Organisateurs ( Basique ): Créer et appliquer des modèles

TaxDome questionnaires vous permettent de créer des questionnaires interactifs pour recueillir efficacement des informations sur les clients. Avoir toutes vos FAQ prêtes à l’emploi vous fera gagner beaucoup de temps. De plus, automatisez votre questionnaires à l'intérieur pipelines afin qu'ils s'adressent aux clients au moment où ils en ont besoin, sans que vous ayez à cliquer sur un seul bouton. 

Ajouter questionnaire modèles de la Marketplace

Un questionnaire le modèle peut être ajouté par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les modèles . 

Vous pouvez télécharger des fichiers prêts à l'emploi questionnaire modèles en utilisant les meilleures pratiques, puis modifiez-les selon vos besoins. Pour ajouter un questionnaire modèle du Marketplace :

1. Accédez à Modèles > Marketplace dans le menu latéral et ouvrez l’onglet Organisateurs .

2. Cliquez sur Obtenez gratuitement sur le modèle que vous souhaitez ajouter ou cliquez sur son prix et procédez au paiement s'il s'agit d'un modèle payant.

3. Allez dans Modèles > Modèles d'entreprise , ouvrez l'onglet Organisateurs et cliquez sur le nom du questionnaire modèle pour commencer l'édition.

Créer questionnaire modèles

Pour créer un questionnaire modèle à partir de zéro, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans le menu latéral, sélectionnez Organisateurs , puis cliquez sur Créer un modèle .

Ou accédez à cette page en ajoutant le formulaire Créer questionnaire automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline , puis cliquez sur Nouveau modèle .

Un questionnaire comporte des sections et des questions ; chaque question appartient à une section. Apprenez-en plus sur les champs de la questionnaire page de création de modèle ci-dessous.

a. Nom du modèle : saisissez le nom que vous souhaitez donner au modèle. Vous verrez ce nom lorsque vous le sélectionnerez.

b. Nom de l'organisateur : saisissez le nom que votre client verra pour l' questionnaire . Cliquez sur Ajouter un shortcode pour le personnaliser : le shortcode inclut des données dynamiques qui sont remplacées, par exemple, par le nom d'un client ou la date. Pour plus d'informations sur shortcodes , allez à l' article détaillé . 

c. Contenu du modèle : cliquez sur les noms des sections pour les afficher ou maintenez l'icône à six points pour échanger les sections.

d. Nouvelle section : cliquez pour créer des sections supplémentaires. Utilisez le contenu du modèle sur la gauche pour naviguer entre les sections.

e. Nom de la section : saisissez un titre pour la première section (par exemple, Informations sur l'adresse ).

f. Paramètres de section

• Icône Copier : Cliquez pour dupliquer toute la section, y compris toutes les questions qu'elle contient.
• Icône d'engrenage : cliquez pour choisir les paramètres de cette section. Activez Autoriser le client à répéter pour permettre aux clients de répliquer des sections (pour plus de détails, cliquez ici ). Si vous souhaitez qu'une nouvelle section s'affiche lorsqu'un client répond à une question d'une certaine manière, activez Conditions , puis configurez des sauts logiques conditionnels (pour plus de détails, allez ici ).

• Icône Corbeille : cliquez pour supprimer toute la section. Soyez prudent : la suppression de la section ne peut pas être annulée une fois le modèle enregistré.

g. Icônes d'engrenage de bloc de questions et de texte :

• Obligatoire : si cette option est activée, le client ne pourra pas soumettre de questionnaire jusqu'à ce que toutes les questions obligatoires aient reçu une réponse.
• Pré-rempli : si cette option est activée, la réponse du client à la question sera automatiquement renseignée lorsqu'un client remplit le formulaire. questionnaire pour la deuxième fois et les suivantes. En savoir plus sur le fonctionnement du pré-remplissage pour le client.
• Conditionnel : si cette option est activée, vous pourrez créer une question ou un bloc de texte à afficher lorsqu'un client répond à une question d'une certaine manière. Découvrez comment configurer les sauts logiques conditionnels .
• Description : Si cette option est activée, vous pourrez fournir des détails qui expliquent une question. L'explication est affichée sous la question.
• Balisage : si cette option est activée, vous pourrez ajouter et supprimer un compte tags en fonction des réponses des clients. Apprenez-en plus dans l' article détaillé .
• Synchronisation avec CRM : si cette option est activée, vous pouvez sélectionner les champs personnalisés de compte/contact à synchroniser avec la réponse. Vous pouvez choisir de synchroniser chaque réponse dans chaque champ spécifique questionnaire . Apprenez-en plus dans l' article détaillé .

h. Question : sélectionnez le type de question ou de demande dans la liste déroulante. N'oubliez pas que si vous souhaitez synchroniser les réponses avec les champs personnalisés du compte/contact, le type de question doit être identique au type de champ personnalisé.

Voici ce que signifient les types de questions :

Entrée libre sert à saisir du texte, tel qu'un nom, une adresse ou une entreprise

E-mail est pour entrer dans un e-mail adresse.

Nombre sert à saisir des chiffres, tels que le nombre d'enfants ou un NIR .

Date sert à saisir un jour, un mois et une année, comme une date de naissance. Lors de la saisie, la date doit correspondre à l'un des formats suivants : MMM-JJ-AAAA (par exemple, le 01 janvier 2022) ou MM/JJ/AAAA (par exemple, le 24/12/2022) pour les entreprises américaines ; JJ/MM/AAAA (par exemple 24/12/2022) pour les entreprises non américaines.

Boutons radio fournir une liste d'au moins deux options, comme le type d'entreprise (par exemple, à but non lucratif ou LLC).

Cases à cocher afficher de petites cases (au moins une) pouvant être sélectionnées, permettant des réponses multiples et uniques.

Dérouler développe un menu pour sélectionner une ou plusieurs options.

Oui Non est pour les réponses oui/non à des questions telles que « Êtes-vous marié ? »

Téléchargement de fichier fournit un emplacement pour télécharger avec le nom du document à télécharger. Dans les paramètres du modèle, vous pouvez ajouter un dossier qui sera créé dans le compte client pour les documents téléchargés. Si vous ne l'ajoutez pas, le client devra sélectionner un dossier lors du téléchargement.  

i. Bloc de texte : cliquez pour déposer un bloc de texte. Vous pouvez ajouter des liens, intégrer des vidéos et coller des émojis dans des blocs de texte.

j. Aperçu : Cliquez pour voir à quoi cela ressemble du côté client. Pour plus de détails, consultez la section ci-dessous .

k. Paramètres :

• Notifier le téléchargement de documents : activez cette option si vous souhaitez recevoir des notifications sur les documents téléchargés sur le questionnaire . Pour plus de détails, allez ici .
• Libre-service de l'organisateur : activez cette option si vous souhaitez que les clients créent questionnaires par eux-mêmes sur la base de ce modèle. Pour plus de détails, allez ici .
• Sceller automatiquement après la soumission : activez cette option si vous souhaitez qu'un client l'empêche d'effectuer de nouvelles modifications. En savoir plus ici .
• Envoyer des rappels aux clients : activez cette option pour activer l'envoi de rappels automatiques en attente. questionnaires . En savoir plus sur les rappels dans questionnaires .
• Personnaliser le dossier de destination pour les téléchargements de documents : activez cette option si vous souhaitez créer un dossier distinct dans le compte client pour stocker les documents téléchargés. Vous pouvez utiliser shortcodes dans le nom du dossier.

l. Sauvegarder & Exit, Sauvegarder et Annuler : Cliquez sur Sauvegarder & Exit pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles, Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à éditer le modèle ou sur Annuler pour quitter sans enregistrer.

Remarque : Les sections vides sans questions ni blocs de texte ne seront pas enregistrées. Vous devrez y ajouter des informations ou les supprimer.

Appliquer questionnaire modèles

Une fois que vous avez créé un modèle, vous êtes prêt à l'utiliser pour collecter des données auprès des clients afin de commencer votre travail :

1. Créez un nouveau questionnaire soit en cliquant sur Nouveau en haut à gauche et en sélectionnant Organisateur , soit en sélectionnant les destinataires dans la liste de vos comptes, puis en cliquant sur Envoyer l'organisateur .

2. Cliquez sur la liste des modèles d'organisateur pour la développer, puis sélectionnez un modèle. Prévisualisez -le si nécessaire.

3. Modifiez le questionnaire nom ou cliquez sur + Ajouter un shortcode pour individualiser le titre. Le shortcode inclut des données dynamiques qui sont remplacées par, par exemple, le nom d'un client ou la date. Pour plus d'informations sur shortcodes , va ici . 

4. Continuez en activant les rappels et en liant le questionnaire à projets .

Remarque : S'il y a plusieurs destinataires, vous ne pourrez pas lier le questionnaire à projets .

Modifier questionnaire modèles

1. Pour apporter des modifications à un questionnaire modèle, allez dans Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu, ouvrez l'onglet Organisateurs , puis cliquez sur l'icône questionnaire nom du modèle dans la liste.

2. Modifiez les questions (par exemple, si vous devez mettre à jour le questionnaire pour une nouvelle année fiscale), déplacez ou supprimez des questions et des sections à l'aide des icônes situées à l'extrême droite du nom de la section ou de la question. Une fois que vous avez fini d'apporter des modifications au questionnaire modèle, cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Remarque : Les modifications que vous apportez à un questionnaire le modèle ne sont pas reflétés dans le questionnaires qui ont déjà été créés à partir du même modèle. Cependant, tout nouveau questionnaires envoyés désormais (y compris ceux des automatismes) refléteront les changements.

Double questionnaire modèles

Créer un nouveau questionnaire modèle à partir d'un modèle existant : cliquez sur les trois points à l'extrême droite du questionnaire nom du modèle, puis sélectionnez Dupliquer . Le questionnaire La copie de sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, Organizer (2) ).

Supprimer questionnaire modèles

Pour éviter l'encombrement, supprimez un questionnaire modèle si vous n’en avez plus besoin. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du questionnaire nom du modèle, sélectionnez Supprimer dans la liste déroulante, puis confirmez en cliquant sur Supprimer . Tous questionnaires créé pour les clients avec ce modèle restera toujours.

À quoi ressemble mon modèle pour les clients ?

Si vous avez besoin de vérifier votre questionnaire modèle du côté client, cliquez sur Aperçu en haut à droite du modèle.

Ici, vous pouvez sélectionner les sections à prévisualiser dans la liste déroulante Aller à la section en haut à gauche, remplir n'importe quel bloc comme le font vos clients et cliquer sur Suivant pour passer à la section suivante. La barre verte en haut apparaîtra avec votre progression avec questionnaire blocs.

Une fois terminé, cliquez sur Retour pour modifier ou sur X en haut à droite.