Autorisations relatives aux documents et aux dossiers

Cet article décrit les niveaux d'autorisation, les types d'accès aux dossiers et les règles d'accès par défaut qui déterminent qui peut consulter et interagir avec les documents et les dossiers. TaxDome L’accès aux documents peut être géré au niveau du dossier ou au niveau du document, et des exceptions individuelles peuvent remplacer les valeurs par défaut.

Niveaux d'autorisation

Trois niveaux d'autorisation s'appliquent aux membres de l'équipe et aux clients. Ils peuvent être définis par défaut pour les dossiers ou comme exceptions individuelles pour chaque document ou dossier.

héritage de permission

L'accès à un dossier racine est automatiquement étendu à tous ses sous-dossiers et documents. Si un document est déplacé vers un autre dossier, il adopte les permissions de ce nouveau dossier.

Les autorisations individuelles remplacent les paramètres par défaut et vous permettent de personnaliser l'accès par document ou dossier pour les membres de l'équipe et les clients. Les paramètres d'autorisation individuels appliqués à un document spécifique n'affectent pas les paramètres d'accès des autres documents du même dossier.

Afficher les informations d'autorisation

Les autorisations relatives aux documents sont visibles dans :

• Documents > Documents clients > Documents
• Clients > Comptes > Documents

La liste affiche une colonne « Permissions individuelles » et, à sa droite, une colonne indiquant le niveau d'accès par défaut.

Signification des icônes

Icône	Nom	Signification
	autorisations individuelles	Ce message apparaît lorsque les autorisations par défaut des membres de l'équipe ou des clients ont été modifiées. En l'absence d'exceptions, la colonne « Autorisations individuelles » est vide.
	Le client peut afficher et modifier	Les documents contenus dans ce dossier sont partagés avec les clients : ces derniers peuvent les consulter, les modifier, les supprimer ou les déplacer vers d’autres dossiers.
	Le client peut voir	Les documents contenus dans ce dossier sont partagés avec les clients : ils peuvent les consulter, mais ne peuvent ni les supprimer, ni les modifier, ni les gérer.
	Privé	Les documents contenus dans ce dossier ne sont pas visibles par les clients. Un dossier privé est un espace sécurisé pour stocker des documents relatifs aux clients qu'ils n'ont pas nécessairement besoin de consulter.

Autorisations par défaut

Les propriétaires et administrateurs du cabinet disposent par défaut d'un accès complet à tous les dossiers et documents du portail et peuvent gérer l'accès aux documents pour tous les clients et membres de l'équipe. L'accès des autres membres de l'équipe est contrôlé par les droits d'accès accordés par le cabinet. patron ou administrateur.

L'accès par défaut est déterminé par la structure des dossiers et les attributions des comptes :

Note

Chaque compte client doit avoir au moins un dossier avec Le client peut afficher et modifier Niveau d'accès. Ce dossier est nommé Documents téléchargés par le client Par défaut, ce fichier est configuré avec ce nom et ce niveau d'accès précis. Vous pouvez le renommer, mais vous ne pouvez pas le supprimer.

autorisations individuelles

Les autorisations individuelles remplacent les droits d'accès par défaut aux dossiers pour certains utilisateurs, sans modifier la structure globale des dossiers. Vous pouvez les utiliser pour :

• Autorisez un membre de l'équipe ou un client à accéder à un seul document, même s'il n'a pas accès à l'ensemble du dossier.
• Masquer un document spécifique à un client, même s'il se trouve dans un dossier visible.
• Partagez un document depuis un dossier privé avec un client sans le déplacer.

Définir les autorisations individuelles

Accorder à une personne une autorisation individuelle concernant des documents :

Web Bureau

1. Accédez à la section Documents , soit depuis la page Clients > Comptes , soit depuis Documents > Documents clients .

2. Accédez à la section Documents , soit depuis la page Clients > Comptes , soit depuis Documents > Documents clients .

3. Cliquez sur les trois points situés à côté du document ou du dossier et sélectionnez Gérer les autorisations .

   

   3. Choisissez si vous souhaitez modifier les autorisations des membres de votre équipe ou du client en basculant vers l'onglet approprié.

   4. Sélectionnez la personne dont vous souhaitez modifier les autorisations. Vous pouvez modifier les autorisations d'une seule personne ou appliquer des modifications à plusieurs personnes.

   5. Choisissez le niveau d'accès souhaité : Affichage , Modification ou Aucun .

   6. Cliquez sur Sauvegarder .

      

Après avoir importé un document via l' application Windows , cliquez sur « Gérer l'accès » dans le menu des actions du fichier. La page des autorisations du document s'ouvre alors dans votre navigateur ; vous pouvez y définir des droits d'accès individuels pour les membres de l'équipe et les clients.

Révoquer les autorisations individuelles

Si vous n'avez plus besoin de l'autorisation individuelle de la personne, vous pouvez la révoquer à tout moment :

1. Accédez à la section Documents , soit depuis la page Clients > Comptes , soit depuis Documents > Documents clients .

2. Cliquez sur les trois points situés à côté du document ou du dossier et sélectionnez Gérer les autorisations .

3. Choisissez si vous souhaitez modifier les autorisations des membres de votre équipe ou du client en basculant vers l'onglet approprié.

4. Sélectionnez la personne dont vous souhaitez révoquer les autorisations. Vous pouvez modifier les autorisations d'une seule personne ou appliquer des modifications à plusieurs personnes.

5. Choisissez Réinitialiser aux paramètres par défaut .

6. Cliquez sur Sauvegarder .

   

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