Mise à jour projet cessionnaires

When your firm has many employees, the different people maintain the job on different pipeline stages. It is really easy to make a mistake when you reassign jobs manually. Instead, you can have job assignees added and removed automatically at certain stages of the workflow.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Étape 1. Définir projet cessionnaires

Having job assignees helps you see who is responsible for a specific job and also allows you to filter by each assignee. You can set up as many assignees as you want for each job and you can have them all displayed in your job cards as long as you have that option enabled in your pipeline’s settings.

Before adding the automation , you have to decide which team member should be assigned to a job and when they need it. That depends on your team member’s role or responsibilities, since your sales manager/tax preparer/reviewer/etc. could be responsible for a job only during a certain workflow stage. For example, you can have a job assigned to a client manager in the first stage, then to the preparer in the next one, then to the reviewer, and so on.

Étape 2. Configurez la « Mise à jour » projet cessionnaire" automatisation

Pour vous assurer que tout votre personnel est affecté au projet pendant qu'ils terminent leur rôle, suivez ces étapes :

1. Go to the pipeline settings , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. Lors de la création du automatisation , sélectionnez les employés que vous souhaitez ajouter ou supprimer en tant que projet cessionnaires automatiquement.

   

   Le automatisation peut être configuré de différentes manières :

• Effacer les cessionnaires existants sur + Ajouter des cessionnaires vides : Lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés affectés deviennent non affectés et projet devient non attribué.

• Effacer les cessionnaires existants sur + Ajouter les cessionnaires remplis : Lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés affectés deviennent non affectés et ceux répertoriés dans le champ Ajouter des personnes affectées sont affectés au projet plutôt.

• Supprimer les cessionnaires existants + Ajouter les cessionnaires remplis : Lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés affectés restent affectés au projet , et ceux répertoriés dans le champ Ajouter des cessionnaires sont également attribués.

• Supprimer les cessionnaires existants + Supprimer les cessionnaires remplis : lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Supprimer les personnes affectées deviennent non affectés.

• Ajouter des cessionnaires pourvus + Supprimer des cessionnaires pourvus : Lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Ajouter des personnes affectées sont affectés au projet , et ceux répertoriés dans Supprimer les cessionnaires ne sont pas attribués.

Une fois par projet entre le étape , le projet le destinataire est automatiquement mis à jour.

Note

Pour le Mise à jour projet cessionnaire automatisation ,peu importe si le déplacement automatique projets bascule pour le étape est allumé. Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise. De plus, aucun élément n'est lié à la projet quand le automatisation est déclenché.

Étape 3. Notez l'ordre des automatisations

Lors de la construction d'un complexe pipelines en utilisant les responsables projet de mise à jour automatisation et conditionnel étapes et les automatisations, soyez attentif à leur ordre. Gardez à l'esprit que les automatisations sont déclenchées une par une, de la première à la dernière. 

Comparez les deux images ci-dessous pour une meilleure compréhension. 

• Dans l'exemple de gauche, une tâche sera créée pour un membre de l'équipe affecté au projet sur un précédent étape et puis, le projet sera attribué à un autre membre de l’équipe.
• Dans l'exemple de droite, le projet sera d'abord attribuée à un nouveau membre de l'équipe, puis la tâche sera créée pour ce membre spécifique de l'équipe.

Pour modifier l'ordre des automatisations, cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur du étape , passez la souris sur l'icône Déplacer , puis faites-la glisser et déposez-la. 

Conseil

Si, lors de la création du modèle de tâche, vous n'êtes pas sûr du responsable spécifique de la tâche, vous pouvez le laisser vide, puis activer l'option Attribuer une tâche à projet cessionnaire basculer dans Créer une tâche automatisation en collaboration avec le Mise à jour projet cessionnaires automatisation . De cette façon, la tâche sera attribuée à un membre de l'équipe qui a été affecté à une projet après le automatisation est déclenché. En savoir plus sur faire correspondre le responsable de la tâche avec projet cessionnaire .

Changement projet personnes affectées lors du déplacement ou de l'ajout projets

Les options que vous choisissez dans le pipeline les paramètres sont ceux par défaut. Cependant, vous pouvez toujours décider quels membres de l'équipe seront affectés ou supprimés lors du déplacement de votre projets manuellement ou en les ajoutant au pipeline .

S'il y a un attributaire projet de mise à jour automatisation créé à l'intérieur d'un sélectionné étape tu déménages projets Elle s'affiche dans une fenêtre contextuelle. Vous disposez des options suivantes :

• Si vous voulez le automatisation pour être déclenché avec les paramètres par défaut, laissez-le tel quel
• Si vous ne voulez pas le automatisation pour être déclenché, décochez la case
• Si vous souhaitez modifier les paramètres des destinataires, ajoutez ou supprimez ceux dont vous avez besoin
• Si vous souhaitez effacer tous les cessionnaires existants pour le projet , activer Effacer les cessionnaires existants

Also, you can see assigned team members from the kanban view, as well as add or remove assignees by editing a job card on the spot.

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