Mise à jour projet cessionnaires

Lorsque votre entreprise compte de nombreux employés, les différentes personnes assurent la maintenance. projet sur différents pipeline étapes Il est très facile de faire une erreur lors d'une réaffectation. projets manuellement. Vous pouvez aussi faire en sorte que les responsables projet soient ajoutés et supprimés automatiquement à certains moments. étapes de la workflow .

Dans cet article, vous apprendrez comment configurer ceci automatisation dans pipeline étapes mais cette approche s'applique également à la mise en place de ceci automatisation dans les statuts projet personnalisés .

Étape 1. Définir projet cessionnaires

Ayant projet La section « Personnes assignées » vous permet de voir qui est responsable d'une tâche spécifique. projet et vous permet également de filtrer par responsable. Vous pouvez définir autant de responsables que vous le souhaitez pour chaque tâche. projet et vous pouvez tous les afficher dans vos fiches projet à condition que cette option soit activée dans votre pipeline les paramètres de .

Avant d'ajouter l' automatisation , vous devez décider quel membre de l'équipe sera affecté à une tâche. projet et quand ils en ont besoin. Cela dépend du rôle et des responsabilités de chaque membre de votre équipe, car votre responsable des ventes/préparateur fiscal/réviseur/etc. pourrait être responsable d'un projet seulement pendant une certaine période workflow étape Par exemple, vous pouvez avoir un projet attribué à un gestionnaire de clientèle dans le premier étape , puis au préparateur du suivant, puis au réviseur, et ainsi de suite.

Étape 2. Configurez la « Mise à jour » projet cessionnaire" automatisation

Pour vous assurer que tout votre personnel est affecté au projet pendant qu'ils terminent leur rôle, suivez ces étapes :

1. Go to the pipeline settings , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. Lors de la création du automatisation , sélectionnez les employés que vous souhaitez ajouter ou supprimer en tant que projet cessionnaires automatiquement.

   

   Le automatisation peut être configuré de différentes manières :

• Effacer les cessionnaires existants sur + Ajouter des cessionnaires vides : Lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés affectés deviennent non affectés et projet devient non attribué.

• Effacer les cessionnaires existants sur + Ajouter les cessionnaires remplis : Lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés affectés deviennent non affectés et ceux répertoriés dans le champ Ajouter des personnes affectées sont affectés au projet plutôt.

• Supprimer les cessionnaires existants + Ajouter les cessionnaires remplis : Lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés affectés restent affectés au projet , et ceux répertoriés dans le champ Ajouter des cessionnaires sont également attribués.

• Supprimer les cessionnaires existants + Supprimer les cessionnaires remplis : lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Supprimer les personnes affectées deviennent non affectés.

• Ajouter des cessionnaires pourvus + Supprimer des cessionnaires pourvus : Lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Ajouter des personnes affectées sont affectés au projet , et ceux répertoriés dans Supprimer les cessionnaires ne sont pas attribués.

Une fois par projet entre le étape , le projet le destinataire est automatiquement mis à jour.

Note

Pour le Mise à jour projet cessionnaire automatisation ,peu importe si le déplacement automatique projets bascule pour le étape est allumé. Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise. De plus, aucun élément n'est lié à la projet quand le automatisation est déclenché.

Étape 3. Notez l'ordre des automatisations

Lors de la construction d'un complexe pipelines en utilisant les responsables projet de mise à jour automatisation et conditionnel étapes et les automatisations, soyez attentif à leur ordre. Gardez à l'esprit que les automatisations sont déclenchées une par une, de la première à la dernière. 

Comparez les deux images ci-dessous pour une meilleure compréhension. 

• Dans l'exemple de gauche, une tâche sera créée pour un membre de l'équipe affecté au projet sur un précédent étape et puis, le projet sera attribué à un autre membre de l’équipe.
• Dans l'exemple de droite, le projet sera d'abord attribuée à un nouveau membre de l'équipe, puis la tâche sera créée pour ce membre spécifique de l'équipe.

Pour modifier l'ordre des automatisations, cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur du étape , passez la souris sur l'icône Déplacer , puis faites-la glisser et déposez-la. 

Conseil

Si, lors de la création du modèle de tâche, vous n'êtes pas sûr du responsable spécifique de la tâche, vous pouvez le laisser vide, puis activer l'option Attribuer une tâche à projet cessionnaire basculer dans Créer une tâche automatisation en collaboration avec le Mise à jour projet cessionnaires automatisation . De cette façon, la tâche sera attribuée à un membre de l'équipe qui a été affecté à une projet après le automatisation est déclenché. En savoir plus sur faire correspondre le responsable de la tâche avec projet cessionnaire .

Changement projet personnes affectées lors du déplacement ou de l'ajout projets

Les options que vous choisissez dans le pipeline les paramètres sont ceux par défaut. Cependant, vous pouvez toujours décider quels membres de l'équipe seront affectés ou supprimés lors du déplacement de votre projets manuellement ou en les ajoutant au pipeline .

S'il y a un attributaire projet de mise à jour automatisation créé à l'intérieur d'un sélectionné étape tu déménages projets Elle s'affiche dans une fenêtre contextuelle. Vous disposez des options suivantes :

• Si vous voulez le automatisation pour être déclenché avec les paramètres par défaut, laissez-le tel quel
• Si vous ne voulez pas le automatisation pour être déclenché, décochez la case
• Si vous souhaitez modifier les paramètres des destinataires, ajoutez ou supprimez ceux dont vous avez besoin
• Si vous souhaitez effacer tous les cessionnaires existants pour le projet , activer Effacer les cessionnaires existants

Vous pouvez également consulter les membres de l'équipe affectés depuis la vue Kanban, et ajouter ou supprimer des personnes en modifiant un kanban. projet carte sur place.

Utiliser projet les destinataires en tant qu'expéditeurs dans les communications

Une fois projet Les destinataires sont configurés et automatisés ; vous pouvez les utiliser comme expéditeurs dans vos… e-mail et les automatisations de messages. Lorsque vous sélectionnez le responsable projet comme expéditeur dans la section Paramètres du modèle des automatisations d'envoi e-mail ou d'envoi de messages , la communication sera automatiquement envoyée par le membre de l'équipe affecté au projet. projet .

C'est particulièrement utile lorsque projet Les personnes affectées changent à différents moments pipeline étapes (Par exemple, du gestionnaire de compte au préparateur puis au réviseur). Les messages et les courriels proviendront toujours du membre de l'équipe actuellement assigné, garantissant ainsi une expérience client optimale.

Apprenez-en davantage sur l'utilisation projet destinataires en tant qu'expéditeurs :

• Envoyer un message automatisation
• Envoyer e-mail automatisation

Partager

Lien copié