Documents ( Basique ): Aperçu

Une fois que vous avez téléchargé un document sur un compte, vous le trouverez en accédant à Documents dans le menu de la barre latérale de gauche ou en ouvrant l'onglet Documents du compte . Le niveau d'accès d'un document dépend des dossiers spécifiques dans lesquels vous le placez. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment tout cela fonctionne.

Webinaire : Découvrez comment centraliser les fichiers, éliminer la paperasse et rationaliser les flux de travail avec la gestion des documents Master

Avant de commencer

Travailler avec des documents est essentiel pour les comptables, car ils constituent la base de l'exactitude des dossiers financiers et de la conformité. Une bonne gestion des documents garantit la transparence, réduit les erreurs et contribue à satisfaire aux exigences réglementaires. Dans un monde de plus en plus numérique, une gestion efficace des documents permet aux comptables de traiter et d'analyser rapidement les données, favorisant ainsi la stabilité financière et la confiance des clients.

La fonction Documents dans TaxDome est conçu pour stocker et gérer des documents en toute sécurité, réduisant potentiellement le besoin de sauvegarder des documents sur votre ordinateur.

Les documents vous permettent :

Libérez de l'espace sur votre ordinateur, vous assurant ainsi de disposer de plus de capacité pour d'autres tâches et fichiers importants.
Utiliser des documents en conjonction avec d'autres TaxDome fonctionnalités, par exemple, les ajouter à projet des cartes pour que vous puissiez avoir immédiatement à portée de main les documents liés à un processus spécifique, comme le dépôt d'une déclaration de revenus pour un client particulier en 2023)

La page Documents

Pour afficher ou télécharger des documents pour tous vos comptes, accédez à votre page Documents dans le menu de la barre latérale de gauche.

Vous verrez trois onglets ici :

Récent : ce sont les documents sur lesquels vous avez travaillé au cours des 30 derniers jours. C'est un endroit pratique pour trouver rapidement tous vos travaux les plus récents. Pour plus de détails, allez ici .
Docs : Ce sont des documents classés par compte client. Sélectionnez un compte, puis accédez à ses dossiers pour accéder aux documents. Vous trouverez ici des documents récents et anciens. Pour accéder aux documents d'un client spécifique, vous pouvez également accéder à Clients dans le menu de la barre latérale de gauche, sélectionner le compte, puis ouvrir l'onglet Documents .
Corbeille : il s'agit de documents que vous avez supprimés de divers comptes au cours des 120 derniers jours. Pour plus de détails, allez ici .

La liste des documents

La liste Documents affiche tous les documents du compte sélectionné.

Vous trouverez ces informations ici :

Nom : le type de fichier du document apparaît à gauche de son nom.
Contient : indique le nombre de documents et de sous-dossiers présents dans le dossier actuel. Si les sous-dossiers contiennent des documents ou d'autres sous-dossiers, ils sont inclus dans le total. Par exemple, si votre dossier contient 3 sous-dossiers, chacun contenant 3 sous-dossiers avec 3 documents, vous verrez : « 27 documents, 9 dossiers ».
Téléchargé : il s'agit de la date à laquelle le document a été téléchargé.
Utilisateur: Tu vois qui documents téléchargés dans les dossiers de niveau supérieur avec Le client peut voir et Privé niveaux d'accès. Pour plus de détails sur les niveaux d'accès, allez ici.
Description : si une description a été ajoutée lors du téléchargement du document, vous en verrez une ici.
Statut : Le statut tags vous aider à gérer et organiser vos documents. Pour plus de détails, allez ici .
Les dossiers et les documents sont étiquetés NOUVEAU lorsqu'ils contiennent des fichiers téléchargés par le client qui n'ont pas encore été consultés. Une fois qu'ils sont consultés ou téléchargés par l'un des membres du cabinet, l'étiquette disparaît.

Note! Les documents téléchargés par un membre du cabinet ne sont jamais étiquetés comme nouveaux pour les autres membres du personnel.

Sur la page Documents d' un compte, les cinq onglets permettent d'organiser les documents pour ce compte :

Documents : tous les documents clients sont stockés ici (plus de détails ci-dessous ).
Approbations : Ces documents préparés par le cabinet ont été payés et approuvés par le client, ou sont toujours en attente d'approbation. Les balises vous permettent de connaître leur statut.
Signatures : Ces documents préparés par le cabinet doivent encore être signés par les clients.
Demandes de fichiers : il s'agit de liens vers des dossiers dans lesquels les clients peuvent télécharger des documents lorsqu'ils ne peuvent pas se connecter au TaxDome portail.
Corbeille : ce sont des documents qui ont été supprimés ; après 120 jours, ils disparaissent définitivement.

Vue du client

En tant qu'entreprise, vous pouvez télécharger des documents dans les dossiers des comptes clients. Si vous activez l'option « Notifier le client » , le client reçoit une notification et peut consulter les documents. Si l'option est désactivée, les documents seront ajoutés aux comptes clients avec l'étiquette « Nouveau ».

Savoir quand les clients téléchargent des documents

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+. Click on the highlighted document name or the Go to... link to get to the document.

Vous recevez également une notification lorsqu'un client télécharge des documents sur un questionnaire . Pour plus de détails à ce sujet, rendez-vous ici .

Sur la page Documents , les documents qui ont été téléchargés par le client et qui n'ont encore été consultés ou téléchargés par aucun des membres du cabinet (ainsi que les dossiers contenant ces fichiers) sont étiquetés Nouveau . Dès qu’un membre de votre équipe ouvre le fichier, l’étiquette Nouveau disparaît pour tous les membres du cabinet.

À côté de Docs , vous pouvez voir le nombre général de documents non ouverts téléchargés par le client.

Astuce : modifiez vos préférences de notification chaque fois que vous en avez besoin.

Qui peut gérer les documents

Ferme patron et les administrateurs peuvent télécharger, modifier et supprimer des documents pour tous les comptes ; tous les autres membres de l'équipe doivent disposer des droits d'accès appropriés :

1. Accédez à Paramètres , sélectionnez Équipe et plans dans la barre de menu, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du membre de l' équipe, puis sélectionnez Modifier .

2. Activez Gérer les documents .

3. Cliquez sur Sauvegarder.