Documents (Basique) : Téléchargement manuel ou automatique

Il existe des tonnes d'options pour télécharger des documents sur TaxDome : Glissez-déposez-les, utilisez un fichier zip qui se décompresse automatiquement, et plus encore. 

Les documents peuvent être téléchargés par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe ayant accès au compte ou gérant les droits d'accès aux documents . Lisez la suite pour découvrir toutes vos options de téléchargement. 

Couvert ici :

• Comment télécharger des documents
• Niveaux d'accès aux documents et visibilité
• Paramètres supplémentaires lors du téléchargement
  
• Sélection de paramètres supplémentaires pour des documents individuels
• Télécharger des dossiers
• Téléchargement de fichiers Zip
• Ce que les clients voient lorsque vous leur envoyez des documents

Comment télécharger des documents

Il existe de nombreuses façons de télécharger; choisissez ce qui vous convient le mieux :  

• Cliquez sur + NOUVEAU dans le menu latéral de gauche.
• Faites glisser les documents ou dossiers de votre bureau vers l'onglet Documents / Récents de la page Documents et déposez-les n'importe où sur l'écran. Vous pouvez également les déposer n'importe où dans l'onglet Documents du compte.
• Cliquez sur Télécharger des documents ou Télécharger un dossier dans l'onglet Documents de la page Documents ou dans l'onglet Documents du compte.
• Utilisez l'application de bureau TaxDome .
• Utilisation TaxDome Conduisez .
• Téléchargez-les en utilisant modèles de dossiers et automatisations dans les pipelines. 

1. Cliquez sur + NOUVEAU dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Document dans le menu déroulant ou cliquez sur Télécharger des documents dans l'onglet Documents de la page Documents ou dans l'onglet Documents du compte, puis sélectionnez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre ordinateur. . Pour sélectionner plusieurs fichiers dans un dossier, utilisez la touche Ctrl ou Maj de votre clavier.

2. Accédez au compte sur lequel vous souhaitez télécharger les fichiers. 

3. Choisissez où vous souhaitez télécharger. Il existe des icônes de visibilité pour chaque document et dossier pour une identification facile. 

4. Cliquez sur Télécharger pour terminer. Lors du téléchargement vers un dossier de niveau supérieur avec l'accès que le client peut afficher ou que le client peut afficher et modifier (pour plus de détails, rendez-vous ici ), vous pourrez activer certains paramètres utiles (voir ci- dessous ). 

N'oubliez pas :

• Certains types de fichiers ne sont pas reconnus (pour plus de détails, rendez-vous ici ).
• La taille de téléchargement maximale est de 200 Mo. 
• Pour annuler le téléchargement en cours, cliquez sur le x .

Paramètres supplémentaires lors du téléchargement

Lorsque vous téléchargez des documents dans un dossier de niveau supérieur avec un accès que le client peut afficher ou que le client peut afficher et modifier (pour plus de détails, cliquez ici ), vous pouvez activer certains paramètres utiles. Vous pouvez les activer pour tous les documents que vous téléchargez ou seulement pour certains fichiers . 

Ci-dessous, en savoir plus sur les éléments numérotés ici :

1. Notifier le client : lorsque cette option est activée, tous les contacts (qui sont liés au compte et dont les notifications sont activées (pour plus de détails, cliquez ici )) reçoivent un e-mail notification lorsque vous téléchargez. 

2. Marquer comme lu pour le client : Lorsque cette option est activée, les documents sont téléchargés mais ne sont pas marqués Nouveau pour le client ; ils ne recevront pas de notification à ce sujet. Cette fonction est utile lorsque vous déplacez un client pour la première fois vers TaxDome . 

3. Notifier les abonnés lorsqu'un client ouvre un document : Lorsqu'il est activé, tous les membres de l'équipe ayant un accès au compte et les notifications de documents activé recevoir une notification via e-mail et dans leur Inbox+ lorsque le client ouvre le document pour la première fois. (Pour en savoir plus sur l'affectation des membres de l'équipe aux comptes, rendez-vous sur ici.)

4. Demander l'approbation du client : ce paramètre est disponible uniquement lors du téléchargement vers un dossier de niveau supérieur avec un client peut afficher le niveau d'accès (cliquez ici pour plus de détails).

5. Rappels : active les rappels client concernant l'approbation demandée (pour plus de détails, consultez notre article sur les rappels ).

6. Ajouter une description : saisissez les détails du document. Sera le même pour chaque document, si vous en téléchargez plusieurs à la fois, mais peut être modifié individuellement .

7. Verrouiller le document à l'impayé facture d'achat: Cela permet de télécharger un document afin que le client voie qu'il est disponible mais ne peut pas le visualiser ou le télécharger tant qu'il n'a pas payé le travail (pour en savoir plus, rendez-vous ici).

8, 9. Jobs: Link document to jobs. For details, go to the article on linking docs.

Sélection de paramètres supplémentaires pour des fichiers individuels 

Lorsque vous téléchargez plusieurs documents sur un compte, vous pouvez choisir des paramètres différents pour chaque fichier. Par exemple, vous souhaitez obtenir l'approbation d'un client sur un document et en verrouiller un autre sur une facture. Suivez ces étapes:

1. Une fois que vous avez sélectionné les documents, cliquez sur Configurer individuellement en haut à droite. Cette option de paramétrage ne s'affiche que lorsque vous téléchargez deux fichiers ou plus.  

2. Cliquez sur l'icône d'engrenage à droite du fichier, puis sélectionnez les paramètres. 

3. Cliquez sur Sauvegarder , puis répétez pour chaque fichier. Les documents avec des paramètres ajoutés recevront un statut codé par couleur tags ( En attente d'approbation , En attente de paiement , Avertir abonnés , Marquer comme lu ou Avertir le client ) pour une identification facile. 

4. Cliquez sur Télécharger pour terminer. 

Téléchargement de dossiers complets

Pour importer des dossiers entiers, choisissez la méthode qui vous convient le mieux : 

• Faites glisser les dossiers de votre ordinateur vers l'onglet Documents/Récents de la page Documents et déposez-les n'importe où sur l'écran ou faites-les glisser vers l'onglet Documents du compte. 
• Cliquez sur Télécharger le dossier dans l'onglet Documents de la page Documents ou dans l'onglet Documents du compte. 
• Cliquez sur + NOUVEAU dans le menu latéral de gauche, puis sélectionnez Dossier dans le menu déroulant. 

N'oubliez pas :

• Les types de fichiers qui ne sont pas reconnus ne peuvent pas être téléchargés.
• Votre structure de dossiers est conservée. Tous les documents sont placés dans le dossier sélectionné TaxDome dossier dans leurs dossiers d'origine.

Astuce : Si vous rencontrez des difficultés pour transférer des documents, nous le ferons pour vous ! Suivez les étapes ici pour obtenir de l'aide. 

Téléchargement d'un fichier Zip

Les zips sont un excellent moyen de télécharger plusieurs documents à la fois. TaxDome télécharge des fichiers zip jusqu'à 200 Mo. Ils sont téléchargés de la même manière que les autres fichiers. Cependant, une fois qu'un fichier zip est téléchargé :

• Le fichier zip est automatiquement décompressé.

• Les types de fichiers non reconnus ne seront pas téléchargés.

• Les dossiers sur le zip ne seront pas répliqués sur TaxDome , vous devrez donc créer de nouveaux dossiers pour organiser les documents.

• Le fichier zip d'origine que vous avez téléchargé est automatiquement supprimé.

Ce que les clients voient lorsque vous leur envoyez des documents

Les clients peuvent accéder aux documents que vous téléchargez dans le dossier Les clients peuvent afficher .
Ils peuvent les ouvrir...

• ...en vous rendant sur la page Documents . 
• ...en cliquant sur le lien dans leur boîte automatique e-mail notification. 
• ...en cliquant sur la notification sur leur tableau de bord. 

Accéder à une vue en lecture seule du portail d'un client pour voir TaxDome de leur côté.

Conseil : vérifier TaxDome Academy pour nos cours complets amusants.