Documents : Aperçu

Once you upload a document to an account, you’ll find it by going to Documents from the left sidebar menu or by opening the account’s Docs tab. A document’s access level depends on the specific folders you place it in. Read on to find out how it all works. 

Avant de commencer

Working with documents is crucial for accountants as they form the basis for accurate financial records and compliance. Proper document management ensures transparency, reduces errors, and helps meet regulatory requirements. In an increasingly digital world, efficient document handling enables accountants to quickly process and analyze data, supporting financial stability and client trust. The Documents feature in TaxDome is designed to store and manage documents securely, potentially reducing the need to save documents on your computer. 

Documents allow you to: 

• Libérez de l'espace sur votre ordinateur, vous assurant ainsi de disposer de plus de capacité pour d'autres tâches et fichiers importants.
• Use documents in conjunction with other TaxDome features, e.g., add them to job cards so you can immediately have on hand those documents related to a specific process, such as filing a tax return for a particular client in 2023).

La page Documents

Pour afficher ou télécharger des documents pour tous vos comptes, accédez à votre page Documents à partir du menu latéral gauche. 

Vous verrez trois onglets ici : 

• Recent: These are the documents you’ve worked with in the last 30 days. It’s a convenient place to quickly find all of your most recent work. For more details, go here .

• Docs: These are documents arranged by client account. Select an account, then navigate to its folders to access documents. You’ll find both recent and old documents here. To access the documents for a specific client, you can also go to Clients from the left sidebar menu, select the account, then open the Docs tab. 

• Trash: These are documents that you deleted from various accounts in the last 120 days. For more details, go here .

La liste des documents

La liste des documents affiche tous les documents du compte sélectionné. 

Vous trouverez ces informations ici :

• Nom : Le type de fichier du document apparaît à gauche de son nom.

• Contient : indique le nombre de documents et de sous-dossiers présents dans le dossier actuel. Si les sous-dossiers contiennent des documents ou d'autres sous-dossiers, ils sont inclus dans le total. Par exemple, si votre dossier contient trois sous-dossiers contenant chacun trois documents, vous verrez : « 27 documents, 9 dossiers ».

• Téléchargé : il s’agit de la date à laquelle le document a été téléchargé.

• Utilisateur: Vous voyez qui a téléchargé des documents dans les dossiers de niveau supérieur avec Le client peut voir et Privé niveaux d'accès. Pour plus de détails sur les niveaux d'accès, allez ici .

• Status: The status tags help you manage and organize your documents. For more details, go here .

• Tag: Shows tags applied to the document (if any).

• Individual permissions: Shows individual access level set for team members and client contacts.

• Default permissions: Shows the default access level set for the folder.

Les dossiers et documents sont étiquetés « NOUVEAU » lorsqu'ils contiennent des fichiers téléchargés par le client et non encore consultés. Une fois consultés ou téléchargés par un membre du cabinet, l'étiquette disparaît.

Note

Les documents téléchargés par un membre de l'entreprise ne sont jamais étiquetés comme nouveaux pour les autres membres du personnel.

Sur la page Documents d'un compte, les cinq onglets aident à organiser les documents de ce compte :

• Documents: All client documents are stored here (more details below ).

• Approbations : Ces documents préparés par l'entreprise ont été payés et approuvés par le client, ou sont toujours en attente d'approbation. Des étiquettes vous permettent de connaître leur statut. 

• Signatures : Ces documents préparés par l’entreprise doivent encore être signés par les clients.

• Demandes de fichiers : il s'agit de liens vers des dossiers dans lesquels les clients peuvent télécharger des documents lorsqu'ils ne peuvent pas se connecter au TaxDome portail. 

• Corbeille : ce sont des documents qui ont été supprimés ; après 120 jours, ils disparaissent définitivement. 

Vue du client

As a firm, you can upload documents to the client accounts folders. If you enable the “Notify client” toggle , the client receives a notification about it and may review documents. If the toggle is disabled, the documents will be added to the client accounts with the “New” label.

Savoir quand les clients téléchargent des documents

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

You also receive a notification when a client uploads documents to an organizer. For more details about this, go here .

On the Documents page, documents that have been uploaded by the client and haven’t been viewed or downloaded by any of the firm members yet—and folders containing such files—are labeled New. Once any member of your team opens the file, the New label disappears for all firm members. 

À côté de Docs , vous pouvez voir le nombre général de documents non ouverts téléchargés par le client.

Note

Modifiez vos préférences de notification quand vous en avez besoin.

Qui peut gérer les documents

Ferme patron et les administrateurs peuvent télécharger, modifier et supprimer des documents pour tous les comptes ; tous les autres membres de l'équipe doivent disposer des droits d'accès appropriés :

1. Accédez à Paramètres , sélectionnez Équipe et plans dans la barre de menus, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du membre de l'équipe, puis sélectionnez Modifier .

2. Activer Gérer les documents .

3. Cliquez sur Sauvegarder .

   

Conseil

Firm owner and admins can also set up individual permissions for team members and clients.

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