Explication des documents

TaxDome Tous les documents clients sont centralisés dans une section « Documents » , organisés en dossiers avec des niveaux d’accès configurables. Cet article explique la structure des documents, leur emplacement et le fonctionnement du contrôle d’accès.

Aperçu des documents

La section Documents est le système de stockage central de tous les documents clients. TaxDome Les entreprises l'utilisent pour recevoir des fichiers de leurs clients, les organiser dans des dossiers à accès contrôlé et les traiter : demander des signatures, des approbations ou lier des documents à des factures. Les documents peuvent également être liés à… projets et connecté à pipeline automatisations.

Comment fonctionnent les documents

En général, les documents workflow est:

1. Configurez la structure des dossiers pour chaque compte client : créez des dossiers de premier niveau avec le niveau d’accès adapté à chaque usage.

2. Importer des documents dans TaxDome : le cabinet peut télécharger des documents depuis le portail web, l’application de bureau ou l’application mobile, ou les collecter auprès des clients via questionnaires , listes de contrôle de documents, demandes de clients, demandes de fichiers, discussions ou e-mail .

3. Organisez et étiquetez les documents : appliquez tags , vérifiez l’ état des documents , accordez des autorisations individuelles par document ou dossier, ou verrouillez un dossier pour maintenir les fichiers en place.

4. Agir sur les documents : demander une signature électronique , solliciter l’approbation du client , lier un document à une facture impayée ou associer un document à un projet pour qu’il y figure. projet carte.

Automatisez les processus avec Documents

Documents connect to pipeline automations , so files can be delivered to client accounts and jobs can move forward through the pipeline without manual handoffs.

Commun automatisation scénarios :

• Téléchargement automatique des documents dans les dossiers clients — ajoutez le modèle de dossier « Appliquer ». automatisation à un pipeline étape et le modèle de dossier, ainsi que tous les documents qui y sont placés, est appliqué au compte dès que projet entre dans ce étape .
• Déplacer un projet une fois la signature électronique terminée — lier un document en attente de signature à un projet et activez le déplacement automatique sur le étape ; le projet Les avances sont automatiques une fois que toutes les parties ont signé.
• Déplacer un projet lorsqu'un document est approuvé — lier un document en attente d'approbation à un projet et activer le déplacement automatique ; projet des avances dès que le client les approuve.
• Déplacer un projet lorsqu'un document verrouillé est payé — lier un document verrouillé à une facture impayée à un projet et activer le déplacement automatique ; projet avances une fois que le client a payé et que le document est déverrouillé.
• Envoyez des rappels automatiques — lorsqu'un document est en attente d'approbation ou de signature, des rappels programmés incitent le client à agir sans que vous ayez à le relancer.

notifications de téléchargement de documents

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

Vous recevez également une notification lorsqu'un client télécharge des documents dans un questionnaire .

Sur la page Documents , les documents téléchargés par le client et non encore consultés ni téléchargés par les membres du cabinet (ainsi que les dossiers contenant ces fichiers) sont marqués « Nouveau » . Dès qu'un membre de votre équipe ouvre le fichier, le marquage « Nouveau » disparaît pour tous les membres du cabinet.

À côté de « Documents » , vous pouvez voir le nombre total de documents non ouverts téléchargés par le client.

Note

Changez votre préférences de notification chaque fois que vous en avez besoin.

Accès et autorisations

Les propriétaires et administrateurs du cabinet peuvent importer, modifier et supprimer des documents pour tous les comptes. Les autres membres de l'équipe doivent disposer du droit d'accès « Gérer les documents » pour pouvoir travailler avec ces documents. Les propriétaires et administrateurs peuvent également configurer des autorisations individuelles par dossier ou document, aussi bien pour les membres de l'équipe que pour les clients.

Vue du client

Les clients peuvent consulter et modifier les documents dans la section « Documents » de leur portail client. Ils peuvent également y télécharger des documents. TaxDome , les gérer et les télécharger, signer et approuver les documents préparés par l'entreprise.

En tant que cabinet, vous pouvez téléverser des documents dans les dossiers clients. Si vous activez l' option « Notifier le client » , celui-ci recevra une notification et pourra consulter les documents. Si cette option est désactivée, les documents seront ajoutés aux comptes clients avec la mention « Nouveau » .

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