Actions groupées avec des documents

Les actions groupées vous permettent de simplifier votre workflow . Vous pouvez facilement gérer plusieurs documents et dossiers à la fois en les partageant, en les déplaçant, en les téléchargeant, en les marquant comme lus, ainsi qu'en les scellant, en les fusionnant et en les supprimant. 

Comment effectuer des actions groupées

Pour lancer une action groupée, accédez à la section « Documents » dans le menu latéral gauche. Ouvrez l'onglet « Documents » pour consulter la liste de vos clients, puis sélectionnez le client souhaité. Si vous recherchez un compte client spécifique, saisissez son nom dans le champ de recherche . Une fois le client sélectionné, vous verrez ses documents et dossiers. Choisissez les documents ou dossiers à inclure dans l'action groupée, puis sélectionnez l'option appropriée dans la barre de menu située au-dessus.

Partager des documents et des dossiers

Partagez des documents et des dossiers avec des collègues ou des utilisateurs via e-mail . Faire cela:

1. Sélectionnez les documents ou dossiers que vous souhaitez partager.

2. Cliquez sur le bouton Partager .

3. Les destinataires seront automatiquement définis à partir des comptes clients associés, et vous pourrez voir leurs e-mail adresses figurant dans la section « Choisir les destinataires » .

4. Vérifiez la liste des documents et destinataires sélectionnés. Si nécessaire, cliquez sur « Ajouter une autre adresse e-mail pour inclure des destinataires tiers.

5. Cliquez sur Sauvegarder pour partager les documents et dossiers sélectionnés via e-mail .

   

Note

Vous ne pouvez pas partager de dossiers et de fichiers avec Privé accès. En savoir plus sur partage de documents avec des tiers ou des clients sans accès au portail .

Déplacer des documents et des dossiers

Pour déplacer des documents et des dossiers , suivez ces étapes :

1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez déplacer.

2. Cliquez sur le bouton Déplacer .

3. Sélectionnez le compte de destination (facultatif). Laissez-le inchangé pour déplacer des documents au sein du même compte.

4. Choisissez le dossier ou le sous-dossier de destination dans lequel vous souhaitez déplacer les fichiers.

5. Cliquez sur Déplacer pour déplacer les documents et dossiers sélectionnés.

   

Si nécessaire, vous pouvez créer un nouveau dossier en cliquant sur le menu à trois points situé à droite de n'importe quel dossier, puis en sélectionnant « Nouveau dossier » . Saisissez le nom de votre nouveau dossier et cliquez n'importe où dans la fenêtre « Déplacer vers ». Votre nouveau dossier est maintenant prêt à être utilisé. En savoir plus sur la création de dossiers .

Télécharger des documents et des dossiers

Si vous avez besoin d'une copie locale des documents et des dossiers, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez télécharger.

2. Cliquez sur le bouton Télécharger .

3. Les documents et le dossier sélectionnés seront compressés dans une archive nommée archive.zip et téléchargés sur votre appareil. En savoir plus sur le téléchargement de documents .

   

Marquer les documents et les dossiers comme lus pour le client

Si vous souhaitez indiquer à votre client que vous avez consulté des documents et des fichiers téléchargés, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez marquer comme lus pour le client.

2. Cliquez sur Marquer comme lu pour le client .

   

Note

Vous ne pouvez pas marquer comme lus les dossiers et fichiers clients avec un accès privé. En savoir plus marquer les documents comme lus .

Marquer les documents et les dossiers comme lus pour vous

Si vous avez consulté un document ou un dossier et que vous souhaitez supprimer l’icône verte Nouveau à côté, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez marquer comme lus.

2. Cliquez sur Marquer comme lu .

   

Note

Vous ne pouvez pas marquer comme lus les dossiers et fichiers avec un accès privé. En savoir plus marquer les documents comme lus pour vous .

Sceller les documents et les dossiers

Pour sceller des documents et des dossiers afin d'empêcher toute modification de la part d'un client, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les documents et les dossiers que vous souhaitez sceller dans le dossier d'accès auquel le client peut accéder pour afficher et modifier .

2. Cliquez sur Sceau .

   

Le client ne peut plus modifier ces documents ni ces dossiers. En savoir plus sur le verrouillage des fichiers .

Fusionner des documents

Si vous souhaitez combiner plusieurs PDF en un seul, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les PDF que vous souhaitez fusionner.

2. Cliquez sur Fusionner .

3. Organisez les fichiers dans l'ordre souhaité en les faisant glisser et en les déposant.

4. Si vous devez supprimer des fichiers de la liste, cliquez sur l'icône de la corbeille à droite.

5. Enfin, cliquez sur Fusionner pour combiner les fichiers PDF sélectionnés. En savoir plus sur la fusion et la division des fichiers PDF .

   

Supprimer des documents et des dossiers

Si vous souhaitez supprimer des documents ou des dossiers spécifiques, voici ce que vous devez faire :

1. Sélectionnez les documents et dossiers que vous souhaitez supprimer.

2. Cliquez sur Supprimer .

3. Confirmez la suppression dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche. En savoir plus sur la suppression et la restauration des fichiers .

Note

Vous ne pouvez pas supprimer le dossier par défaut du client. Si vous l'incluez dans la liste de suppression groupée, l'opération sera impossible.

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