Envoyer questionnaires manuellement ou automatiquement

Notre outil Organisateurs vous permet de créer des questionnaires et formulaires personnalisés pour recueillir toutes les informations essentielles de vos clients. De plus, vos clients peuvent télécharger leurs documents directement en réponse aux questions.

Notre version mobile questionnaires Elles peuvent contenir des conditions (sauts logiques) et s'enregistrent automatiquement. Elles vous offrent non seulement un outil puissant pour automatiser la collecte d'informations, mais aussi une excellente expérience utilisateur pour vos clients.

Envoyer questionnaires

Les organisateurs peuvent être envoyés aux clients par une entreprise. patron , l’administrateur ou tout membre de l’équipe disposant des droits d’accès pour gérer questionnaires .

Pour envoyer un questionnaire Pour envoyer un message à un client, vous devrez d'abord créer un modèle. Nous avons Marketplace où vous pouvez trouver questionnaire modèles.

Une fois que vous avez un questionnaire modèle:

• Envoyer questionnaires à un client

• Envoyer questionnaires à plusieurs clients à la fois

• Envoyer questionnaires en utilisant des automatisations

• Laissez les clients créer questionnaires par eux-mêmes

Envoyer questionnaires à un client

Pour envoyer un questionnaire à un client, suivez ces étapes :

1. Créer un questionnaire en utilisant l'une des deux manières suivantes :

• Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Organisateur .

• Accédez à Organisateurs depuis le menu latéral et cliquez sur Nouveau questionnaire .

• Ouvrez le compte client, passez à l'onglet Organisateurs et cliquez sur Nouveau questionnaire . Le compte courant sera automatiquement renseigné.

2. Cliquez sur la liste des modèles d'organisateur pour sélectionner un modèle, prévisualisez votre questionnaire, puis cliquez sur Créer et envoyer pour envoyer le questionnaire au client sélectionné.

C'est ça! Le client recevra automatiquement un e-mail les informant qu'un questionnaire leur a été envoyé à remplir.

Il existe quelques options supplémentaires :

• Nom de l'organisateur : Par défaut, le questionnaire Le nom est identique à celui du modèle. Vous pouvez le modifier et cliquer sur Ajouter un shortcode pour personnaliser le questionnaire . Appliquer shortcodes pour inclure des données dynamiques, telles que le nom du client ou l'année. Pour en savoir plus sur shortcodes , allez ici . 
• Joindre une liste de contrôle : Inclure une liste de contrôle des documents avec le questionnaire Les clients peuvent ainsi télécharger les documents requis tout en répondant aux questions. Si aucune liste de contrôle n'existe pour le compte, vous pouvez en créer une directement. Pour plus de détails, voir ci-dessous .
• Rappels : Assurez-vous que votre client reçoive un e-mail une notification lorsque vous leur envoyez un questionnaire Pour plus de détails, voir ci-dessous .
• Lien vers les offres d'emploi : Lien questionnaires à existant projets pour les rendre immédiatement disponibles dans votre workflow Cliquez sur le lien « Offres d’emploi » à droite, puis sélectionnez… projets Une fois la connexion établie, vous verrez le projet le titre et le pipeline Elle appartient à la section Emplois . (Pour plus de détails sur la liaison questionnaires à projets , allez ici .)

Envoyer questionnaires à plusieurs clients à la fois

Pour envoyer le même questionnaire pour de nombreux clients, accédez à Clients dans le menu latéral gauche, cochez les cases à côté des clients auxquels vous souhaitez envoyer le questionnaire à, puis cliquez sur Envoyer l'organiseur .

Vous pouvez envoyer questionnaires aux clients dont les comptes sont actifs ou hors ligne . Par exemple, vous pouvez envoyer un questionnaire à un client hors ligne avant de lui envoyer une invitation à utiliser son TaxDome portail.

Vous disposez ici des mêmes options que ci-dessus .

Envoyer questionnaires en utilisant des automatisations

Pour plus de détails, cliquez ici ou regardez la vidéo ci-dessous pour un aperçu rapide.

Joindre la liste de contrôle à questionnaires

Les listes de documents sont des listes de documents fiscaux requis, personnalisées pour chaque compte client. Pour inclure une liste de documents dans votre questionnaire :

1. Sélectionnez un modèle de questionnaire lors de l'envoi d'un questionnaire :

• Si une liste de contrôle est déjà activée dans le modèle, une icône de liste de contrôle s'affichera. En la sélectionnant, vous pourrez consulter et modifier les éléments de la liste.

• Si la liste de contrôle n'est pas activée, activez l'option « Joindre une liste de contrôle » dans la section « Liste de contrôle du document » .

2. Que se passe-t-il ensuite ?

• S'il existe une liste de contrôle pour le client sélectionné : vérifiez/modifiez les éléments avant l'envoi.
• Si aucune liste de contrôle n'existe pour le client sélectionné : créez-en une maintenant avant de l'envoyer directement sur place.

Rappeler aux clients les tâches en attente questionnaires

Chaque fois que vous envoyez questionnaires Les clients sont informés. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.   

Si les destinataires mettent trop de temps à exécuter l'action ou s'ils oublient de le faire, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :

• Renvoyer manuellement une notification concernant l'événement en attente questionnaire .

• Configurez des rappels automatiques .

Rappels manuels

Pour renvoyer une notification concernant une tâche en attente questionnaire , cliquez sur les trois points à droite de l'élément dans la liste, puis sélectionnez Renvoyer .

Voici ce qui se passe :

• Un montant supplémentaire de e-mail le message est envoyé au client.
• Une notification est déplacée en haut de la liste des tâches du client .

Rappels automatiques

Les clients reçoivent un e-mail notification lorsque vous leur envoyez un questionnaire .

Activez les rappels à tout moment si nécessaire. De cette façon, e-mail sort chez le client lorsqu'il ne retourne pas le document complété questionnaire Avant une date limite. Lorsque vous activez les rappels , choisissez comment vos clients sont avertis :

• Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après le questionnaire est envoyé, mais vous pouvez modifier cela.

• Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également changer cela.

L'option Rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant la liste en attente. questionnaire Cliquez sur Sauvegarder lorsque vous avez terminé vos modifications.

Les rappels s'arrêtent lorsque :

• Le client n'a pas soumis le questionnaire mais tous les rappels ont été envoyés.
• Le questionnaire est scellé.
• Le questionnaire est soumis.

Vue du client

Si les notifications sont activées pour le client, celui-ci est informé qu'il a reçu une notification. questionnaire Vos clients peuvent voir et ouvrir questionnaires de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Organisateurs . 

• À partir de la notification e-mail : Cliquez sur Remplir questionnaire dans le e-mail .

Ensuite, les clients interagiront avec votre questionnaire . Ils peuvent commencer à remplir la demande au fur et à mesure et terminer plus tard. Toutes les réponses sont enregistrées automatiquement.

Lorsqu'ils soumettent une réponse, le questionnaire Le statut passe de En attente/En cours à Terminé, et vous recevez une notification .

Pour voir l'envoi questionnaire Du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule .