Documents ( Basique ) : Télécharger manuellement ou automatiquement
Il existe de nombreuses options pour télécharger des documents vers TaxDome : faites-les glisser et déposez-les, utilisez un fichier zip qui se décompresse automatiquement, et bien plus encore.
Les documents peuvent être téléchargés par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant d'un accès au compte ou de droits d'accès aux documents de gestion . Lisez la suite pour découvrir toutes vos options de téléchargement.
Couvert ici:
- Comment télécharger des documents
- Niveaux d'accès et visibilité des documents
- Téléchargement de dossiers
- Téléchargement de fichiers Zip
- Ce que voient les clients lorsque vous leur envoyez des documents
Comment télécharger des documents
Il existe de nombreuses façons de télécharger ; choisissez ce qui vous convient le mieux :
- Cliquez sur Nouveau en haut à gauche.
- Faites glisser les documents ou dossiers de votre bureau vers l'onglet Docs / Récents de la page Documents et déposez-les n'importe où sur l'écran. Vous pouvez également les déposer n'importe où dans l'onglet Documents du compte ou simplement les déposer dans un dossier ou un sous-dossier spécifique pour y télécharger des documents.
- Cliquez sur Télécharger des documents ou Télécharger un dossier dans l'onglet Documents de la page Documents ou dans l'onglet Documents du compte.
- Utilisez l' application de bureau TaxDome .
- Utilisez TaxDome Drive .
- Téléchargez-les à l'aide de modèles de dossiers et d'automatisations dans pipelines .
1. Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, sélectionnez Document dans le menu coulissant ou cliquez sur Télécharger des documents dans l'onglet Documents de la page Documents ou dans l'onglet Documents du compte, puis sélectionnez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre ordinateur. Pour sélectionner plusieurs fichiers dans un dossier, utilisez Ctrl ou Maj sur votre clavier.
2. Accédez au compte sur lequel vous souhaitez télécharger les fichiers.
3. Choisissez l'endroit où vous souhaitez télécharger. Il existe des icônes de visibilité pour chaque document et dossier pour une identification facile.
4. Cliquez sur Télécharger pour terminer. Lors du téléchargement vers un dossier de niveau supérieur avec le client peut afficher ou le client peut afficher et modifier l'accès (pour plus de détails, allez ici ), vous pourrez activer certains paramètres utiles (voir ci-dessous ).
Gardez à l'esprit:
- Certains types de fichiers ne sont pas reconnus (pour plus de détails, allez ici ).
- La taille maximale de téléchargement est de 300 Mo.
- Pour annuler le téléchargement pendant qu'il est en cours, cliquez sur le x .
- Il est impossible de télécharger des documents dans un dossier scellé.
Paramètres supplémentaires lors du téléchargement
Lorsque vous téléchargez des documents dans un dossier de niveau supérieur avec un accès client pouvant afficher ou modifier (pour plus de détails, cliquez ici ), vous pouvez activer certains paramètres utiles. Vous pouvez les activer pour tous les documents que vous téléchargez ou seulement pour certains .
Ci-dessous, découvrez-en plus sur les éléments numérotés ici :
1. Notifier le client : lorsque cette option est activée, tous les contacts (qui sont liés au compte et dont les notifications sont activées (pour plus de détails, allez ici )) reçoivent un e-mail notification lorsque vous téléchargez.
2. Marquer comme lu pour le client : lorsque cette option est activée, les documents sont téléchargés mais ne sont pas marqués comme nouveaux pour le client ; ils ne recevront pas de notification à ce sujet. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous déplacez pour la première fois un client vers TaxDome .
3. Notify followers when a client opens a document: When toggled on, all team members with account access and notifications for documents enabled receive a notification via email and in their Inbox+ when the client first opens the document. (For more on assigning team members to accounts, go here.)
4. Demander l'approbation du client : ce paramètre est disponible uniquement lors du téléchargement vers un dossier de niveau supérieur avec un niveau d'accès client pouvant afficher (cliquez ici pour plus de détails).
5. Rappels : active les rappels aux clients concernant l'approbation demandée (pour plus de détails, consultez notre article sur les rappels ).
6. Ajouter une description : saisissez les détails du document. Sera le même pour chaque document, si vous en téléchargez plusieurs à la fois, mais pourra être modifié individuellement .
7. Verrouiller le document sur la facture impayée : Cela vous permet de télécharger un document afin que le client voit qu'il est disponible mais ne puisse pas le visualiser ou le télécharger tant qu'il n'a pas payé le travail (pour en savoir plus, rendez-vous ici ).
8, 9. Emplois : lier le document à projets . En savoir plus sur la liaison de documents .
Sélection de paramètres supplémentaires pour des fichiers individuels
Lorsque vous téléchargez plusieurs documents sur un compte, vous souhaiterez peut-être choisir des paramètres différents pour chaque fichier. Par exemple, vous souhaitez obtenir l’approbation d’un client sur un document et en verrouiller un autre sur une facture. Suivez ces étapes:
1. Une fois que vous avez sélectionné les documents, cliquez sur Configurer individuellement en haut à droite. Cette option de paramètres s'affiche uniquement lorsque vous téléchargez deux fichiers ou plus.
2. Cliquez sur l'icône d'engrenage à droite du fichier, puis sélectionnez les paramètres.
3. Cliquez sur Sauvegarder , puis répétez pour chaque fichier. Les documents avec des paramètres ajoutés recevront un statut de code couleur tags ( En attente d'approbation , En attente de paiement , Notifier abonnés , Marquer comme lu ou Notifier le client ) pour une identification facile.
4. Cliquez sur Télécharger pour terminer.
Télécharger des dossiers entiers
Pour télécharger des dossiers entiers, choisissez la méthode qui vous convient le mieux :
- Faites glisser les dossiers de votre ordinateur vers l'onglet Docs/Récents de la page Documents et déposez-les n'importe où sur l'écran. Vous pouvez également les déposer n'importe où dans l'onglet Docs du compte ou simplement les déposer dans un dossier ou un sous-dossier spécifique pour y télécharger des dossiers.
- Cliquez sur Télécharger le dossier dans l'onglet Documents de la page Documents ou dans l'onglet Documents du compte.
- Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Dossier dans le menu déroulant.
Gardez à l'esprit:
- Les types de fichiers non reconnus ne seront pas téléchargés.
- La structure de vos dossiers est conservée. Tous les documents sont placés dans le dossier sélectionné TaxDome dossier dans leurs dossiers d’origine.
Télécharger un fichier Zip
Les zips sont un excellent moyen de télécharger plusieurs documents à la fois. TaxDome télécharge des fichiers zip allant jusqu'à 300 Mo. Ils sont téléchargés de la même manière que les autres fichiers. Cependant, une fois le fichier zip téléchargé :
- Le fichier zip est automatiquement décompressé.
- Les types de fichiers non reconnus ne seront pas téléchargés.
- Les dossiers sur le zip ne seront pas répliqués TaxDome , vous devrez donc créer de nouveaux dossiers pour organiser les documents.
- Le fichier zip original que vous avez téléchargé est automatiquement supprimé.
Ce que voient les clients lorsque vous leur envoyez des documents
Les clients peuvent accéder aux documents que vous téléchargez dans le dossier Le client peut consulter .
Ils peuvent les ouvrir...
- ...en allant sur la page Documents .
- ...en cliquant sur le lien dans leur automatique e-mail notification.
- ...en cliquant sur la notification sur leur tableau de bord.
Accédez à une vue en lecture seule du portail d'un client pour voir TaxDome de leur côté.
Astuce : consultez TaxDome Academy pour nos cours complets et amusants.