Modèles de dossiers ( Basique ) : Créer et appliquer

Les modèles de dossiers rationalisent le processus de création d'ensembles de dossiers pour organiser vos documents clients. Préparez des modèles de dossiers pour les appliquer rapidement aux comptes nouveaux et existants. Vous pouvez même être très proactif et y inclure les documents et formulaires dont vos clients auront besoin.

Couvert ici:

• Modèles de dossiers par défaut
• Création de modèles de dossiers
• Application de modèles de dossiers
  • Appliquer un modèle de dossier à un compte
  • Appliquer un modèle de dossier à plusieurs comptes
  • Appliquer des modèles de dossiers aux nouveaux comptes
  • Appliquer des modèles de dossiers aux comptes via automatisation
• Modification des modèles de dossiers (ajout d'un sous-dossier Nouvelle année fiscale, etc.)
• Suppression de modèles de dossiers
• Téléchargement automatique de documents sur des comptes avec des modèles de dossiers

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Modèles de dossiers par défaut

Lorsque vous ajoutez de nouveaux comptes à TaxDome (manuellement ou via une importation), chacun obtient automatiquement un modèle de dossier nommé Default Tax Years .

Vous souhaiterez soit modifier le modèle de dossier par défaut, soit créer un nouveau dossier à définir par défaut afin d'avoir la structure de dossiers que vous souhaitez organiser pour chaque document de compte client. Les propriétaires et les administrateurs de l'entreprise ont accès à cette opération.

Il existe trois manières de gérer le modèle de dossier par défaut :

• Modifiez le modèle d'années d'imposition par défaut : accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet Dossiers , puis cliquez sur Années d'imposition par défaut . Apportez des modifications au modèle en modifiant, supprimant et ajoutant des dossiers et sous-dossiers. Cliquez sur Sauvegarder & Quitter une fois que vous avez terminé.
• Créez un nouveau modèle de dossier à utiliser par défaut : accédez à Paramètres > Paramètres de l'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser par défaut dans la section Modèle de dossier par défaut . Cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Lors de la modification du modèle, vous pouvez conserver les modifications et continuer l'édition en cliquant sur Sauvegarder .

• Créer de nouveaux comptes sans modèles de dossiers par défaut: Aller à Paramètres > Paramètres fermes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le X dans le Modèle de dossier par défaut section. Cliquez sur SAUVEGARDER.
  
  

Remarque : Un nouveau compte aura toujours un dossier de documents téléchargés par le client de niveau supérieur. Pour en savoir plus sur les paramètres de visibilité et les niveaux d'accès (qui peut voir et/ou modifier les documents contenus dans un dossier), rendez-vous ici .

Création de modèles de dossiers

Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Les modèles de dossiers sont créés par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les modèles .

1. Pour créer un modèle de dossier, accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, ouvrez le sous-onglet Dossiers , puis cliquez sur Créer un modèle.

Ou accédez à cette page en ajoutant le modèle de dossier Appliquer automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline , puis en cliquant sur Nouveau modèle .

2. Ensuite, créez une structure de dossiers. Dans la fenêtre Créer un modèle de dossier , vous verrez trois dossiers de niveau supérieur ( Documents téléchargés par le client , Documents du cabinet partagés avec le client et Privé ). Vous pouvez les renommer, les modifier et les supprimer et créer autant de dossiers de niveau supérieur que nécessaire.

Vos options dans la fenêtre Créer un modèle de dossier :

• Créez un nouveau dossier de niveau supérieur : cliquez sur Créer un dossier , nommez le dossier, sélectionnez le niveau de confidentialité/d'accès ( Privé , Le client peut afficher ou Le client peut afficher et modifier ), puis cliquez sur Soumettre . En savoir plus sur les niveaux de confidentialité ici .
• Créez un sous-dossier : cliquez sur les trois points à droite du dossier de niveau supérieur, cliquez sur Nouveau dossier , nommez le dossier, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.
• Modifier la visibilité d'un dossier de niveau supérieur : cliquez sur les trois points à droite du dossier, cliquez sur Modifier , sélectionnez le niveau de confidentialité/d'accès, puis cliquez sur Sauvegarder .
• Renommer un dossier/sous-dossier : Cliquez sur les trois points à droite du dossier, cliquez sur Modifier , nommez le dossier, puis cliquez sur Sauvegarder .
• Supprimer des dossiers : cliquez sur les trois points à droite du dossier, puis sur Supprimer .

3. Vous pouvez désormais ajouter des documents et des formulaires aux dossiers. Si vous souhaitez que les clients disposent de documents spécifiques, ajoutez-les aux dossiers. Faites-les glisser et déposez-les ou cliquez sur Télécharger des documents . Ou téléchargez plusieurs documents à partir d'un dossier en cliquant sur Télécharger le dossier (pour plus de détails sur la façon dont TaxDome dossiers de processus, allez ici ).

Ajoutez autant de documents que nécessaire dans les différents dossiers de niveau supérieur. Par exemple, ajoutez des modèles de comptabilité, de tenue de livres ou de taxes au Privé dossier et un contrat de service au dossier avec Le client peut voir accéder.

Remarque : Les documents peuvent être ajoutés aux dossiers par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents .

4. Cliquez sur Sauvegarder & Quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles ou Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à modifier le modèle.

Application de modèles de dossiers

Maintenant que vous avez créé un modèle de dossier, quelle est la prochaine étape ?

• Pour appliquer un modèle de dossier, vous devez être une entreprise patron , administrateur ou membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents .

• Vous pouvez appliquer des modèles de dossiers manuellement lors de la création d'un compte ou lors de l'importation d'une liste de clients dans TaxDome .

• Les modèles de dossiers peuvent être appliqués aux comptes nouveaux et existants.

• Une fois que vous avez appliqué un modèle de dossier, vous pouvez toujours apporter des modifications à la structure des dossiers. Pour ce faire, accédez à la section Docs ou à l'arborescence lors du téléchargement des documents.

Que se passe-t-il lorsque vous appliquez un modèle de dossier à un compte :

• Si les dossiers et documents existent déjà dans le compte client, ils ne seront pas dupliqués si un modèle de dossier en possède.
• S'il manque des dossiers et des documents dans le compte client dans le modèle, ils restent en place.
• S'il manque des dossiers et des documents dans le modèle dans le compte client, ils sont créés.
• Si vous effectuez plusieurs prestations pour un même client, vous pouvez appliquer plusieurs modèles un à un, et les dossiers et documents manquants dans le profil du compte client sont créés.

Il existe plusieurs manières d'appliquer des modèles de dossiers :

• Appliquer un modèle de dossier à un compte
• Appliquer un modèle de dossier à plusieurs comptes
• Appliquer des modèles de dossiers aux comptes via automatisation
• Appliquer des modèles de dossiers aux nouveaux comptes

Appliquer un modèle de dossier à un compte

1. Sur la page Documents du compte client, ouvrez l'onglet Documents , puis cliquez sur Appliquer le modèle de dossier .

2. Cliquez dans le champ Modèle de dossier pour sélectionner un modèle dans le menu déroulant (par exemple, Nouveaux clients), puis cliquez sur Appliquer pour modifier la structure des dossiers du compte sélectionné.

Appliquer un modèle de dossier à plusieurs comptes

1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, cochez les cases des comptes auxquels vous souhaitez appliquer le modèle de dossier, cliquez sur les trois points à gauche de Plus d'actions dans la barre de menu, puis cliquez sur Appliquer le modèle de dossier .

2. Ajoutez plus de comptes si nécessaire en tapant un nom, ID ou e-mail adresse dans le champ de recherche.

3. Cliquez dans le champ Modèle de dossier pour sélectionner l'un des modèles dans le menu déroulant (par exemple, Nouveaux clients), puis cliquez sur Appliquer pour modifier la structure des dossiers pour les comptes sélectionnés.

Appliquer des modèles de dossiers aux comptes via automatisation

Des modèles de dossiers peuvent être ajoutés à l'aide d'automatisations dans un pipeline . De cette façon, lorsqu'un projet pour un client qui déménage dans un nouveau étape dans le pipeline , une nouvelle structure de dossiers est automatiquement appliquée à leur compte. Voici comment:

1. Go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, then click on the pipeline name or Create Pipeline.

2. Choisissez le étape auquel vous souhaitez ajouter le automatisation , cliquez sur le lien Ajouter des automatisations , puis choisissez Appliquer le modèle de dossier dans le menu déroulant.

3. Cliquez dans le champ Appliquer le modèle de dossier , sélectionnez le modèle dans le menu, puis cliquez sur Sauvegarder pour conserver vos modifications. Une fois la automatisation est ajouté, vous le verrez en allant dans le pipeline page et en cliquant sur le automatisation icône au-dessus de étape .

Une fois par projet se déplace vers un étape avec un modèle de dossier Appliquer automatisation , une fenêtre contextuelle apparaîtra montrant le automatisation sur le point d'être déclenché. Si vous ne souhaitez pas que les dossiers soient créés automatiquement, désélectionnez l'action, puis cliquez sur Déplacer .

Appliquer des modèles de dossiers aux nouveaux comptes

Vous pouvez appliquer un modèle de dossier personnalisé lorsque vous créez de nouveaux comptes manuellement ou via l'importation.

Si vous souhaitez qu'un modèle spécifique soit appliqué automatiquement, définissez-le comme modèle par défaut . De cette façon, il sera appliqué à tous les nouveaux comptes créés manuellement ou via importation.

Modification des modèles de dossiers (ajout d'un sous-dossier Nouvelle année fiscale, etc.)

Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

1. Pour apporter des modifications à un modèle, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche. Accédez à Dossiers , puis cliquez sur le nom du modèle de dossier.

2. Apportez des modifications au modèle de dossier et cliquez sur Sauvegarder & Quitter . Vous pouvez ajouter ou supprimer des dossiers dans l'un des trois emplacements ( documents privés, du cabinet partagés avec le client et documents téléchargés par le client ).

Remarque : Les modifications que vous apportez à un modèle de dossier ne seront pas reflétées ailleurs. Vous devrez appliquer le modèle mis à jour au profil du compte client pour voir les modifications. Et les dossiers précédemment créés ne seront pas supprimés.

Suppression de modèles de dossiers

Supprimez un modèle de dossier si vous n'en avez plus besoin : cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du modèle de dossier, sélectionnez Supprimer dans la liste déroulante, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer. Toutes les structures de dossiers créées pour vos comptes avec ce modèle resteront.