Les organisateurs ( Basique ) : Créer et appliquer des modèles

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TaxDome organizers allow you to create interactive questionnaires to efficiently gather client information. Having all your FAQs ready to go will save loads of time. Plus, automate your organizers inside pipelines so that they go out to clients right when they need to—without you having to click a single button. 

Couvert ici:

• Création questionnaire modèles
  • Types de questions
• Candidature questionnaire modèles
• Ajouter questionnaire modèles de Marketplace
• Automatisation de l'envoi questionnaires aux clients
• Mise à jour questionnaire modèles
• Duplication questionnaire modèles
• Suppression questionnaire modèles
• À quoi ressemble mon modèle pour les clients ?

Création questionnaire modèles

Un questionnaire le modèle peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les modèles . Créez-les de manière à ce qu’ils soient facilement disponibles et personnalisez-les davantage si nécessaire.

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Pour créer un questionnaire modèle, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, sélectionnez Organisateurs , puis cliquez sur Créer un modèle .

Ou accédez à cette page en ajoutant le Create Organizer automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline , puis cliquez sur Nouveau modèle .

Un questionnaire comporte des sections et des questions ; chaque question appartient à une section. Ci-dessous, découvrez-en davantage sur les champs numérotés de la page Créer un modèle d'organisateur .

1. Nom du modèle : saisissez le nom que vous souhaitez donner au modèle. Vous verrez ce nom lors de sa sélection.

2. Organizer name: Enter the name your client will see for the organizer. Click + Add shortcode to individualize it: Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go to the detailed article. 

3. Contenu du modèle : cliquez sur les noms des sections pour les afficher ou maintenez l'icône à six points enfoncée et échangez les sections.

4. Nouvelle section : Cliquez pour créer des sections supplémentaires. Utilisez le contenu du modèle sur la gauche pour naviguer entre les sections.

5. Nom de la section : saisissez un en-tête pour la première section (par exemple, Informations sur l'adresse ).

6. Paramètres des sections

• Icône Copier : Cliquez pour dupliquer toute la section, y compris toutes les questions qu'elle contient.
• Icône d'engrenage : cliquez pour choisir les paramètres de cette section. Activez Autoriser le client à répéter pour permettre aux clients de répliquer des sections (pour plus de détails, cliquez ici ). Si vous souhaitez qu'une nouvelle section s'affiche lorsqu'un client répond à une question d'une certaine manière, activez Conditions , puis configurez des sauts logiques conditionnels (pour plus de détails, allez ici ).

• Icône Corbeille : cliquez pour supprimer toute la section. Soyez prudent : la suppression de la section ne peut pas être annulée une fois le modèle enregistré.

7. Icônes d'engrenage des blocs de questions et de texte :

• Obligatoire : si cette option est activée, le client ne pourra pas soumettre de questionnaire jusqu'à ce que toutes les questions obligatoires aient reçu une réponse.
• Autoriser le pré-remplissage : si cette option est activée, la réponse du client à la question sera automatiquement renseignée lorsqu'un client remplira le formulaire. questionnaire pour la deuxième fois et les suivantes. En savoir plus sur le fonctionnement du pré-remplissage pour le client.
• Conditions : Si cette option est activée, vous pourrez faire en sorte qu'une question ou un bloc de texte soit affiché lorsqu'un client répond à une question d'une certaine manière. En savoir plus sur la configuration des sauts logiques conditionnels .
• Ajouter une explication : si cette option est activée, vous pourrez fournir des détails qui expliquent une question. L'explication est affichée sous la question.
• Mettre à jour tags du compte : si cette option est activée, vous pourrez ajouter et supprimer un compte tags en fonction des réponses des clients. Apprenez-en plus dans l' article détaillé .

8. + Question : Sélectionnez le type de question ou de demande dans le menu déroulant.

Voici ce que signifient les types de questions :

Entrée libre sert à saisir du texte, tel qu'un nom, une adresse ou une entreprise

E-mail est pour entrer dans un e-mail adresse.

Nombre sert à saisir des chiffres, tels que le nombre d'enfants ou un NIR .

Date sert à saisir un jour, un mois et une année, comme une date de naissance. Lors de la saisie, la date doit correspondre à l'un des formats suivants : MMM-JJ-AAAA (par exemple, le 01 janvier 2022) ou MM/JJ/AAAA (par exemple, le 24/12/2022) pour les entreprises américaines ; JJ/MM/AAAA (par exemple 24/12/2022) pour les entreprises non américaines.

Boutons radio proposez une liste d'options, telles qu'un type d'entreprise (par exemple, à but non lucratif ou LLC).

Cases à cocher afficher de petites cases qui peuvent être cochées.

Dérouler développe un menu pour sélectionner une ou plusieurs options.

Oui Non est pour les réponses oui/non à des questions telles que « Êtes-vous marié ? »

Téléchargement de fichiers fournit un endroit pour télécharger avec le nom du document à télécharger. (Fichiers téléchargés sur questionnaires sont enregistrés sur le compte client, le client peut sélectionner un dossier au moment du téléchargement)

9. + Bloc de texte : Cliquez pour déposer un bloc de texte. Vous pouvez ajouter des liens, intégrer des vidéos et coller des emojis dans des blocs de texte.

10. Mode Aperçu : Cliquez pour voir à quoi cela ressemble du côté client. Pour plus de détails, consultez la section ci-dessous .

11. Paramètres :

• Notifier le téléchargement de documents : activez cette option si vous souhaitez recevoir des notifications sur les documents téléchargés sur le questionnaire . Pour plus de détails, allez ici .
• Libre-service de l'organisateur : activez cette option si vous souhaitez que les clients créent questionnaires par eux-mêmes sur la base de ce modèle. Pour plus de détails, allez ici .
• Sceller automatiquement après la soumission : activez cette option si vous souhaitez qu'un client l'empêche d'effectuer de nouvelles modifications. En savoir plus ici .
• Envoyer des rappels aux clients : activez cette option pour activer l'envoi de rappels automatiques en attente. questionnaires . En savoir plus sur les rappels dans questionnaires .

12. Sauvegarder & Quitter, Sauvegarder et Annuler : Cliquez sur Sauvegarder & Quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles, Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à éditer le modèle ou Annuler pour quitter sans enregistrer.

Remarque : Les sections vides sans questions ni blocs de texte ne seront pas enregistrées. Vous devrez y ajouter des informations ou les supprimer.

Candidature questionnaire modèles

Une fois que vous avez créé un modèle, vous êtes prêt à l'utiliser pour collecter des données auprès des clients afin de commencer votre travail :

1. Créez un nouveau questionnaire soit en cliquant sur Nouveau en haut à gauche et en sélectionnant Organisateur , soit en sélectionnant les destinataires dans la liste de vos comptes, puis en cliquant sur Envoyer l'organisateur .

2. Cliquez sur la liste des modèles d'organisateur pour la développer, puis sélectionnez un modèle. Prévisualisez -le si nécessaire.

3. Edit the organizer name or click  + Add shortcode to individualize the title. Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go here. 

4. Continuez en activant les rappels et en liant le questionnaire à projets .

Remarque : S'il y a plusieurs destinataires, vous ne pourrez pas lier le questionnaire à projets .

Ajouter questionnaire modèles de Marketplace

Vous pouvez télécharger du prêt à l'emploi questionnaire modèles avec les meilleures pratiques. Pour ajouter un questionnaire modèle du Marketplace :

1. Accédez à Modèles > Marketplace dans la barre de menu de gauche et ouvrez l'onglet Organisateurs .

2. Cliquez sur Obtenez gratuitement sur le modèle que vous souhaitez ajouter ou cliquez sur son prix et procédez au paiement s'il s'agit d'un modèle payant.

3. Allez dans Modèles > Bibliothèque de modèles , ouvrez l'onglet Organisateurs et cliquez sur le nom du questionnaire modèle pour commencer l’édition si nécessaire.

Mise à jour questionnaire modèles

1. Pour apporter des modifications à un questionnaire modèle, allez dans Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu, ouvrez l'onglet Organisateurs , puis cliquez sur l'icône questionnaire nom du modèle dans la liste.

2. Modifiez les questions (par exemple, si vous devez mettre à jour le questionnaire pour une nouvelle année fiscale), déplacez ou supprimez des questions et des sections à l'aide des icônes situées à l'extrême droite du nom de la section ou de la question. Une fois que vous avez fini d'apporter des modifications au questionnaire modèle, cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Remarque : Les modifications que vous apportez à un questionnaire le modèle ne sont pas reflétés dans le questionnaires qui ont déjà été créés à partir du même modèle. Cependant, tout nouveau questionnaires envoyés désormais (y compris ceux des automatismes) refléteront les changements.

Duplication questionnaire modèles

Créer un nouveau questionnaire modèle à partir d'un modèle existant : cliquez sur les trois points à l'extrême droite du questionnaire nom du modèle, puis sélectionnez Dupliquer . Le questionnaire La copie de sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, Organizer (2) ).

Suppression questionnaire modèles

Pour éviter l'encombrement, supprimez un questionnaire modèle si vous n’en avez plus besoin. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du questionnaire nom du modèle, sélectionnez Supprimer dans la liste déroulante, puis confirmez en cliquant sur Supprimer . Tous questionnaires créé pour les clients avec ce modèle restera toujours.

À quoi ressemble mon modèle pour les clients ?

Si vous devez vérifier votre questionnaire modèle côté client, cliquez sur le lien Mode Aperçu en haut à droite du modèle.

Ici, vous pouvez sélectionner les sections à prévisualiser dans la liste déroulante Aller à la section en haut à gauche, remplir n'importe quel bloc comme le font vos clients et cliquer sur Suivant pour passer à la section suivante. La barre verte en haut apparaîtra avec votre progression avec questionnaire blocs.

Une fois terminé, cliquez sur Retour pour modifier ou sur X en haut à droite.

Astuce : consultez TaxDome Academy pour nos cours.