Mise à jour projet cessionnaires automatiquement

Lorsque votre entreprise compte de nombreux employés, les différentes personnes assurent la maintenance. projet sur différents pipeline étapes Réaffectation projets La gestion manuelle est source d'erreurs. Il est préférable d'automatiser l'ajout et la suppression des responsables projet à certains moments. étapes de la workflow .

Étape 1. Définir projet cessionnaires

Ayant projet La section « Personnes assignées » vous permet de voir qui est responsable d'une tâche spécifique. projet et vous permet également de filtrer par responsable. Vous pouvez définir autant de responsables que vous le souhaitez pour chaque tâche. projet et vous pouvez tous les afficher dans vos fiches projet à condition que cette option soit activée dans votre pipeline les paramètres de .

Avant d'ajouter l' automatisation , vous devez décider quel membre de l'équipe sera affecté à une tâche. projet et quand ils en ont besoin. Cela dépend du rôle et des responsabilités de chaque membre de votre équipe, car votre responsable des ventes/préparateur fiscal/réviseur/etc. pourrait être responsable d'un projet seulement pendant une certaine période workflow étape Par exemple, vous pouvez avoir un projet attribué à un gestionnaire de clientèle dans le premier étape , puis au préparateur du suivant, puis au réviseur, et ainsi de suite.

Étape 2. Configurez la « Mise à jour » projet cessionnaire" automatisation

Pour vous assurer que tout votre personnel est affecté au projet pendant qu'ils terminent leur rôle, suivez ces étapes :

1. Go to the pipeline settings , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu.

2. Choisissez comment mettre à jour les personnes assignées à l'aide du bouton Mettre à jour par : Membre de l'équipe ou Rôle (disponible pour les utilisateurs bêta).

   

   Note

   Le Mise à jour par L'option n'apparaît que si votre entreprise en possède au moins une. rôle du compte configuration. Sans rôles de compte, Rôle apparaît désactivé à côté de Membre de l'équipe, avec une infobulle expliquant que les rôles attribuent projets par responsabilité. Ajouter des rôles de compte pour activer cette option.

   

Note

Le Déplacement automatique projets bascule n'a aucun effet sur ceci automatisation . Mise à jour projet cessionnaires s'exécute toujours dès que projet entre dans le étape —il n'attend pas que le client ou votre équipe effectue une quelconque action.

Mise à jour par un membre de l'équipe

Sélectionnez les employés à ajouter ou à supprimer en tant que projet Les options « Supprimer les personnes assignées », « Ajouter des personnes assignées » et « Supprimer des personnes assignées » se combinent comme suit :

Mise à jour par rôle (Bêta)

Travaux en cours

Cette fonctionnalité est en cours de développement et actuellement disponible pour les utilisateurs bêta. La documentation relative à son utilisation est en cours de préparation.

Au lieu de nommer un membre précis de l'équipe, attribuez-lui la tâche. projet à la personne qui détient actuellement le rôle de compte sélectionné pour ce client. De cette façon, le automatisation continue de fonctionner correctement même après un changement de poste du personnel.

• Attribuer un rôle : Choisissez un ou plusieurs rôles de compte. Lorsque le automatisation court, TaxDome trouve toutes les personnes qui occupent actuellement ces rôles pour le client et leur attribue les projet Si une personne occupe plusieurs rôles sélectionnés, elle n'est ajoutée qu'une seule fois.
• Supprimer les personnes assignées existantes : Même option qu’en mode membre d’équipe , désactivée par défaut.

Note

• Le mode Rôle permet uniquement d'ajouter des personnes ; supprimer ultérieurement la personne qui détient ce rôle pourrait affecter la mauvaise personne si le rôle a changé depuis. Pour supprimer des personnes assignées, utilisez le mode Membre d'équipe ou activez l'option Effacer les personnes assignées existantes .

• Passer du mode Membre d'équipe au mode Rôle efface la configuration de l'autre mode.

• Si personne n'occupe actuellement le rôle sélectionné, personne n'est ajouté. Si l'option « Effacer les personnes assignées existantes » est activée, les personnes assignées existantes sont tout de même supprimées. projet Au final, il n'y a tout simplement aucun cessionnaire.

Étape 3. Notez l'ordre des automatisations

Lors de la construction d'un complexe pipelines en utilisant les responsables projet de mise à jour automatisation et conditionnel étapes et les automatisations, soyez attentif à leur ordre. Gardez à l'esprit que les automatisations sont déclenchées une par une, de la première à la dernière. 

Comparez les deux images ci-dessous pour une meilleure compréhension. 

• Dans l'exemple de gauche, une tâche sera créée pour un membre de l'équipe affecté au projet sur un précédent étape et puis, le projet sera attribué à un autre membre de l’équipe.
• Dans l'exemple de droite, le projet sera d'abord attribuée à un nouveau membre de l'équipe, puis la tâche sera créée pour ce membre spécifique de l'équipe.

Pour modifier l'ordre des automatisations, cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur du étape , passez la souris sur l'icône Déplacer , puis faites-la glisser et déposez-la. 

Conseil

Si, lors de la création du modèle de tâche, vous n'êtes pas certain de la personne à qui la tâche est assignée, vous pouvez laisser ce champ vide puis activer/désactiver l'option correspondante. Attribuer une tâche à projet cessionnaire dans Créer une tâche automatisation en collaboration avec le Mise à jour projet cessionnaires automatisation . De cette façon, la tâche sera attribuée à un membre de l'équipe qui a été affecté à une projet après le automatisation est déclenché. En savoir plus sur faire correspondre le responsable de la tâche avec projet cessionnaire .

Changement projet personnes affectées lors du déplacement ou de l'ajout projets

Les options que vous choisissez dans le pipeline les paramètres sont ceux par défaut. Cependant, vous pouvez toujours décider quels membres de l'équipe seront affectés ou supprimés lors du déplacement de votre projets manuellement ou en les ajoutant au pipeline .

S'il y a un attributaire projet de mise à jour automatisation créé à l'intérieur d'un sélectionné étape tu déménages projets Elle s'affiche dans une fenêtre contextuelle. Vous disposez des options suivantes :

• Si vous voulez le automatisation pour être déclenché avec les paramètres par défaut, laissez-le tel quel
• Si vous ne voulez pas le automatisation pour être déclenché, décochez la case
• Si vous souhaitez modifier les paramètres des destinataires, ajoutez ou supprimez ceux dont vous avez besoin
• Si vous souhaitez effacer tous les cessionnaires existants pour le projet , activer Effacer les cessionnaires existants

Note

Si le automatisation est réglé sur Mise à jour par mode de rôle La fenêtre contextuelle affiche les noms des rôles au lieu des personnes assignées. Une fois confirmés, ces rôles sont résolus et les personnes assignées sont mises à jour.

Vous pouvez également consulter les membres de l'équipe affectés depuis la vue Kanban, et ajouter ou supprimer des personnes en modifiant un kanban. projet carte sur place.

Utiliser projet les destinataires en tant qu'expéditeurs dans les communications

Une fois projet Les destinataires sont configurés et automatisés ; vous pouvez les utiliser comme expéditeurs dans vos… e-mail et les automatisations de messages. Lorsque vous sélectionnez le responsable projet comme expéditeur dans la section Paramètres du modèle des automatisations d'envoi e-mail ou d'envoi de messages , la communication sera automatiquement envoyée par le membre de l'équipe affecté au projet. projet .

C'est particulièrement utile lorsque projet Les personnes affectées changent à différents moments pipeline étapes (Par exemple, du gestionnaire de compte au préparateur puis au réviseur). Les messages et les courriels proviendront toujours du membre de l'équipe actuellement assigné, garantissant ainsi une expérience client optimale.

Apprenez-en davantage sur l’utilisation des personnes assignées projet en tant qu’expéditeurs .

Partager

Lien copié