Créer et appliquer questionnaire modèle : guide

TaxDome questionnaires Créez des questionnaires interactifs pour recueillir efficacement les informations de vos clients. Configurez votre FAQ une seule fois, puis automatisez-la. questionnaire livraison par pipelines Ainsi, les clients les reçoivent au bon moment, sans intervention manuelle. Nous vous guiderons ici dans la création, l'ajout et l'application. questionnaire modèles.

Étape 1. Créer ou ajouter questionnaire modèle

Note

Un questionnaire Le modèle peut être ajouté par une entreprise patron , l’administrateur ou tout membre de l’équipe disposant des droits d’accès pour gérer les modèles .

Utilisez un modèle prêt à l'emploi

Vous pouvez télécharger des fichiers prêts à l'emploi. questionnaire Utilisez les modèles du Marketplace en suivant les meilleures pratiques et modifiez-les selon vos besoins. Pour ajouter un questionnaire modèle:

1. Accédez à Modèles > Marketplace depuis le menu latéral et ouvrez l'onglet Organisateurs .

2. Cliquez sur « Obtenir gratuitement » sur le modèle que vous souhaitez ajouter ou cliquez sur son prix et procédez au paiement s'il s'agit d'un modèle payant.

3. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise , ouvrez l'onglet Organisateurs et cliquez sur le nom du questionnaire modèle pour commencer la modification .

Créer questionnaire modèle

Créez un modèle personnalisé questionnaire Nous créons des solutions sur mesure lorsque votre entreprise a des besoins spécifiques ou des flux de travail uniques. Vous gardez le contrôle total sur la structure, ce qui garantit… questionnaire correspond à vos exigences de service.

Vous pouvez également ajouter un modèle questionnaire prêt à l'emploi à partir de Marketplace pour gagner du temps.

Pour créer un questionnaire modèle:

1. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise depuis le menu latéral.

2. Sélectionner les organisateurs .

3. Cliquez sur Créer un modèle .

   

Étape 2. Configurer questionnaire modèle

Configurez votre questionnaire en fonction des informations que vous devez recueillir :

• documents seulement

• réponses au questionnaire

• documents et réponses

Note

Vous pouvez également commencer à créer un questionnaire modèle lors du travail sur automatisation questionnaire dans le pipeline .

Collectez uniquement les documents

Utilisez une liste de contrôle des documents sans questionnaire Lorsque vous avez uniquement besoin de documents, et non de réponses à un questionnaire. Cette méthode convient pour la collecte annuelle des documents fiscaux (formulaires W-2, 1099, reçus) ou dans toute situation où vous avez besoin de fichiers mais pas de réponses écrites.

Pour créer un questionnaire modèle avec une liste de contrôle des documents uniquement :

1. Renseignez le nom du modèle et le nom destiné au client.

2. Activer l'option « Joindre des listes de contrôle » .

3. Modifiez la section Introduction si nécessaire ou utilisez une introduction pré-rédigée. La section Introduction est obligatoire lorsque la liste de vérification des documents est activée. Vous pouvez la modifier, mais vous ne pouvez pas la désactiver.

4. Cliquez sur Sauvegarder et quitter ou Sauvegarder pour enregistrer les modifications.

Note

La liste des documents est créée dans le compte de chaque client, et non dans le questionnaire Le modèle lui-même. Cela permet de personnaliser la liste de contrôle pour chaque client.

Posez uniquement des questions

Utilisez un questionnaire sans liste de documents pour recueillir les informations client sans exiger de téléchargement. Cette méthode convient pour collecter les informations personnelles de base (nom, adresse, etc.). NIR ), informations commerciales (statut comptable, structure de l'entité), client onboarding données, ou mises à jour annuelles des clients.

Pour créer un questionnaire modèle contenant uniquement un questionnaire :

1. Renseignez le nom du modèle et le nom destiné au client.

2. Créer des sections.

3. Ajoutez des questions ou des blocs de texte et configurez-les. Apprenez-en davantage sur les paramètres des questionnaires et les types de questions .

4. Cliquez sur Sauvegarder et quitter ou Sauvegarder pour enregistrer les modifications.

Rassemblez les documents et posez des questions

Utilisez cette option lorsque vous avez besoin à la fois de documents et de réponses détaillées. Elle est particulièrement utile pour la déclaration de revenus, lorsque vous devez téléverser des documents et répondre à des questions concernant les déductions, les personnes à charge et les revenus.

Pour créer un questionnaire Modèle avec questionnaire et liste de contrôle :

1. Renseignez le nom du modèle et le nom destiné au client.

2. Activer l'option « Joindre des listes de contrôle » .

3. Modifiez la section Introduction si nécessaire ou utilisez une introduction pré-rédigée. La section Introduction est obligatoire lorsque la liste de vérification des documents est activée. Vous pouvez la modifier, mais vous ne pouvez pas la désactiver.

4. Créer des sections.

5. Ajoutez des questions ou des blocs de texte et configurez-les. Apprenez-en davantage sur les paramètres questionnaire et les types de questions .

6. Cliquez sur Sauvegarder et quitter ou Sauvegarder pour enregistrer les modifications.

Conseil

Pour permettre aux clients de confirmer l'exactitude de leurs informations, ajoutez une question à choix multiple à la liste de contrôle. questionnaire Par exemple : « Je confirme que les informations fournies sont véridiques, complètes et exactes au meilleur de ma connaissance. » Pour une formulation formelle relative à la responsabilité, utilisez plutôt une lettre de mission .

Étape 3. Aperçu questionnaire

Aperçu de votre questionnaire Modèle permettant de vérifier comment les questions, la mise en forme et les instructions apparaîtront aux clients avant l'envoi.

Pour ce faire, cliquez sur Aperçu en haut à droite du modèle lorsque vous travaillez dessus.

Ici, vous pouvez sélectionner les sections à prévisualiser dans le menu déroulant « Aller à la section » en haut à gauche, remplir les champs comme le font vos clients, puis cliquer sur « Suivant » pour passer à la section suivante. La barre verte en haut affichera votre progression. questionnaire blocs.

Une fois terminé, cliquez sur Retour pour modifier ou sur la croix ( X) en haut à droite.

Étape 4. Appliquer questionnaire modèle

Une fois que vous avez créé un modèle, vous êtes prêt à l'utiliser pour collecter des données auprès des clients afin de commencer votre travail :

• Envoyer questionnaires à un client

• Envoyer questionnaires à plusieurs clients à la fois

• Envoyer questionnaires en utilisant des automatisations

• Laissez les clients créer questionnaires par eux-mêmes

Écran du modèle d'organisateur : aperçu

Un questionnaire comporte des sections et des questions ; chaque question appartient à une section. Apprenez-en plus sur les champs de la questionnaire page de création de modèle ci-dessous.

a. Nom du modèle : Saisissez le nom que vous souhaitez donner au modèle. Ce nom s’affichera lorsque vous le sélectionnerez.

b. Nom (visible par le client) : Saisissez le nom que votre client verra pour le questionnaire Cliquez sur « Ajouter un shortcode » pour le personnaliser : le shortcode inclut des données dynamiques qui sont remplacées, par exemple, par le nom d’un client ou la date. Pour plus d’informations sur shortcodes , consultez l' article détaillé. 

c. Liste de contrôle des documents : Activez l’option « Joindre une liste de contrôle » pour joindre une liste de contrôle des documents au questionnaire modèle. Lorsqu'elle est activée, la liste de contrôle des documents spécifiques au compte du client sera incluse dans le modèle. questionnaire .

d. Introduction : La courte introduction au début de questionnaire Cela n'apparaît que si la liste de contrôle est jointe.

e. Questionnaire : Questions à poser au client, regroupées en sections par thème.

f. Nom de la section : Saisissez un titre pour la première section (par exemple, Informations sur l'adresse , Informations sur le conjoint , etc.).

g. Paramètres de section :

• Icône Copier : Cliquez pour dupliquer toute la section, y compris toutes les questions qu'elle contient.

• Icône Corbeille : cliquez pour supprimer toute la section. Attention : la suppression de la section est irréversible après l'enregistrement du modèle.

• Icône d'engrenage : cliquez pour accéder aux paramètres de cette section. Activez l' option « Autoriser la répétition » pour permettre aux clients de reproduire les sections (pour plus d'informations, cliquez ici ). Si vous souhaitez qu'une nouvelle section s'affiche lorsqu'un client répond à une question d'une certaine manière, activez l'option « Conditions » , puis configurez les sauts logiques conditionnels (pour plus d'informations, cliquez ici ).

h. Icônes d'engrenage pour les blocs Question et Texte :

• Obligatoire : si cette option est activée, le client ne pourra pas soumettre de questionnaire jusqu'à ce que toutes les questions obligatoires aient reçu une réponse.

• Prérempli : Si cette option est activée, la réponse du client à la question sera automatiquement renseignée lorsqu'il remplira le formulaire. questionnaire Pour la deuxième fois et les suivantes, consultez la documentation expliquant le fonctionnement du pré-remplissage pour le client.

• Conditionnel : Si cette option est activée, vous pourrez afficher une question ou un bloc de texte selon la réponse du client. Pour en savoir plus sur la configuration des sauts logiques conditionnels , consultez la documentation.

• Description : Si cette option est activée, vous pourrez fournir des détails qui expliquent une question. L'explication est affichée sous la question.

• Système de marquage : Si cette option est activée, vous pourrez ajouter et supprimer des comptes. tags Cela dépend des réponses du client. Pour en savoir plus, consultez l' article détaillé .

• Synchronisation avec CRM : Si cette option est activée, vous pouvez sélectionner les champs personnalisés de compte/contact à synchroniser avec la réponse. Vous pouvez choisir de synchroniser ou non chaque réponse dans chaque champ personnalisé. questionnaire Pour en savoir plus, consultez l' article détaillé .

  

i. Question : Sélectionnez le type de question ou de demande dans la liste déroulante. N’oubliez pas que si vous souhaitez synchroniser les réponses avec les champs personnalisés du compte/contact, le type de question doit correspondre au type du champ personnalisé.

j. Bloc de texte : Cliquez pour insérer un bloc de texte. Vous pouvez ajouter des liens, intégrer des vidéos et coller des émojis dans les blocs de texte.

k. Aperçu : Cliquez pour voir à quoi cela ressemble du côté client .

l. Paramètres :

• Notification de téléchargement de documents : activez cette option si vous souhaitez recevoir des notifications concernant les documents téléchargés sur le site. questionnaire Pour plus de détails, cliquez ici .

• Libre-service pour les organisateurs : activez cette option si vous souhaitez que les clients créent des éléments. questionnaires ils peuvent le faire eux-mêmes à partir de ce modèle. Pour plus de détails, cliquez ici .

• Sceller automatiquement après soumission : activez cette option si vous souhaitez empêcher le client d’apporter de nouvelles modifications. En savoir plus ici .

• Envoyer des rappels aux clients : activez cette option pour permettre l’envoi de rappels automatiques pour les commandes en attente. questionnaires . En savoir plus sur les rappels dans questionnaires .

• Personnaliser le dossier de destination pour les téléchargements de documents : activez cette option si vous souhaitez créer un dossier distinct dans le compte client pour stocker les documents téléchargés. Vous pouvez utiliser shortcodes dans le nom du dossier.

m. Sauvegarder et quitter , Sauvegarder et annuler : Cliquez sur Sauvegarder et quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles, Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à modifier le modèle ou sur Annuler pour quitter sans enregistrer.

Note

Les sections vides sans questions ni blocs de texte ne seront pas enregistrées. Vous devrez y ajouter des informations ou les supprimer.

Types de questions

• Entrée libre sert à saisir du texte, tel qu'un nom, une adresse ou une entreprise

• E-mail est pour entrer dans un e-mail adresse.

• Nombre sert à saisir des chiffres, tels que le nombre d'enfants ou un NIR .

• Date sert à saisir un jour, un mois et une année, comme une date de naissance. Lors de la saisie, la date doit correspondre à l'un des formats suivants : MMM-JJ-AAAA (par exemple, le 01 janvier 2022) ou MM/JJ/AAAA (par exemple, le 24/12/2022) pour les entreprises américaines ; JJ/MM/AAAA (par exemple 24/12/2022) pour les entreprises non américaines.

• Boutons radio fournir une liste d'au moins deux options, comme le type d'entreprise (par exemple, à but non lucratif ou LLC).

• Cases à cocher afficher de petites cases (au moins une) pouvant être sélectionnées, permettant des réponses multiples et uniques.

• Dérouler développe un menu pour sélectionner une ou plusieurs options.

• Oui Non est pour les réponses oui/non à des questions telles que « Êtes-vous marié ? »

• Téléchargement de fichier Fournit un emplacement de téléchargement avec le nom du document à télécharger. Dans les paramètres du modèle, vous pouvez ajouter un dossier qui sera créé dans le compte client pour les documents téléchargés. Si vous ne l'ajoutez pas, le client devra sélectionner un dossier lors du téléchargement.  

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