Signatures ( Basique ) : Demander des signatures électroniques aux clients

La signature électronique de documents est tout aussi juridiquement contraignante que leur signature manuelle. Une fois signé, un document est considéré comme définitif et ne peut être modifié. Avec TaxDome , vous pouvez indiquer où vous souhaitez des signatures électroniques, insérer des champs pour le contribuable et son conjoint, ajouter une authentification basée sur la connaissance (KBA) ou QES / AdES , activez les rappels et bien plus encore !

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Avant de commencer

Pour procéder à la demande de signature :

  • Assurez-vous que votre document est un fichier PDF .
  • Assurez-vous que le document est enregistré dans un dossier avec Le client peut voir l'accès . S'il se trouve dans un dossier avec des droits d'accès différents, déplace-le à un avec Le client peut voir accéder. 
  • Un client ne peut pas signer électroniquement s'il n'a pas accès au portail . Assurez-vous donc que la connexion est activée pour son compte. e-mail adresse.

Demander des signatures électroniques à vos clients

Pour demander une signature électronique à un client, procédez comme suit :

1. Accédez au sous-onglet Documents d'un compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du PDF, puis sélectionnez Demander une signature .

2. Choisissez le signataire dans le menu déroulant Choisir le signataire ou appliquez un modèle de signature .

3. Faites glisser et déposez le champ de signature électronique.

4. Сliquez sur S terminer. Pour plus de détails sur le menu de demande de signature, accédez à la sous-section ci-dessous .

Menu de demande de signature

Vous disposez de plusieurs options pour demander une signature électronique, que nous décrirons plus en détail ci-dessous :

1. Exiger KBA / QES / AdES : ajoutez la méthode d'authentification KBA (pour vos clients américains uniquement) ou la signature QES / AdES (pour vos clients européens uniquement). Si QES / AdES est sélectionné, le flux suivant diffère comme décrit dans l' article détaillé . 

2. Modèle : si vous avez créé des modèles de signature pour gagner du temps avec les formulaires fréquemment utilisés, c'est ici que vous pouvez en sélectionner un.

3. Choisir le signataire : sélectionnez un signataire pour lequel vous souhaitez ajouter des champs de signature.

  • Cliquez sur le nom du contact de l'utilisateur du compte, puis faites glisser et déposez les champs de signature ci-dessous.
  • Cliquez sur X à droite pour supprimer un signataire.
  • Pour ajouter un champ pour un représentant du cabinet, sélectionnez l'option Moi (détails ci-dessous ).
  • Modifiez l' ordre de signature par défaut .

4. Ajouter un signataire : sélectionnez des contacts supplémentaires du compte pour signer le document, comme un conjoint (pour en savoir plus, consultez l'article sur la signature électronique des déclarations conjointes ).

5. Champs de signature :

  • Signature : utilisez-la pour une signature électronique par un client ou un représentant de l'entreprise. Chaque champ de signature contient la signature, la date et l'heure de la signature.
  • Initiales : utilisez-le chaque fois que vous avez besoin que le client ou le représentant du cabinet ajoute ses initiales.
  • Date de signature : ce champ est renseigné lorsque le client signe le document. Dans les champs du représentant du cabinet, les dates apparaissent lorsque les documents sont envoyés aux clients. Les dates ne peuvent pas être modifiées.
  • Texte: demander ou ajouter des informations supplémentaires:
    • Pour demander des données supplémentaires, placez le champ là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.
    • Pour ajouter des informations, placez le champ prérempli là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.

6. Format de date : sélectionnez le format de date pour les signatures électroniques. S’il n’est pas défini manuellement, le format de date par défaut est utilisé.

7. Rappels : activez cette option si tu veux un e-mail notification à envoyer automatiquement au client s'il ne se connecte pas à temps (détails ci-dessous ). Les rappels incluront le texte du champ suivant : Message pour le client . 

8. Message pour le client : ajoutez un message personnalisé pour accompagner la demande de signature. Ce message sera inclus dans le e-mail accompagné de la nouvelle demande de signature. Si vous choisissez de ne pas remplir ce champ, le client recevra un message par défaut.

9. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes).

10. Envoyer : cliquez ici lorsque le document est prêt à être signé.

11. Sauvegarder : enregistrez vos modifications sans envoyer le document : tous les champs ajoutés sont enregistrés, et le document est visible sous l'onglet Docs de la section Signatures . Vous pourrez toujours consulter le document et ajouter ou supprimer des champs. Le document n'est pas visible pour le client tant que vous n'avez pas cliqué sur Envoyer .

Ajouter la signature électronique d'un représentant du cabinet

La plupart des documents doivent être signés par un ou plusieurs préparateurs de déclarations de revenus. Si vous avez besoin que plusieurs représentants de l'entreprise signent, ajoutez des champs pour eux et modifiez-les en indiquant le nom de chaque membre de l'équipe.

Lorsque vous demandez une signature électronique à un membre de l'équipe, sélectionnez l'option Moi dans la liste déroulante Choisir un signataire . Les champs disponibles sont :

  • Signature : par défaut, votre nom apparaît, mais vous pouvez le modifier. Si vous avez besoin de plus de champs de signature pour les représentants du cabinet, ajoutez-en d'autres, puis modifiez les noms.
  • Initials: by default, the selected initials appear, but you can edit the field as needed.
  • Date : ce champ est automatiquement renseigné lors de l'envoi du document au client.
  • Texte : ajoutez le nom, l'adresse ou tout autre détail nécessaire de votre entreprise.

Conseils:

  • Si vous devez modifier votre nom ou vos initiales, cliquez et modifiez le champ.
  • Si un champ de signature est ajouté pour un représentant du cabinet et que le document n'a pas été envoyé au client, le champ peut être modifié ou supprimé par n'importe quel membre de l'équipe. avec accès aux documents du compte du client
  • Une fois que vous envoyez le document au client, le document est considéré comme signé par votre cabinet, et le client peut le voir (hors signatures QES / AdES ).
  • Si des champs de signature pour les représentants du cabinet sont ajoutés et que le document n'a pas encore été signé par le client, vous avez encore le temps d' annuler la demande de signature électronique si nécessaire.
  • La piste d'audit du document indique qui a créé le champ de signature de chaque représentant du cabinet dans le document.

Rappeler aux clients de signer électroniquement les documents

Chaque fois que vous envoyez un document pour signature électronique, une notification est envoyée. Les utilisateurs qui sont liés au compte et qui ont activé N otify reçoivent la notification. Vous pouvez vérifier quels utilisateurs ont activé Notify en accédant à l'onglet Informations d'un compte et en consultant la section Contacts .

Si les destinataires mettent trop de temps à répondre ou s'ils oublient de le faire, vous pouvez :

Rappels manuels (renvoi)

Pour renvoyer une notification demandant une signature électronique, cliquez sur les trois points à droite du document dans la liste Signatures , puis sélectionnez Renvoyer .

Ce qui se produit:

  • Un montant supplémentaire de e-mail le message est envoyé au client
  • Une notification concernant le document en attente de signature électronique est déplacée en haut de la liste En attente d'action du client.

Rappels automatiques

Les clients reçoivent un e-mail notification lorsque vous leur envoyez un document à signer électroniquement.

Si vous activez les rappels lors de la demande d'une signature électronique , des e-mails supplémentaires sont envoyés au client s'il ne signe pas électroniquement le document dans un délai spécifié. L'option Rappels peut être activée et désactivée à tout moment en ouvrant le document en attente de signature (même s'il a été signé électroniquement par l'un des signataires). N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous modifiez les paramètres des rappels .

Une fois que vous avez activé Rappels , effectuez vos sélections :

  • Jours jusqu'au prochain rappel : configurez le rappel pour qu'il s'éteigne après un nombre de jours spécifié si le document n'a pas été signé électroniquement par tous les signataires. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après la demande de signature électronique
  • Nombre de rappels : définissez le nombre de rappels envoyés au client. Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail

Les rappels s'arrêtent lorsque :

  • Le nombre défini de rappels a été envoyé
  • Le document a été signé par tous les signataires

Ce que votre client voit lorsque vous demandez une signature électronique

Votre client peut consulter et signer électroniquement un document en cliquant dessus dans la catégorie Documents de la section En attente d'action des pages Accueil ou Documents de son portail client, ou en cliquant sur le lien dans son e-mail notification.

Lorsque vous demandez une signature électronique à plusieurs utilisateurs pour un compte (par exemple, les conjoints), l'utilisateur qui signe ne voit que son propre champ de signature électronique. Le document reste en attente de signature électronique dans le sous-onglet Signatures jusqu'à ce que les deux parties l'aient signé électroniquement.

Lorsque le client reçoit la demande de signature pour la première fois, il sera invité à lire la divulgation des signatures électroniques et à accepter d'utiliser les signatures électroniques :

Si vous souhaitez voir TaxDome du côté client, accédez à une vue en lecture seule .

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