Suivre, annuler les demandes de signature et télécharger les certificats

Comment vérifier si vos clients ont signé électroniquement les documents que vous leur avez envoyés ? Vous devez annuler une demande de signature électronique ? Découvrez tout ce que vous devez savoir pour faire signer électroniquement vos documents.

Gérer les signatures électroniques

1. Pour retrouver rapidement un ou tous les documents en attente de signature électronique :

• Accédez à la page Documents pour rechercher les documents qui ont subi une action (téléchargés, modifiés, liés à une facture, etc.) au cours des 30 derniers jours.

• Accédez à Documents , puis à Docs , puis sélectionnez le client pour rechercher tous ses documents.

• Ou accédez à l'onglet Documents d'un compte spécifique pour rechercher tous ses documents. 

2. Cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit et affinez la liste des documents que vous recherchez en sélectionnant un ou plusieurs filtres dans la section Signatures .

   

• Tous affiche les documents avec les signatures électroniques demandées.

• Signé affiche les documents qui ont été signés électroniquement par tous les utilisateurs du compte.

• Partiellement signé affiche les documents qu'au moins un utilisateur du compte a signés électroniquement.

• En attente de signature affiche les documents en attente de signature électronique de tous les utilisateurs du compte.

• Préparé pour la signature affiche les documents en attente de signature électronique qui n'ont pas encore été envoyés.

• L'option « Désactivé » affiche les documents que les utilisateurs ont refusé de signer électroniquement.

• KBA en attente affiche les documents avec KBA demandes en attente d'être signées électroniquement par au moins un utilisateur du compte.

• KBA Failed affiche les documents pour lesquels tous les utilisateurs du compte ont échoué KBA et/ou les utilisateurs qui ont refusé de signer électroniquement.

• Annulé affiche les documents qui ont été signés hors ligne et annulés par une entreprise patron ou un membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents.

• Kind Electronic affiche les documents signés à l'aide de la signature électronique simple.

• Le type QES / AdES indique les documents signés à l'aide des signatures électroniques qualifiées et avancées ( QES / AdES ).

3. Cliquez sur Appliquer pour voir la liste restreinte.

Pour voir une liste de tous les documents avec des demandes de signature électronique ou ceux préparés pour la signature électronique, accédez à Documents dans le compte client, puis à Signatures .

Les informations suivantes sont disponibles ici :

• Nom : Cliquez sur le nom du document pour le visualiser et le télécharger.

• Statut : Étape à laquelle se trouve le document, marqué KBA ou QES / AdES pour un type de signature spécifique.

  • Signé : le document a été signé électroniquement par tous les utilisateurs du compte.

  • Signature en attente x/y : Le document a été envoyé au client et x utilisateurs sur y ont signé ou refusé de se déconnecter. Passez la souris sur l'état pour afficher les détails et identifier les signatures en attente.

  • Signature refusée : Le client a refusé de signer électroniquement le document.

  • Annulé : le document a été signé hors ligne et annulé par le cabinet patron ou un membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents.

  • Partiellement signé x/y : le document a été signé électroniquement par x nombre d'utilisateurs sur y. 

  • Échec KBA : aucun utilisateur du compte n'a signé le document et au moins un a échoué. KBA .

• La date de téléchargement indique quand le document a été téléchargé sur TaxDome .

• La date demandée indique quand le document a été envoyé au client pour être signé électroniquement.

• La date de signature indique quand le document a été signé électroniquement par le client.

Vous pouvez trier les documents par nom, date de téléchargement, date demandée ou date de signature électronique. Cliquez sur la flèche haut-bas à côté du nom d'en-tête de la colonne que vous souhaitez trier.

Voir qui a signé électroniquement le document ou qui a refusé de le faire

When a client e-signs or declines to e-sign a doc, or fails the KBA, the document is moved to the top of the Recent list on the Documents page. You also receive an email about it and get a notification in your Inbox+ . Click on the document or Go to… to open it and review the e-signature status. Click the three-dot menu in the top right corner of the viewer and select Show signers to see who has signed or declined.

Si une signature électronique a été demandée à un couple marié, vous verrez qui a signé. Si l'un des utilisateurs échoue KBA , ou refuse de signer électroniquement, téléchargez le document préparé et demandez à nouveau une signature électronique. 

Note

Modifiez vos préférences de notification à tout moment.

Pour vérifier le statut de la signature électronique d'un document, rendez-vous sur la page Documents , puis consultez la colonne Statut . Pour en savoir plus sur les statuts des documents, cliquez ici .

L' historique d'audit du document indique si un client a fourni une signature électronique et a réussi ou échoué au test. KBA .

Télécharger les certificats d'achèvement

Si, pour une raison quelconque, vous devez prouver la légitimité d'un document signé électroniquement, vous pouvez le télécharger avec son certificat d'achèvement. Pour télécharger un document signé électroniquement avec son certificat d'achèvement :

1. Ouvrez un document entièrement signé ou sélectionnez un document entièrement signé dans la liste des documents.

2. Cliquez sur les trois points et sélectionnez Télécharger > Document signé avec certificat .

   

La dernière page du document téléchargé contient un certificat d'achèvement. Il contient toutes les données relatives à toutes les signatures. Voici à quoi il peut ressembler :

Afficher les comptes avec des documents en attente de signature électronique

Vous pouvez savoir quels documents doivent encore être signés électroniquement en accédant à votre liste de comptes .

Pour filtrer la liste des comptes afin de voir les documents pour lesquels il manque encore des signatures électroniques :

1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre latérale du menu, puis cliquez sur Filtrer .

2. Sélectionnez Signature en attente dans la section Signatures .

Vous verrez alors une liste de ces comptes.

Cela peut également être fait à partir de l’onglet Récent sur la page Documents .

Signatures électroniques nulles

Il peut arriver que vous deviez annuler une demande de signature électronique. Par exemple, vous avez demandé des signatures électroniques à un couple, et l'un des conjoints s'est présenté à votre bureau pour signer. Pour annuler une demande de signature électronique , suivez les étapes suivantes : 

Cliquez sur les trois points à droite du nom du document, puis sélectionnez « Annuler » dans le menu déroulant. Vous serez invité à préciser le motif de l'annulation. Désactivez « Notifier le client » si vous ne souhaitez pas envoyer de notification. Cliquez ensuite sur « Annuler » .

Pour voir tous les documents avec des demandes de signature électronique annulées, lors de la visualisation des documents, cliquez sur Filtrer , sélectionnez Annulé , puis cliquez sur Appliquer .

Pour voir pourquoi une demande de signature a été annulée, ouvrez le document, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Afficher plus d'informations (le bouton n'est pas disponible s'il n'y a pas eu de signature annulée).

Annuler les demandes de signature électronique

Si vous avez envoyé une demande de signature électronique par erreur, vous pouvez l'annuler, mais faites-le rapidement ! L'annulation de signature électronique ne s'applique qu'aux signatures des membres de votre équipe et si aucun client n'a encore signé électroniquement. 

Cliquez sur les trois points à droite du nom du document, puis sur « Annuler la demande de signature » . Lorsqu'une demande est annulée, vous pouvez modifier les champs de signature des clients et du représentant du cabinet, puis renvoyer la demande de signature électronique.

Une fois qu'un client a apposé sa signature électronique, il est impossible d'annuler une demande ; la fonction « Annuler la demande de signature » est uniquement disponible pour les documents dont le compteur de statut affiche 0. Si le document a déjà été signé électroniquement par un client, utilisez plutôt l'option « Annuler » .

Pour voir tous les documents en attente de signature électronique :

Lors de la visualisation des documents, cliquez sur Filtrer , sélectionnez Signature en attente , puis cliquez sur Appliquer .

Note

Pour annuler une demande de signature électronique d'un livraison des déclarations de revenus Trouvez le document dans votre liste de documents et annulez la demande comme indiqué ci-dessus. Pour les déclarations fiscales comportant plusieurs documents, les signatures sont requises sur le fichier fusionné.

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