Envoyer questionnaires manuellement ou automatiquement

Notre outil Organisateurs vous permet de créer des questionnaires et formulaires personnalisés pour recueillir toutes les informations essentielles de vos clients. De plus, vos clients peuvent télécharger leurs documents directement en réponse aux questions.

Our mobile-friendly organizers can contain conditions (logic jumps) , and they autosave. They not only provide you with a powerful tool to automate your info gathering, but they also give clients a great user experience.

Envoyer questionnaires

Organizers can be sent to clients by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage organizers .

Pour envoyer un questionnaire Pour envoyer un message à un client, vous devrez d'abord créer un modèle. Nous avons Marketplace où vous pouvez trouver questionnaire modèles.

Une fois que vous avez un questionnaire modèle:

• Envoyer questionnaires à un client

• Envoyer questionnaires à plusieurs clients à la fois

• Envoyer questionnaires en utilisant des automatisations

• Laissez les clients créer questionnaires par eux-mêmes

Envoyer questionnaires à un client

Pour envoyer un questionnaire à un client, suivez ces étapes :

1. Créer un questionnaire en utilisant l'une des deux manières suivantes :

• Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Organisateur .

• Accédez à Organisateurs depuis le menu latéral et cliquez sur Nouveau questionnaire .

• Ouvrez le compte client, passez à l'onglet Organisateurs et cliquez sur Nouveau questionnaire . Le compte courant sera automatiquement renseigné.

2. Cliquez sur la liste des modèles d'organisateur pour sélectionner un modèle, prévisualisez votre questionnaire, puis cliquez sur Créer et envoyer pour envoyer le questionnaire au client sélectionné.

C'est ça! Le client recevra automatiquement un e-mail les informant qu'un questionnaire leur a été envoyé à remplir.

Il existe quelques options supplémentaires :

• Organizer name: By default, the organizer’s name is the same as the template’s. You can change it and click Add shortcode to individualize the organizer. Apply shortcodes to include dynamic data, such as the client’s name or the year. For more about shortcodes, go here . 

• Reminders: Ensure your client gets an email notification when you send them an organizer. For details, see below .

• Link to Jobs: Link organizers to existing jobs to make them immediately available in your workflow. Click the Link to Jobs on the right, and select the jobs. Once linked, you’ll see the job title and the pipeline it belongs to in the Jobs section. (For more details on linking organizers to jobs, go here .)

Envoyer questionnaires à plusieurs clients à la fois

Pour envoyer le même questionnaire pour de nombreux clients, accédez à Clients dans le menu latéral gauche, cochez les cases à côté des clients auxquels vous souhaitez envoyer le questionnaire à, puis cliquez sur Envoyer l'organiseur .

You can send organizers to clients whose accounts are either active or offline . For instance, you may want to send an organizer to an offline client before you send them an invitation to use their TaxDome portal.

Here, you have the same options as above .

Envoyer questionnaires en utilisant des automatisations

For details, go here or watch a video below for a quick look.

Rappeler aux clients les tâches en attente questionnaires

Chaque fois que vous envoyez questionnaires Les clients sont informés. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.   

Si les destinataires mettent trop de temps à exécuter l'action ou s'ils oublient de le faire, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :

• Manually resend a notification about the pending organizer.

• Set up automatic reminders .

Rappels manuels

Pour renvoyer une notification concernant une tâche en attente questionnaire , cliquez sur les trois points à droite de l'élément dans la liste, puis sélectionnez Renvoyer .

Voici ce qui se passe :

• Un montant supplémentaire de e-mail le message est envoyé au client.
• A notification is moved to the top of the client’s to-do list .

Rappels automatiques

Les clients reçoivent un e-mail notification lorsque vous leur envoyez un questionnaire .

Activez les rappels à tout moment si nécessaire. De cette façon, e-mail sort chez le client lorsqu'il ne retourne pas le document complété questionnaire Avant une date limite. Lorsque vous activez les rappels , choisissez comment vos clients sont avertis :

• Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après le questionnaire est envoyé, mais vous pouvez modifier cela.

• Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également changer cela.

L'option Rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant la liste en attente. questionnaire Cliquez sur Sauvegarder lorsque vous avez terminé vos modifications.

Les rappels s'arrêtent lorsque :

• Le client n'a pas soumis le questionnaire mais tous les rappels ont été envoyés.
• Le questionnaire est scellé.
• Le questionnaire est soumis.

Vue du client

If notifications for the client are on, they are informed that they have received an organizer. Your clients can see and open organizers in different ways:

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Organisateurs . 

• À partir de la notification e-mail : Cliquez sur Remplir questionnaire dans le e-mail .

Ensuite, les clients interagiront avec votre questionnaire . Ils peuvent commencer à remplir la demande au fur et à mesure et terminer plus tard. Toutes les réponses sont enregistrées automatiquement.

When they submit a response, the organizer status changes from Pending/In progress to Completed, and you receive a notification .

To see the sent organizer from the client’s perspective, access the read-only view .