Télécharger des documents

Il existe de nombreuses options pour télécharger des documents vers TaxDome : faites-les glisser et déposez-les, utilisez un fichier zip qui se décompresse automatiquement, et bien plus encore. 

Les documents peuvent être téléchargés par une entreprise. patron L'administrateur ou tout membre de l'équipe disposant d'un accès au compte ou de droits de gestion des documents peut effectuer des chargements. Poursuivez votre lecture pour découvrir toutes les options de chargement disponibles via l'application web, l'application de bureau ou l'application mobile. 

Explorez également des options supplémentaires :

• Utilisez TaxDome Drive .
• Téléversez des fichiers à l'aide de modèles de dossiers et d'automatisations dans pipelines . 

Comment télécharger des documents

Il existe de nombreuses façons de télécharger ; choisissez ce qui vous convient le mieux :

Web Bureau Mobile

Pour télécharger depuis l'application Web :

• Faites glisser les documents ou dossiers de votre bureau vers l'onglet « Documents »/« Récents » de la page « Documents » et déposez-les n'importe où sur l'écran. Vous pouvez également les déposer n'importe où dans l'onglet « Documents » du compte, ou simplement les déposer dans un dossier ou sous-dossier spécifique pour y importer des documents.

• Cliquez sur Télécharger des documents ou Télécharger un dossier dans l'onglet Documents de la page Documents ou dans l'onglet Documents du compte.

• Cliquez sur Nouveau en haut à gauche.

1. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer depuis votre ordinateur. Pour sélectionner plusieurs fichiers d'un même dossier, utilisez la touche Ctrl ou Maj de votre clavier.

2. Accédez au compte sur lequel vous souhaitez télécharger les fichiers. 

3. Choisissez l'emplacement de téléchargement. Des icônes de visibilité pour chaque document et dossier permettent une identification facile. 

4. Cliquez sur Télécharger pour terminer. Lors du chargement dans un dossier racine avec Le client peut voir ou Le client peut afficher et modifier accès (pour plus de détails, consultez ici ), vous pourrez activer certains paramètres utiles (voir ci-dessous ).

   Gardez à l'esprit:

   • Certains types de fichiers ne sont pas reconnus (pour plus de détails, cliquez ici ).

   • La taille maximale d'un document à télécharger est de 200 Mo.

   • Il est impossible de télécharger des documents dans un dossier scellé.

   • Pour annuler le téléchargement en cours, cliquez sur le X.

   

1. Cliquez sur + NOUVEAU en haut à gauche de la page, sélectionnez Téléchargement de fichiers , puis choisissez les fichiers

2. Sélectionnez le compte client sur lequel vous souhaitez télécharger les fichiers

3. Cliquez sur TÉLÉCHARGER DES FICHIERS

Vous pouvez télécharger des fichiers depuis votre appareil : 

• Depuis l’écran Boîte de réception , appuyez sur le bouton Télécharger des documents . 

• Depuis les Comptes , accédez au profil du client, puis à l'onglet Documents .

  Pour importer un fichier, choisissez le client et le dossier souhaités, puis appuyez sur l'icône en haut à droite et sélectionnez votre option. Depuis l'application mobile, vous pouvez :

  • Numériser un document papier vers PDF
  • Choisissez n'importe quel fichier sur votre appareil à télécharger
  • Choisissez une image dans votre galerie à télécharger

Note

Vous pouvez exporter des documents directement depuis votre téléphone vers le TaxDome via la fonction Exporter d'iOS ou le menu Partager d'Android. Cela vous permet d'envoyer rapidement des fichiers depuis votre appareil vers TaxDome .

Paramètres de téléchargement

Lorsque vous téléchargez des documents dans un dossier racine avec un Le client peut voir niveau d'accès , vous pouvez appliquer les paramètres suivants :

Informer le client

Lorsqu'elle est activée, tous les contacts liés au compte (ayant activé les notifications) reçoivent une notification. e-mail Vous recevrez une notification lorsque vous téléchargerez un document. Pour en savoir plus, consultez l' article détaillé .

Marquer comme lu pour le client

Lorsque cette option est activée, les documents sont téléchargés, mais ne sont pas marqués comme « Nouveau » pour le client, qui ne reçoit pas de notification. Cette fonctionnalité est utile lors du premier transfert d'un client vers TaxDome .

Notifier abonnés lorsque le client ouvre le document

When toggled on, all team members with account access—and notifications for documents enabled—receive a notification via email and in their Inbox+ when the client first opens the document. For details, go to the article on assigning team members to client accounts.

Demander l'approbation du client

Ce paramètre est disponible uniquement lors du chargement dans un dossier racine contenant un Le client peut voir niveau d'accès. Pour en savoir plus, consultez l'article détaillé sur demande d'approbation du client .

Paramètres de téléchargement supplémentaires

En option, vous pouvez appliquer les paramètres supplémentaires suivants à tous les téléchargements de documents :

a. Rappels : Active l’envoi de rappels aux clients concernant l’approbation demandée. Pour plus de détails, consultez l’ article sur les rappels .

b. Ajouter une description : Saisissez les détails concernant le document. Ce sera la même pour chaque document si vous en téléchargez plusieurs à la fois, mais vous pourrez la modifier individuellement .

c. Ajouter tags : Appliquer au document tags Pour organiser vos fichiers, consultez l' article sur tags .

d. Verrouiller le document sur la facture impayée : cette option vous permet de télécharger un document afin que le client puisse le voir disponible, mais qu’il ne puisse ni le consulter ni le télécharger tant qu’il n’a pas réglé la prestation. Pour plus d’informations, consultez l’ article détaillé .

e, f. Emplois : Lier le document à projets Voici plus d'informations sur la liaison des documents .

Paramètres pour les fichiers individuels

Lorsque vous téléchargez plusieurs documents sur un compte, vous souhaiterez peut-être choisir des paramètres différents pour chaque fichier. Par exemple, vous souhaitez obtenir l’approbation d’un client sur un document et en verrouiller un autre sur une facture. Suivez ces étapes:

1. Une fois les documents sélectionnés, cliquez sur « Configurer individuellement » en haut à droite. Cette option de configuration s'affiche uniquement lorsque vous importez deux fichiers ou plus.  

2. Cliquez sur l’icône d’engrenage à droite du fichier, puis sélectionnez les paramètres. 

3. Cliquez sur Sauvegarder , puis répétez l'opération pour chaque fichier. Les documents auxquels des paramètres ont été ajoutés se verront attribuer un statut coloré. tags ( En attente d'approbation , En attente de paiement , Notifier abonnés , Marquer comme lu ou Notifier le client ) pour une identification facile. 

4. Cliquez sur Télécharger pour terminer.

Télécharger des dossiers

Pour télécharger des dossiers, choisissez la méthode qui vous convient le mieux : 

Web Bureau

• Faites glisser des dossiers depuis votre ordinateur vers l'onglet Documents/Récents de la page Documents et déposez-les où vous le souhaitez sur l'écran. Vous pouvez également les déposer n'importe où dans l'onglet Documents de votre compte ou directement dans un dossier ou sous-dossier spécifique pour y importer des dossiers.

• Cliquez sur Télécharger le dossier dans l’onglet Documents de la page Documents ou dans l’onglet Documents du compte. 

• Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Dossier dans le menu déroulant.

  Gardez à l'esprit:

  • Les fichiers dont le type n'est pas reconnu ne seront pas téléchargés.
  • La structure de vos dossiers est conservée. Tous les documents sont placés dans le dossier sélectionné TaxDome dossier dans leurs dossiers d’origine.
  • The following symbols are not allowed in folder names: / ? * : | < >

Pour ajouter un dossier, cliquez sur + NOUVEAU , sélectionnez Importer un dossier , puis choisissez le dossier. Poursuivez ensuite comme indiqué précédemment . C'est beaucoup plus rapide que d'importer les documents un par un.

Lorsque vous téléchargez des dossiers via une application de bureau, gardez ces faits à l’esprit :

• TaxDome traite tous les fichiers du dossier sélectionné et de ses sous-dossiers.

• Pour la sécurité et la sûreté de vos données, TaxDome ne reconnaît pas tous les types de fichiers (plus d'informations sur les types de fichiers non reconnus ).

• Vous pouvez fournir des détails pour chaque document présent dans vos dossiers et sous-dossiers : sélectionnez le client, le dossier de destination, etc.

• Votre structure de dossiers d'origine n'est pas reproduite dans TaxDome ; vous aurez besoin de créer de nouveaux dossiers pour organiser vos fichiers. Ou vous pouvez téléchargement en masse pour conserver votre structure d'origine. Notez que de nouveaux dossiers seront créés avec le Le client peut afficher et modifier niveau d'accès.

• Vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs dossiers à la fois. Si vous devez importer des documents provenant de plusieurs dossiers différents, utilisez le bouton « IMPORTER UN DOSSIER » pour chacun d'eux.

Télécharger des fichiers zip

Les fichiers ZIP sont un excellent moyen de télécharger plusieurs documents à la fois. TaxDome Permet de télécharger des fichiers zip jusqu'à 200 Mo. Le processus de téléchargement est identique à celui des autres fichiers. Cependant, une fois le fichier zip téléchargé :

• Le fichier zip est automatiquement décompressé.

• Les fichiers dont le type n'est pas reconnu ne seront pas téléchargés.

• Les dossiers contenus dans le fichier zip ne seront pas répliqués sur TaxDome Vous devrez donc créer de nouveaux dossiers pour organiser les documents.

• Le fichier zip original que vous avez téléchargé est automatiquement supprimé.

Vue du client

Les clients peuvent accéder aux documents que vous téléchargez dans les dossiers grâce à Le client peut voir autorisations. De plus, si notifications Les services du client sont activés, et vous avez vérifié Informer le client lors du téléchargement d'un document, ils en sont informés par e-mail Vos clients peuvent consulter et ouvrir les documents de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : Cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Documents . 

• À partir de la notification e-mail : cliquez sur Afficher les documents dans le e-mail . 

Les clients pourront ensuite interagir avec les documents téléchargés. Pour les documents dont l'option « Notifier les clients » est activée, une étiquette « Nouveau » apparaîtra. 

Accédez à une vue en lecture seule du portail d'un client pour voir TaxDome de leur côté.

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