Documents : Aperçu

Table des matières

Avant de commencer
La page Documents
La liste des documents
Vue du client
Savoir quand les clients téléchargent des documents
Qui peut gérer les documents

Une fois un document téléchargé sur votre compte, vous le retrouverez en cliquant sur « Documents » dans le menu latéral gauche ou en ouvrant l’onglet « Documents » de votre compte. Le niveau d’accès du document dépend des dossiers dans lesquels il est placé. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment cela fonctionne.

Avant de commencer

La gestion documentaire est essentielle pour les comptables, car elle constitue le fondement de l'exactitude des enregistrements financiers et de la conformité réglementaire. Une gestion documentaire rigoureuse garantit la transparence, réduit les erreurs et contribue au respect des exigences réglementaires. Dans un monde de plus en plus numérique, une gestion documentaire efficace permet aux comptables de traiter et d'analyser rapidement les données, favorisant ainsi la stabilité financière et la confiance des clients. La fonctionnalité « Documents » dans TaxDome Il est conçu pour stocker et gérer des documents en toute sécurité, réduisant potentiellement le besoin de les enregistrer sur votre ordinateur.

Les documents vous permettent de :

Libérez de l'espace sur votre ordinateur, vous assurant ainsi de disposer de plus de capacité pour d'autres tâches et fichiers importants.
Collectez les documents requis auprès des clients à l'aide de listes de contrôle de documents — des listes personnalisées de documents fiscaux (tels que les formulaires W-2, 1099 ou les relevés bancaires) qui peuvent être jointes aux questionnaires .
Utilisez les documents conjointement avec d'autres TaxDome fonctionnalités, par exemple, les ajouter à projet des fiches vous permettant d'avoir immédiatement à portée de main les documents relatifs à un processus spécifique, comme par exemple le dépôt d'une déclaration de revenus pour un client particulier en 2023).

La page Documents

Pour afficher ou télécharger des documents pour tous vos comptes, accédez à votre page Documents à partir du menu latéral gauche.

Vous verrez trois onglets ici :

Récents : Il s’agit des documents sur lesquels vous avez travaillé au cours des 30 derniers jours. C’est un emplacement pratique pour retrouver rapidement tous vos travaux les plus récents. Pour plus de détails, cliquez ici .
Documents : Ces documents sont classés par compte client. Sélectionnez un compte, puis accédez à ses dossiers pour consulter les documents. Vous y trouverez des documents récents et anciens. Pour accéder aux documents d'un client spécifique, vous pouvez également cliquer sur « Clients » dans le menu latéral gauche, sélectionner le compte, puis ouvrir l'onglet « Documents » .
Corbeille : Il s’agit des documents que vous avez supprimés de différents comptes au cours des 120 derniers jours. Pour plus de détails, cliquez ici .

La liste des documents

La liste des documents affiche tous les documents du compte sélectionné.

Vous trouverez ces informations ici :

Nom : Le type de fichier du document apparaît à gauche de son nom.
Contient : indique le nombre de documents et de sous-dossiers présents dans le dossier actuel. Si les sous-dossiers contiennent des documents ou d'autres sous-dossiers, ils sont inclus dans le total. Par exemple, si votre dossier contient trois sous-dossiers contenant chacun trois documents, vous verrez : « 27 documents, 9 dossiers ».
Statut : Le statut tags Pour vous aider à gérer et organiser vos documents, cliquez ici .
Juno : Indique si le document a été envoyé à Juno et son état de synchronisation actuel.
Étiquette : Affiche tags appliquées au document (le cas échéant).
Téléchargé : il s’agit de la date à laquelle le document a été téléchargé.
Utilisateur: Vous voyez qui a téléchargé des documents dans les dossiers de niveau supérieur avec Le client peut voir et Privé niveaux d'accès. Pour plus de détails sur les niveaux d'accès, allez ici .
Autorisations individuelles : Affiche le niveau d’accès individuel défini pour les membres de l’équipe et les contacts clients.
Autorisations par défaut : Affiche le niveau d’accès par défaut défini pour le dossier.

Note

Les dossiers et les documents sont étiquetés Nouveau lorsqu'ils contiennent des fichiers téléchargés par des clients et qui n'ont pas encore été consultés. Une fois qu'ils sont consultés ou téléchargés par un membre du cabinet, l'étiquette disparaît. Les documents téléchargés par un membre du cabinet ne sont jamais étiquetés comme Nouveau pour les autres membres du personnel.

Sur la page Documents d'un compte, les cinq onglets aident à organiser les documents de ce compte :

Documents : Tous les documents des clients sont stockés ici (plus de détails ci-dessous ). Cela inclut les documents téléchargés par les clients via les listes de contrôle de documents.
Approbations : Ces documents préparés par l'entreprise ont été payés et approuvés par le client, ou sont toujours en attente d'approbation. Des étiquettes vous permettent de connaître leur statut.
Signatures : Ces documents préparés par l’entreprise doivent encore être signés par les clients.
Livraison des déclarations fiscales : Il s'agit des kits de livraison des déclarations fiscales que vous avez créés pour le client.
Demandes de fichiers : il s'agit de liens vers des dossiers dans lesquels les clients peuvent télécharger des documents lorsqu'ils ne peuvent pas se connecter au TaxDome portail.
Corbeille : ce sont des documents qui ont été supprimés ; après 120 jours, ils disparaissent définitivement.

Vue du client

En tant que cabinet, vous pouvez téléverser des documents dans les dossiers clients. Si vous activez l'option « Notifier le client » , celui-ci recevra une notification et pourra consulter les documents. Si cette option est désactivée, les documents seront ajoutés aux comptes clients avec la mention « Nouveau » .

Savoir quand les clients téléchargent des documents

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

Vous recevez également une notification lorsqu'un client télécharge des documents sur un questionnaire Pour plus de détails à ce sujet, consultez cet article .

Sur la page Documents , les documents téléchargés par le client et non encore consultés ni téléchargés par les membres du cabinet (ainsi que les dossiers contenant ces fichiers) sont marqués « Nouveau » . Dès qu'un membre de votre équipe ouvre le fichier, le marquage « Nouveau » disparaît pour tous les membres du cabinet.

À côté de Docs , vous pouvez voir le nombre général de documents non ouverts téléchargés par le client.

Note

Changez votre préférences de notification chaque fois que vous en avez besoin.

Qui peut gérer les documents

Ferme patron et les administrateurs peuvent télécharger, modifier et supprimer des documents pour tous les comptes ; tous les autres membres de l'équipe doivent disposer des droits d'accès appropriés :

Accédez à Paramètres , sélectionnez Équipe et plans dans la barre de menus, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du membre de l'équipe, puis sélectionnez Modifier .
Activer Gérer les documents .
Cliquez sur Sauvegarder .