Autorisations relatives aux documents et aux dossiers

TaxDome Le système d'autorisations sophistiqué de [Nom de l'entreprise] apporte une flexibilité et une sécurité inégalées à vos documents. workflow Vous pouvez gérer l'accès aux documents au niveau d'un dossier ou d'un document, et accorder des autorisations par défaut ou individuelles.

Niveaux d'autorisation

Différents niveaux d'autorisation permettent aux entreprises de contrôler qui peut consulter, modifier ou gérer des documents spécifiques. Ceci est essentiel pour protéger les informations sensibles et optimiser la collaboration, tant au sein de l'équipe qu'avec les clients.

Il existe trois niveaux d'autorisation :

• Aucun ne masque l'élément au membre de l'équipe ou au client.
• Le mode « Affichage » permet au membre de l’équipe ou au client de voir l’élément, mais pas de le modifier, de le supprimer ou de le télécharger dans des dossiers.
• La fonction Modifier permet au membre de l'équipe ou au client de modifier, supprimer et télécharger des éléments dans des dossiers.

héritage de permission

L'accès à un dossier racine est automatiquement étendu à tous ses sous-dossiers et documents. Si un document est déplacé vers un autre dossier, il adopte les permissions de ce nouveau dossier.

Les autorisations individuelles remplacent les paramètres par défaut et vous permettent de personnaliser l'accès à chaque document ou dossier pour les membres de l'équipe et les clients. Les paramètres d'autorisation individuels appliqués à un document spécifique n'affectent pas les paramètres d'accès des autres documents du même dossier.

Où trouver les informations sur les autorisations

Vous pouvez consulter les autorisations des documents dans les sections suivantes :

• Documents > Documents clients > Documents
• Clients > Comptes > Documents

Dans le tableau, vous verrez la colonne « Autorisations individuelles » , et la colonne à sa droite indique le niveau d'accès par défaut.

Signification des icônes

autorisations individuelles L'icône apparaît si les autorisations par défaut ont été modifiées pour les membres de l'équipe ou les clients. En l'absence d'exceptions, autorisations individuelles La colonne sera vide.

Le client peut consulter et modifier. Les documents contenus dans ces dossiers sont partagés avec les clients : ces derniers peuvent les consulter, les modifier, les supprimer ou les déplacer vers d’autres dossiers.

Le client peut consulter. Les documents contenus dans ces dossiers sont partagés avec les clients : ils peuvent les consulter mais ne peuvent ni les supprimer, ni les modifier, ni les gérer.

Privé. Les documents contenus dans ces dossiers ne sont pas visibles par les clients. Un dossier privé est un espace sécurisé pour stocker des documents relatifs aux clients qu'ils n'ont pas nécessairement besoin de consulter.

Autorisations par défaut

Les autorisations sont principalement déterminées par la structure des dossiers et les attributions de comptes. Voici comment fonctionne l'accès par défaut :

Autorisations par défaut des clients

Les droits d'accès par défaut aux documents d'un client sont toujours déterminés par le type de dossier racine dans lequel le document est placé. Chaque dossier racine créé possède des autorisations d'accès par défaut qui sont héritées par tous les sous-dossiers et documents qu'il contient.

Ferme patron Les administrateurs et les membres de l'équipe qui ont reçu des droits d'accès pour gérer les documents peuvent créer des dossiers de premier niveau, appliquer des modèles de dossiers et déplacer des documents entre les dossiers afin de donner un accès par défaut à un client.

Note

Chaque compte client doit avoir au moins un dossier avec Le client peut afficher et modifier Niveau d'accès. Ce dossier est nommé Documents téléchargés par le client Ce dossier est défini par défaut avec ce nom et ce niveau d'accès précis. Vous pouvez le renommer, mais pas le supprimer. Si ce dossier est renommé (dans un modèle ou dans un compte client), il ne sera pas reconnu comme le même dossier lors de l'application des modèles. Pour que les dossiers fusionnent, leur nom et leur niveau d'accès doivent correspondre exactement.

Autorisations par défaut des membres de l'équipe

Les propriétaires et administrateurs du cabinet disposent par défaut d'un accès complet à tous les dossiers et documents du portail. Ils peuvent également gérer les droits d'accès aux documents pour tous les clients et membres de l'équipe.

L'accès des membres de l'équipe aux documents et aux dossiers est contrôlé par les paramètres d'accès définis par l'entreprise. patron ou administrateur.

• Les membres de l'équipe ne disposant d'aucune autorisation spéciale peuvent uniquement consulter les documents des clients qui leur sont assignés , mais ne peuvent ni créer ni gérer de dossiers ou de fichiers.
• Les membres de l'équipe disposant de l'autorisation « Gérer les documents » peuvent créer des dossiers et télécharger des documents pour les clients qui leur sont assignés, ainsi qu'appliquer des modèles de dossiers .
• Un membre de l'équipe disposant de l'autorisation « Afficher tous les comptes » peut consulter et gérer les documents et les dossiers de tous les clients, et pas seulement ceux qui lui sont attribués.
• Un membre d'équipe disposant de l'autorisation « Attribuer des membres d'équipe » peut attribuer des clients aux membres de l'équipe et ainsi leur donner accès à la consultation de leurs documents.

autorisations individuelles

Les autorisations individuelles vous permettent de travailler avec les documents de manière encore plus flexible et efficace :

• Accorder ou restreindre l'accès à des utilisateurs spécifiques, indépendamment de la structure des dossiers.
• Gérez les cas particuliers sans modifier l'organisation générale de vos dossiers.

En accordant une autorisation individuelle, vous pouvez :

• Autorisez un membre de l'équipe ou un client à accéder à un seul document, même s'il n'a pas accès à l'ensemble du dossier.
• Masquer un document spécifique à un client, même s'il se trouve dans un dossier visible.
• Partagez un document de votre dossier privé avec un client sans le déplacer.

Comment accorder des autorisations individuelles aux clients et aux membres de l'équipe

Note

Seuls les propriétaires et les administrateurs de l'entreprise peuvent accorder ou révoquer des autorisations individuelles.

1. Accédez à la section Documents , soit depuis la page Clients > Comptes , soit depuis Documents > Documents clients .

2. Cliquez sur les trois points situés à côté du document ou du dossier et sélectionnez Gérer les autorisations .

3. Choisissez si vous souhaitez modifier les autorisations des membres de votre équipe ou du client en basculant vers l'onglet approprié.

4. Sélectionnez la personne dont vous souhaitez modifier les autorisations. Vous pouvez modifier les autorisations d'une seule personne ou appliquer des modifications à plusieurs personnes.

5. Choisissez le niveau d'accès souhaité : Affichage , Modification ou Aucun .

6. Cliquez sur Sauvegarder .

Comment révoquer des autorisations individuelles

1. Accédez à la section Documents , soit depuis la page Clients > Comptes , soit depuis Documents > Documents clients .

2. Cliquez sur les trois points situés à côté du document ou du dossier et sélectionnez Gérer les autorisations .

3. Choisissez si vous souhaitez modifier les autorisations des membres de votre équipe ou du client en basculant vers l'onglet approprié.

4. Sélectionnez la personne dont vous souhaitez révoquer les autorisations. Vous pouvez modifier les autorisations d'une seule personne ou appliquer des modifications à plusieurs personnes.

5. Choisissez Réinitialiser aux paramètres par défaut .

6. Cliquez sur Sauvegarder .

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