Questionnaires (Basique) : Envoi manuel ou automatique

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Notre outil Questionnaires vous permet de créer des questionnaires et des formulaires personnalisés pour obtenir toutes les informations de base dont vous avez besoin de la part des clients. De plus, les clients peuvent télécharger leurs documents directement en réponse aux questions.

Nos questionnaires mobile-friendly peuvent contenir des conditions (sauts logiques) et ils sont enregistrés automatiquement. Ils vous fournissent non seulement un outil puissant pour automatiser votre collecte d'informations, mais ils offrent également aux clients une expérience utilisateur exceptionnelle.

Couvert ici :

Envoyer des questionnaires

Les questionnaires peuvent être envoyés aux clients par un patron d'entreprise, un administrateur ou tout membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les questionnaires.

Pour envoyer un questionnaire à un client, vous devez d'abord créer un modèle. Nous avons une bibliothèque de modèles où vous pouvez trouver des modèles de questionnaire. Pour plus de détails, rendez-vous sur la page Questionnaires (Basique) : Créer et appliquer des modèles

Une fois que vous avez un modèle de questionnaire :

Envoyer un questionnaire à un client

Pour envoyer un questionnaire à un client, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton +NOUVEAU dans le menu latéral gauche, puis sélectionnez Questionnaire dans le menu déroulant.

2. Cliquez sur la liste Modèle de questionnaire pour sélectionner un modèle, prévisualisez votre questionnaire, puis cliquez sur Créer pour envoyer le questionnaire au client sélectionné.

C'est tout ! Le client recevra automatiquement un e-mail l'informant qu'un questionnaire lui a été envoyé pour qu'il le remplisse.

Il y a quelques autres options :

  • Nom du questionnaire : Par défaut, le nom du questionnaire est le même que celui du modèle. Vous pouvez le modifier et cliquer sur Ajouter un shortcode pour personnaliser le questionnaire. Appliquez un shortcode pour inclure des données dynamiques, telles que le nom du client ou l'année. Pour en savoir plus sur les shortcodes, rendez-vous ici
  • Rappels : Faites en sorte que votre client reçoive une notification par e-mail lorsque vous lui envoyez un questionnaire. Pour plus de détails, voir ci-dessous.
  • Associer à des projets : Associer les questionnaires à des projets existants pour les rendre immédiatement disponibles dans votre flux de travail. Cliquez sur Associer aux projets à droite et sélectionnez le projet. Une fois associé, vous verrez le titre du projet et le pipeline auquel il appartient dans la section Projets. (Pour plus de détails sur l'association des questionnaires aux projets, allez ici.)

Envoyer un questionnaire à plusieurs clients

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Pour envoyer le même questionnaire à plusieurs clients, allez sur Clients dans le menu latéral de gauche, cochez les cases à côté des clients auxquels vous souhaitez envoyer le questionnaire à, puis cliquez sur Envoyer le questionnaire.

Vous pouvez envoyer des questionnaires aux clients dont les comptes sont actifs ou hors ligne. Par exemple, vous pouvez envoyer un questionnaire à un client hors ligne avant de lui envoyer une invitation à utiliser son portail TaxDome.

Ici, vous avez les mêmes options que ci-dessus.

Envoyer des questionnaires en utilisant des automatisations

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Automatisez vos questionnaires afin qu'ils soient automatiquement envoyés au client lors d'une étape du pipeline :

1. Allez dans Paramètres dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Pipelines dans la barre de menu, puis cliquez sur le nom du pipeline ou sur le bouton CRÉER UN PIPELINE.

2. Sélectionnez l'étape dans laquelle vous voulez envoyer le questionnaire au client, cliquez sur + Ajouter une automatisation, puis choisissez Envoyer le questionnaire dans le menu déroulant.

3. Sélectionnez le modèle pour l'automatisation. Décidez si vous souhaitez activer les rappels, afin qu'un e-mail supplémentaire soit envoyé au client quand il ne renvoie pas le questionnaire rempli à une certaine date. Pour plus de détails sur les rappels, voir ci-dessous.

4. Cliquez sur ENREGISTRER pour conserver vos modifications. Une fois l'automatisation ajoutée, vous la verrez en allant sur la page du pipeline et en cliquant sur l'icône automatisation au-dessus de l'étape.

Maintenant, quand un projet est déplacé vers une étape dans le pipeline avec l'automatisation créer un questionnaire, une notification avec l'automatisation est affichée. Si vous ne voulez pas que le questionnaire soit envoyé au client, désélectionnez l'action, puis cliquez sur SUIVANT.

Envoyer des rappels aux clients à propos des questionnaires en attente

Chaque fois que vous envoyez un questionnaire, une notification est envoyée. Les utilisateurs associés au compte, qui ont activé le bouton NOTIFIER, la reçoivent. Vous pouvez vérifier quels utilisateurs ont activé le bouton de notification en accédant à l'onglet Infos du compte et en affichant la section Contacts.

Si les destinataires mettent trop de temps à exécuter l'action ou s'ils oublient de la faire, vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :

Rappels manuels 

Pour renvoyer une notification concernant un questionnaire en attente, cliquez sur les trois points à droite de l'élément dans la liste, puis sélectionnez Renvoyer.

Voici ce qui se passe :

  • Un e-mail supplémentaire est envoyé au client.
  • Une notification est déplacée en haut de la liste des tâches du client .

Rappels automatiques

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Les clients reçoivent une notification par e-mail lorsque vous leur envoyez un questionnaire.

Activez les rappels à tout moment si nécessaire. De cette façon, un e-mail sera envoyé au client quand il ne renvoie pas le questionnaire dans un certain délai. Lorsque vous activez les rappels, choisissez le mode de rappel pour vos clients :

  • Seuil d'inactivité, jours : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après que le questionnaire soit envoyé, mais vous pouvez le modifier.
  • Limiter à : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez aussi changer cela.
  • L'option Rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le questionnaire. Cliquez sur Sauvegarder lorsque vous avez terminé vos modifications.

Les rappels s'arrêtent quand...

  • ...le client n'a pas soumis le questionnaire mais tous les rappels ont été envoyés.
  • ...le questionnaire a été soumis.

Ce que les clients voient lorsque vous envoyez un questionnaire

Le client remplit un questionnaire en cliquant sur le lien dans la notification e-mail qu'ils ont reçue, en cliquant sur la notification sur leur tableau de bord ou en allant dans la section Questionnaires de leur portail.

Si vous souhaitez voir TaxDome du point de vue client, faites une vue en lecture seule.

Comment puis-je savoir si un client a rempli un formulaire d'inscription ?

Cette section a été déplacée ici .

Compléter un questionnaire au nom d'un client

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Comment puis-je soumettre un questionnaire ?

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Afficher des comptes avec des questionnaires en attente

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Associer les questionnaires aux projets et configurer Automove

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Afficher et supprimer des questionnaires

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Archiver les questionnaires

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Sceller les questionnaires 

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Exporter les questionnaires 

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Imprimer les questionnaires

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Conseil : Consultez le site de l'académie TaxDome pour des cours complets.

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