Documents ( Basique ): Actions en vrac

Les actions groupées vous permettent de simplifier votre workflow . Vous pouvez facilement gérer plusieurs documents et dossiers à la fois en les partageant, en les déplaçant, en les téléchargeant, en les marquant comme lus, ainsi qu'en les scellant, en les fusionnant et en les supprimant. 

Couvert ici:

Comment effectuer des actions groupées

Pour commencer à effectuer une action groupée, accédez à la section Documents dans le menu de la barre latérale gauche. Ouvrez l'onglet Docs pour afficher votre liste de clients, puis sélectionnez le client souhaité. Si vous recherchez un certain compte client, saisissez son nom dans le champ de recherche Client . Une fois que vous avez sélectionné le client, vous verrez les documents et dossiers de ce client. Choisissez les documents ou dossiers que vous souhaitez inclure dans l'action groupée, puis sélectionnez l'option appropriée dans la barre de menu ci-dessus.

Partager des documents et des dossiers

Partagez des documents et des dossiers avec des collègues ou des utilisateurs via e-mail . Faire cela:

  1. Sélectionnez les documents ou dossiers que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur le bouton Partager .
  3. Les destinataires seront automatiquement définis à partir des comptes clients associés et vous pourrez voir leurs e-mail adresses sous la section Choisir les destinataires .
  4. Consultez la liste des documents et des destinataires sélectionnés. Si nécessaire, cliquez sur Ajouter une autre adresse e-mail pour inclure des destinataires tiers.
  5. Cliquez sur Envoyer pour partager les documents et dossiers sélectionnés via e-mail .

note

Note! Vous ne pouvez pas partager de dossiers et de fichiers avec un accès privé . Apprenez-en davantage sur le partage de documents avec des tiers ou des clients sans accès au portail .

Déplacement de documents et de dossiers

Pour déplacer des documents et des dossiers , procédez comme suit :

  1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez déplacer.
  2. Cliquez sur le bouton Déplacer .
  3. Choisissez le dossier ou le sous-dossier de destination dans lequel vous souhaitez déplacer les fichiers.
  4. Cliquez sur Déplacer pour déplacer les documents et dossiers sélectionnés.

Si nécessaire, vous pouvez créer un nouveau dossier en cliquant sur le menu à trois points à droite de n'importe quel dossier et en sélectionnant Nouveau dossier. Entrez le nouveau nom de votre dossier et cliquez n'importe où dans la fenêtre Déplacer vers . Votre nouveau dossier est maintenant prêt à être utilisé. En savoir plus sur la création de dossiers .

Téléchargement de documents et de dossiers

Si vous avez besoin d'une copie locale des documents et des dossiers, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez télécharger.
  2. Cliquez sur le bouton Télécharger .
  3. Les documents et le dossier sélectionnés seront compressés dans une archive nommée archive.zip et téléchargés sur votre appareil. Apprenez-en davantage sur la façon de télécharger des documents .

Marquage des documents et dossiers comme lus pour le client

Si vous souhaitez indiquer à votre client que vous avez consulté des documents et des fichiers téléchargés, suivez ces étapes :

  1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez marquer comme lus pour le client.
  2. Cliquez sur Marquer comme lu pour le client .

note

Note! Vous ne pouvez pas marquer comme lus les dossiers et fichiers clients avec accès privé . En savoir plus sur le marquage de documents comme lus .

Marquer des documents et des dossiers comme lus pour vous

Si vous avez consulté un document ou un dossier et souhaitez supprimer l'icône verte Nouveau à côté de celui-ci, procédez comme suit :
  1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez marquer comme lus.
  2. Cliquez sur Marquer comme lu .

note

Note! Vous ne pouvez pas marquer comme lus des dossiers et des fichiers avec un accès privé . Apprenez-en davantage sur la façon de marquer des documents comme lus pour vous .

Scellage de documents et dossiers

Pour sceller des documents et des dossiers afin d'empêcher toute modification de la part d'un client, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez sceller dans le Le client peut afficher et modifier accéder au dossier.
  2. Cliquez sur Sceau .

Désormais, le client ne peut plus apporter de modifications à ces documents ou dossiers. En savoir plus sur le scellement des fichiers .

Fusionner des documents

Si vous souhaitez combiner plusieurs PDF en un seul, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez les PDF que vous souhaitez fusionner.
  2. Cliquez sur Fusionner .
  3. Organisez les fichiers dans l'ordre souhaité en les faisant glisser et en les déposant.
  4. Si vous devez supprimer des fichiers de la liste, cliquez sur l'icône de la corbeille à droite.
  5. Enfin, cliquez sur Fusionner pour combiner les PDF sélectionnés. En savoir plus sur la fusion et le fractionnement de fichiers PDF .

Suppression de documents et de dossiers

Si vous souhaitez supprimer des documents ou des dossiers spécifiques, voici ce que vous devez faire :

  1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer .
  3. Confirmez la suppression dans la fenêtre contextuelle qui apparaît. En savoir plus sur la suppression et la restauration de fichiers .

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