Exemples d'automatisation ( Basique ) : Mise à jour projet Destinataires

Lorsque votre entreprise compte de nombreux salariés, les différentes personnes maintiennent le projet sur différents pipeline étapes . Il est très facile de se tromper lors d'une réaffectation projets manuellement. Au lieu de cela, vous pouvez ajouter et supprimer automatiquement des responsables projet à certains moments. étapes de la workflow .

Couvert ici:

Étape 1. Définir projet cessionnaires

Ayant projet les cessionnaires vous aident à voir qui est responsable d'un domaine spécifique projet et vous permet également de filtrer par chaque responsable. Vous pouvez configurer autant de responsables que vous le souhaitez pour chacun projet et vous pouvez tous les afficher dans vos fiches projet tant que cette option est activée dans votre pipeline les paramètres.

Avant d'ajouter l' automatisation , vous devez décider quel membre de l'équipe doit être affecté à un projet et quand ils en ont besoin. Cela dépend du rôle ou des responsabilités du membre de votre équipe, puisque votre directeur commercial/préparateur de déclarations de revenus/réviseur/etc. pourrait être responsable d'un projet seulement pendant un certain temps workflow étape . Par exemple, vous pouvez avoir un projet affecté à un chargé de clientèle dans le premier étape , puis au préparateur dans le suivant, puis au réviseur, et ainsi de suite.

Étape 2. Configurez le "Mise à jour projet cessionnaire" automatisation

Pour vous assurer que tout votre personnel est affecté au projet pendant qu'ils terminent leur rôle, suivez ces étapes :

1. Go to the pipeline settings, choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. Lors de la création du automatisation , sélectionnez les employés que vous souhaitez ajouter ou supprimer en tant que projet automatiquement les destinataires.

Le automatisation peut être configuré de différentes manières :

  • Effacer les destinataires existants sur + Ajouter des destinataires vide :
    Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés affectés ne sont plus affectés et le projet devient non attribué.
  • Effacer les destinataires existants sur + Ajouter des destinataires rempli :
    Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés affectés ne sont plus affectés et ceux répertoriés dans le champ Ajouter des personnes affectées sont affectés au projet plutôt.
  • Supprimer les destinataires existants + Ajouter des destinataires renseignés :
    Lorsqu'un projet entre ceci étape , les salariés affectés restent affectés au projet , et ceux répertoriés dans le champ Ajouter des destinataires sont également attribués.
  • Effacer les destinataires existants + Supprimer les destinataires renseignés :
    Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Supprimer les responsables ne sont plus affectés.
  • Ajouter des destinataires remplis + Supprimer des destinataires remplis :
    Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Ajouter des personnes affectées sont affectés au projet , et ceux répertoriés dans Supprimer les responsables ne sont pas attribués.

Une fois par projet entre le étape , le projet le destinataire est automatiquement mis à jour.

conseil

Note! Pour le chargé projet Mise à jour automatisation , peu importe si les projets automove basculent pour le étape est allumé. Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise. De plus, aucun élément n'est lié au projet quand le automatisation est déclenché.

Étape 3. Notez l'ordre des automatisations

Lors de la construction d'un complexe pipelines en utilisant Mettre à jour les projet automatisation et conditionnel étapes et les automatisations, soyez conscient de l'ordre des automatisations. Tenez compte du fait que les automatisations se déclenchent une par une, du premier au dernier. 

Comparez les deux images ci-dessous pour une meilleure compréhension. 

  • Dans l'exemple de gauche, une tâche sera créée pour un membre de l'équipe affecté au projet sur un précédent étape et puis, le projet sera attribué à un autre membre de l’équipe.
  • Dans l'exemple de droite, le projet sera d'abord attribuée à un nouveau membre de l'équipe, puis la tâche sera créée pour ce membre spécifique de l'équipe.

Pour modifier l'ordre des automatisations, cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur de étape , passez la souris sur l'icône Déplacer , puis faites-la glisser. 

conseil

Conseil! Si, lors de la création du modèle de tâche, vous n'êtes pas sûr du responsable de la tâche spécifique, vous pouvez le laisser vide, puis activer le bouton Attribuer une tâche au responsable projet dans Créer une tâche. automatisation en collaboration avec les chargés de mission projet Update automatisation . De cette façon, la tâche sera assignée à un membre de l'équipe qui a été affecté à un projet après le automatisation est déclenché. En savoir plus sur la mise en correspondance du responsable de la tâche avec le responsable projet .

Changement projet personnes affectées lors du déplacement ou de l'ajout projets

Les options que vous choisissez dans le pipeline les paramètres sont ceux par défaut. Cependant, vous pouvez toujours décider quels membres de l'équipe seront affectés ou supprimés lors du déplacement de votre projets manuellement ou en les ajoutant au pipeline .

S'il y a un responsable projet de mise à jour automatisation créé à l'intérieur d'un élément sélectionné étape vous vous déplacez projets à, il est affiché dans une fenêtre contextuelle. Vous disposez des options suivantes :

  • Si vous voulez le automatisation pour être déclenché avec les paramètres par défaut, laissez-le tel quel
  • Si vous ne voulez pas le automatisation pour être déclenché, décochez la case
  • Si vous souhaitez modifier les paramètres des destinataires, ajoutez ou supprimez ceux dont vous avez besoin
  • Si vous souhaitez effacer tous les destinataires existants pour le projet , activez Effacer les responsables existants

En outre, vous pouvez voir les membres de l'équipe affectés à partir de la vue Kanban, ainsi qu'ajouter ou supprimer des responsables en modifiant un projet carte sur place.

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