Signatures ( Basique ) : Comment afficher et annuler les demandes de signature électronique

Comment vérifier si vos clients ont signé électroniquement les documents que vous leur avez envoyés ? Besoin d'annuler une demande de signature électronique ? Découvrez tout ce que vous devez savoir pour faire signer électroniquement vos documents !

Couvert ici:

• Gestion des signatures électroniques
• Voir qui a signé électroniquement un document ou a refusé de le faire
• Affichage des comptes avec des documents en attente de signature électronique
• Annuler les signatures électroniques
• Annulation des demandes de signature électronique

Gestion des signatures électroniques

1. Pour retrouver rapidement un ou tous les documents en attente de signature électronique :

• Accédez à la page Documents pour rechercher les documents qui ont subi une action (téléchargés, modifiés, liés à une facture, etc.) au cours des 30 derniers jours.
• Accédez à Documents , puis à Docs , puis sélectionnez le client pour rechercher tous ses documents.
• Ou accédez à l'onglet Documents d'un compte spécifique pour rechercher tous ses documents. 

2. Cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit et réduisez la liste des documents que vous recherchez en sélectionnant un ou plusieurs filtres dans la section Signatures .

• Tous affiche les documents avec les signatures électroniques demandées.
• Signé affiche les documents qui ont été signés électroniquement par tous les utilisateurs du compte.
• Partiellement signé affiche les documents qu'au moins un utilisateur du compte a signés électroniquement.
• En attente de signature affiche les documents en attente de signature électronique de tous les utilisateurs du compte.
• Préparé pour la signature affiche les documents en attente de signature électronique qui n'ont pas encore été envoyés.
• Désactivé affiche les documents que les utilisateurs ont refusé de signer électroniquement.
• KBA en attente affiche les documents avec des demandes KBA en attente d'être signés électroniquement par au moins un utilisateur du compte.
• KBA Failed affiche les documents dans lesquels tous les utilisateurs du compte ont échoué au KBA et/ou les utilisateurs qui ont refusé de signer électroniquement.
• Annulé affiche les documents qui ont été signés hors ligne et annulés par une entreprise patron ou un membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents.

3. Cliquez sur Appliquer pour voir la liste réduite.

Pour voir une liste de tous les documents avec des demandes de signature électronique ou ceux préparés pour la signature électronique, accédez à Docs dans le compte client, puis à Signatures .

Les informations suivantes sont disponibles ici :

• NOM : Cliquez sur le nom du document pour le visualiser et le télécharger.
• STATUT: Étape dans laquelle se trouve le document, marquée KBA ou QES pour un type de signature spécifique.
  • Signé : le document a été signé électroniquement par tous les utilisateurs du compte.
  • En attente de signature x/y : le document a été envoyé au client et x nombre d'utilisateurs ont signé ou ont refusé de se déconnecter . Passez votre souris sur le statut pour voir les détails et découvrir quelles signatures sont encore en attente.
  • Signature refusée : le client a refusé de signer électroniquement le document.
  • Annulé : le document a été signé hors ligne et annulé par le cabinet patron ou un membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents.
  • Partiellement signé x/y : le document a été signé électroniquement par un nombre x d'utilisateurs y . 
  • Échec du KBA : aucun utilisateur du compte n'a signé le document et au moins un a échoué au KBA.
• DATE TÉLÉCHARGÉE lorsque le document a été téléchargé sur TaxDome .
• DATE DEMANDÉE spectacles lorsque le document a été envoyé au client pour être signé électroniquement.
• DATE SIGNED indique la date à laquelle le document a été signé électroniquement par le client.

Vous pouvez trier les documents par nom, date de téléchargement, date demandée ou date de signature électronique. Cliquez sur la flèche haut-bas à côté du nom d'en-tête de la colonne que vous souhaitez trier.

Voir qui a signé électroniquement un document ou a refusé de le faire

When a client e-signs or declines to e-sign a doc, or fails the KBA, the document is moved to the top of the Recent list on the Documents page. You also receive an email about it and get a notification in your Inbox+. Click on the document or Go to... to review the e-signature status.

Si une signature électronique a été demandée à un couple marié, vous verrez qui a signé. Si l'un des utilisateurs échoue au KBA ou refuse de signer électroniquement, téléchargez le document préparé et demandez à nouveau une signature électronique. 

Astuce : modifiez vos préférences de notification à tout moment.

Si vous souhaitez vérifier le statut de signature électronique d'un document, accédez à la page Documents , puis vérifiez la colonne Statut . Pour en savoir plus sur les statuts des documents, rendez-vous ici .

La piste d'audit du document indique si un client a fourni une signature électronique et a réussi ou échoué le KBA.

Affichage des comptes avec des documents en attente de signatures électroniques

Vous pouvez découvrir quels documents doivent encore être signés électroniquement en accédant à votre liste de comptes .

Pour filtrer la liste des comptes afin de voir les documents manquant encore de signatures électroniques :

1. Accédez à Clients , puis cliquez sur FILTRE .

2. Sélectionnez Signature en attente dans la section Signatures , puis cliquez sur APPLIQUER .

Vous verrez alors une liste de ces comptes.

Cela peut également être fait à partir de l'onglet Récent de la page Documents .

Annuler les signatures électroniques 

Vous pourriez vous retrouver dans une situation qui vous obligera à annuler une demande de signature électronique. Par exemple, vous avez demandé des signatures électroniques à un couple et l'un des conjoints est passé à votre bureau pour signer. Pour annuler une demande de signature électronique , procédez comme suit : 

Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du document, puis sélectionnez Annuler dans le menu déroulant. Vous serez invité à préciser le motif de l'annulation. Désactivez Notifier le client si vous ne souhaitez pas envoyer de notification. Cliquez ensuite sur Annuler .

Pour voir tous les documents avec des demandes de signature électronique annulées : lors de l'affichage des documents, cliquez sur Filtrer , sélectionnez Annulé , puis cliquez sur Appliquer .

Pour voir pourquoi une demande de signature a été annulée, ouvrez le document, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Afficher plus d'informations (le bouton n'est pas disponible s'il n'y a pas de signature annulée).

Annulation des demandes de signature électronique

Si vous avez envoyé par erreur une demande de signature électronique, vous pouvez l'annuler, mais faites-le rapidement ! Cela ne fonctionne que s'il est toujours au statut Demandé et que personne n'a encore signé électroniquement. Si le document a été signé électroniquement par l'un des clients, utilisez plutôt Void .

Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du document, puis cliquez sur Annuler la demande de signature dans le menu déroulant.

Une fois qu'un client a signé électroniquement, vous ne pouvez pas annuler une demande ; la fonction Annuler la demande de signature n'est disponible que pour les documents dont le compteur d'état a 0 .

Pour voir tous les documents en attente de signature électronique :

Lors de l'affichage des documents, cliquez sur Filtrer , sélectionnez Signature en attente , puis cliquez sur Appliquer .