Exemples d'automatisation ( Basique ) : Mise à jour projet Destinataires

When your firm has many employees, the different people maintain the job on different pipeline stages. It is really easy to make a mistake when you reassign jobs manually. Instead, you can have job assignees added and removed automatically at certain stages of the workflow.

Couvert ici:

• Step 1. Define job assignees for specific pipeline stages
• Étape 2. Configurez le "Mise à jour projet cessionnaire" automatisation
• Étape 3. Notez l'ordre des automatisations
• Changement projet personnes affectées lors du déplacement ou de l'ajout projets

Étape 1. Définir projet cessionnaires

Having job assignees helps you see who is responsible for a specific job and also allows you to filter by each assignee. You can set up as many assignees as you want for each job and you can have them all displayed in your job cards as long as you have that option enabled in your pipeline’s settings.

Before adding the automation, you have to decide which team member should be assigned to a job and when they need it. That depends on your team member's role or responsibilities, since your sales manager/tax preparer/reviewer/etc. could be responsible for a job only during a certain workflow stage. For example, you can have a job assigned to a client manager in the first stage, then to the preparer in the next one, then to the reviewer, and so on.

Étape 2. Configurez le "Mise à jour projet cessionnaire" automatisation

Pour vous assurer que tout votre personnel est affecté au projet pendant qu'ils terminent leur rôle, suivez ces étapes :

1. Go to the pipeline settings, choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. Lors de la création du automatisation , sélectionnez les employés que vous souhaitez ajouter ou supprimer en tant que projet automatiquement les destinataires.

Le automatisation peut être configuré de différentes manières :

• Effacer les destinataires existants sur + Ajouter des destinataires vide :
  Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés affectés ne sont plus affectés et le projet devient non attribué.
• Effacer les destinataires existants sur + Ajouter des destinataires rempli :
  Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés affectés ne sont plus affectés et ceux répertoriés dans le champ Ajouter des personnes affectées sont affectés au projet plutôt.
• Supprimer les destinataires existants + Ajouter des destinataires renseignés :
  Lorsqu'un projet entre ceci étape , les salariés affectés restent affectés au projet , et ceux répertoriés dans le champ Ajouter des destinataires sont également attribués.
• Effacer les destinataires existants + Supprimer les destinataires renseignés :
  Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Supprimer les responsables ne sont plus affectés.
• Ajouter des destinataires remplis + Supprimer des destinataires remplis :
  Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Ajouter des personnes affectées sont affectés au projet , et ceux répertoriés dans Supprimer les responsables ne sont pas attribués.

Une fois par projet entre le étape , le projet le destinataire est automatiquement mis à jour.

Note! Pour le chargé projet Mise à jour automatisation , peu importe si les projets automove basculent pour le étape est allumé. Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise. De plus, aucun élément n'est lié au projet quand le automatisation est déclenché.

Étape 3. Notez l'ordre des automatisations

When building complex pipelines using Update job assignees automation and conditional stages and automations, be aware of the order of automations. Take into consideration that automations are triggered one by one, from first to last. 

Comparez les deux images ci-dessous pour une meilleure compréhension. 

• Dans l'exemple de gauche, une tâche sera créée pour un membre de l'équipe affecté au projet sur un précédent étape et puis, le projet sera attribué à un autre membre de l’équipe.
• Dans l'exemple de droite, le projet sera d'abord attribuée à un nouveau membre de l'équipe, puis la tâche sera créée pour ce membre spécifique de l'équipe.

Pour modifier l'ordre des automatisations, cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur de étape , passez la souris sur l'icône Déplacer , puis faites-la glisser. 

Conseil! Si, lors de la création du modèle de tâche, vous n'êtes pas sûr du responsable de la tâche spécifique, vous pouvez le laisser vide, puis activer le bouton Attribuer une tâche au responsable projet dans Créer une tâche. automatisation en collaboration avec les chargés de mission projet Update automatisation . De cette façon, la tâche sera assignée à un membre de l'équipe qui a été affecté à un projet après le automatisation est déclenché. En savoir plus sur la mise en correspondance du responsable de la tâche avec le responsable projet .

Changement projet personnes affectées lors du déplacement ou de l'ajout projets

The options you choose in the pipeline settings are the default ones. However, you can always decide which team members will be assigned or removed when moving your jobs manually or adding them to the pipeline.

S'il y a un responsable projet de mise à jour automatisation créé à l'intérieur d'un élément sélectionné étape vous vous déplacez projets à, il est affiché dans une fenêtre contextuelle. Vous disposez des options suivantes :

• Si vous voulez le automatisation pour être déclenché avec les paramètres par défaut, laissez-le tel quel
• Si vous ne voulez pas le automatisation pour être déclenché, décochez la case
• Si vous souhaitez modifier les paramètres des destinataires, ajoutez ou supprimez ceux dont vous avez besoin
• Si vous souhaitez effacer tous les destinataires existants pour le projet , activez Effacer les responsables existants

En outre, vous pouvez voir les membres de l'équipe affectés à partir de la vue Kanban, ainsi qu'ajouter ou supprimer des responsables en modifiant un projet carte sur place.