Demander des signatures électroniques aux clients

La signature électronique des documents est tout aussi contraignante juridiquement que leur signature manuscrite. Une fois qu'un document a été signé, il est considéré comme définitif et ne peut plus être modifié. TaxDome , vous pouvez indiquer où vous souhaitez des signatures électroniques, insérer des champs pour le contribuable et son conjoint, ajouter une authentification basée sur les connaissances ( KBA ) ou QES / AdES , activez les rappels et bien plus encore ! Vos clients peuvent signer des documents, qu'ils utilisent ou non le portail client.

Conseil

Lorsque vous demandez des signatures électroniques sur des déclarations de revenus remplies, vous pouvez utiliser livraison des déclarations de revenus Combiner la vérification des documents, les signatures et le paiement dans un parcours client guidé unique.

Avant de commencer

Pour procéder à la demande de signature :

• Assurez-vous que votre document est un fichier PDF .

• Assurez-vous que le médecin a Le client peut consulter le niveau d'autorisation. Si ce n'est pas le cas, déplacer le document au dossier avec Le client peut voir niveau d'autorisation ou octroi au client autorisations individuelles .

• Choisissez si vous souhaitez autoriser vos clients à signer des documents sans se connecter. Si oui, désactivez l' option « connexion requise pour la signature électronique » . Les clients qui n'utilisent pas le portail client pourront signer des documents à votre demande, quel que soit ce paramètre.

Demander des signatures électroniques aux clients

Pour demander une signature électronique à un client, procédez comme suit :

Web Bureau

Vous pouvez demander des signatures électroniques directement depuis la visionneuse de documents ou depuis la liste des documents. Pour en faire la demande depuis la visionneuse de documents, cliquez sur l'icône « Demander une signature » en haut à droite ou sélectionnez « Demander une signature » dans le menu à trois points.

Pour le demander à partir de la liste des documents :

1. Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du document, puis sélectionnez Demander une signature .

2. Choisissez le signataire dans la liste des signataires ou appliquez un modèle de signature . Vous pouvez sélectionner n’importe quel contact lié au compte ou ajouter un signataire tiers .

3. Glissez-déposez le champ de signature électronique. Si nécessaire, survolez l'un des coins du champ et redimensionnez-le.

4. Cliquez sur Envoyer. Pour plus de détails sur le menu de demande de signature, consultez la sous-section ci-dessous .

Après avoir envoyé la demande de signature, vous pouvez ouvrir le document pour voir où se trouvent les champs de signature.

Après avoir téléchargé un document via l' application Windows , cliquez sur « Demander des signatures électroniques » dans le menu « Actions du fichier » . L'éditeur de signature s'ouvrira alors dans votre navigateur ; vous pourrez y insérer les champs de signature et envoyer le document au client.

Note

Cette action est visible pour les documents situés dans des dossiers portant le nom suivant : Le client peut voir niveau d'accès.

Menu de demande de signature

Vous disposez de plusieurs options pour demander une signature électronique, que nous décrirons plus en détail ci-dessous :

a. Exiger KBA / QES / AdES : ajoutez la méthode d’authentification KBA (pour vos clients américains uniquement) ou la signature QES / AdES (pour vos clients européens uniquement). QES / AdES une fois sélectionnée, la procédure suivante diffère comme décrit dans l' article détaillé . 

b. Modèle : si vous avez créé des modèles de signature pour gagner du temps avec les formulaires fréquemment utilisés, c’est ici que vous pouvez en sélectionner un.

c. Signataires : sélectionnez un signataire pour lequel vous souhaitez ajouter des champs de signature.

Cliquez sur le nom d’un signataire, puis faites glisser et déposez les champs de signature ci-dessous.

• Cliquez sur X à droite pour supprimer un signataire.

• Pour ajouter un champ pour un représentant de l'entreprise, sélectionnez l'option Moi (détails ci-dessous ).

• Modifier l' ordre de signature par défaut .

d. Ajouter un signataire : sélectionnez les contacts du compte pour signer le document ou ajoutez un nouveau signataire en utilisant son adresse e-mail .

e. Champs de signature :

• Signature : utilisez-la pour une signature électronique par un client ou un représentant de l'entreprise. Chaque champ de signature contient la signature, la date et l'heure de la signature.

• Initiales : utilisez cette option chaque fois que vous avez besoin que le client ou le représentant de l'entreprise ajoute ses initiales.

• Date de signature : ce champ est renseigné lorsque le client signe le document et le représentant du cabinet le verra dans le TaxDome fuseau horaire du serveur. Dans les champs du représentant de l'entreprise, les dates s'affichent lorsque les documents sont envoyés aux clients. Les dates ne peuvent pas être modifiées.

• Texte : demander ou ajouter des informations supplémentaires :

  • Pour demander des données supplémentaires, placez le champ là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.
  • Pour ajouter des informations, placez le champ prérempli là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.

Note

L'apparence du contenu des champs (signatures, initiales, dates, texte, etc.) n'est pas personnalisable. Seule la taille du champ peut être ajustée en faisant glisser ses coins.

f. Format de date : sélectionnez le format de date pour les signatures électroniques. Si vous ne le définissez pas manuellement, le format de date par défaut sera utilisé.

g. Rappels : activez cette option si vous souhaitez recevoir des rappels. e-mail Une notification sera automatiquement envoyée au client s'il ne se connecte pas à temps (voir détails ci-dessous ). Les rappels incluront le texte du champ suivant : Message au client . 

h. Message au client : Ce message remplacera le texte par défaut dans le e-mail Notification système envoyée avec la demande de signature. e-mail Vous n'y aurez plus accès après l'envoi de votre demande. Pour la réutiliser, pensez à l'ajouter à votre modèle de signature .

i. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes ).

j. Envoyer : cliquez ici lorsque le document est prêt à être signé.

k. Sauvegarder : enregistrez vos modifications sans envoyer le document. Tous les champs ajoutés sont enregistrés et le document est visible dans l’onglet « Documents » , section « Signatures » . Vous pourrez toujours le consulter et ajouter ou supprimer des champs. Le document n’est visible pour le client qu’après avoir cliqué sur « Envoyer » .

Demander des signatures électroniques à des tiers

Si votre client n'utilise pas le portail client, ou si vous souhaitez qu'une autre personne (par exemple, une personne disposant d'une procuration) signe le document, vous pouvez également demander sa signature. Pour ajouter des signataires, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Ajouter un signataire sous la liste des signataires . Sélectionnez Nouveau signataire .

   

2. Saisissez leur prénom, leur nom (facultatif) et leur adresse e-mail .

   

3. (facultatif). S'ils ont besoin d'accéder au portail ultérieurement, activez l'option « Créer un contact ». Pour ajouter des coordonnées, développez la section « Informations de contact » et renseignez le champ souhaité.

   

4. Cliquez sur Confirmer . Cela les ajoutera à la liste des signataires . Demandez-leur leur signature comme s'il s'agissait d'un contact classique lié au compte. 

Lorsque vous demandez une signature à un non-client, le signataire reçoit un lien unique via e-mail . Le lien sera valable 7 jours. Ils pourront signer en cliquant dessus, aucune autorisation n'est nécessaire.

Ajouter la signature électronique du représentant de l'entreprise

La plupart des documents doivent être signés par un ou plusieurs préparateurs de déclarations de revenus. Si vous avez besoin que plusieurs représentants de l'entreprise signent, ajoutez des champs pour eux et modifiez-les en indiquant le nom de chaque membre de l'équipe.

Pour demander une signature électronique à un membre de l'équipe, sélectionnez « Moi » dans le menu déroulant « Choisir le signataire » . Les champs disponibles sont :

• Signature : Votre nom apparaît par défaut, mais vous pouvez le modifier. Si vous avez besoin de champs de signature supplémentaires pour les représentants de votre entreprise, ajoutez-en d'autres, puis modifiez les noms.

• Initiales : par défaut, les initiales sélectionnées s'affichent, mais vous pouvez modifier le champ selon vos besoins.

• Date : Ce champ est automatiquement renseigné lors de l'envoi du document au client.

• Texte : Ajoutez le nom de votre entreprise, l'adresse ou tout autre détail nécessaire.

Conseils:

• Si vous devez modifier votre nom ou vos initiales, cliquez et modifiez le champ.

• Si un champ de signature est ajouté pour un représentant de l'entreprise et que le document n'a pas été envoyé au client, le champ peut être modifié ou supprimé par n'importe quel membre de l'équipe ayant accès aux documents du compte du client.

• Une fois que vous envoyez le document au client, celui-ci est considéré comme signé par votre entreprise, et le client peut le constater (à l'exception des signatures QES / AdES ).

• Si des champs de signature pour les représentants de l'entreprise sont ajoutés et que le document n'a pas encore été signé par le client, vous avez encore le temps d' annuler la demande de signature électronique si nécessaire.

• La piste d'audit du document indique qui a créé le champ de signature de chaque représentant du cabinet dans le document.

Configurer des rappels de signature électronique

Les rappels sont des courriels de suivi automatiques qui incitent les clients qui n'ont pas encore signé un document à le faire.

Note

Le e-mail Le lien dans une demande de signature expire au bout de 7 jours. Les rappels vous permettent d'inciter vos clients à utiliser le lien avant qu'il ne devienne obsolète. Si le client manque le rappel, il pourra le faire. e-mail Pendant cette période, ils peuvent toujours signer via le portail client — il n'y a pas de date d'expiration.

Pour les activer, activez l' option Rappels lors de la demande de signature électronique, puis configurez :

• Nombre de jours avant le prochain rappel — fréquence de répétition du rappel (par défaut : 3)
• Nombre de rappels — nombre total de rappels à envoyer (par défaut : 1)

Vous pouvez modifier ces paramètres ultérieurement en ouvrant le document en attente dans l'onglet Documents > Signatures du compte client, même après qu'un signataire l'ait signé électroniquement.

Pour renvoyer manuellement une demande de signature à tout moment, cliquez sur les trois points situés à droite du document et sélectionnez « Renvoyer » . Vous pouvez également la renvoyer depuis la visionneuse de documents en utilisant l’icône « Renvoyer la demande de signature » ​​située en haut à droite.

Conseil

Plus d'informations sur les rappels : valeurs par défaut exactes des champs, conditions d'arrêt et action du menu pour chaque renvoi manuel.

Vue du client

Si les notifications sont activées pour le client, celui-ci est informé de la réception d'une demande de signature. Vos clients peuvent consulter et ouvrir les demandes de signature de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la liste des tâches de la page d'accueil ou dans la section « En attente d'action » . Vous pouvez également l'ouvrir directement depuis la page Documents .

• À partir de la notification e-mail : cliquez sur « Vérifier et se connecter » e-mail .

Si les signataires peuvent signer le document sans se connecter , e-mail Le lien sera valable sept jours après son envoi.

Lorsque vous demandez une signature électronique à plusieurs utilisateurs pour un compte (par exemple, des conjoints), chaque utilisateur ne verra que son propre champ de signature. Le document restera en attente de signature électronique dans l' onglet « Signatures » jusqu'à ce que les deux parties l'aient signé.

Lorsqu'un client reçoit une demande de signature pour la première fois, il sera invité à lire la divulgation des signatures électroniques et à accepter d'utiliser les signatures électroniques.

Pour voir la demande de signature envoyée du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule .

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