clients de signer électroniquement les documents

Chaque fois que vous envoyez un message contenant une action à un client, celui-ci est notifié. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.   

Conseil

N'oubliez pas que le lien avec la demande de signature envoyée via e-mail expirera dans 7 joursPour garantir un processus fluide, rappelez à vos clients d'agir rapidement. Vous pouvez également leur indiquer qu'ils peuvent toujours accéder à la demande et la signer directement via le portail client, où elle n'a pas de date d'expiration.

Si les destinataires mettent trop de temps à répondre ou s'ils oublient de le faire, vous pouvez :

• Renvoyer manuellement une notification concernant le document en attente

• Configurer des rappels automatiques

Rappels manuels (renvoi)

Pour renvoyer une demande de signature depuis la visionneuse de documents, cliquez sur l'icône « Renvoyer la demande de signature » dans le coin supérieur droit, ou sélectionnez-la dans le menu à trois points.

Pour le renvoyer depuis l'onglet Signatures, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du document et sélectionnez Renvoyer .

Ce qui se produit:

• Un montant supplémentaire de e-mail le message est envoyé au client
• Une notification concernant le document en attente de signature électronique est placée en haut de la liste des tâches du client.

Rappels automatiques

Les clients reçoivent un e-mail notification lorsque vous leur envoyez un document à signer électroniquement.

Si vous activez les rappels lors de la demande de signature électronique, des e-mails supplémentaires sont envoyés au client s'il ne signe pas électroniquement le document dans un délai spécifié. 

Une fois que vous avez activé les rappels , faites vos sélections :

• Délai avant le prochain rappel : configurez le rappel pour qu’il soit envoyé après un nombre de jours spécifié si le document n’a pas été signé électroniquement par tous les signataires. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après la demande de signature électronique.

• Nombre de rappels : définissez le nombre de rappels envoyés au client. Par défaut, le client ne reçoit qu’un seul rappel. e-mail .

Les rappels s'arrêtent lorsque :

• Le nombre défini de rappels a été envoyé
• Le document a été signé par tous les signataires

L'option Rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le document en attente de signature (même si l'un des signataires l'a signé électroniquement). Pour ce faire, ouvrez le profil client et accédez à Documents > Signatures . Dans le sous-onglet Signatures , recherchez un document et cliquez sur son nom. Cliquez ensuite sur Afficher les signataires et mettez à jour les paramètres de rappel. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous effectuez des modifications.

Vue du client

Si les notifications sont activées pour le client, celui-ci est informé de la réception d'une demande de signature. Vos clients peuvent consulter et ouvrir les demandes de signature de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la liste des tâches de la page d'accueil ou dans la section « En attente d'action » . Vous pouvez également l'ouvrir directement depuis la page Documents .

• À partir de la notification e-mail : cliquez sur « Vérifier et se connecter » e-mail .

Si les signataires peuvent signer le document sans se connecter , e-mail Le lien sera valable sept jours après son envoi.

Lorsque vous demandez une signature électronique à plusieurs utilisateurs pour un compte (par exemple, des conjoints), chaque utilisateur ne verra que son propre champ de signature. Le document restera en attente de signature électronique dans l' onglet « Signatures » jusqu'à ce que les deux parties l'aient signé.

Lorsqu'un client reçoit une demande de signature pour la première fois, il sera invité à lire la divulgation des signatures électroniques et à accepter d'utiliser les signatures électroniques.

Pour voir la demande de signature envoyée du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule .

Partager

Lien copié